Kontrol strategis: tugas, tahapan, dan kriteria evaluasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Jenis strategi yang digunakan tim dalam bisnis adalah kunci apakah perusahaan akan memiliki pertumbuhan dan kesuksesan jangka panjang. Masalahnya adalah sulit untuk menilai apakah strategi yang dipilih itu benar atau apakah diperlukan koreksi. Proses ini menjadi lebih mudah jika Anda menggunakan jenis umum dari kontrol strategis (kontrol strategis, kontrol SC) untuk menganalisis strategi yang dikembangkan, menentukan efektivitas dan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan. Tanpa ini, perusahaan tidak akan dapat beradaptasi dengan perubahan eksternal dalam industri, yang memerlukan tindakan korektif segera.

Sejarah metode

Meskipun kontrol adalah salah satu dari enam "fungsi manajemen" yang disebutkan oleh Henri Fayol sejak tahun 1917, ide dan konsepnya muncul dalam literatur ekonomi manajemen pada akhir 1970-an. Karya J. H. Horowitz "Strategiskontrol: tantangan baru untuk manajemen yang lebih baik" diterbitkan pada tahun 1979. Dan mungkin artikel pertama yang membahas topik ini secara detail.

Tantangan utama dalam mengendalikan perencanaan strategis adalah kebutuhan untuk menghadapi ketidakpastian. Analisis penting oleh Michael Gold dan Andrew Campbell menunjukkan bahwa metode pengendalian yang berbeda digunakan. Dari kontrol keuangan murni di satu sisi hingga sistem perencanaan strategis terperinci di sisi lain.

Kontrol keuangan lebih mudah, dan karenanya lebih murah. Ini lebih fleksibel dalam operasi, tetapi memberikan lebih sedikit potensi interaksi antara struktur organisasi. Perencanaan strategis memakan waktu dan mahal untuk digunakan, tetapi memberikan peluang besar untuk manfaat maksimal.

Di tengah kisaran ini, Gould dan Campbell menjelaskan pengendalian strategis yang memungkinkan perusahaan menyeimbangkan kekuatan kompetitif dan keuangan mereka.

FAQ tentang kontrol SC

Manajer menjalankan kontrol SC untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi tercapai.

Kebebasan pengambilan keputusan adalah salah satu fitur yang membedakan pengendalian strategis dari bentuk lain yang dilakukan oleh manajer. Misalnya, pengendalian operasional dan pengelolaan proses operasional. Perbedaan karakteristik ini mempengaruhi bagaimana merancang proses manajemen dan sistem pendukung menggunakan balanced scorecard.

Utamatugas SC-control adalah untuk menentukan apakah tujuan tercapai dan memahami perlunya penyesuaian sesuai dengan perubahan lingkungan bisnis. Tugas ini hanya dapat diwujudkan melalui pemantauan, dirancang sebagai proses yang berkelanjutan dan simultan untuk memperoleh dan memproses informasi, paralel dengan perencanaan strategis, pengembangan, dan implementasi.

Inti dari pengendalian perencanaan strategis dapat diringkas sebagai berikut:

• pemantauan terus menerus terhadap kondisi kerja eksternal dan internal serta kemajuan dalam mencapai tujuan strategis perusahaan;
• serikat perusahaan, sistem organisasi, divisi strategis, pasar operasi;
• fokus pada penilaian kemajuan dan kinerja, mendeteksi dan menafsirkan sinyal perubahan dan masalah yang akan datang sebelum menyebabkan konsekuensi yang merugikan bagi perusahaan, dan mengembangkan respons yang diperlukan untuk perubahan ini;
• implementasi menggunakan sistem informasi dan alat kolaborasi yang memungkinkan respons perusahaan yang fleksibel;
• hubungan erat dengan perencanaan strategis;
• penyertaan alat prosedur perencanaan, di mana sistem kontrol strategis adalah platform untuk implementasi strategi.

Struktur organisasi

Struktur organisasi - konfigurasi formal dari peran, prosedur, mekanisme manajemen dan kontrol perusahaan, serta proses manajemen dan pengambilan keputusan. Struktur sederhananya adalahbentuk organisasi di mana pemilik membuat semua keputusan penting secara langsung dan mengendalikan semua kegiatan, sementara staf menjalankan wewenang pengawasan.

Struktur fungsional - terdiri dari direktur pelaksana dan staf perusahaan terbatas dengan manajer lini fungsional di area organisasi yang dominan. Seperti manufaktur, akuntansi, pemasaran, penelitian dan pengembangan, teknik dan sumber daya manusia.

Struktur Multi-Disciplinary (M-Form) - terdiri dari divisi operasi, di mana setiap struktur mewakili perusahaan atau pusat laba yang terpisah, dengan peserta korporat diberi tanggung jawab terbesar untuk operasi harian dan strategi divisi untuk bertanggung jawab manajer.

Bentuk unit bisnis adalah bentuk struktur multi-industri dengan setidaknya tiga tingkatan:

• tingkat yang lebih tinggi adalah kantor pusat perusahaan;
• tingkat selanjutnya - grup SBU (unit bisnis strategis: cabang, departemen);
• tingkat terakhir adalah pembagian ke dalam kelompok-kelompok sesuai dengan hubungan (pasar komoditas atau geografis) dalam masing-masing SBU.

Sentralisasi adalah sejauh mana pengambil keputusan didukung di tingkat pemerintahan yang lebih tinggi.

Organisasi dapat menggunakan jenis struktur utama dalam sistem pengendalian strategis: sederhana, fungsional, dan beragam. Kadang-kadang organisasi menemukan bahwa mereka telah tumbuh dari satu struktur dan perlu menyesuaikan bentuk baru untukmenangani secara efektif dengan kompleksitas yang lebih besar dan pertumbuhan produksi.

Menerapkan gaya ke organisasi

SC proses kontrol memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis diselesaikan dan memiliki dampak yang diinginkan pada organisasi. Proses pengendalian strategis yang efektif harus secara tidak langsung membantu organisasi memastikan bahwa hasil yang diinginkan tercapai dan bahwa semua metode yang digunakan untuk mencapai tujuan berhasil.

Pada saat yang sama, aktivitas sehari-hari dalam organisasi dikendalikan menggunakan sistem kontrol operasional.

Salah satu cara untuk melakukan kontrol adalah dengan terlibat dalam proses manajemen berdasarkan penerapan balanced scorecard strategis yang dijelaskan oleh Kaplan dan Norton dalam tulisan mereka.

Metode desain modern, seperti balanced scorecard generasi ke-3, menggabungkan ide-ide terbaru tentang ide-ide strategis dan prinsip-prinsip manajemen ke dalam kerangka kerja yang mudah diterapkan.

Tindakan manajemen

Manajemen strategis adalah serangkaian proses dan aktivitas berkelanjutan yang digunakan organisasi untuk menyelaraskan sumber daya dan aktivitas secara sistematis dengan visi, misi, dan strategi di seluruh struktur bisnis. Dalam lingkungan yang stabil, strategi membutuhkan pembentukan posisi kompetitif dan kemudian mempertahankannya.

Melalui manajemen strategis, perusahaan memperoleh lebih banyak fleksibilitas. Itu dapat dengan mudah berpindah dari satu strategi dominan ke yang lain. Strategiskontrol dapat dibagi menjadi lima fungsi utama:

• perencanaan;
• organisasi;
• melewati perintah;
• koordinasi;
• kontrol.

Tugas utama pengendalian strategis meliputi:

1. Kembangkan strategi sesuai prosedur dan metode.
2. Analisis yang digunakan dalam pemilihan strategi.
3. Prosedur implementasi yang sesuai dengan standar saat ini.
4. Hasil yang diharapkan.

Kontrol ini memeriksa ketentuan individu dari proyek:

1. Pengendalian tahap perencanaan strategis.
2. Memantau implementasi strategi.
3. Analisis strategi.

Metode untuk mewujudkan kesuksesan

Perusahaan tidak dapat memperkirakan ancaman eksternal apa pun yang dapat memengaruhi keberhasilan perusahaan tanpa memiliki informasi yang diperlukan. Kontrol strategis memungkinkan Anda mengidentifikasi sumber informasi yang melacak faktor eksternal ini.

Empat jenis kontrol SC adalah manajemen dalam manajemen, kontrol implementasi, kontrol peringatan, dan pengawasan strategis. Masing-masing memberikan perspektif dan metode analisis pengendalian strategis yang berbeda untuk membantu memaksimalkan efektivitas strategi bisnis.

Ini didasarkan pada asumsi tentang bagaimana hal-hal akan terjadi di masa depan. Alat manajemen memungkinkan Anda untuk memeriksa apakah asumsi ini tetap benar ketika ide tersebut dipraktikkan. Faktor-faktor seperti inflasi, suku bunga danperubahan sosial, atau faktor industri seperti pesaing, pemasok, dan hambatan masuk. Kontrol ini akan membantu perusahaan mengidentifikasi perubahan manajemen yang sejalan dengan strategi bisnisnya.

Setelah mengembangkan strategi bisnis, perusahaan harus menerapkannya. Ketika mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikan rencana pengendalian strategis, perusahaan menggunakan pengendalian implementasi untuk memastikan bahwa tidak perlu melakukan perubahan pada strategi. Dua jenis manajemen utama yang perlu diterapkan adalah pemantauan area strategis dan pelaksanaan milestone. Yang pertama berarti bahwa taktik dianalisis yang berfungsi untuk mendapatkan pangsa pasar, yang terakhir memungkinkan Anda untuk mengevaluasi aktivitas di beberapa titik strategi.

Melacak peringatan dalam pengendalian keuangan strategis sangat penting. Perusahaan akan membutuhkan mekanisme untuk menilai situasi bisnis jika terjadi keadaan darurat seperti bencana alam, penarikan produk atau pertumbuhan pasar yang cepat. Kontrol peringatan khusus memungkinkan perusahaan untuk menguji keakuratan strategi sehubungan dengan perkembangan baru ini. Implementasi akan membutuhkan persiapan metode untuk menangani peringatan khusus ini, serta prosedur yang harus diikuti, prioritas, dan alat yang digunakan.

Informasi Model

Terlepas dari jenis atau tingkat sistem kontrol SC yang dibutuhkan organisasi, ini dapat direpresentasikan sebagai model umpan balik enam langkah:

1. Tentukan area kontrol utama - ini adalah langkah pertama dalam proses kontrol-SC. Manajer mendasarkan kontrol pada misi, tujuan, dan sasaran organisasi, yang dikembangkan melalui proses perencanaan. Mereka harus membuat pilihan karena model ini adalah yang paling mahal dan tidak selalu diperlukan untuk mengontrol setiap aspek organisasi.
2. Tetapkan standar kontrol. Standar manajemen adalah target pengendalian strategis yang digunakan untuk mengukur kinerja masa depan. Aspek kinerja yang dapat dikendalikan dan dikelola: kuantitas, kualitas, waktu, perilaku dan manajemen.
3. Menilai kinerja. Kinerja yang sebenarnya harus dibandingkan dengan standar. Banyak jenis pengukuran yang dilakukan untuk tujuan pengendalian didasarkan pada beberapa bentuk standar historis sebelum tindakan korektif diambil.
4. Bandingkan kinerja dengan standar. Langkah perbandingan menentukan tingkat perbedaan antara kinerja aktual dan standar. Jika dua langkah pertama telah berhasil diselesaikan, langkah ketiga dari proses pemantauan, membandingkan kinerja dengan standar, seharusnya mudah.
5. Tentukan alasan penyimpangan. Langkah dalam proses kontrol SC ini terdiri dari menjawab pertanyaan: "Mengapa kinerja berbeda dari standar?". Mengambil tindakan korektif adalah langkah terakhir dalam proses menentukan apakah tindakan korektif diperlukan.
6. Langkah terakhir dalam proses pemantauan adalah bagi manajer untuk memutuskan tindakan apa yang harus diambil untuk meningkatkan kinerja jika terjadipenyimpangan.

Perbedaan dalam pengendalian manajemen

Kontrol strategis dan operasional memiliki manfaat yang dapat dimanfaatkan oleh organisasi. Kontrol SC memperhitungkan strategi proses dari implementasi hingga penyelesaian dan menganalisis seberapa efektif tindakan dan di mana perubahan dapat dilakukan untuk perbaikan. Kontrol operasional difokuskan pada operasi sehari-hari. Pengendalian strategis dan pengendalian operasional - jenis pengendalian manajerial yang memiliki perbedaan yang signifikan.

Faktor yang mempengaruhi jenis kontrol dan perbedaannya:

1. Kontrol SC dapat dipengaruhi oleh faktor dan data eksternal.
2. Pengendalian operasional berkaitan dengan faktor kerja internal.
3. Lingkungan dan pasar lebih banyak berkaitan dengan kontrol SC, sedangkan kontrol operasional adalah tentang masalah sehari-hari yang mungkin timbul, seperti masalah staf atau kegagalan teknologi.
4. SC-control berurusan dengan proses dari waktu ke waktu, melihat langkah-langkah yang berbeda untuk mengevaluasi seberapa efektif mereka dan di mana perubahan dapat dilakukan. Proses pengendalian strategis ini dapat memakan waktu beberapa minggu atau bulan. Setelah proses selesai, evaluasi dilanjutkan.
5. Kontrol operasional dilakukan setiap hari, mempelajari masalah sehari-hari yang muncul dan bekerja untuk menghilangkannya di tempat.
6. Memperbaiki bug atau mengambil tindakan untuk memperbaiki masalah di dalamnya lebih efisien karena terjadi segera.
7. Ada masalah denganKontrol SC, tetapi butuh lebih banyak waktu untuk mengevaluasi apa yang perlu dilakukan untuk menghilangkan penyebab yang menyebabkan masalah.
8. Melalui pengendalian operasional, masalah segera diselesaikan agar organisasi tetap berjalan dengan lancar.
9. Seperti tindakan korektif, interval antara laporan di bawah kendali SC beberapa bulan terakhir, dan dalam laporan kendali operasional diterbitkan harian dan mingguan.
10. Kontrol SC milik masalah organisasi yang lebih besar. Seperti memasuki pasar baru, sehingga diperlukan lebih banyak waktu untuk mengumpulkan informasi dan laporan.
11. Kontrol operasional memperhitungkan efisiensi produksi, hasil penjualan, dan operasi harian. Angka-angka ini jauh lebih sederhana sehingga dapat disajikan dengan cepat dan efisien.

Kriteria kualitatif dan kuantitatif

Setelah menyelesaikan implementasi strategi, organisasi berharap dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Perlu diadakan proses evaluasi dan pemantauan strategi pada tahap awal implementasi untuk memeriksa apakah strategi berhasil dan, jika perlu, melakukan penyesuaian di tengah tahap. Langkah tak terduga oleh pesaing dapat menciptakan kesenjangan besar dalam strategi. Oleh karena itu, membuat daftar faktor-faktor tersebut akan memerlukan penilaian dan strategi pengendalian yang berkelanjutan.

Evaluasi strategi organisasi dapat dilakukan baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Kuantifikasi didasarkan pada data dan dimungkinkan menggunakan analisis untuk menentukan apakah konten strategi berhasil atau tidak. Penilaian kualitatif dankontrol adalah proses real-time. Organisasi biasanya menggunakan rasio keuangan sebagai kriteria kuantitatif untuk mengevaluasi strategi.

Berikut adalah beberapa metrik keuangan utama yang dapat digunakan sebagai kriteria untuk mengevaluasi suatu strategi:

1. Pengembalian investasi.
2. Pengembalian modal.
3. Profitabilitas.
4. Pangsa pasar.
5. Penghasilan per saham.
6. Peningkatan penjualan.
7. Aset meningkat.

Faktor ini digunakan oleh berbagai organisasi untuk mengukur kinerja suatu organisasi. Perlu dicatat bahwa kriteria kualitatif lebih terkait dengan tujuan jangka pendek daripada tujuan jangka panjang. Untuk alasan ini, kriteria kualitas sangat penting ketika mengevaluasi strategi.

Fungsi audit

Audit adalah metode pengendalian lainnya. Fungsi kontrol dibagi menjadi tiga kelompok utama, yaitu:

1. Auditor independen adalah profesional yang memberikan jasanya dalam menyelenggarakan pengendalian strategis.
2. Auditor pemerintah, tidak termasuk instansi yang melakukan audit terhadap organisasi tersebut.
3. Auditor internal adalah karyawan organisasi dan menjalankan fungsinya di dalam organisasi.

Ada kelompok lain yang dikenal sebagai audit manajemen, yang memeriksa dan mengevaluasi kinerja keseluruhan dari seluruh tim manajemen. Tim audit mengevaluasi efektivitas berbagai departemen organisasi dan sistem manajemen perusahaan. Informasi yangmereka berikan sangat penting bagi manajemen. Saat ini, sebagian besar organisasi terlibat dalam audit manajemen.

Dengan demikian, jelas bahwa pengendalian strategis bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi secara efektif selaras dengan lingkungan bisnisnya dan kemajuannya menuju tujuan strategis. Karena penelitian kontrol SC masih dalam tahap awal, tidak ada model atau teori yang diterima secara umum di bidang ini. Secara umum, pengembangan pengendalian strategis memerlukan struktur, kepemimpinan, teknologi, sumber daya manusia, serta sistem informasi dan pengendalian.