Inventaris di apotek: prosedur, dokumen, komposisi komisi inventaris

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Persediaan adalah verifikasi inventaris perusahaan pada tanggal tertentu dengan membandingkan data aktual dengan informasi neraca. Ini adalah cara utama untuk mengontrol nilai properti. Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana inventaris dilakukan dan diproses di apotek, baca terus.

Perundang-undangan

Dokumen peraturan berikut mengatur prosedur inventaris di apotek:

• Perintah Menteri Keuangan No. 49 "Petunjuk Inventarisasi";
• ch. 25 dari Kode Pajak Federasi Rusia;
• FZ No. 129 "Tentang Akuntansi";
• dokumen normatif otoritas negara yang melakukan pengendalian internal;
• perintah pimpinan organisasi.

Waktu

Inventory membantu melacak pergerakan dana dan menentukan nilai properti. Undang-undang tersebut tidak secara jelas menjabarkan kondisi dan frekuensi rekonsiliasi. Data ini harus dicatat dalam kebijakan akuntansi perusahaan. Jumlah inspeksi per tahun, tanggalnya, daftar properti juga ditentukan oleh manajemenperusahaan.

FZ No. 129 menjelaskan situasi di mana inventaris harus dilakukan di apotek:

• saat mentransfer aset untuk disewakan, dibeli kembali, atau dijual;
• setiap tahun sebelum pelaporan;
• saat mengganti orang yang bertanggung jawab;
• ketika fakta pencurian properti terungkap;
• saat terjadi bencana alam atau keadaan darurat;
• ketika sebuah organisasi direorganisasi atau dilikuidasi, dll.

Persiapan

Sebelum tes dimulai, Anda perlu membentuk komisi. Biasanya termasuk petugas akuntansi, perwakilan administrasi, dan spesialis yang sangat mengenal perilaku bisnis. Orang yang bertanggung jawab secara finansial juga terlibat dalam menemukan properti "pada kenyataannya". Komposisi komisi, waktu audit disetujui oleh kepala perusahaan dengan perintah khusus.

Setelah ditandatangani, komisi memulai kegiatan persiapan. Pertama-tama, gudang farmasi diperiksa untuk keberadaan alarm kebakaran, kondisi penyimpanan MPZ (keberadaan brankas, wadah khusus). Tempat penyimpanan MZP harus dilengkapi dengan alat ukur. Ekspor barang dari wilayah organisasi harus dikontrol. Pintu masuk dan keluar ke ruangan tempat MZP disimpan disegel. Komisi juga memeriksa apakah perjanjian perburuhan dan kewajiban telah dibuat dengan pemilik toko.

Persediaan di apotek

Sebelum menghitung saldo aktual, semua penerimaan kas ditetapkan,faktur dari pemasok. Setelah itu, komisi dikeluarkan formulir daftar inventaris. Ini adalah daftar nilai yang tersedia, disajikan dalam urutan abjad. Ini mencantumkan semua upah minimum yang tersedia untuk organisasi, kuantitas dan kualitasnya. Menurut data ini, keberadaan MZP diperiksa. Properti yang tidak terdaftar adalah surplus. Prosedur untuk identifikasi dan akuntansi mereka akan dijelaskan lebih rinci di bawah ini.

Inventarisasi di apotek dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut: dengan saldo, menggunakan peralatan, mengisi daftar secara manual.

Dalam kasus pertama, barang yang benar-benar tersedia diperiksa dengan nilai yang tercantum dalam akta. Semua perbedaan yang teridentifikasi dicatat dan dikoreksi dalam inventaris. Metode rekonsiliasi ini membutuhkan waktu yang sangat lama. Dalam pekerjaan sehari-hari, terutama jika apotek memiliki lalu lintas tinggi, kemungkinan memasukkan obat ke dalam kotak yang salah atau meninggalkannya di sebelah kasir meningkat. Saat mengambil barang, sebagian obat dapat dipaksa untuk menggunakan obat yang lebih populer. Sangat sulit untuk menghitung ulang seluruh permainan untuk mencari posisi yang hilang. Karena itu, selama pemeriksaan seperti itu, sering terungkap kekurangan yang sebenarnya tidak ada. Kami harus mengumpulkan kembali komisi dan memverifikasi ulang.

Cara termudah untuk inventaris di apotek adalah dengan menggunakan peralatan yang memindai barang di area penyimpanannya, mentransfer data dari terminal ke komputer dan secara otomatis membuat lembar inventaris. Informasi yang diterima dibandingkan dengan data akuntansi. Semua perbedaan dicatat dalam inventaris.

Metode serupapengolahan data menyediakan metode ketiga. Perbedaannya terletak pada kenyataan bahwa karyawan sendiri perlu membawa semua barang ke pemindai dan memprosesnya. Proses ini memakan waktu lama. Tapi ada cara untuk mengatur waktu secara rasional.

Komisi harus dibagi menjadi dua kelompok. Penting untuk melakukan verifikasi dari ujung apotek yang berbeda, bergerak ke arah satu sama lain. Satu orang akan menjadi "server" ("menghitung"), dan orang lain akan menjadi "pemindaian" ("menulis"). Yang pertama membuka kotak dan memberikan semua persiapan ke mitra, yang memindai dan mentransfernya ke kotak terpisah. Setelah inventaris satu kotak atau rak selesai, Anda perlu meletakkan kotak obat di atasnya dan pindah ke rak berikutnya. Setelah menyelesaikan tes, Anda hanya perlu mengatur obat dalam urutan yang benar. Dengan metode persediaan ini, semua barang yang tidak pada tempatnya akan diperhitungkan. Komputer akan menghitung jumlah mereka dan memberikan hasil akhir.

Hasil pengarsipan

Setelah pemeriksaan selesai, tindakan inventaris dibuat. Ini menyajikan kekurangan yang diidentifikasi dan penyortiran ulang. Laporan komoditas sementara dibuat secara terpisah. Itu ditandatangani oleh ketua komisi inventaris dan semua peserta audit.

Surplus Akuntansi

Terkadang hasil audit mengungkapkan properti yang tidak tercermin dalam neraca. Dalam situasi seperti itu, komisi perlu menetapkan penyebab terjadinya. Di neraca, surplus dicatat pada harga pasar pada tanggal verifikasi dengan memposting DT10 KT91. Dengan lebih lanjutdigunakan, surplus ini diakui sebagai beban dari aktivitas biasa. Di NU, biaya mereka diklasifikasikan sebagai pendapatan non-operasional. Jika digunakan lebih lanjut, dihapuskan sebagai biaya saat menghitung pajak penghasilan.

Jika manajemen memutuskan untuk menjual upah minimum yang ditentukan, maka penghitungan biaya untuk operasi tersebut akan dilakukan dalam urutan yang berbeda. Pendapatan dari penjualan surplus yang teridentifikasi harus dikurangi dengan harga perolehannya. Tidak ada informasi seperti itu tentang surplus. Metode perhitungannya tidak ditentukan oleh hukum. Oleh karena itu, pendapatan dari penjualan produk tersebut tidak dapat disesuaikan, karena biaya pembuatannya tidak diperhitungkan selama inventaris.

Aturan inventaris

Rekonsiliasi saldo di apotek berbeda dengan inventaris biasa. KPU hanya bisa melakukan audit secara keseluruhan. Ketiadaan bahkan salah satu anggotanya dapat menjadi dasar untuk memprotes hasil. Selama inventaris, Anda perlu memberi perhatian khusus pada poin-poin berikut:

• Obat-obatan yang dikenakan penghitungan kuantitatif dihitung berdasarkan jenis, kemasan, nama, bentuk, dan dosis. Mereka dimasukkan ke dalam tindakan inventaris dalam kelompok.
• Tanggung jawab pencurian dana ada pada pengelola gudang, jika komisi dapat membuktikan kesalahannya. Karyawan tersebut harus membayar denda sebesar seratus kali lipat kerugian badan hukum.
• Saat merekonsiliasi agen beracun, formulir inventaris terpisah dibuat. Dalam hal deteksi penyimpangan di atas yang disetujuinorma, manajer harus memberi tahu organisasi yang lebih tinggi tentang hal ini dalam waktu tiga hari.

Akuntansi kekurangan catatan akuntansi

Kekurangan tidak dapat ditutupi oleh kelebihan. Mereka dihapuskan dalam norma-norma yang ditetapkan atas perintah kepala. Tarif penghapusan tidak berlaku untuk obat-obatan buatan pabrik.

Kehilangan obat tidak dapat dikaitkan dengan pemborosan alami:

• selama penyimpanan, transportasi, karena pelanggaran kondisi dan aturan operasi teknis;
• saat memperbaiki atau mengangkut peralatan;
• selama operasi gudang, kecelakaan, keadaan darurat;
• kerugian teknologi.

Dalam catatan akuntansi, kekurangan mengacu pada biaya distribusi dan tercermin dalam posting:

DT94 KT10 - entri dibuat berdasarkan tindakan inventaris;

DT20(44) KT94 - entri dibuat berdasarkan sertifikat perhitungan.

Di NU, kerugian dalam norma kerugian berkaitan dengan biaya materi. Norma-norma itu sendiri ditunjukkan dalam Peraturan Menteri Kesehatan seperti: No. 1689 (2007), No. 375 (1996), No. 284 (2001), No. 2 (2007).

Jika apotek GORZDRAV mengungkapkan kekurangan melebihi norma, maka biaya dihapuskan kepada orang yang bersalah dengan posting berikut:

• DT94 KT10 - berdasarkan rekening koran.
• DT73.2 KT94 - berdasarkan urutan kepala.

Kode Perburuhan mengatur kewajiban karyawan untuk mengganti kerugian yang sebenarnya terjadi kepada majikan. Yang terakhir dipahami sebagai penurunan nyata dalam properti atau penurunan kondisinya, serta kebutuhan majikan untuk menanggung biaya pemulihan properti. Orang yang bertanggung jawab secara finansial harus mengganti kerugian secara penuh. Jika seorang karyawan secara sukarela menolak untuk mengganti kerugian, yang jumlahnya melebihi pendapatan bulanan rata-rata, maka pemulihan dilakukan melalui pengadilan.

Jika pelaku tidak diidentifikasi atau pengadilan menolak untuk memulihkan, maka kerugian dihapuskan ke hasil keuangan: DT91 KT94.

Akun Kekurangan di NU

Di NU, kerugian tersebut termasuk dalam biaya non-operasional. Fakta ketidakhadiran pelaku harus didokumentasikan oleh otoritas yang berwenang. Kasus pencurian barang berharga di apotek harus dipertimbangkan oleh otoritas negara. Jika pelaku tidak ditemukan, penyelidikan pendahuluan dihentikan. Komisi akan mengeluarkan keputusan tentang fakta ini, yang salinannya akan dikirim ke jaksa. Salinan dokumen ini hanya mengkonfirmasi ketidakhadiran para pelaku.

Properti yang kekurangannya terungkap saat inventarisasi, tidak digunakan untuk transaksi PPN. Jika pelaku pencurian tidak ditemukan, maka sejumlah pajak dikenakan pengembalian.

Persediaan di apotek: dokumen

Undang-undang tidak mengatur bentuk-bentuk formulir yang jelas untuk memproses hasil cek. Oleh karena itu, departemen kesehatan kota, apotek dapat mengembangkan bentuk tindakan mereka sendiri, yang menunjukkan di dalamnya semua perincian yang diperlukan. Anda dapat mengambil formulir siap pakai dari Komite Statistik Negara (misalnya, INV-3) sebagai dasar dan melengkapinya dengan bidang yang diperlukan.

Daftar inventaris ini menunjukkan semua anggota komisi, tempat inspeksi, informasi tentang unit pengukuran,ketersediaan fasilitas dan data neraca yang sebenarnya.

Hasil inventaris (kekurangan dan surplus dalam hal kuantitatif dan moneter) tercermin dalam tindakan dengan membandingkan ketersediaan obat yang sebenarnya dengan data akuntansi. Obat kadaluwarsa harus dimasukkan dalam inventaris terpisah. Ini akan membuatnya lebih mudah untuk menghapusnya. Obat-obatan ini seharusnya tidak tercermin dalam tindakan inventarisasi umum.

Penghapusan obat kadaluarsa

Prosedur untuk menetapkan masa simpan obat adalah wajib bagi semua perusahaan farmasi. Tanggal kedaluwarsa dipahami sebagai waktu di mana obat harus sepenuhnya memenuhi semua persyaratan farmakope dan kondisi teknis di mana obat itu dilepaskan. Obat kadaluarsa harus ditarik dari penjualan dan dihapuskan. Untuk tujuan ini, Anda dapat mengembangkan formulir dokumen Anda sendiri atau menggunakan formulir yang sudah ada: TORG-15, TORG-16.

Tidak ada dokumen peraturan yang mengatur aturan pemusnahan narkoba. Sebagai bagian dari operasi ini, Anda dapat merujuk pada perintah Kementerian Kesehatan N 382. Ini merinci kewajiban pemilik produk berkualitas rendah, palsu, dan palsu untuk memusnahkannya. Prosedurnya sendiri diatur oleh keputusan pemerintah No. 674. Obat-obatan tersebut ditransfer berdasarkan kontrak ke organisasi khusus yang memiliki lisensi untuk pembuangan limbah kelas I-IV.

Pajak Penghasilan

Prosedur penghapusan obat kadaluarsa biasanya tidak menimbulkan pertanyaan. Yang terpenting, staf akuntansi tertarik dengan metode penghapusan biaya yang dikeluarkan.

Kementerian Keuangan dalam Surat N 03-03-06/1/24154 menjelaskan bahwa biaya barang kadaluarsa dan biaya pembuangannya dapat dikaitkan dengan pengeluaran (Pasal 264 KUHP), asalkan bahwa yang terakhir didokumentasikan. Berikan perhatian khusus pada poin ini.

Ketika gudang farmasi diinventarisasi, waybill TORG-15 sering digunakan. Namun, itu tidak menampilkan informasi tentang sifat cacat. Oleh karena itu, untuk mengkonfirmasi biaya pembuangan obat-obatan, Anda harus menyerahkan dokumen-dokumen berikut:

• tindakan inventaris inventaris;
• keputusan pemilik narkoba untuk menarik dan memusnahkannya;
• perjanjian dengan perusahaan pembuangan limbah, salinan izinnya;
• dokumen konfirmasi transfer obat;
• sertifikat pembuangan.

Informasi berikut harus diungkapkan dalam dokumen-dokumen ini:

• situs penghancuran;
• nama obat, bentuk, dosis, seri, satuan takaran;
• jumlah obat yang ditransfer;
• informasi tara dan kemasan;
• nama produsen.

Semua data ini diperlukan untuk mengidentifikasi obat yang dibuang.

Kesimpulan

Setidaknya setahun sekali, sebelum menyampaikan laporan tahunan, inventarisasi harus dilakukan di apotek. Proses membandingkan jumlah properti yang sebenarnya dengan jumlah harus dicatat dalam dokumen yang disetujui didengan cara yang ditentukan. Jika memungkinkan, lebih baik menggunakan metode pengumpulan data komputer. Semua obat dengan masa kadaluwarsa dicatat dalam tindakan terpisah yang menunjukkan semua data yang diperlukan untuk penghapusan lebih lanjut. Hanya jika persyaratan ini terpenuhi, biaya barang kadaluarsa dan biaya pembuangannya dapat dibebankan.