Dokumentasi kegiatan manajemen dan konsep dasarnya

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Dokumentasi mengacu pada pencatatan informasi sesuai dengan aturan yang diatur, yaitu tata cara pemrosesan dokumen secara khusus. Karena proses perekaman data dapat dilakukan dengan berbagai cara, dokumen dalam praktik kegiatan manajemen sangat berbeda - tulisan tangan, grafik, tipografi, bahan foto dan video.

Pendokumentasian kegiatan pengelolaan adalah prosedur yang diatur, yang memberikan jaminan kekuatan hukum - kualitas yang ada dalam undang-undang saat ini.

Saat ini, berbagai cara mendokumentasikan digunakan: dari yang sederhana (seperti pensil dan bolpoin biasa) hingga yang elektromekanis yang lebih kompleks (termasuk tape recorder, kamera video, perangkat phono, dll.) dan otomatis, komputer. Metode dokumentasi juga tergantung pada sarana yang digunakan. Bisa berupa teks, elektronik, film dan fotografi.

Aktivitas manajemen biasanya menggunakan dokumen teks yang ditulis dengan tangan atau dibuat di komputer. Itu sebabnyamereka disebut catatan manajemen.

Dokumentasi selalu merupakan fiksasi beberapa informasi pada operator tertentu, dengan detail khusus, yang kemudian diidentifikasi. Dokumentasi kegiatan manajemen menciptakan sarana dan dasar untuk mengatur kegiatan pejabat individu dan tindakan keuangan atau organisasi seluruh perusahaan.

Dokumentasi mungkin berbeda dalam fungsi, tujuan, isi, tingkat kerahasiaan dan ketersediaan informasi. Mengatasi faktor memungkinkan untuk mengklasifikasikannya menjadi antarorganisasi dan eksternal. Yang pertama, yang tidak melampaui satu lembaga atau organisasi, dan dilakukan di antara para pesertanya, disebut layanan. Yang kedua - dokumentasi eksternal - dilakukan antara organisasi dari berbagai jenis, pejabat individu yang tidak secara langsung berada di bawah satu sama lain.

Dokumentasi teknis dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan, yang berbeda untuk semua jenis dokumen. Untuk setiap kegiatan manajemen, ini sangat penting, karena dengan cara ini dokumentasi memperoleh kekuatan hukum, yang berfungsi sebagai bukti paling pasti tentang keaslian informasi yang terkandung di dalamnya.

Dokumentasi kegiatan manajemen membebankan tanggung jawab khusus pada pejabat atau badan manajemen yang melaksanakannya. Jadi, selama pembuatan dokumen resmi apa pun harus diperhatikannorma legislatif saat ini, aturan pendaftaran, yang bersifat nasional. Selain itu, setiap dokumen harus disertai dengan rincian organisasi, signifikan secara hukum: nama dan kode, tanda tangan dan stempel manajemen atau departemen tertentu dari perusahaan, tanggal kompilasi dan nomor dalam buku pendaftaran, stempel persetujuan, dll. Akhirnya, dokumentasi kegiatan manajemen harus mengeluarkan dokumen secara ketat dalam kompetensinya sendiri.

Dokumen berbeda dalam tingkat keasliannya. Draf atau salinan dari dokumentasi utama hanya berisi teks tertentu, dan tidak memiliki kekuatan hukum yang sama dengan aslinya. Dokumen otentik dianggap sebagai dokumen yang berisi informasi dan rincian di atas yang menegaskan validitas dan keasliannya.