Pohon tujuan organisasi: pembentukan, skema

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Hari ini ada alat perencanaan yang disebut pohon tujuan. Contoh dan cara membangunnya untuk sebuah organisasi akan dibahas dalam artikel ini.

Setiap kegiatan dimulai dengan perencanaan. Untuk melakukan sesuatu, Anda harus terlebih dahulu memiliki model tindakan tertentu.

Perencanaan kegiatan organisasi yang kompeten lebih dari setengah keberhasilan keseluruhan bisnis.

Konsep umum istilah

Hampir semua orang bisa menjelaskan konsep ini. Tujuan adalah hasil yang diinginkan yang direncanakan organisasi untuk dicapai dalam kegiatannya. Setiap perusahaan yang ingin sukses dalam bisnis harus berusaha keras untuk mencapainya. Sasaran yang ditetapkan tidak hanya sebagai tolak ukur aktivitas organisasi, tetapi juga digunakan untuk menetapkan standar dan mengevaluasi kinerjanya.

Sering menetapkan tujuan untuk mencapai apa yang dimaksudkan didasarkan pada asumsi tentang kemungkinan pengembangan di masa depan, sehingga realitas implementasi dan kecukupannya didasarkan pada akurasihipotesis.

Tujuan memiliki tenggat waktu. Semakin besar, semakin tinggi ketidakpastian masa depan yang mungkin. Dengan demikian, tujuan dengan jangka waktu yang lebih lama ditetapkan dalam bentuk yang lebih umum.

Pernyataan paling umum yang membenarkan kemunculan dan operasi organisasi disebut misi.

Apa itu strategi

Perusahaan yang sukses sangat menekankan pada strategi. Ini adalah rencana induk untuk pelaksanaan tugas-tugas tertentu yang menentukan kepentingannya bagi organisasi.

Dengan kata lain, strategi adalah rantai tujuan yang mengarah ke hasil tertentu yang direncanakan dari peristiwa.

Apa misinya

Istilah ini digunakan dalam berbagai bidang - medis, agama, dan lain-lain. Misi organisasi adalah pembenaran filosofis dari kegiatan perusahaan, komponen ideologisnya, cita-cita yang harus diperjuangkan perusahaan dalam perjalanan keberadaannya.

Komponen utama misi organisasi:

• Fokus pada pelanggan.
• Kebenaran. Misi harus dinyatakan dengan jujur, tidak memiliki interpretasi yang ambigu, dan juga sesuai dengan keadaan sebenarnya.
• Keunikan. Misi harus menjadi sesuatu yang membuat perusahaan Anda unik, membedakannya dari pesaing.

Jika misi menetapkan pedoman umum untuk semua kegiatan organisasi, maka tujuannya lebih universal dan spesifik.

Prinsip Formulasi

Saat merumuskan tujuan, penting untuk mematuhi prinsip-prinsip berikut:

• Spesifik. Penting untuk merumuskan tujuan sejelas dan setepat mungkin sehingga semua orang mengerti apa yang dipertaruhkan.
• Keterukuran. Ini adalah kesempatan untuk mengukur apakah suatu hasil telah dicapai. hal ini dilakukan dengan membandingkannya dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Anda dapat mengukurnya dengan kriteria seperti jumlah ulasan positif, rasio, frekuensi kejadian, waktu, rata-rata, dan sebagainya.
• Dapat dijangkau. Sasaran harus sesuai dengan kemampuan perusahaan saat ini.
• Signifikansi. Tujuan tidak boleh bertentangan dengan misi, serta aspirasi organisasi lainnya.

Prinsip-prinsip mengelola organisasi

Manajemen didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:

• Mengembangkan tujuan hingga ke tingkat masing-masing karyawan. Pada saat yang sama, rencana karyawan dan organisasi tidak boleh saling bertentangan.
• Sinkronisasi dan penyesuaian tujuan karyawan pada tahap penilaian menengah.
• Interaksi antara manajer dan karyawan dalam perumusan tujuan, koordinasi mereka.
• Lakukan penilaian kinerja dan umpan balik karyawan secara teratur.

Cara menetapkan tujuan dalam sebuah organisasi

Perencanaan di perusahaan mana pun dapat terpusat dan terdesentralisasi.

• Perencanaan terdesentralisasi adalah penetapan tujuan oleh setiap unit struktural perusahaan secara terpisah.
• Perencanaan kegiatan yang terpusat dalam suatu organisasi melibatkan keberadaan otoritas pusat atauperusahaan induk yang secara langsung menetapkan tujuan untuk perusahaan bawahannya. Semua sumber daya yang ditujukan untuk menyelesaikan tugas yang ditetapkan juga didistribusikan secara terpusat.

Jenis tujuan

Mereka secara kondisional dapat dibagi menjadi strategis dan taktis.

• Strategis - ini adalah pencapaian yang akan membawa organisasi ke tingkat keuangan atau struktural yang baru. Contoh klasik dari tujuan strategis adalah: inovasi dan perencanaan tindakan, menangkap pangsa pasar tertentu. Namun, setiap organisasi memiliki strateginya sendiri.
• Tactical - ini adalah tahap-tahap yang mencerminkan tahap-tahap tertentu untuk mencapai tahap-tahap strategis. Mereka operasional (sasaran untuk jangka waktu tertentu, kuartal, tahun, dan seterusnya).

Juga, semua tujuan dapat dibagi menjadi sederhana dan kompleks. Yang sederhana dilakukan dalam satu langkah. Yang kompleks melibatkan seluruh rangkaian kegiatan untuk implementasinya. Tergantung pada kompleksitas dan fokus tugas, hierarki tujuan dibangun.

Juga mereka jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Itu tergantung pada tenggat waktu yang ditentukan.

• Jangka Pendek - ini adalah tujuan yang diselesaikan dalam jangka waktu hingga satu tahun. Mereka membutuhkan kekhususan maksimum dan kejelasan kata-kata.
• Jangka Menengah - ini adalah tujuannya, yang pelaksanaannya direncanakan dari satu hingga lima tahun.
• Jangka Panjang - pelaksanaannya membutuhkan lebih dari lima tahun.

Juga bisa:

• Operasional - dilakukan secara teratur dalam waktu yang lamawaktu.
• Desain - dilakukan satu kali.

Untuk membangun struktur dan hierarki tujuan dengan benar, tergantung pada urgensi dan signifikansinya bagi perusahaan, metode pohon tujuan sering digunakan. Pendekatan ini adalah salah satu alat yang paling efektif untuk perencanaan tugas.

Apa itu pohon tujuan

Istilah ini muncul belum lama ini, jadi tidak semua orang mengenal esensinya. Pohon tujuan organisasi adalah struktur hierarki dari semua tujuan organisasi, ditampilkan sebagai bagan atau tabel.

Untuk mengimplementasikan rencana strategis perusahaan, dapat digunakan tujuan operasional dan proyek dari tingkat yang berbeda.

Metode pohon tujuan melibatkan pembagian tugas strategis organisasi menjadi lebih sederhana sehingga tugas yang lebih rendah, yang dilaksanakan, menjadi alat untuk pelaksanaan tugas yang lebih tinggi. Pada saat yang sama, setiap tugas penting dibagi menjadi beberapa tugas yang lebih sederhana untuk mencapai penyederhanaan struktur yang maksimal.

Cara membangun pohon tujuan

Mari kita pertimbangkan lebih detail algoritma untuk membentuk pohon tujuan organisasi.

• Pertama, tujuan strategis utama organisasi ditentukan. Itu dirumuskan dalam satu atau dua kalimat dan harus menjelaskan apa yang harus terjadi pada akhirnya.
• Kemudian, tujuannya didekomposisi - itu dibagi menjadi tugas-tugas yang lebih sederhana, yang implementasinya bersama-sama akan mengarah pada pencapaiannya. Proses ini harusmemenuhi persyaratan berikut:

-pembagian harus lengkap, tidak ada komponen yang terlewat;

-division harus eksklusif. Tidak ada tugas sederhana yang dapat berisi tugas lain;

-pembagian harus memiliki dasar yang sama untuk semua masalah sederhana.

-divisi harus seragam. Setiap level harus terdiri dari tugas dengan skala dan signifikansi yang sama.

• Pembatasan yang berlaku untuk setiap organisasi tertentu dibentuk.
• Analisis opsi untuk setiap tugas. Salah satu dari mereka dapat dilakukan dengan cara yang berbeda. Semua opsi implementasi yang mungkin dianalisis dan yang paling optimal dipilih.
• Selanjutnya, tugas dan fungsi untuk karyawan dan departemen dibangun.

Diagram Pohon Sasaran

Seperti yang Anda ketahui, informasi selalu lebih baik dilihat secara visual. Oleh karena itu, pohon tujuan organisasi digambarkan dalam bentuk tabel atau diagram berlapis, di mana tingkat atas adalah tujuan utama organisasi.

Sublevel berikutnya adalah tujuan tersebut, yang implementasinya akan mengarah pada pencapaian tujuan utama.

Berikut adalah tujuan-tujuan yang akan mengarah pada implementasi tujuan-tujuan tersebut di tingkat yang lebih tinggi. Masing-masing dari mereka tunduk pada dekomposisi selama itu masuk akal secara logis. Jumlah level dalam pohon tujuan tergantung pada kompleksitas dan ukuran organisasi.

Semakin besar perusahaan, semakin kompleks strukturnya, semakin banyak tingkat dekomposisi di dalam pohon. Dengan demikian, hierarki tujuan organisasi berhubungan langsung dengan strukturnya danfitur.

Untuk kejelasan, seluruh diagram harus ditampilkan dalam satu lembar.

Saat membaca diagram, harus jelas bagaimana mencapai salah satu tujuan yang disajikan, baik yang utama maupun yang sederhana.

Kejelasan pemahaman bagaimana mencapai tujuan yang ditetapkan adalah kriteria untuk mengevaluasi pohon dalam hal kesesuaiannya untuk pekerjaan lebih lanjut.

Fungsi pohon tujuan

Skema yang ditampilkan secara visual dari semua tujuan diperlukan tidak hanya untuk perusahaan besar yang memiliki banyak departemen, karyawan, dan tugas.

Pohon tujuan organisasi merampingkan aktivitas apa pun, berfungsi sebagai panduan dalam semua pilihan yang mungkin, membuat Anda mengingat semua elemen yang diperlukan dalam melakukan bisnis.

Pohon tujuan pada contoh hotel

Misi lembaga ini adalah menyediakan akomodasi berkualitas untuk tamu kota dalam suasana yang nyaman, nyaman dan mudah.

Semua hotel berusaha untuk memaksimalkan keuntungan.

Pohon tujuan hotel kecil dapat dibangun sebagai berikut:

Target Level	Deskripsi
Tujuan utama	Mendapatkan keuntungan setinggi mungkin
Tujuan utama	Meningkatkan kualitas layanan				Memperluas jangkauan layanan yang mungkin			Pengenalan periklanan dan pemasaran
Subgoals dari level pertama	Meningkatkan kualitas proses produksi		Meningkatkan interaksi dengan staf		Layanankonferensi dan perjamuan		Penyediaan jasa katering	Mengiklankan dan menarik pelanggan baru		Meningkatkan loyalitas pelanggan
Subtujuan tingkat kedua	Membeli peralatan baru untuk pembersihan kamar yang lebih efisien	Pembuatan CRM - sistem untuk pemesanan dan layanan yang dipercepat	Pelatihan staf	Sistem motivasi staf baru	Alokasi dan renovasi ruang pertemuan	Membuat ruang konferensi	Kafe atau restoran di lokasi	Iklan internet	Distribusi penawaran komersial untuk perjalanan bisnis karyawan ke organisasi	Kartu klub untuk pelanggan reguler dengan bonus dan diskon

Pada saat yang sama, daftar tugas dan sumber daya untuk implementasinya dibuat untuk setiap tujuan tingkat kedua.

Misalnya, untuk mengalokasikan ruang rapat dan memperbaikinya, daftar tugas berikut dibuat:

Kondisi - harus ada kamar gratis di lokasi hotel atau kesempatan untuk membebaskan dan mengubah salah satu kamar. Pada saat yang sama, inovasi semacam itu harus layak secara finansial. Oleh karena itu, tugasnya adalah:

1. Hitung kemungkinan keuntungan dari memiliki ruang pertemuan.
2. Hitung biaya perbaikan.
3. Setuju dengan tim perbaikan dan tetapkan kerangka waktu yang diperlukan.
4. Atur negosiasi untuk klien.

Tujuan dari restoran atau kafe di wilayah hotel kurang spesifik, harus dipecah lagi menjadibeberapa tingkat. Mengapa kita tidak melakukannya?

Faktanya membuka unit katering adalah tugas yang sangat sulit. Hal ini terkait secara praktis dengan pembukaan bisnis lain. Oleh karena itu, semua cara yang mungkin untuk mewujudkan tujuan ini ditulis terlebih dahulu. Biasanya memiliki dua alternatif:

• Undangan untuk bekerja sama dengan mitra pemilik restoran.
• Pembukaan restoran oleh pendiri hotel.

Berdasarkan rasio manfaat dan risiko, dipilih satu jalur. Berdasarkan itu, pohon tujuan baru sedang disusun untuk membuka restoran di wilayah hotel.