Contoh regulasi interaksi antar departemen, contoh

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Setiap perusahaan memiliki dokumen lokal yang mengatur aktivitasnya. Salah satu yang paling signifikan adalah pengaturan interaksi antar departemen (contoh dokumen akan dijelaskan di bawah). Bagi kepala organisasi, itu adalah alat manajemen yang efektif. Mari kita perhatikan secara rinci contoh regulasi interaksi antar departemen.

Persyaratan

Harusnya regulasinya seperti apa? Interaksi antara departemen akuntansi dan layanan ekonomi, petugas personalia dan unit penyelesaian dan perencanaan, unit struktural lain dari perusahaan tidak dapat dihindari dalam proses kegiatan. Pada saat yang sama, kontak karyawan harus memastikan pelaksanaan tugas yang ditetapkan dalam waktu sesingkat mungkin. Contoh regulasi interaksi antar departemen, pertama-tama, harus tersedia bagi para pelaku. Jika orang yang bertanggung jawab untuk pengembangannya menuliskan semua ketentuan, tetapi bawahan tidak dapat memahami apa pun, tidak akan ada artinya dalam dokumen itu. Dalam hal ini, membentuk peraturan sampelinteraksi antar departemen, tiga prinsip utama harus diperhatikan:

1. Dokumen dikompilasi berdasarkan model proses bisnis. Kualitas regulasi akan secara langsung tergantung pada ketelitian skema.
2. Struktur dokumen ditentukan oleh model proses. Semua poin skema harus ada di regulasi.
3. Penyajian informasi dilakukan dalam bahasa yang resmi dan kering. Disarankan untuk menggunakan kalimat pendek sederhana dalam teks dokumen. Ketentuan harus dirumuskan dengan jelas. Semua singkatan dan istilah harus dieja.

Gol

Contoh regulasi interaksi antar departemen menyediakan:

1. Membangun dan memelihara ketertiban dalam penyusunan dokumentasi, kontak yang efektif antara unit struktural.
2. Pencegahan situasi konflik dalam tim. Jika skema interaksi untuk pekerjaan ditentukan sebelumnya, bagian partisipasi satu atau lain karyawan dalam proses, perselisihan tidak akan muncul.
3. Masuk cepat ke tim pendatang baru. Peraturan membantu untuk memahami struktur interaksi, menunjukkan dokumen mana yang akan digunakan oleh karyawan, layanan mana yang akan dia hubungi.
4. Kontrol disiplin.
5. Transfer kasus ke karyawan lain lebih cepat (saat berangkat atau pergi berlibur).
6. Pencegahan kerugian finansial, sumber daya manusia dan waktu.

Struktur

Apa aturan interaksi antaradepartemen dapat dianggap benar disusun? Biasanya, dokumen mencakup bagian berikut:

1. Ketentuan umum.
2. Definisi, istilah dan singkatan.
3. Deskripsi proses.
4. Tanggung Jawab.
5. Kontrol.

Tindakan legislatif, GOST, dan dokumen lainnya dapat berfungsi sebagai sumber definisi. Yang terakhir, khususnya, termasuk Perintah kementerian, departemen, keputusan pemerintah. Pada saat yang sama, referensi ke dokumen peraturan, yang ketentuannya digunakan, harus dimasukkan dalam peraturan untuk interaksi antar departemen. Sampel untuk fasilitas kesehatan, khususnya, berisi indikasi Perintah Kementerian Kesehatan dan Pembangunan Sosial, Kementerian Kesehatan wilayah.

Aplikasi

Biasanya berisi model grafis dari proses bisnis. Hal ini digambarkan sebagai diagram yang terdiri dari beberapa blok. Gambar grafik dapat dibuat menggunakan produk perangkat lunak PC. Skema mencerminkan prosedur khusus untuk pelaksanaan tugas-tugas tertentu. Visualisasi lebih nyaman daripada teks. Diagram dengan jelas menunjukkan awal proses dan setiap tahap, hubungan antara mereka dan hasil akhir. Model ini sering digunakan oleh pengembang peraturan untuk interaksi antar departemen perusahaan menurut 223-FZ. Skema menyoroti parameter kunci seperti output dan input, peserta dan klien. Jika seorang pemula berkenalan dengan model seperti itu, dia akan segera memahami secara spesifik prosesnya dan akan siap untuk mengimplementasikan tugas tertentu.

Petunjuk

Pada tahap pertama, Anda perlu menentukan subjek dokumen dan orang yang bertanggung jawab, yaitu siapamenyusun dan peraturan apa. Interaksi antara departemen akuntansi, khususnya, dilakukan sesuai dengan skema yang jelas, yang diabadikan dalam undang-undang. Di unit struktural ini, selalu ada orang terpenting yang bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan pelaporan. Dia bisa menjadi orang yang bertanggung jawab untuk menyusun peraturan untuk interaksi antar departemen. Contoh dokumen harus didiskusikan oleh semua karyawan. Untuk itu diadakan rapat umum. Jika dokumen tersebut mengatur proses di mana kepentingan lebih dari dua departemen bertabrakan, maka penting untuk melibatkan karyawan kunci dalam diskusi. Orang yang bertanggung jawab untuk pengembangan harus menjelaskan kepada rekan-rekan pentingnya menerapkan aturan.

Deskripsi proses

Volumenya akan tergantung pada kerumitan interaksi. Jika prosesnya sederhana, dan karyawan yang bertanggung jawab memahami semua tahapan implementasi dengan baik, maka ia sendiri dapat menyusun skema kerja dengan unit struktural lainnya. Setelah itu, ia harus mendiskusikan dokumen tersebut dengan peserta lainnya. Jika proses bisnisnya kompleks, maka setiap karyawan mengembangkan bagian modelnya sendiri. Setelah itu, semua proyek dikompilasi dan didiskusikan. Selama pengenalan dengan dokumen dasar, semua karyawan yang tertarik dapat mengusulkan koreksi dan penambahan tertentu. Setelah itu, aturan interaksi antar departemen perusahaan dipindahkan ke kepala.

Pernyataan

Dapat dilakukan secara langsung. Dalam hal ini, kepala sendiri menandatangani aturan interaksi antaradepartemen perusahaan. Contoh dokumen juga dapat disetujui secara tidak langsung. Dalam hal ini, pemimpin mengeluarkan perintah. Data pendaftaran akta tata usaha negara dimasukkan ke dalam stempel persetujuan.

Spesifikasi pekerjaan orang yang bertanggung jawab

Di beberapa organisasi, posisi manajer kualitas disediakan di negara bagian. Dalam prakteknya, tahapan-tahapan tertentu dari persiapan dokumen telah dikembangkan. Mereka harus dipatuhi oleh manajer yang menyusun aturan interaksi antar departemen. Contoh langkah dasar:

1. Tentukan proses.
2. Membuat grafik.
3. Deskripsi detail.
4. Menulis teks.

Spesialis yang bertanggung jawab mempelajari jadwal karyawan di berbagai departemen. Hal ini diperlukan untuk menyusun deskripsi situasi standar yang termasuk dalam peraturan untuk interaksi antar departemen. Contoh: "SPBU diperiksa menggunakan cara teknis seperti… Sebuah laporan dibuat setelah pemeriksaan selesai."

Menentukan tujuan akhir

Penanggung jawab penyusunan peraturan harus memiliki gambaran tentang semua proses, mengetahui tugas karyawan, memiliki kualifikasi dan tingkat profesionalisme yang sesuai. Tujuan dokumen harus jelas bagi karyawan. Jika tidak, penerapan peraturan akan menjadi beban tambahan bagi karyawan.

Optimasi dan desain

Studi komprehensif tentang proses yang terjadi di perusahaan, memungkinkan Anda untuk mengidentifikasititik lemah. Analisis situasi, hasil, operasi memungkinkan untuk mengoptimalkan kegiatan. Ini, pada gilirannya, memungkinkan kita untuk membentuk beberapa skenario untuk pengembangan lebih lanjut. Jadi, perusahaan dapat membiarkan semuanya apa adanya, membuat model kerja baru atau memperbaiki yang lama.

Nuansa

Penting bagi setiap karyawan untuk memahami dengan jelas apa yang harus dia lakukan dan bagaimana hasil yang dicapai akan mempengaruhi pendapatannya. Oleh karena itu, regulasi tersebut perlu dibahas terlebih dahulu sebelum disahkan. Peran kunci dalam persiapan dokumen, tentu saja, diberikan kepada kepala kelompok kerja (proyek). Tugas spesialis ini adalah mengajukan pertanyaan kritis. Ia harus mampu menyajikan model proses yang jelas. Setiap peserta melihat gambar dengan matanya sendiri. Perlu ada pemahaman bersama. Setiap peserta perlu menjelaskan tanggung jawab dalam membuat peraturan. Dalam kebanyakan kasus, tim skeptis tentang penerapan dokumen semacam itu. Tergantung pada kerumitan prosesnya, pengenalan peraturan memakan waktu 4-12 bulan.

Fitur pengenalan

Untuk memperkenalkan peraturan baru, Anda harus:

1. Mengakui dokumen sebelumnya sebagai tidak valid.
2. Memperkenalkan tindakan lokal baru untuk mengaktifkan peraturan.
3. Kembangkan dokumen yang diperlukan untuk menerapkan aturan yang disetujui.
4. Baik atau terapkan modul baru dari basis info otomatis.
5. Membuat bentuk dokumen yang tidak standar.
6. Ubah atau tambah stafjadwal.
7. Temukan kandidat untuk posisi baru, angkat atau pindahkan pekerja.
8. Ajari para pemain aturan baru.
9. Melakukan sosialisasi kepada karyawan.
10. Lakukan uji coba implementasi regulasi.
11. Koreksi teks berdasarkan hasil eksekusi eksperimen.
12. Lakukan versi final dokumen.
13. Menentukan prosedur untuk pengendalian kualitas regulasi.

Setelah langkah-langkah implementasi dokumen ditentukan, manajer mengeluarkan perintah. Perlu dicatat bahwa karena durasi acara, tanggal persetujuan dan pemberlakuan langsung peraturan akan berbeda. Mari kita pertimbangkan lebih jauh kesalahan utama yang dilakukan karyawan saat menyusun dokumen.

Inkonsistensi dengan latihan

Penting untuk mempercayakan pembuatan peraturan kepada karyawan yang terkait langsung dengan aktivitas kerja di perusahaan. Misalkan organisasi telah menjadi sangat besar. Kepemimpinan mampu membentuk layanan khusus, yang tugasnya akan mencakup pemecahan masalah pembangunan. Dengan demikian, departemen akan menetapkan tugas untuk menggambarkan semua proses perusahaan. Tetapi tujuan dari acara ini tidak penting bagi mereka. Jika peraturan dibuat oleh orang-orang yang tidak terlibat dalam kegiatan nyata, maka pegawai yang mengelolanya tidak akan menjalankan skema tersebut. Oleh karena itu, dokumen tidak masuk akal untuk bekerja.

Kurangnya fleksibilitas

Banyak orang yang bertanggung jawab berusaha maksimalrinci. Keadaan ini disebabkan oleh ketidaktahuan akan perbedaan antara penyusunan regulasi dan gambaran proses produksi yang sebenarnya. Jika tugasnya adalah mengotomatisasi operasi, perinciannya dimaksudkan untuk membantu karyawan. Kebutuhan akan regulasi muncul ketika banyak orang yang terlibat dalam produksi. Tindakan mereka sering diduplikasi, tetapi setiap orang menafsirkan operasi ini atau itu dengan caranya sendiri. Peraturan tersebut bertujuan untuk menyelesaikan perselisihan. Harus diingat bahwa karyawan organisasi harus memiliki kebebasan bertindak tertentu, yang memungkinkan mereka untuk membuat satu atau lain keputusan tergantung pada situasinya. Misalnya, pelanggan dapat dijawab segera, bukan setelah beberapa waktu.

Volume besar dan kompleksitas teks

Peraturan yang terdiri dari 5-7 halaman dianggap optimal. Pada saat yang sama, isinya harus luas, tetapi singkat. Tidak disarankan untuk menggunakan kalimat yang kompleks dan banyak bagian. Teks harus dapat dimengerti. Selain itu, Anda harus memperhatikan ketentuannya. Anda tidak boleh mengganti konsep dengan sinonim, gunakan singkatan tanpa decoding.

Interaksi antara keamanan informasi dan departemen TI

Saat ini, di banyak perusahaan, kontak layanan ini sangat sulit. Kesulitan terkait dengan konflik internal TI dan departemen keamanan informasi. Ada beberapa pilihan untuk memastikan kerjasama mereka yang efektif. Yang pertama dan paling sederhana adalah keberadaan karyawan (satu atau lebih) yang mengkhususkan diri dalam keamanan informasi dalam layanan teknologi informasi. Aturan interaksi antara departemen TI danIB dalam hal ini mencerminkan pendekatan khas untuk kerjasama. Organisasi kerja dilakukan atas dasar stereotip yang berlaku bahwa keamanan informasi adalah bagian dari penyediaan teknologi informasi. Jika tidak ada konflik antara layanan ini di perusahaan, maka manajer mungkin berpikir untuk mengatur layanan keamanan informasi sebagai struktur terpisah dari departemen TI. Oleh karena itu, perlu mengalokasikan lebih banyak sumber daya, termasuk keuangan, untuk memastikan kegiatan tersebut.

Sampel khas

Ketentuan Umum menentukan:

1. Tujuan dokumen. Biasanya, ada ungkapan seperti itu: "Peraturan ini menentukan prosedur …".
2. Cakupan. Peraturan tersebut mungkin berlaku untuk pekerja atau fasilitas.
3. Dokumen peraturan yang sesuai dengan mana undang-undang tersebut dikembangkan.
4. Aturan untuk persetujuan, penyesuaian, pembatalan peraturan.

Di bagian "Istilah, singkatan, definisi" konsep yang digunakan dalam dokumen diberikan. Semua singkatan harus dieja. Istilah harus diberikan dalam urutan abjad. Setiap konsep ditunjukkan pada baris baru dalam satuan. h. Pengertian istilah diberikan tanpa kata “ini”, melalui tanda hubung. Di bagian "Deskripsi Proses", deskripsi langkah demi langkah diberikan. Disarankan untuk memperkenalkan subparagraf. Masing-masing akan sesuai dengan tahap tertentu. Bagian yang sama menunjukkan karyawan yang terlibat dalam kinerja operasi tertentu. Tidak hanya tindakan yang dijelaskan, tetapi juga hasilnya.

Tanggung jawab dan kontrol

Peraturan harus memuat indikasi kemungkinan penerapan sanksi bagi orang yang tidak mematuhi ketentuan. Tanggung jawab diperbolehkan di bawah hukum. Itu bisa pidana, administratif atau disiplin. Wajib mencantumkan nama lengkap dan jabatan pegawai yang memantau pelaksanaan peraturan.