Cara menulis surat bisnis: aturan dan pedoman

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Atribut penting dari bisnis apa pun adalah korespondensi bisnis. Karyawan setiap perusahaan berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan, dengan pemasok dan konsumen. Secara umum, rutinitas sehari-hari kantor mana pun tentu termasuk partisipasi dalam korespondensi.

Meskipun sebagian besar karyawan di perusahaan dan organisasi mengirim dan menerima banyak pesan setiap hari, tidak semua orang mematuhi norma dan aturan yang ditetapkan saat membuatnya. Ternyata menulis surat bisnis dengan benar dan benar tidak sesederhana itu. Ada sejumlah persyaratan dan pola yang diterapkan di dunia dan terkait dengan alur kerja. Termasuk aturan penulisan surat bisnis, serta poin utama tentang desain.

Saat menulis pesan ke organisasi pihak ketiga atau hanya ke kolega di departemen tetangga, Anda harus mematuhi gaya yang ketat (dengan pengecualian korespondensi ramah, yang tidak adapembatasan serupa). Jangan menggunakan kata-kata yang terlalu emosional bahkan untuk menggambarkan pentingnya transaksi atau kesenangan dari produk yang diuji. Surat bisnis harus jelas, singkat, dan terkendali.

Pesan harus dimulai dari penerima. Jika ditujukan untuk karyawan organisasi pihak ketiga, Anda tentu harus menyebutkan namanya, posisi penerima, serta nama lengkapnya. Dalam hal dokumen tetap berada di dalam perusahaan, nama keluarga dengan inisial sudah cukup (Anda juga dapat menambahkan posisi yang dipegang).

Surat bisnis ke organisasi luar harus menggunakan kop surat perusahaan (terlepas dari apakah itu dikirim secara elektronik atau di atas kertas). Jika tidak ada, Anda cukup menunjukkan detail pengirim di "header" dokumen.

Sebelum Anda mulai menyusun teks, Anda perlu memikirkan strukturnya, mengidentifikasi poin utama dan tujuan penulisan. Ini akan membuat proses penulisan lebih mudah. Surat tersebut harus diakhiri dengan tanda tangan, yang tidak hanya menunjukkan nama pengirim, tetapi juga jabatan, serta nama perusahaan yang diwakilinya.

Saat mengirimkan penawaran kepada calon klien atau mitra, pada akhirnya, Anda tentu harus mengucapkan terima kasih atas kerjasama dan harapan untuk kerja sama selanjutnya.

Selain aturan yang digunakan dalam korespondensi bisnis, ada juga rekomendasi. Misalnya, dokumen apa pun yang ditujukan kepada orang tertentu harus dimulai dengan kata "sayang" dengan nama lengkap, danbukan inisial. Tidak perlu menggunakan singkatan dalam huruf, misalnya menulis "uv." atau mengurangi posisi penerima, tempat kerjanya.

Alur dokumen internasional dianggap yang paling sulit, karena setiap negara memiliki nuansa komunikasinya sendiri, dan bahasa yang Anda gunakan untuk berkorespondensi dengan mitra asing tidak selalu jelas bagi penulis surat, jadi Anda harus menggunakan jasa penerjemah. Sebelum beralih ke layanan spesialis seperti itu, harus diklarifikasi apakah dia tahu cara menulis surat bisnis dalam bahasa Inggris, atau apakah kita berbicara tentang terjemahan literal yang dangkal. Jika aliran dokumen asing direncanakan untuk terus dipertahankan, lebih baik mempekerjakan seorang karyawan yang berbicara bahasa asing cukup untuk menulis surat bisnis di atasnya.

Secara umum, pencapaian tugas dalam banyak hal tergantung pada bagaimana dokumen itu dibuat dan bagaimana ia dirancang. Jadi jangan pernah meremehkan pentingnya etika bisnis saat berkomunikasi.