Perencanaan personel dalam organisasi: tahapan, tugas, sasaran, analisis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Perencanaan personalia dilakukan di setiap organisasi dan di layanan publik. Kegiatan ini dilakukan secara eksklusif oleh layanan profesional. Namun tetap saja, perencanaan personalia dalam suatu organisasi dilakukan hanya dalam hubungan dekat dengan perwakilan pemberi kerja atau langsung dengan manajer itu sendiri.

Definisi dan fitur

Tentu saja, hanya manajemen sendiri yang menentukan dan menyadari arah strategis, tetapi tetap saja ini terjadi berdasarkan perhitungan yang diberikan oleh petugas personalia. Dan, karenanya, mereka kemudian mengembangkan serangkaian tindakan untuk mengatur kebijakan yang terbukti dan, pada kenyataannya, rencana itu sendiri, yang disetujui oleh pemberi kerja.

Perencanaan personel dalam suatu organisasi adalah serangkaian tindakan yang bertujuan untuk menyediakan karyawan yang mampu menyelesaikan semua tugas saat ini dan masa depan yang dihadapi institusi mereka. Dan di sini perlusorot poin yang sangat penting.

Ketika perencanaan personalia dilakukan dalam suatu organisasi, perlu diingat tidak hanya tugas yang dihadapi perusahaan saat ini, tetapi juga prospek yang mungkin terjadi. Anda selalu harus menjawab pertanyaan, apa selanjutnya?

Misalnya tren perampingan pegawai negeri yang sama. Ketika manajer membayangkan acara perencanaan tenaga kerja dalam suatu organisasi, mereka secara alami perlu mengingat kemungkinan bahwa perusahaan tidak akan memiliki lebih banyak lowongan baru atau mungkin harus mengurangi yang sudah ada dan, berdasarkan ini, menyusun rencana tindakan.

Pertanyaan

Setiap perencanaan personalia dalam suatu organisasi memungkinkan Anda menyelesaikan lima tugas.

Yang pertama adalah pertanyaan: "Berapa banyak karyawan dan kualifikasi apa mereka, kapan dan di mana mereka akan dibutuhkan?". Artinya, secara singkat berarti: berapa banyak, siapa dan di mana.

Pertanyaan kedua

Bagaimana memanfaatkan karakteristik (kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman profesional) dengan sebaik-baiknya yang sudah dimiliki semua staf?

Dan di sini Anda perlu mengingat tentang pendekatan individu, yaitu, semuanya bermuara pada spesialis tertentu. Bagaimana memastikan bahwa dia ada di tempatnya dan membawa manfaat sebesar mungkin bagi perusahaan tempat dia bekerja. Saya ulangi, perencanaan personalia dalam sebuah organisasi adalah murni, bisa dikatakan, masalah pribadi dan tidak sepenuhnya menyenangkan. Ini adalah eksploitasi karyawan yang ada.

Dalam hal inimajikan perlu mendapatkan hasil maksimal dari orang-orang yang bekerja dengan mereka, dan tidak apa-apa.

Menyesuaikan jumlah karyawan

Tugas ketiga adalah menjawab pertanyaan: "Bagaimana cara menarik staf yang tepat dan mengurangi staf yang tidak perlu tanpa menyebabkan kerusakan sosial?".

Ini juga sangat penting, karena perencanaan kerja personel dalam suatu organisasi tentu saja bermuara pada perampingan dan karyawan itu sendiri. Manajer perlu memikirkan fakta bahwa orang yang mereka pecat, sampai batas tertentu, akan berakhir di jalan. Tentu saja, seseorang akan menemukan dirinya dalam profesi baru atau dalam profesi yang sama, dan seseorang tidak akan mampu mengatasi hambatan seperti itu. Dan ini membawa konsekuensi sosial, kerusakan. Mengapa kita membutuhkan kerumunan pejabat yang menganggur yang kemudian dapat pergi untuk memberikan, misalnya, layanan konsultasi. Dan itu akan terjadi di organisasi yang, katakanlah, tidak sepenuhnya ramah dengan hukum.

Harus diingat bahwa penjahat paling berbahaya adalah mantan polisi. Hal yang sama berlaku untuk semua PNS. Pelobi paling berbahaya dan spesialis GR yang paling berpengalaman adalah mantan pegawai pemerintah.

Mengapa harus ada struktur yang menciptakan preseden berbahaya seperti itu, lebih baik lancarkan momen ini pada tahap perencanaan kerja personel dalam organisasi.

Pengembangan staf

Perusahaan mana pun juga memikirkan pertanyaan keempat: "Kegiatan apa yang harus direncanakan untuk pengembangan profesional yang paling efektif bagi semua karyawan?".

Ini mungkin acara yang berhubungan denganmenuju pendidikan lebih lanjut. Serta beberapa seminar pelatihan di tempat pengabdian dan pelatihan-pelatihan yang tidak langsung berkaitan dengan pengetahuan profesional, tetapi mengembangkan karakteristik pribadi spesialis.

Baru-baru ini, seminar yang bersifat psikologis dan pembangunan tim telah menjadi mode. Dan dengan sumber daya dan kemauan politik tertentu, instansi pemerintah dapat merencanakan kegiatan ini.

Pertanyaan terakhir

Berapa biaya semua kegiatan yang direncanakan?

Manajemen dapat berpikir sebanyak yang mereka suka, tetapi setiap perusahaan memiliki batasan anggaran. Dan di sini sekali lagi, tujuan baru perencanaan personalia dalam organisasi terungkap. Kepemimpinan tidak dapat melampaui batas yang ditetapkan oleh otoritas yang lebih tinggi. Misalnya, untuk agen federal, kendalanya adalah pemerintah itu sendiri.

Tujuan perencanaan personalia dalam suatu organisasi ini berasal dari kenyataan bahwa beberapa perusahaan tidak memiliki kesempatan untuk mendapatkan uang mereka, karena mereka bukan kantor swasta. Oleh karena itu, sangat penting untuk bertindak hanya dalam kerangka anggaran yang disetujui dari atas. Oleh karena itu, jika suatu perusahaan tidak memiliki dana yang direncanakan untuk, misalnya, pendidikan tambahan karyawan, maka pengembangan profesional harus diberikan dengan cara lain.

Paket Perencanaan

Tugas perencanaan personalia dalam sebuah organisasi sebagian besar direduksi menjadi merancang kebutuhan personel, personel, dan aktivitas spesifik. Mereka ditetapkan untuk perusahaan untuk tahun kalender.

Dan akhirnya, tugas paling teknis dalam organisasi perencanaan personalia, dalam manajemen personalia adalah kegiatan layanan untuk implementasi staf profesional di perusahaan. Jika Anda memperhatikan Undang-Undang Federal No. 79 tentang negara dan kepegawaian, maka dalam pasal 44 Anda dapat melihat semua arahan dari badan negara.

Pertama-tama, tentu saja, ini adalah persiapan tindakan yang relevan tentang masalah personel oleh perwakilan majikan: perintah untuk masuk, sertifikasi dan pemecatan, serta rujukan untuk pendidikan tambahan, dan sebagainya.

Kedua, tentu saja ini adalah penyelenggaraan acara yang relevan. Misalnya, membuat kompetisi, melakukan ujian sertifikasi dan kualifikasi, memastikan pekerjaan komisi pada perselisihan resmi dan menyelesaikan konflik kepentingan, serta manajemen catatan personel saat ini, memelihara buku kerja, file pribadi, dan sebagainya.

Selain itu, layanan ini melakukan pekerjaan metodologis yang serius dalam kerangka kerjanya. Artinya, petugas personalialah yang menentukan metode, atau lebih tepatnya, mereka hanya menawarkan, dan, tentu saja, pemberi kerja sendiri menyetujui, kandidat untuk layanan dan mengevaluasi pelamar. Tentu saja, dalam kerangka yang ditetapkan oleh undang-undang.

Merencanakan kebijakan personalia dalam sebuah organisasi juga terdiri dari pembuatan metodologi untuk pengesahan dan penilaian personel, termasuk yang saat ini. Dan di sini kekhasan pegawai negeri adalah bahwa di berbagai badan negara prosedur ini, di satu sisi, harusbersatu, dan ini adalah persyaratan hukum, dan di sisi lain, di Rusia sebenarnya tidak ada satu pun badan yang akan menangani masalah ini. Meskipun undang-undang mengatur pembentukan sel tunggal, itu tidak ada di tingkat federal, dan fungsi-fungsi ini sebagian diambil alih oleh Kementerian Tenaga Kerja. Dan juga banyak pertanyaan yang diberikan kepada layanan personalia, termasuk metodologi untuk melakukan prosedur atestasi yang kompetitif.

Sebagai perbandingan, sejumlah negara Eropa yang berbeda dapat dikutip: Italia, Prancis, dan sebagainya. Mereka menciptakan tubuh seperti itu. Di Prancis, struktur tertinggi adalah Dewan Negara, yang mengambil alih, antara lain, fungsi administrasi dan manajemen pegawai negeri. Di Italia, Dewan Agung Magistrasi memiliki tanggung jawab yang sama.

Struktur seperti itu tidak selalu dibuat dalam status kementerian atau badan serupa, tetapi di negara-negara seperti Inggris, Amerika Serikat, Jerman dan banyak negara Eropa lainnya, itu ada.

Sistem perencanaan SDM dalam organisasi

Kebijakan ini mengacu pada urutan aturan yang dengannya orang-orang yang memasuki perusahaan bertindak. Ini adalah definisi paling umum dan komponen terpenting dari perencanaan personalia dalam kegiatan organisasi.

Sistem mendefinisikan filosofi dan prinsip. Dan sesuai dengan mereka bahwa manajemen mengimplementasikan keputusannya mengenai sumber daya manusia dan membangun potensi kebijakan personel.

Tujuannya adalah untuk memastikan keseimbangan optimal, rasio proses pembaruan dan pelestarianpotensi numerik karyawan, serta pembentukan komposisi kualitatif dan kepuasan kebutuhan organisasi, yang ditentukan sesuai dengan aspirasi strategis dan taktisnya, serta sesuai dengan keadaan undang-undang saat ini dan tenaga kerja. pasar.

Inilah mengapa proses perencanaan tenaga kerja dalam suatu organisasi dapat diartikan secara luas dan sempit.

Definisi pertama

Dalam arti luas, strategi SDM adalah konsep gambaran sadar dan spesifik, dirumuskan dan disatukan oleh dokumen, aturan, dan regulasi yang sesuai yang membawa sumber daya manusia secara umum sejalan dengan strategi jangka panjang perusahaan.

Oleh karena itu, dengan presentasi ini, perhatian harus difokuskan pada ciri khas penerapan kemampuan daya dan gaya manajemen. Ini menentukan refleksinya sendiri, meskipun agak tidak langsung, dalam filosofi lembaga, misinya, dan sebagainya.

Dari sini dapat disimpulkan bahwa semua acara dalam dinas dengan personel, apakah itu pencarian personel, pembentukan staf atau jadwal standar, sertifikasi, pelatihan, promosi, dan sebagainya, bagaimanapun, Anda perlu merencanakan, tentu saja, di muka. Pada saat yang sama, semua ini harus dikoordinasikan terlebih dahulu dengan tujuan pengembangan strategis organisasi, seperti, misalnya, memasuki pasar lain atau menyelesaikan masalah saat ini dengan berbagai otoritas, dan sebagainya.

Definisi kedua

Kebijakan personel dalam arti sempit - seperangkat aturan, keinginan, dan batasan tertentu,seringkali tidak disadari, yang diimplementasikan baik dalam proses interaksi langsung antara karyawan maupun dalam hubungan antara karyawan dan organisasi secara keseluruhan. Misalnya, di beberapa perusahaan hanya orang-orang dengan pendidikan tinggi yang direkrut. Keputusan ini tidak dibahas secara khusus. Contoh seperti itu menunjukkan arah perencanaan personalia dalam suatu organisasi dalam arti sempit.

Berdasarkan kedua definisi tersebut, jenis kebijakan berikut dapat dibedakan:

1. Yang didasarkan pada tingkat kesadaran akan aturan dan norma kegiatan personel:

• pasif,
• reaktif,
• pencegahan,
• aktif.

2. Menurut tingkat keterbukaan organisasi, sikap terhadap lingkungan eksternal dalam pembentukan staf kerja, orientasi fundamentalnya terhadap sumber rekrutmen internal atau eksternal:

• tutup,
• buka.

Jadi sekarang saatnya untuk lebih detail tentang prinsip-prinsip dasar ini.

Fitur perencanaan personalia dalam suatu organisasi

Mari kita mulai dengan pasif dan reaktif. Apa artinya?

Dalam hal kebijakan personel pertama, frasa itu sendiri tampaknya semacam kontradiksi dalam istilah. Namun, seringkali ada situasi ketika manajemen organisasi, dengan satu atau lain cara, dipaksa untuk tidak menunjukkan inisiatif yang berlebihan. Jika personel perusahaan tidak memiliki program tindakan yang jelas terkait dengan personelnya sendiri, maka kebijakan manajemen di bidang inimenjadi pasif. Dan majikan dalam hal ini dipaksa untuk bekerja dalam mode tanggap darurat terhadap situasi darurat. Dan inilah status tambahan kedua.

Kebijakan personel reaktif adalah bahwa manajemen perusahaan mengendalikan gejala keadaan negatif dalam pekerjaan dengan staf. Dalam hal ini, pengusaha berusaha untuk memprediksi penyebab situasi seperti itu. Dan juga manajemen memantau munculnya konflik dan melakukan beberapa pemantauan tenaga kerja terampil atau motivasi personel untuk pekerjaan yang berkinerja tinggi.

Oleh karena itu, diambil tindakan yang ditujukan untuk menganalisis penyebab munculnya berbagai masalah personel. Dalam hal ini, layanan profesional memasukkan pemantauan, peramalan, dan pencegahan dalam daftar tugas mereka.

Dengan demikian, tahapan perencanaan personalia dalam suatu organisasi sangat diperluas dengan kebijakan reaktif.

Pencegahan dan aktif

Ini adalah jenis yang ditujukan untuk peringatan dan dampak langsung.

Dalam arti sebenarnya dari istilah tersebut, ada kebijakan personel pencegahan dan kehati-hatian ketika manajemen memiliki perkiraan yang efektif untuk perkembangan situasi tertentu. Dan ketika keadaan seperti itu dikembangkan di perusahaan dan ada kebijakan profesional, kita dapat berbicara tentang analisis perencanaan personalia dalam organisasi.

Dalam situasi ini, mungkin ada keadaan seperti itu ketika manajemen sama sekali tidak memiliki dana untuk situasi khusus pribadi. Dalam hal ini, adatugas yang sulit bagi SDM. Mereka perlu memprediksi situasi untuk jangka menengah, yang bukan merupakan subjek perencanaan strategis maupun respons taktis.

Ini adalah salah satu ciri dari kebijakan personalia aktif, yang dapat dicirikan sebagai berikut.

Sumber Daya Manusia harus dapat mengembangkan program yang ditargetkan berdasarkan pemantauan waktu nyata dari situasi tertentu dan menyesuaikannya sesuai dengan tindakan sebelumnya. Hal ini diperlukan untuk mengembangkan formula yang menyediakan peramalan dan regulasi situasi reguler tertentu.

Inilah ciri dari posisi personel aktif yang harus realistis.

Buka dan tutup

Kebijakan personalia terbuka dicirikan oleh fakta bahwa setiap organisasi transparan bagi karyawan di semua tingkat struktural. Ini terbuka bahkan untuk karyawan potensial. Staf baru dapat mulai bekerja di organisasi baik pada tingkat terendah maupun tertinggi. Dan dalam beberapa, tentu saja, kasus yang ideal, perusahaan dengan kebijakan personel yang sepenuhnya terbuka ini harus dapat mempekerjakan spesialis mana pun di tingkat mana pun. Tentu saja, hanya jika dia memiliki kualifikasi yang sesuai dan, secara umum, organisasi membutuhkannya. Inilah keistimewaan politik terbuka.

Mungkin para pembaca yang memiliki pengalaman dalam struktur personel akan mengatakan bahwa semua ini terdengarcukup utopis. Namun, di perusahaan modern, kebijakan terbuka seperti itu bukanlah keadaan yang eksotik.

Saat ini, hal ini biasa terjadi, misalnya, bagi banyak perusahaan telekomunikasi, otomotif, atau radio modern yang telah bekerja pada tingkat tinggi dan terus melakukannya selama lebih dari setahun. Keunikan organisasi adalah mereka ingin membeli orang untuk tingkat pekerjaan apa pun, terlepas dari apakah mereka sebelumnya bekerja di perusahaan semacam ini atau tidak. Dan pengalaman secara umum juga tidak penting, bahkan terkadang pendidikan.

Dalam organisasi seperti itu, keterbukaan kebijakan personalia memiliki fleksibilitas tertentu, yang memberikan efek ekonomi yang signifikan. Tentu saja, tergantung pada perusahaan, kondisi perekrutan dapat bervariasi.

Seperti disebutkan di atas, ada juga kebijakan tertutup terbalik. Banyak ekonom percaya bahwa ini adalah bentuk yang agak ketinggalan zaman. Namun demikian, harus diakui bahwa kebijakan personel tertutup adalah yang paling umum di negara kita.

Formulir ini mengasumsikan bahwa organisasi hanya berfokus pada penyertaan dalam manajemen seniornya hanya karyawan dari perusahaan mereka sendiri dari tingkat sebelumnya. Artinya, ini adalah tangga karir yang umum di Rusia.

Pengisian lowongan di setiap level berikutnya hanya terjadi dari antara karyawan di organisasi yang sama, dan wajah baru hanya muncul di level terbawah.

Format ini tidak boleh dikaitkan hanya dengan konservatisme lingkungan personel domestik, karena demikiankebijakan tertutup adalah tipikal bagi banyak perusahaan Barat. Dan itu dibuat, tentu saja, untuk organisasi-organisasi yang berfokus pada penciptaan suasana perusahaan yang positif di dalam perusahaan.