Apa itu pengendalian persediaan? Cara melakukan akuntansi gudang. Organisasi akuntansi, tanggung jawab, program

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Keberhasilan operasi suatu perusahaan terdiri dari dampak total dari berbagai faktor dan kinerja yang kompeten dari fungsi-fungsi utama. Pada saat yang sama, perlu dicatat bahwa akuntansi barang yang benar dapat dikaitkan dengan salah satu kondisi utama untuk operasi perusahaan yang stabil.

Manajemen inventaris

Konsep ini digunakan untuk mendefinisikan akuntansi kuantitatif dan variasi konstan yang dilakukan di gudang. Tanpa memperhitungkan barang yang ditempatkan di gudang, sulit untuk memastikan keamanannya. Untuk proses seperti itu, kartu inventaris bahan digunakan, yang merupakan formulir yang disetujui oleh undang-undang untuk mencatat pergerakan bahan dari jenis, ukuran, dan kadar tertentu di gudang. Mereka diisi untuk setiap nomor item materi. Mereka dikelola oleh orang yang bertanggung jawab secara finansial, seperti manajer gudang atau penjaga toko.

Sebelum Anda mempercayakan pemilik toko dengan stok material perusahaan, sebagai suatu peraturan, kesepakatan dibuat dengannya. Ini menjelaskan jenis pekerjaan yang dilakukan karyawan dan tingkat tanggung jawab jika terjadi kehilangan atau kerusakan pada produk yang disimpan di gudang.

Organisasi akuntansi gudang

Proses akuntansi yang terorganisir dengan baikbahan yang ditempatkan di wilayah gudang adalah segmen yang sangat penting dan perlu dari kegiatan organisasi. Untuk operasi gudang yang efisien, dua sistem akuntansi umum digunakan: batch dan sortir. Namun apa pun pilihan yang dibuat, karyawan yang bertanggung jawab secara finansial akan menyimpan catatan produk perusahaan dalam bentuk barang. Prosedur ini dilakukan dengan menggunakan pesanan komoditas yang masuk dan keluar.

Jika kita mempertimbangkan informasi yang terkandung dalam manual akuntansi persediaan perusahaan, kita dapat menyimpulkan bahwa akuntansi analitik barang dan bahan dilakukan dengan menggunakan metode saldo atau faktur yang dapat dinegosiasikan. Dengan pendekatan ini, akuntansi dilakukan dalam konteks setiap lokasi penyimpanan, serta di dalamnya dengan fiksasi nomor item, berbagai grup produk, sintetis, dan sub-akun.

Menggunakan kartu

Akuntansi persediaan bahan, yang didasarkan pada lembar perputaran, dalam banyak kasus melibatkan penggunaan dua metode yang disebutkan di atas. Ini memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan pengoperasian gudang dan mencapai tingkat produktivitas yang lebih tinggi.

Pada opsi pertama, kartu akuntansi gudang digunakan, yang dibuka untuk setiap jenis barang inventaris yang disimpan di gudang. Ini menampilkan data kuantitatif-jumlah, yang, pada kenyataannya, adalah pergerakan material. Dasar untuk mengisi kartu tersebut adalah akuntansi utamadokumen.

Akuntansi gudang menggunakan kartu juga melibatkan tampilan saldo pada hari pertama dan menghitung omset untuk bulan tersebut. Dengan bantuan dokumentasi tersebut, lembar omset dikompilasi untuk setiap gudang secara terpisah. Selain itu, data kartu-kartu yang ada di departemen akuntansi diperiksa dengan dokumentasi di gudang.

Ada kemungkinan juga bahwa kartu akuntansi tidak disimpan di departemen akuntansi. Dalam hal ini, dokumen keluar dan masuk dikelompokkan berdasarkan nomor barang. Setelah itu, dengan bantuan dokumen-dokumen ini, hasil untuk bulan itu dihitung, dan data pengeluaran dan penerimaan dicatat secara terpisah. Selanjutnya, informasi ini ditampilkan di lembar omset. Saldo yang ditampilkan dalam laporan ini dibandingkan dengan saldo yang tercatat dalam kartu pembukuan di gudang.

Akuntansi Neraca

Bentuk akuntansi gudang ini berbeda dari yang sebelumnya. Perbedaan utama adalah bahwa tidak ada akuntansi kualitatif dan total dalam konteks barang dan bahan di departemen akuntansi. Pernyataan omset, masing-masing, juga tidak dikompilasi.

Dengan jenis organisasi gudang ini, akuntansi untuk barang dan bahan dilakukan dalam konteks sub-akun, kelompok komoditas, dan neraca, yang digunakan untuk memperhitungkan item inventaris secara eksklusif dalam istilah moneter. Akuntansi dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab secara finansial. Untuk proses ini, buku besar persediaan atau jurnal yang sesuai digunakan.

Adapun departemen akuntansi, berhubungan dengan penerimaan primerdokumentasi akuntansi dari orang yang bertanggung jawab secara finansial dan kemudian memeriksa data yang diterima. Ketika proses rekonsiliasi selesai, saldo bahan yang dicatat pada hari pertama dipindahkan ke neraca.

Akuntansi Partai

Perdagangan dan gudang dalam hal ini diatur sedemikian rupa sehingga kumpulan barang tertentu disimpan secara terpisah. Dan untuk masing-masing dari mereka, penjaga toko menulis kartu batch dalam dua salinan. Sebuah buku khusus digunakan untuk mendaftarkan kartu tersebut. Dalam hal ini, nomor batch yang diterima itulah nomor registrasi dalam buku ini. Setelah memasukkan informasi yang diperlukan, satu salinan ditransfer ke departemen akuntansi, dan yang lainnya tetap di gudang dan menjalankan fungsi register akuntansi gudang.

Perlu dicatat fakta bahwa barang dan bahan dengan nama yang sama ditentukan sebagai batch. Produk ini harus dipasok oleh satu pemasok. Adapun jumlah pengiriman, mungkin ada beberapa.

Saat mengisi kartu batch, pekerja gudang harus menunjukkan tanggal kompilasi, nomornya, waktu pengisian tindakan penerimaan barang, jenis transportasi, rincian pemasok, nomor dan tanggal faktur, nama produk, tempat keberangkatan, serta berat dan grade.

Akuntansi gudang bahan, yang menggunakan metode batch, menyiratkan refleksi selama pelepasan barang dari tanggal tindakan ini, jumlah dokumen komoditas yang dapat dikonsumsi, moda transportasi, nama penerima, jumlah dan tingkat produk yang dijual. Pada saat yang sama, dokumen pengeluaran menunjukkannomor kartu pesta.

Ketika semua stok batch tertentu habis, manajer gudang dan merchandiser membubuhkan tanda tangan mereka pada kartu dan mentransfernya ke departemen akuntansi, di mana selanjutnya akan diperiksa.

Ada kemungkinan bahwa kekurangan akan terungkap selama pemeriksaan. Dalam hal ini, akuntansi gudang menyiratkan tindakan berikut: sebelum inventaris berikutnya, akuntan menghapuskan kekurangan tersebut ke biaya distribusi, tetapi hanya dengan syarat bahwa itu dalam batas kerugian alami. Jika norma dilampaui, maka kekurangannya harus dipulihkan dari orang-orang yang bertanggung jawab secara finansial atas produk yang disimpan di gudang.

Informasi juga perlu dipertimbangkan bahwa sistem inventarisasi batch mencakup pembuatan undang-undang untuk batch barang dan bahan yang digunakan sepenuhnya.

Bagaimana jurnal gudang digunakan untuk menyortir?

Jika metode akuntansi ini digunakan, maka penjaga toko membuka satu atau lebih halaman di jurnal komoditas untuk setiap varietas dan nama produk. Kartu terpisah juga dapat dimasukkan. Jumlah halaman tergantung pada volume operasi yang dilakukan pada penerimaan dan konsumsi.

Dalam judul kartu atau halaman majalah, Anda harus menunjukkan artikel, nama, variasi, dan fitur lain yang membedakan produk tertentu. Sisa ruang pada halaman digunakan untuk menunjukkan penerimaan, pengeluaran, dan saldo produk.

Buku inventaris (jurnal) diperlukan untuk mencatat data saat mendaftarkan setiap penerimaan atau pengeluarandokumen.

Legislasi mengizinkan penggunaan berbagai bentuk majalah. Contohnya adalah jurnal perdagangan dalam bentuk N MX-2. Itu harus dilakukan oleh penjaga toko atau orang lain yang bertanggung jawab. Dasar pengisiannya adalah dokumen penerimaan dan pengeluaran barang dan bahan yang disetorkan sebelumnya. Log tersebut berisi data berikut:

- tanggal saat barang dan bahan diterima untuk disimpan;

- unit yang memindahkan barang inventaris ke gudang;

- nama, harga, kuantitas, satuan ukuran barang dan bahan;

- nomor dan tanggal dokumen yang digunakan pada saat penerbitan dan penerimaan produk;

- lokasi penyimpanan.

Agar barang dapat diterima untuk penyimpanan dan selanjutnya dikeluarkan, perlu untuk mengesahkan dokumentasi yang relevan dengan tanda tangan penjaga toko dan manajer gudang.

Mengatur akuntansi gudang jenis kuantitatif dengan benar, di mana pergerakan dan saldo produk dicatat, berbagai jenis majalah komoditas akan membantu, dengan bantuan item inventaris yang disimpan di tempat penyimpanan, serta memperbaiki konsumsi mereka. Informasi tersebut juga dapat ditampilkan dalam bentuk pernyataan.

Bagaimana cara melakukan inventory markdown?

Perdagangan dan penyimpanan pasti terkait dengan fenomena seperti keusangan barang, serta penurunan permintaan atau penurunan kualitas. Isu-isu ini tidak dapat diabaikan dan proses penurunan harga digunakan untuk mengatasinya secara efektif. Untuk pendaftarannya, Anda memerlukan tindakan penyusutan aset material.

Harus dibuat dan ditandatangani dalam rangkap dua. Ini dilakukan oleh orang-orang yang bertanggung jawab yang mewakili komisi khusus. Satu salinan tetap dengan manajer gudang (harus disimpan), yang kedua dikirim ke departemen akuntansi. Dalam beberapa situasi, satu salinan mungkin dilampirkan pada catatan pengiriman. Ini dilakukan untuk transfer selanjutnya dari dokumen ini ke organisasi yang bergerak dalam penjualan barang diskon, atau untuk tujuan pengembalian ke pabrikan.

Sistem Manajemen Gudang

Salah satu tugas utama bisnis apa pun adalah otomatisasi dan optimalisasi semua proses internal perusahaan. Ini akan menghemat waktu dan meningkatkan kualitas layanan.

Gudang tidak terkecuali. Untuk mempercepat berbagai proses terkait penerimaan dan konsumsi barang digunakan program akuntansi gudang. Ini mungkin memiliki tampilan dan struktur yang berbeda, tetapi fungsi perangkat lunak tersebut tetap sama.

Kita berbicara tentang peluang berikut:

- distribusi produk di gudang oleh sel penyimpanan, batch dan orang yang bertanggung jawab;

- kemungkinan perhitungan ulang dinamis dari saldo stok;

- pelacakan kargo di sepanjang rute lalu lintas;

- penggunaan berbagai metode penetapan harga barang;

- inventarisasi dan pembentukan selanjutnya dari pelaporan yang relevan sesuai dengan hasilnya;

- formasi tanda terima dan pesanan gudang;

- revaluasi barang karena pengaruh berbagai faktor yang membentuk nilainya;

- manajemen gudang.

Program pengendalian inventaris yang dirancang dengan baik memungkinkan Anda membangun operasi gudang transit yang efisien, serta gudang serba guna. Juga dipraktekkan untuk menggunakan analog elektronik dari kartu akuntansi gudang, yang memiliki semua filter yang relevan. Kita berbicara tentang informasi pelacakan di area berikut:

- mata uang yang digunakan untuk membayar barang (menurut laporan pemeriksaan, tindakan kelebihan dan kekurangan, pernyataan ketersediaan aktual, dll.);

- batch produk, syarat penyimpanan, tanggal kedaluwarsa sertifikat;

- berbagai jenis operasi dengan barang dan bahan;

- tujuan;

- menyortir;

- orang yang bertanggung jawab secara finansial;

- operasi penempatan staf dan pembongkaran aset material di gudang.

Sebagai aturan, akuntansi gudang otomatis tersebut diselesaikan oleh pengembang, dengan mempertimbangkan karakteristik individu dari bisnis klien tertentu.

Program saat ini

Berbagai perangkat lunak dapat digunakan untuk mengatur pekerjaan gudang secara efektif. Tapi salah satu pilihan yang paling populer adalah "1C Warehouse Accounting". Perangkat lunak ini memiliki keunggulan tertentu yang menarik banyak perusahaan yang mengintegrasikan program ini ke dalam gudang mereka.

Fungsi tombol terlihat seperti ini:

- akuntansi aset material yang cepat dan tepat waktu, kedatangan dan pergerakannya;

- pemeliharaan yang akurat dari semua dokumentasi gudang;

-pemeliharaan jurnal (kartu) gudang yang tepat waktu dan nyaman;

- ketersediaan semua alat yang diperlukan untuk inventaris yang benar;

- representasi dan pemrosesan sistem gudang.

Dengan bantuan perangkat lunak ini, Anda secara kualitatif dapat mencakup beberapa bidang kegiatan ekonomi perusahaan. Kita berbicara tentang mengelola aturan penjualan, stok, keuangan, pembelian, dan pengiriman barang. Keuntungan utama "1C" termasuk kemudahan penggunaan program, kemungkinan koreksi dengan mempertimbangkan kebutuhan organisasi tertentu dan kepatuhan penuh terhadap norma-norma undang-undang Rusia.

Jika mau, Anda dapat menggunakan program lain: "Super Warehouse", "Barang-uang-barang" dan lainnya.

Kesimpulan

Jelas, pekerjaan gudang memainkan peran penting dalam membangun perusahaan yang efektif. Oleh karena itu, kualitas pelayanan, kecepatan pengiriman dan keadaan proses penjualan secara keseluruhan tergantung pada tingkat organisasi fungsi gudang. Jadi, setiap perusahaan yang tertarik untuk berhasil membangun siklus penjualan dan pengiriman produk harus mengatur akuntansi barang dengan benar.