Proses pengambilan keputusan manajerial: faktor yang mempengaruhi, tahapan, esensi dan isi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Decision Management (DM) adalah serangkaian proses untuk mengoptimalkan tindakan. Tujuannya adalah untuk meningkatkan metode manajemen, menggunakan semua informasi yang tersedia untuk meningkatkan akurasi, konsistensi dan efisiensi. Untuk mengimplementasikannya, alat seperti aturan bisnis, kecerdasan bisnis (BI), peningkatan berkelanjutan (Kaizen), kecerdasan buatan (AI) dan analitik prediktif digunakan. Untuk berhasil mengelola perusahaan, Anda perlu mengetahui segala sesuatu tentang faktor-faktor yang mempengaruhi proses pengambilan keputusan manajerial.

Sistem keputusan

Ini adalah dasar dari tindakan manajerial. Ini adalah siklus fungsi yang berkelanjutan dari komponen penting dari proses holistik kepemimpinan. Memutuskan berarti sampai pada kesimpulan tertentu untuk pilihan yang tepat dari serangkaian alternatif.

Varian yang diterima dari tindakan tim diperlukan untuk manajemen organisasi dan perencanaan, pemantauan dan perekrutan. Mempelajari faktor-faktor yang mempengaruhi prosesmembuat keputusan manajerial adalah tahap wajib dari manajemen.

Manajemen senior bertanggung jawab atas semua pencapaian strategis seperti tujuan bisnis, belanja modal, acara operasional, pelatihan staf, dan kontrol lainnya. Tanpa SD tersebut, tidak ada tindakan yang dapat diambil, dan sumber daya yang dihabiskan akan menjadi tidak produktif. Keputusan harus seakurat mungkin. Dalam ruang bisnis saat ini, mereka membutuhkan pendekatan ilmiah.

Terminologi dan modernitas Oxford

Dalam Kamus Oxford, istilah "pengambilan keputusan" didefinisikan sebagai "tindakan untuk realisasi atau realisasi". Ini berarti memilih dua atau lebih mata kuliah alternatif. Untuk masalah bisnis apa pun, ada jalur alternatif dengan faktornya sendiri yang memengaruhi proses pengambilan keputusan manajerial.

Manajer mempertimbangkan alternatif ini dan memilih opsi terbaik. Untuk implementasi aktual, manajer harus mempertimbangkan lingkungan bisnis yang tersedia dan memilih rencana alternatif yang menjanjikan. Ketika membuat keputusan, perlu untuk mempertimbangkan secara kritis berbagai pilihan dan memilih dari yang terbaik. Suatu alternatif mungkin benar atau tidak, tetapi akan dinilai di masa depan berdasarkan hasil aktual yang diperoleh dari implementasinya.

Tahapan kerja pemimpin

Pengambilan keputusan terdiri dari serangkaian langkah yang dipilih secara logis. Ini adalah proses yang rasionalyang memakan waktu dan memberikan beberapa aturan dan pedoman tentang cara menggunakannya, termasuk banyak kegiatan terorganisir.

Peter Drucker memelopori pendekatan ilmiah dalam bukunya yang terkenal di dunia The Practice of Management, yang diterbitkan pada tahun 1955. Di dalamnya, ia dengan jelas menguraikan semua faktor yang mempengaruhi proses pengambilan keputusan manajerial, dan merekomendasikan metode ilmiah menggunakan langkah-langkah berikut:

1. Tentukan masalah bisnis yang sebenarnya. Informasi yang relevan dengannya harus dikumpulkan sedemikian rupa sehingga analisis kritisnya dimungkinkan. Perbedaan yang jelas harus dibuat antara masalah dan gejala yang mungkin mengaburkan penyebab sebenarnya. Manajer harus mencari faktor kritis, mempertimbangkan semua kegagalan dan mencari tahu apakah mereka dapat dikendalikan atau tidak.
2. Analisis situasi. Parameter ini diklasifikasikan untuk menentukan lingkaran pengambil keputusan dan orang-orang yang memerlukan informasi wajib. Faktor-faktor dalam proses pengambilan keputusan manajerial yang diperhitungkan dalam analisis: tahap masa depan, jumlah pengaruh, jumlah argumen yang terlibat dan keunikannya.
3. Pengumpulan data tentang masalah. Dalam dunia bisnis, terdapat arus informasi yang kuat yang diberikan oleh perkembangan terkini di bidang teknologi informasi. Semua informasi profil yang tersedia sepenuhnya digunakan untuk menganalisis masalah, yang memungkinkan Anda untuk menjelaskan semua aspeknya.
4. Mengembangkan alternatif. Manajer berkewajiban untuk menentukan alternatif yang tersedia yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah ini. Dalam prosesmembuat dan menerapkan keputusan manajerial, perlu untuk mempertimbangkan hanya alternatif yang realistis. Sama pentingnya untuk mempertimbangkan kendala waktu dan biaya, serta hambatan psikologis yang memperlambatnya.
5. Pilihan solusi yang optimal adalah pilihan yang paling rasional. Alternatif yang dipilih dengan demikian dibawa ke perhatian mereka yang dapat mempengaruhi implementasi.
6. Mengubah keputusan menjadi tindakan. Tanpa ini, itu hanya akan menjadi pernyataan niat baik. Tim harus menerapkannya sepenuhnya, sesuai dengan rencana yang disetujui oleh manajemen, diperoleh dengan mempertimbangkan semua faktor dari proses pengambilan keputusan manajemen.
7. Berikan umpan balik. Manajer harus mengambil langkah-langkah untuk memberikan umpan balik menggunakan pengujian terus menerus terhadap perkembangan nyata untuk memenuhi harapan dari implementasi rencana aksi. Umpan balik dimungkinkan dalam bentuk informasi terorganisir, laporan dan pengamatan pribadi. Penting untuk memutuskan apakah akan melanjutkan rencana yang sudah diadopsi atau menyesuaikannya dengan keadaan yang berubah.

Faktor bertingkat

Pengambilan keputusan merupakan aspek penting dari manajemen modern karena menentukan tindakan organisasi perusahaan. Ini adalah fungsi utama manajemen. Ini dapat didefinisikan sebagai tindakan yang sengaja dipilih dari serangkaian alternatif untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Beberapa faktor lebih penting di tingkat administrasi yang lebih tinggi, yang lain di tingkat yang lebih rendah. Ada berbagaijenis keputusan:

• terprogram;
• tidak dapat diprogram;
• input data;
• prasangka;
• keterbatasan kognitif.

Programmable ditentukan dalam proses pembuatan dan penerapan keputusan manajerial dalam kondisi yang diasumsikan, ketika manajer memiliki parameter dan kriteria yang jelas, ketika masalah terstruktur dengan baik, dan alternatif didefinisikan dengan jelas. Kesulitan harus diselesaikan melalui pedoman dan prosedur yang ditetapkan.

Yang tidak dapat diprogram adalah hasil dari keadaan yang unik, dan hasilnya seringkali tidak dapat diprediksi. Manajer dihadapkan dengan masalah terstruktur yang buruk yang memerlukan respons mode pengguna. Biasanya ditangani oleh manajemen senior.

Data input penting karena diperlukan informasi yang memadai dan akurat tentang situasi untuk membuat keputusan, jika tidak kualitasnya akan menurun.

Prasangka dan prasangka muncul saat membuat keputusan manajerial. Dalam proses manajemen, karena kekhasan persepsi manusia tentang dunia, opsi yang tidak efisien dapat dipilih. Karena persepsi bersifat selektif, manajer menerima informasi dari dunia luar melalui penyaringan perasaannya. Selain itu, sikap subjektif mendistorsi data sesuai dengan keyakinan, sikap, dan nilai yang telah ditetapkan sebelumnya.

Keterbatasan kognitif juga mempengaruhi pemecahan masalah. Otak manusia, yang merupakan sumber pemikiran dan kreativitas, terbatas kemampuannya untuk menerima pilihan yang kompleks dari banyak sekalielemen struktural terputus karena beberapa alasan. Misalnya, ingatan manusia berumur pendek, hanya mampu menyimpan beberapa ide, kata, dan simbol dalam satu waktu. Itulah mengapa sulit untuk secara bersamaan membandingkan semua alternatif yang mungkin dan membuat pilihan ketika membuat keputusan manajerial.

Proses manajemen dan risiko

Keputusan dibentuk dalam diri seseorang melalui kualitas pribadi dan karakteristik organisasi tertentu. Rasio risiko dipengaruhi oleh variabel berikut:

1. Pikiran seorang pengembang. Tingkat kecerdasan yang lebih tinggi biasanya mengarah pada pandangan yang sangat konservatif, individu seperti itu membuat keputusan tingkat rendah.
2. Menunggu kesuksesan. Orang dengan ekspektasi tinggi cenderung sangat optimis dan mau mengambil kesimpulan bahkan dengan sedikit informasi. Manajer yang mengambil tindakan dengan tingkat keberhasilan yang rendah akan membutuhkan lebih banyak informasi dalam proses pengambilan keputusan manajemen organisasi.
3. Batas waktu. Di dunia modern, ada situasi ketika, karena sejumlah alasan pribadi (keluarga, rumah tangga, alasan kesehatan), pelaku membutuhkan lebih banyak waktu untuk membuat keputusan yang rasional. Namun, ada kategori pekerja yang bekerja lebih baik dalam waktu yang lebih singkat dan dapat menghasilkan ide dengan cepat.
4. Pendekatan heuristik. Kebanyakan orang tanpa adanya waktu mengandalkan pendekatan ini berdasarkan pada pilihan yang memuaskan daripada pilihan yang optimal. Tindakan seperti itu membatasi pencarian tambahaninformasi, mempertimbangkan lebih sedikit alternatif, tidak berfokus pada alasan penyimpangan. Pendekatan ini juga dapat digunakan ketika biaya untuk mengumpulkan informasi dan memperkirakannya terlalu tinggi.

Kebiasaan pribadi dan pengaruh sosial

Kebiasaan pribadi manajer terbentuk sebagai hasil dari pengaruh sosial lingkungan dan proses persepsi pribadi, menempati tempat penting dalam proses utama pengambilan keputusan manajerial. Mereka perlu dipelajari untuk menyediakan gaya kepemimpinan pribadi.

Beberapa orang hanya berpegang pada pendapat mereka, meskipun itu tidak optimal untuk situasi produksi. Orang lain tidak dapat mengakui bahwa mereka salah dan terus bertindak, mengabaikan bukti jelas yang menunjukkan perlunya perubahan. Ada manajer yang mengaitkan kegagalan dengan faktor eksternal daripada kesalahan mereka sendiri. Kebiasaan pribadi ini berdampak besar pada operasi dan efisiensi organisasi.

Norma sosial dan kelompok juga memiliki dampak signifikan pada gaya pengambilan keputusan. Spesialis mendefinisikan norma sosial sebagai skala penilaian dan menunjukkan luas yang dapat diterima dan tidak diinginkan untuk aktivitas perilaku, peristiwa, kepercayaan, atau objek apa pun yang menggairahkan anggota kelompok sosial.

Dengan kata lain, norma sosial adalah standar dan cara membuat penilaian yang diterima. Demikian pula, pendidikan budaya dan berbagai aspeknya memiliki pengaruh yang besar terhadapgaya kepemimpinan. Misalnya, dalam sistem organisasi Jepang, seseorang membuat keputusan dengan berkonsultasi dengan peserta lain. Gaya ini berorientasi pada budaya dan membuat implementasi menjadi lebih mudah karena setiap anggota tim terlibat dalam prosesnya.

Analisis proses pengambilan keputusan manajemen

Ini adalah langkah penting dan mungkin yang paling sulit. Manajer harus menentukan keuntungan dan kerugian dari setiap alternatif dan mempertimbangkannya dalam situasi yang berbeda sebelum membuat rencana akhir.

Metode untuk mengembangkan alternatif:

1. Brainstorming di mana tim bekerja sama untuk menghasilkan ide dan solusi alternatif.
2. Teknik Grup Nominal adalah metode yang melibatkan penggunaan rapat yang sangat terstruktur dengan agenda. Model ini membatasi diskusi atau komunikasi interpersonal dalam prosesnya.
3. Teknik Delphi dimana peserta tidak bertemu, tetapi ketua tim menggunakan metode tertulis dalam proses pengambilan keputusan manajemen dan evaluasi alternatif.

Alternatif dapat dievaluasi dengan berbagai cara:

1. Pengukuran kualitatif dan kuantitatif.
2. Analisis biaya dan manfaat untuk setiap alternatif.
3. Analisis margin.

Setelah alternatif dianalisis dan dievaluasi, manajer harus memilih opsi terbaik yang memberikan preferensi tertinggi dalam memenuhi semua kriteria yang diperlukan. Terkadang pilihannya sederhana dengan manfaat yang jelas, tetapi biasanyasolusi terbaik adalah kombinasi dari beberapa alternatif. Dalam kasus di mana alternatif terbaik mungkin tidak jelas, manajer menggunakan probabilitas, penelitian dan analisis berdasarkan pengalaman dan penilaiannya.

Pekerjaan manajer tidak berakhir dengan pengambilan keputusan. Manajer bertanggung jawab untuk memperoleh hasil positif dari rencana yang diterapkan, yang efektivitasnya diverifikasi melalui sistem evaluasi yang memberikan umpan balik untuk memantau kualitas perbaikan.

Kelompok faktor utama

Sejumlah faktor dapat mempengaruhi definisi pengambilan keputusan manajerial.

Mereka dibagi menjadi tiga kelompok utama:

1. Masalah persepsi. Hal ini dapat digambarkan sebagai cara peserta menginterpretasikan lingkungan mereka. Persepsi seseorang dapat mempengaruhi cara mereka memecahkan masalah. Misalnya, ketika informasi tentang suatu masalah perlu dikumpulkan, perasaan itu memengaruhi di mana informasi itu dicari.
2. Kebijakan organisasi menyangkut perilaku individu dan kelompok yang akan mempengaruhi pelaksana lain dari rencana perusahaan.
3. Masalah lingkungan. Mereka adalah faktor eksternal yang mempengaruhi organisasi. Jenis faktor eksternal - ini adalah pasar tempat perusahaan beroperasi, ekonomi, undang-undang pemerintah, reaksi pelanggan terhadap produk dan layanan organisasi.

Gaya Pemimpin

Perkembangan proses pengambilan keputusan manajerial sangat tergantung pada individu danpendekatan pemecahan masalah. Setiap pemimpin atau manajer memiliki gaya masing-masing, dilengkapi dengan pengalaman dan kemampuan pribadi. Ada beberapa gaya perilaku personel manajerial:

1. Tindakan yang sah atau otokratis. Manajer yang menganut gaya ini mengevaluasi beberapa alternatif dengan menggunakan informasi yang terbatas. Mereka tidak menganggap penting untuk berkonsultasi dengan orang lain, untuk mencari informasi yang lebih lengkap dan terpercaya.
2. Tindakan analitis. Manajer yang menggunakan gaya ini ingin mendapatkan lebih banyak informasi dan mempertimbangkan sejumlah alternatif sebelum menyelesaikan keputusan. Mereka mencari informasi yang relevan dari sumbernya, menemukan dan mempelajarinya secara rinci, menggunakan semua sumber yang memungkinkan. Manajer ini adalah orang yang berhati-hati yang mampu beradaptasi dan menangani situasi yang unik.
3. Proses pengambilan keputusan perilaku. Pemimpin yang menganut model ini percaya pada co-management, mempertimbangkan pendapat dan pengalaman bawahan, dan selalu mendengarkan mereka.
4. Pengambilan keputusan konseptual. Manajer yang menggunakan gaya ini intuitif dalam berpikir dan toleran terhadap ketidakpastian. Mereka mengeksplorasi banyak alternatif dan hanya fokus pada jangka panjang.

Teknologi

Urutan proses pengambilan keputusan manajerial mencakup berbagai jenis teknologi. Teknologi informasi memberikan dukungan untuk solusi bisnis DSS dan AI. Kombinasi dari sistem ini membantu untuk membuat database melalui onlineProses analitis OLAP untuk memfasilitasi prosedur yang membutuhkan banyak usaha dan analisis, yang menyederhanakan proses pengambilan keputusan manajemen.

Tingkat teknologi di perusahaan memastikan pembentukan rencana untuk implementasi opsi yang dipilih:

1. Kekuatan pemrosesan data meningkat dengan diperkenalkannya teknologi yang membantu membuat keputusan bisnis yang cepat, memberikan kemampuan untuk memproses informasi dalam jumlah besar menggunakan alat penambangan data.
2. Menyediakan kecepatan teknologi dalam proses pengambilan keputusan manajemen, memproses array besar dan model pemrosesan yang kompleks, membantu menciptakan informasi yang berguna.
3. Teknologi mendukung pengambilan keputusan kelompok, tim karyawan dapat menggunakan sistem dukungan kelompok untuk proses yang cepat.
4. Sistem Pendukung Keputusan GDSS adalah jenis sistem yang memfasilitasi perumusan masalah kelompok, adopsi rencana tim melalui integrasi, kerja tim, kemampuan DSS, dan telekomunikasi. Semakin kompleks dan tidak terstruktur keputusan yang harus dibuat tim, semakin banyak GDSS yang dapat membantu.

Sistem interaktif yang fleksibel

Untuk membuat keputusan yang cepat dan penting dalam suatu organisasi, teknologi modern digunakan:

1. Sistem Pendukung Keputusan DSS adalah sistem TI yang sangat fleksibel dan interaktif yang dirancang untuk mendukung proses ketika masalah tidak terstruktur.
2. Gruppendukung keputusan GDSS adalah sistem yang memfasilitasi perumusan masalah kelompok.
3. Sistem Informasi Geografis (SIG) adalah sistem yang dirancang khusus untuk informasi spasial.
4. Kecerdasan Buatan (AI) adalah ilmu menciptakan mesin yang meniru pemikiran dan perilaku manusia.
5. Sistem pakar adalah sistem kecerdasan buatan yang menggunakan kekuatan logika untuk menarik kesimpulan.
6. Jaringan saraf adalah sistem cerdas yang dapat belajar membedakan pola.
7. Genetic Algorithm adalah sistem kecerdasan buatan yang meniru proses evolusi survival of the fittest untuk mengembangkan solusi yang lebih baik.

Pro dari konsensus strategis

Penerapan rencana adalah fungsi utama manajemen. Ini dimulai hanya ketika manajemen mengambil arah strategis untuk pengembangan. Tanpa tindakan ini, tahapan proses pengambilan keputusan manajerial tidak dapat diselesaikan, dan sumber daya tidak akan digunakan. Dengan demikian, penerapan strategi adalah fungsi utama manajemen dan memfasilitasi seluruh proses dengan memberikan latar belakang yang tepat untuk kegiatan manajemen pertama yang disebut "perencanaan".

Ini memberikan bentuk konkret pada keputusan tujuan bisnis yang luas yang dibuat oleh manajer puncak. Proses ini dengan fungsi kontrol terus menerus. Manajer di semua tingkatan membuat keputusan dalam tanggung jawab pekerjaan mereka. Kesinambungan proses adalah suatu keharusan bagi semua manajer dan manajemenstaf.

Tidak ada tindakan lebih lanjut yang mungkin dilakukan kecuali keputusan telah dibuat. Mereka perlu dibentuk secara teratur sebagai masalah baru, kompleksitas dan kegagalan berkembang dalam bisnis. Ini mungkin karena perubahan lingkungan. Produk baru dapat memasuki pasar, pesaing dapat masuk, dan kebijakan pemerintah dapat berubah. Semua ini mengarah pada perubahan lingkungan di sekitar struktur bisnis.

Ini adalah pekerjaan yang rumit dan bertanggung jawab. Manajer harus mengambil keputusan yang cepat dan tepat dalam menjalankan tugasnya. Bahkan, mereka dibayar untuk kedewasaan dan kemampuan mereka untuk bertanggung jawab. Aktivitas manajemen hanya mungkin jika rencana yang tepat diadopsi. Tindakan yang benar memberikan peluang untuk berkembang, sedangkan tindakan yang salah menyebabkan kerugian dan ketidakstabilan bagi perusahaan.

Kesalahan manajemen umum

Banyak faktor yang mempengaruhi proses pengambilan keputusan dapat menyebabkan kesalahan. Seorang pemimpin kelompok yang segera dan sepenuhnya menyadari semua kemungkinan jenis kesalahan dan penyebab kesalahannya berada dalam posisi yang lebih baik. Beberapa kesalahan umum dan jenisnya dalam proses pengambilan keputusan manajerial:

1. Berangkat dari template pribadi. Setiap orang memiliki kekuatan atau prasangka unik mereka sendiri yang mengarah pada gaya kepemimpinan tertentu. Cara terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah dengan mencoba terbuka terhadap informasi di dalam sistem manajemen.
2. Kepercayaan yang berlebihan terhadap informasi orang lain. Pemimpin sering mengandalkan pendapat orang lain. Namun, jika mereka tidak terlibat langsungdalam situasi bermasalah, mereka mungkin tidak memiliki tingkat kesadaran yang diperlukan untuk membuat keputusan.
3. Mengabaikan informasi yang diterima dari anggota kolektif. Masalah ini dapat dengan mudah muncul dalam situasi tim. Dalam banyak kasus, karyawan perusahaan adalah orang-orang yang paling dekat hubungannya dengan masalah tersebut. Jika pendapat mereka tidak diindahkan, ada kegagalan tim secara umum. Cara terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah memastikan bahwa semua anggota organisasi terlibat dalam proses.
4. Mengabaikan intuisi. Dalam banyak kasus, orang bertindak dengan benar pada tingkat bawah sadar. Sayangnya, mereka sering cenderung mengabaikan intuisi mereka dan kemudian melakukan hal yang salah.

Saran untuk manajer puncak

Ada strategi yang dapat Anda gunakan untuk menghindari kesalahan umum dan mengasah keterampilan manajerial Anda. Membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat akan membantu tim menangkap peluang bisnis dan menghindari jebakan:

1. Pikirkan kembali masalahnya. Ketika sebuah tim menghadapi kendala dalam suatu kegiatan, perlu untuk memeriksa konteks penuh dan melihat masalah dari sudut pandang terbesar. Ini akan membantu untuk mengabaikan satu aspek atau mengabaikan yang lain. Anda perlu menemukan setidaknya 3 cara berbeda untuk melihat masalah.
2. Membuat keputusan berdasarkan informasi. Tujuan manajemen adalah menggunakan bukti ilmiah dalam membuat rencana, tidak hanya mengandalkan intuisi.
3. Terapkan data kinerja untuk mendukungsolusi.
4. Dapatkan informasi terkini dan terlengkap dari lingkungan bisnis.
5. Tantang perasaan batin Anda dan temukan bukti objektif untuk mendukungnya.
6. Mendengarkan pendapat orang lain.
7. Bersikaplah terbuka.
8. Temukan cara untuk mendorong komunikasi di dalam perusahaan.
9. Bersikaplah terbuka untuk percakapan dan ciptakan lingkungan di mana orang dapat berbicara langsung bahkan ketika kebenaran terungkap.
10. Kembangkan rasa risiko.
11. Lupakan kesalahan masa lalu. Orang cenderung membuat pilihan yang membenarkan pengalaman masa lalu, bahkan jika keputusan sebelumnya tidak berhasil. Mereka juga cenderung menghabiskan waktu dan uang untuk memperbaiki masalah di masa lalu padahal akan lebih bermanfaat untuk mengakui kesalahan dan melanjutkan.
12. Jujurlah pada diri sendiri.
13. Jadilah tegas.

Dengan demikian, jelaslah bahwa pengambilan keputusan merupakan aspek penting dari manajemen modern dan sebaiknya dilakukan secara profesional.