Metode pengambilan keputusan kolektif dalam manajemen: tahapan utama dan contoh

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Pengambilan keputusan untuk seorang manajer adalah pekerjaan yang konstan dan bertanggung jawab. Ini dilakukan secara harfiah di semua tindakan pemimpin di tingkat mana pun, membantu merumuskan penetapan tujuan dan mengarah pada pencapaian mereka.

Pengambilan keputusan bukan hanya tentang manajer. Ini mempengaruhi karyawan organisasi, dan terkadang seluruh tim. Itulah mengapa sangat penting bagi keberhasilan untuk memahami sifat dan esensi dari tindakan tersebut, yang akan memungkinkan keberhasilan di bidang manajemen.

Agar keputusan dibuat seefektif mungkin, manajer harus mempertimbangkan sejumlah faktor. Ini akan dicapai melalui penggunaan tim lintas fungsi yang ditargetkan, yang anggotanya harus dipilih dari berbagai tingkat dan departemen organisasi.

Metode penerimaan kolektifkeputusan adalah cara berpikir yang paling efektif. Bagaimanapun, penggunaannya memungkinkan kita untuk berbicara dengan percaya diri tentang objektivitas maksimum dari penilaian ahli yang diperoleh. Hal ini terjadi karena keterlibatan perwakilan dan berbagai spesialis.

Manfaat solusi grup

Mari kita pertimbangkan kelebihan dan kekurangan metode kolektif. Manfaatnya adalah sebagai berikut:

1. Mendapatkan informasi lebih lanjut. Ketika sebuah kelompok terlibat dalam proses pengambilan keputusan, berbagai sudut pandang dapat diamati berdasarkan pengalaman yang diperoleh oleh masing-masing spesialis yang termasuk di dalamnya. Ini menjadi tidak mungkin untuk satu orang.
2. Mengembangkan beberapa opsi. Sehubungan dengan penggunaan sejumlah besar informasi oleh kelompok, banyak sudut pandang yang menjadi bahan diskusi. Keuntungan dari metode pengambilan keputusan kolektif ini terutama terlihat dalam kasus di mana tim dikumpulkan dari perwakilan dari spesialisasi yang berbeda. Banyaknya saran dan pemikiran cenderung mengarah pada pilihan yang lebih berguna daripada dalam kasus pekerjaan masing-masing karyawan.
3. Probabilitas maksimum persetujuan keputusan oleh tim. Seringkali perusahaan tidak mencapai tujuannya. Hal ini terjadi karena ketidaksepakatan karyawan untuk melaksanakan keputusan yang menjadi perhatian mereka. Namun, jika pelaksana langsung mengambil bagian dalam adopsi, maka di masa depan ia pasti akan mulai menerapkannya dan memastikan bahwa rekan-rekannya melakukan hal yang sama.
4. Legitasi yang luar biasa. Metode pengambilan keputusan kolektif konsisten dengan cita-cita demokrasi masyarakat. Itulah sebabnya pendapat yang dikemukakan oleh kelompok tersebut dianggap oleh banyak orang lebih memiliki kekuatan hukum. Keputusan yang dibuat oleh diri sendiri, apalagi oleh orang yang berkuasa penuh, sering kali dianggap despotik dan diktator.

Kekurangan metode grup

Apa yang dapat dikaitkan dengan kelemahan kerja tim? Diantaranya:

1. Buang-buang waktu yang signifikan. Tidak dapat mengumpulkan grup dengan cepat. Tim karyawan juga membutuhkan waktu untuk mengembangkan satu solusi. Kekurangan seperti itu tidak disebabkan oleh tindakan satu orang.
2. Kekuatan minoritas. Anggota kelompok yang terbentuk tidak akan pernah memiliki kedudukan yang sama. Mereka akan berbeda satu sama lain dalam status mereka di organisasi, pengalaman kerja, pengetahuan tentang masalah, kemampuan untuk mengekspresikan pendapat dan ide mereka sendiri, serta kepercayaan diri pribadi. Pengaruh tersebut tentu akan mengarah pada fakta bahwa satu atau lebih anggota kelompok akan mulai menggunakan keuntungan mereka dan akan "menekan" orang lain. Akibatnya, minoritas dominan dapat mempengaruhi adopsi versi final.
3. Tekanan grup. Dalam proses pengambilan keputusan, sebagian besar anggota tim ingin menjadi "seperti orang lain". Ini terjadi di bawah pengaruh tim yang dibentuk. Hal ini menyebabkan munculnya fenomena yang disebut pola pikir atau pemikiran kelompok. Dalam hal ini, seseorang tidak memiliki pendapatnya sendiri sama sekali, atau menolaknya demi pendapat mayoritas. Pola pikir itu anehbentuk penyerahan. Ketika dia hadir, anggota tim akan mengabaikan sudut pandang yang tidak populer atau tidak standar hanya untuk menciptakan kesan setuju dengan mayoritas. Semua ini berdampak negatif pada efektivitas keputusan kelompok.
4. Kurangnya pembagian tanggung jawab yang jelas. Semua anggota kelompok bertanggung jawab atas keputusan yang dibuat. Tetapi dengan siapa harus meminta hasil akhir? Ketika satu keputusan dibuat, jawaban atas pertanyaan ini sudah jelas. Tapi tidak ada yang bertanggung jawab atas hasil kerja kelompok.

Pemilihan Tim

Pada tahap pertama menggunakan metode pengambilan keputusan kolektif dalam manajemen, perlu dibentuk tim kerja. Sebagai aturan, ini adalah tim sementara, yang mencakup pemimpin dan pemain. Tim seperti itu adalah asosiasi karyawan yang ditargetkan yang melampaui struktur organisasi perusahaan.

Di antara karakteristik khas dari grup yang dibuat untuk membuat keputusan manajemen, berikut ini dapat dibedakan:

1. Berbagi kepemimpinan antar anggota.
2. Memiliki keterampilan dan kemampuan yang saling melengkapi.
3. Adanya tanggung jawab pribadi dan bersama.
4. Menciptakan produk yang dapat memberikan sinergi.
5. Menilai efektivitas kegiatan berdasarkan hasil akhir.
6. Pengambilan keputusan dan eksekusi bersama.

Peran tim

Menurut teori R. Belbin, dalam setiap kelompok dibuat untuk membuat keputusan manajemen yang optimal,Kerja sama tim yang paling efektif dimungkinkan ketika anggota memenuhi sembilan peran berikut:

1. Penghasil ide. Ini adalah orang yang tugasnya mengedepankan strategi baru. Pada saat yang sama, anggota tim ini harus fokus hanya pada masalah utama yang harus dipecahkan oleh kelompok. Pembuat ide harus menjadi pemikir yang serius, individualis, dan pada saat yang sama terbuka untuk ide-ide segar.
2. Penjelajah Sumber Daya. Anggota tim ini harus menemukan dan mengomunikasikan ide dan perkembangan baru yang terjadi di luar tim. Secara alami, orang seperti itu seharusnya ekstrovert, tertarik, ingin tahu, dan mudah bergaul.
3. Koordinator. Anggota kelompok ini tentunya adalah orang yang percaya diri dan dewasa yang memiliki kualitas sebagai seorang pemimpin. Tugasnya adalah menentukan tujuan bersama. Setelah memimpin proses pengambilan keputusan, fasilitator harus terampil mendelegasikan wewenang.
4. Motivator. Ini adalah orang yang dinamis dan merangsang. Saat bekerja dalam tim, ia tidak boleh kehilangan ketenangannya bahkan dalam situasi yang paling sulit sekalipun. Motivator perlu memiliki keberanian dan dorongan, yang akan memungkinkan kelompok untuk berhasil mengatasi hambatan yang muncul.
5. Kritik. Tugas anggota tim ini adalah menganalisis masalah dari sudut pandang pragmatis. Kritikus mengevaluasi proposal dan ide yang diterima sedemikian rupa untuk mengarahkan tim untuk membuat keputusan yang seimbang. Orang ini, yang berperan sebagai skeptis dalam sebuah tim, perlu memiliki akal sehat, kehati-hatian, dankebijaksanaan.
6. Lebah pekerja. Tugas anggota tim ini adalah mengubah konsep dan rencana menjadi prosedur praktis. Pada saat yang sama, lebah pekerja harus secara teratur dan efektif memenuhi semua kewajiban yang ditanggung. Orang seperti itu harus peka, lembut dan berorientasi sosial. Dia hanya perlu menjadi seorang diplomat yang baik dan cukup merespons berbagai situasi dan tindakan orang, serta mengambil bagian aktif dalam membentuk semangat tim.
7. Dukungan grup. Orang yang memainkan peran ini harus mendukung tim dan membantunya dalam situasi yang paling sulit, membantu menciptakan suasana hati yang baik. Dalam kelompok itu, ia ditugaskan peran sebagai diplomat. Secara alami, dia harus tenang dan percaya diri, serta menjaga perilakunya tetap terkendali.
8. Spesialis. Anggota tim ini perlu mengubah rencana menjadi kenyataan. Orang seperti itu harus berkomitmen untuk mencapai standar tinggi di bidang profesionalnya, serta memiliki keterampilan dan pengetahuan yang langka.
9. Final. Penting bagi anggota tim ini untuk mempertahankan ketekunan di antara para anggotanya, untuk menyelamatkan mereka dari kesalahan yang tidak hanya terkait dengan aktivitas, tetapi juga dengan ketidakaktifan. Secara alami, penting baginya untuk rajin, teliti dan rajin.

Mari beralih ke metode khusus pengambilan keputusan kolektif.

Brainstorming

Dipercaya bahwa metode ini ditemukan oleh bangsa Viking kuno. Itu terjadi selama perjalanan, ketika kapal mereka berada dalam situasi yang sulit. Kemudian kapten berkumpuldek seluruh tim. Masing-masing anggotanya pada gilirannya menawarkan solusi mereka sendiri untuk masalah tersebut. Selain itu, anak kabin adalah yang pertama mengungkapkan pendapat mereka, dan kapten adalah yang terakhir berbicara. Penggunaan perintah semacam itu memungkinkan untuk mengecualikan pengaruh otoritas anggota senior tim terhadap pendapat yang lebih muda. Tapi keputusan akhir tetap ada di kapten.

Metode curah pendapat dicirikan oleh kemajuan ide-ide baru seperti longsoran salju tanpa evaluasi kritis mereka. Proses ini berlanjut sampai solusi optimal muncul. Tugas metode ini adalah mengembangkan jumlah maksimum opsi untuk menemukan jalan keluar dari situasi yang tidak pasti.

Ada kepercayaan luas bahwa brainstorming adalah semacam pertemuan informal di mana karyawan mengungkapkan segala sesuatu yang muncul di benak mereka tentang masalah yang ada. Di satu sisi, ini benar. Tetapi karena brainstorming pada dasarnya adalah metode yang memungkinkan Anda menemukan solusi untuk suatu masalah, brainstorming memiliki teknologinya sendiri, dan juga memiliki aturan dan tahapan tertentu. Ketaatan mereka dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi metode ini dan mengembangkan solusi yang paling efektif dan berkualitas tinggi.

Brainstorming melibatkan enam langkah. Yang pertama adalah persiapan. Hal ini diperlukan untuk pemilihan orang dan distribusi peran mereka. Kemudian dipilih pemimpinnya.

Apa prinsip membentuk kelompok? Semuanya akan tergantung pada tugas yang ada. Misalnya, mungkinpartisipasi seluruh departemen, yang menyangkut masalah tertentu. Tetapi jika Anda mendekati tahap ini dengan semua tanggung jawab, maka Anda harus memasukkan ke dalam kelompok karyawan organisasi yang, dalam tugas resminya, harus menghadapi masalah yang muncul.

Salah satu contoh brainstorming adalah tantangan mengembangkan ide kampanye iklan untuk produsen makanan bayi. Dalam hal ini, untuk membahas masalah tersebut, perlu mengundang desainer dan kreatif, serta kepala departemen. Untuk berpartisipasi dalam tim, Anda juga memerlukan karyawan biro iklan yang memiliki anak kecil. Para pekerja ini kemungkinan besar akan membeli produk itu sendiri, dan ide-ide mereka dapat menjadi dasar untuk pengembangan produk akhir.

Tahap kedua dari metode brainstorming melibatkan penetapan tujuan dan sasaran, yang menjadi alasan diadakannya acara ini. Di sini penting untuk menjelaskan secara rinci dan jelas kepada masing-masing anggota tim inti dari masalah yang ada. Ini akan meminimalkan kemungkinan kesalahpahaman. Tim perlu memberikan masukan sebanyak mungkin. Tindakan seperti itu akan menjadi pendorong utama dimulainya diskusi.

Pada tahap ketiga menggunakan metode, pemanasan dilakukan. Otak membutuhkannya seperti halnya otot. Sebelum diskusi itu sendiri dimulai, kelompok harus “berayun”. Dalam hal ini, pemimpin bertindak sebagai biang keladi. Permainan kelompok apa pun cocok untuk pemanasan otak. Hanya beberapa menit, dan suasana hati para peserta akan baik.

Langkah selanjutnya adalah yang paling penting. Dia mengandaikangenerasi ide yang terus menerus dan aktif. Efektivitas hasil akhir secara langsung tergantung pada tahap ini. Pada saat yang sama, dimungkinkan untuk mengajukan ide apa pun - fantastis, tidak masuk akal, dan bahkan tidak realistis. Yang terpenting adalah keberlangsungan proses itu sendiri. Metode untuk memperoleh informasi dalam hal ini bisa sangat berbeda. Ini adalah pernyataan lisan yang perlu diperbaiki oleh satu orang di atas kertas, dan penulisan ide oleh masing-masing peserta, yang akan menjadi bahan pertimbangan lebih lanjut.

Pada langkah kelima brainstorming, semua ide diberi peringkat dan dievaluasi. Baik semua anggota kelompok atau hanya pemimpin yang mengambil bagian dalam klasifikasi mereka. Idealnya, ini harus dilakukan oleh tim karyawan yang terpisah. Namun, kondisi seperti itu untuk penerapan metode ini tidak wajib. Setelah mempertimbangkan semua proposal, yang terlemah dieliminasi. Akibatnya, pilihan terbaik tetap ada. Jumlah mereka tergantung pada produktivitas acara.

Pada tahap akhir, hasil brainstorming diajukan untuk diskusi publik. Pada saat ini, kelompok harus beralih dari pelarian fantasi ke pemikiran rasional. Oleh karena itu disarankan untuk melakukan pekerjaan tersebut beberapa hari setelah acara.

Varietas Brainstorming

Metodologi ini dapat diterapkan dengan berbagai cara dalam menyelenggarakan acara. Pertimbangkan yang paling menarik dari mereka:

1. Bermain peran. Inti dari metode ini terletak pada kenyataan bahwa setiap anggota kelompok haruscoba pada satu gambar atau yang lain. Ini memungkinkan dia untuk merasakan situasi tertentu seakurat mungkin. Berdasarkan posisi perannya, seorang pegawai organisasi menggambarkan sensasi, ide, dan pikiran yang muncul di benaknya. Hal utama pada saat yang sama adalah menjadi sebebas mungkin, di mana Anda bahkan dapat berubah menjadi pahlawan Anda. Contoh dari jenis brainstorming ini adalah untuk menyelesaikan tugas membuat kemasan produk. Dalam hal ini, anggota tim harus berperan sebagai pembeli supermarket.
2. "120 kamar". Metode ini memungkinkan Anda untuk menghasilkan seratus dua puluh ide kreatif dalam waktu yang cukup singkat. Untuk melakukan ini, anggota kelompok harus membayangkan sebuah rumah di depan mereka. Ini memiliki 120 kamar kosong. Tugas tim adalah memasuki masing-masing, merasakan suasana dan mengisi ruangan dengan ide baru.
3. Metode terbalik. Tugas utama selama acara ini adalah untuk menemukan solusi yang paling tidak berhasil dengan transformasi mereka menjadi yang paling dapat diterima.

Metode Delphi

Cara membuat keputusan kolektif ini dikembangkan di AS pada tahun 50-60an abad XX. Tugas utamanya adalah untuk memprediksi dampak dari perkembangan ilmiah yang ingin diterapkannya di masa depan terhadap metodologi pelaksanaan operasi militer. Metode ini dikembangkan di pusat strategis Amerika RAND.

Hari ini, ini dianggap sebagai salah satu metode peramalan dan perencanaan, yang menjadi mungkin saat melakukan penilaian ahli. Fitur utamanya adalah multi-level, anonimitas, serta korespondensi. Dasarprasyarat untuk menciptakan metode ini adalah gagasan bahwa generalisasi dan pemrosesan yang tepat dari penilaian individu dari sejumlah besar ahli tentang situasi tertentu akan memberikan pendapat yang memiliki keandalan dan keandalan maksimum.

Inti dari metode Delphi terletak pada menemukan cara untuk menentukan solusi yang paling optimal untuk masalah tersebut. Bagaimana ini terjadi? Prosedur dilakukan dengan metode brainstorming, angket dan wawancara. Ini didasarkan pada pendapat bahwa tim ahli independen yang dibuat akan mengevaluasi dan memprediksi hasilnya jauh lebih baik daripada sekelompok orang biasa yang terstruktur. Selain itu, tim spesialis dalam hal ini dapat dipilih sedemikian rupa sehingga anggotanya tidak saling mengenal. Hal ini untuk menghindari benturan pendapat yang berbeda.

Ada dua kelompok yang mengambil bagian dalam metode Delphi. Yang pertama diciptakan dari para ahli yang mengemukakan pandangannya terhadap suatu masalah yang ada. Kelompok kedua diwakili oleh analis. Mereka diperlukan untuk membawa pendapat para ahli ke satu penyebut yang sama.

Metode itu sendiri mencakup beberapa langkah:

1. Yang pertama adalah pemilihan anggota kelompok ahli. Biasanya, ini adalah 20 orang.
2. Pada tahap kedua, masalah dirumuskan. Para ahli, mendapatkan pertanyaan utama, memecahnya menjadi beberapa pertanyaan kecil. Tugas analis pada tahap ini adalah menyusun kuesioner. Selanjutnya, itu diberikan kepada para ahli, yang menawarkan cara mereka sendiri untuk keluar darisituasi saat ini, dan juga mempelajari ketersediaan sumber daya dan relevansi cara-cara yang disajikan untuk memecahkan masalah. Analis mempertimbangkan pendapat para ahli dan mencoba membawanya sedekat mungkin. Langkah-langkah ini diulangi lagi dan lagi sampai konsensus tercapai.
3. Tahap ketiga adalah analitis. Di sini, sekali lagi, konsistensi pendapat ahli diperiksa, temuan dianalisis, dan rekomendasi akhir dikembangkan.

Jadi, metode ini merupakan metode bertanya yang prosedurnya bertingkat. Setelah setiap putaran, data yang diperoleh diselesaikan oleh analis, dan hasil pekerjaan ini dilaporkan kepada para ahli, menunjukkan tanda.

Pada tahap pertama metode survei, anggota tim tidak memberikan alasan untuk resume mereka. Di babak kedua, ini sudah ada, jika ahli tidak mengubah penilaiannya.

Metode morfologi

Proses pengambilan keputusan saat menggunakan metode ini adalah dengan menguraikan masalah yang ada menjadi komponen-komponennya. Setelah itu, mereka dipecah menjadi metode implementasi. Pekerjaan lebih lanjut dilakukan pada kompilasi semua kombinasi yang mungkin. Sebuah proyek sedang dibentuk untuk mereka yang paling menjanjikan.

Metode analogi

Inti dari cara membuat keputusan kolektif ini adalah mencoba memecahkan masalah yang ada dengan bantuan ide-ide yang terjadi di bidang sains dan kehidupan lain.

Selama periode waktu tertentu, metode iniPilihan alternatif diterima dengan sukses sehingga menjadi dasar munculnya ilmu baru - sinektik. Langkah-langkah untuk menerapkan metode ini adalah sebagai berikut:

• Isolasi penyebab kesulitan.
• Ekspresinya terbatas, dirasakan oleh para ahli di bidang lain.
• Deskripsi tujuan dan batasan tujuan.
• Memilih bidang sains atau kehidupan di mana solusi dekat mungkin ada.
• Memilih tim spesialis dari bidang kegiatan yang dipilih.
• Mengatur dan melakukan sesi brainstorming.
• Interpretasi dari solusi yang diperoleh.
• Memilih proposal yang paling efektif dan layak.

Metode peer review

Beberapa keputusan manajerial harus dibuat di bidang peramalan dan perencanaan perkembangan ekonomi organisasi. Pelaksanaan tugas-tugas ini adalah proses multi-tahap yang kompleks. Ini melibatkan solusi dari berbagai masalah ilmiah, teknis dan sosial-ekonomi. Pada saat yang sama, berbagai metode peramalan dan perencanaan menemukan penerapannya. Yang paling umum adalah metode intuitif, yang didasarkan pada penggunaan pemikiran logis.

Ini termasuk metode penilaian ahli. Ini disimpulkan dengan menggunakan pemikiran intuitif-logis dari seorang spesialis. Pada saat yang sama, dikombinasikan dengan metode kuantitatif untuk mengevaluasi, serta memproses hasil yang diperoleh. Saat menggunakan metode ini, perkiraan didasarkan pada pendapat tim spesialis denganpengalaman profesional, praktis dan ilmiah.