Remunerasi untuk pekerjaan dalam perjalanan bisnis: aturan, peraturan, dokumen, perhitungan, dan pembayaran

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Banyak perusahaan mengharuskan karyawannya melakukan perjalanan secara teratur untuk menyelesaikan berbagai masalah pekerjaan. Pada saat yang sama, setiap majikan dan karyawan harus mengetahui cara kerja remunerasi dalam perjalanan bisnis. Untuk ini, gaji spesialis di perusahaan, durasi perjalanan bisnis, dan faktor lainnya diperhitungkan. Jika aturan penghitungan pembayaran dilanggar, maka perusahaan dapat dimintai pertanggungjawaban administratif karena melanggar ketentuan Kode Ketenagakerjaan.

Konsep perjalanan bisnis

Perjalanan bisnis diwakili oleh keberangkatan seorang karyawan ke kota atau negara lain atas perintah manajer. Tujuan utama mereka adalah pelaksanaan pesanan tertentu, menjalin kontak dengan perusahaan lain atau menyelesaikan berbagai masalah dengan kontraktor atau pelanggan. Durasi perjalanan tersebut tergantung pada tujuannya.

Paling sering perjalanan bisnis diperlukan untuk menyelesaikan masalah penting bagi perusahaan:

• membangun hubungan dengan perusahaan lain;
• kontrol atas aktivitascabang;
• kebutuhan untuk menandatangani kontrak baru;
• menghadiri pameran atau presentasi.

Seorang karyawan yang melakukan perjalanan bisnis tetap bekerja, dan gaji rata-rata tidak dikurangi. Selain itu, majikan berkewajiban untuk mengganti secara kompeten semua biaya yang terkait dengan perjalanan ini. Oleh karena itu, pembayaran perjalanan bisnis dihitung oleh departemen akuntansi.

Siapa yang dapat dikirim dalam perjalanan bisnis?

Untuk mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis, cukup hanya kepala yang mengeluarkan pesanan khusus. Atas dasar itu, spesialis harus melakukan tugas khusus di wilayah lain Rusia atau bahkan di negara bagian lain. Untuk melakukan ini, karyawan harus memiliki keterampilan dan pengalaman yang sesuai.

Pada saat yang sama, ada beberapa spesialis yang tidak dapat dikirim dalam perjalanan bisnis. Ini termasuk karyawan perusahaan:

• wanita hamil;
• warga dengan anak kecil;
• pekerja di bawah umur;
• orang yang merawat anak cacat atau kerabat yang sakit.

Para profesional di atas dapat melakukan perjalanan bisnis hanya setelah mereka memiliki persetujuan tertulis, dan tidak boleh ada kontraindikasi medis untuk pengiriman perjalanan bisnis.

Konsep tunjangan perjalanan

Remunerasi untuk pekerjaan dalam perjalanan bisnis harus dilakukan sesuai dengan aturan tertentu. Dana yang diterima oleh warga negara disebut tunjangan perjalanan. Keini termasuk pembayaran:

• Per diem. Mereka diwakili oleh biaya yang diperlukan untuk hidup dan makan warga negara di kota atau negara lain. Dana disediakan secara eksklusif di muka, sehingga harus diterima oleh spesialis sebelum dikirim dalam perjalanan. Untuk mentransfer dana, diperlukan bahwa kepala mengeluarkan perintah yang sesuai. Uang dapat dikeluarkan dalam bentuk uang tunai atau melalui transfer ke kartu bank karyawan. Setelah kembali, warga harus membuat laporan yang dikirimkan ke akuntan. Ini mencantumkan semua biaya yang dikeluarkan oleh warga negara selama perjalanan, sehingga mereka harus menyimpan semua cek, tiket, atau dokumen pembayaran lainnya. Jika ada terlalu sedikit uang yang diterima sebelumnya, maka dana tambahan dialokasikan.
• Pembayaran selama perjalanan bisnis. Ini diwakili oleh gaji langsung warga negara selama perjalanan bisnis. Dalam kondisi seperti itu, dana dihitung dan diperoleh secara bersamaan dengan gaji untuk semua hari lain dalam sebulan. Remunerasi selama perjalanan bisnis ditransfer dalam urutan umum, yaitu pada hari gaji dibayarkan di perusahaan.

Perhitungan pembayaran sedikit berbeda, dan ini disebabkan oleh kenyataan bahwa seorang warga negara terpaksa menghabiskan tidak hanya hari kerja, tetapi juga akhir pekan di kota lain.

Nuansa akrual

Saat menentukan jumlah remunerasi dalam perjalanan bisnis, akuntan harus mempertimbangkan beberapa aturan, dan aturan tersebut ditingkatkan secara berkala karena pengenalan perubahan undang-undang. Kepada iniaturan termasuk:

• Tunjangan harian tidak boleh melebihi 700 rubel jika perjalanan tidak melibatkan melintasi perbatasan negara bagian.
• Jika Anda berencana untuk mengunjungi negara lain, maka jumlah ini meningkat menjadi 2,5 ribu rubel.
• Membayar per diem dalam mata uang asing diperbolehkan, tetapi perhitungan memperhitungkan nilai tukar pada hari ketika dana langsung ditransfer ke karyawan perusahaan.
• Jika seorang spesialis secara mandiri memperoleh mata uang di negara lain, maka ia harus memberikan sertifikat pertukaran kepada akuntan, dan jika dokumen ini hilang, maka kurs Bank Sentral pada saat pengeluaran dana digunakan.
• Jika perjalanan bisnis tidak memakan waktu lebih dari satu hari, tunjangan harian tidak dibayarkan.
• Semua biaya yang dikeluarkan oleh karyawan dalam perjalanan tidak dikenakan pajak penghasilan pribadi atau premi asuransi.
• Perusahaan dapat mengalokasikan tunjangan harian melebihi 700 atau 2500 rubel, tetapi pajak penghasilan pribadi diperlukan dari jumlah kelebihannya.
• Prosedur penghitungan remunerasi karyawan dalam perjalanan bisnis memiliki momen yang sama dengan penghitungan gaji liburan.
• Gaji dikumpulkan untuk orang-orang dalam perjalanan bisnis hanya pada hari kerja, tetapi dana liburan dikumpulkan berdasarkan hari kalender penuh.

Akuntan perlu mendapatkan informasi yang akurat tentang berapa hari yang dihabiskan karyawan untuk perjalanan bisnis.

Peraturan Legislatif

Pembayaran untuk pekerjaan selama perjalanan bisnis harus dilakukan berdasarkan ketentuan Seni. 167 TK. Hal ini menunjukkan bahwa pimpinan perusahaan wajib menjaga tempat kerjanya untuk karyawan, danjuga menanggung semua biaya yang terkait dengan perjalanan.

Oleh karena itu, transfer gaji saja tanpa berbagai tunjangan adalah ilegal.

Prosedur perhitungan diatur oleh Art. 139 TK dan PP No. 749. Jika akuntan perusahaan melanggar hukum, maka perusahaan dan pejabat dapat dimintai pertanggungjawaban administratif.

Berapa gaji yang dibayarkan?

Remunerasi untuk perjalanan bisnis, menurut Kode Perburuhan Federasi Rusia, harus dihitung berdasarkan pendapatan rata-rata seorang karyawan per tahun. Dana tambahan diberikan kepada karyawan di samping gaji langsung. Ini termasuk pembayaran:

• penggantian biaya hidup di wilayah atau negara lain;
• dana yang dimaksudkan untuk melakukan kegiatan kerja dalam perjalanan bisnis;
• pembayaran transportasi.

Di beberapa perusahaan, pembayaran untuk hari perjalanan bisnis dilakukan segera sebelum perjalanan, tetapi hanya sebagian tertentu dari jumlah ini yang boleh dibayar di muka, dan sisanya ditransfer setelah perjalanan bisnis. Pembayaran tidak selalu diwakili oleh jumlah yang ditentukan secara ketat, karena pengeluaran dipengaruhi oleh berbagai faktor, yang meliputi nilai tukar, biaya akomodasi dan tiket, serta durasi perjalanan.

Seorang karyawan yang kembali dari perjalanan bisnis harus melengkapi laporan khusus. Ini mencantumkan semua dana yang dihabiskan dan barang yang dibeli, dan semua pengeluaran harus didukung oleh dokumen pembayaran yang sesuai. Berdasarkan laporan tersebut, finalpembayaran perjalanan bisnis berdasarkan gaji rata-rata seorang karyawan.

Hari apa dibayar?

Sebelum menghitung, sebaiknya tentukan berapa hari karyawan tersebut akan melakukan perjalanan bisnis. Remunerasi untuk bekerja dalam perjalanan bisnis pada hari libur tidak diakumulasikan, oleh karena itu, hanya hari-hari ketika perusahaan bekerja secara langsung yang diperhitungkan, di mana jadwal kerja perusahaan diperhitungkan.

Akuntan selama perhitungan harus menggunakan time sheet. Ini terutama benar dalam situasi di mana perusahaan menggunakan jadwal kerja mengambang. Liburan dalam perjalanan bisnis tidak dibayar, tetapi setiap organisasi dapat mengumpulkan dana secara mandiri jika diperlukan untuk karyawan.

Prosedur Perhitungan

Proses penentuan gaji karyawan yang melakukan perjalanan bisnis dalam waktu lama melibatkan akuntan yang melakukan beberapa tindakan berurutan. Disarankan selama prosedur untuk menggunakan ketentuan remunerasi perjalanan bisnis, yang dapat dibentuk oleh perusahaan langsung dan dijamin dengan pesanan yang sesuai.

Proses perhitungan dibagi menjadi beberapa tahap:

• menentukan berapa hari kerja yang akan dihabiskan karyawan untuk perjalanan bisnis;
• menghitung jumlah gaji yang akan diperoleh seorang spesialis jika ia terus bekerja di perusahaan selama periode penagihan;
• mengungkapkan berapa hari yang termasuk dalam perhitungan;
• menghitung penghasilan rata-rata untuk periode waktu ketika spesialis akan masukperjalanan bisnis.

Selama perhitungan remunerasi pengemudi dalam perjalanan bisnis, biaya tambahan diperhitungkan yang harus ditanggung karyawan dalam perjalanan bisnis. Ini termasuk biaya bensin, akomodasi di berbagai hotel atau penginapan, serta biaya yang diperlukan untuk melaksanakan instruksi manajemen perusahaan. Semua biaya ini diatur oleh Peraturan tentang upah.

Fitur pembayaran dana

Selama penghitungan, akuntan dapat menggunakan berbagai cara dan metode penghitungan gaji untuk orang yang sedang dalam perjalanan bisnis. Oleh karena itu, fitur dari proses ini meliputi:

• Jika perlu, pembayaran tambahan hingga gaji rata-rata warga negara dapat dikenakan. Sering terjadi bahwa setelah perjalanan bisnis ternyata karyawan tersebut menerima uang yang jauh lebih sedikit daripada yang seharusnya dibayarkan jika dia meninggalkan perjalanan bisnis dan bekerja di kantor. Dalam hal ini, mereka dapat mengajukan klaim ke inspektorat ketenagakerjaan. Untuk menghindari konflik dengan karyawan, dikenakan biaya tambahan. Ukurannya bisa berbeda, karena syarat utamanya adalah kebutuhan untuk membayar sejumlah dana yang sama dengan gaji rata-rata warga negara. Ini terutama benar jika upah borongan digunakan dalam perjalanan bisnis. Karena seorang warga negara praktis tidak memiliki hasil kegiatan, maka dengan perhitungan standar ternyata gajinya terlalu sedikit, oleh karena itu, pembayaran tambahan dilakukan hingga pendapatan rata-rata. Para pemimpin perusahaan sendiri membuat keputusan seperti itu, karena mereka tidak tertarik padamemperburuk situasi keuangan karyawan yang setuju untuk melakukan perjalanan bisnis.
• Hari libur berbayar. Seringkali, seorang spesialis organisasi perlu melakukan perjalanan bisnis hanya untuk beberapa hari. Selama periode ini, ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Dalam hal ini, dua hari mungkin jatuh pada akhir pekan. Menurut hukum, upah dalam perjalanan bisnis pada hari libur tidak diperlukan, tetapi pada kenyataannya, selama periode ini, warga negara tidak beristirahat, tetapi terlibat dalam pekerjaan. Dalam hal ini, gaji ganda ditugaskan oleh kepala perusahaan. Alih-alih pembayaran tersebut, manajemen dapat menawarkan kesempatan untuk mengambil cuti di masa mendatang.
• Aturan penggajian untuk pekerja paruh waktu. Seringkali, spesialis menggabungkan beberapa pekerjaan sekaligus, sehingga mereka bekerja paruh waktu di perusahaan. Setelah seorang warga negara dipindahkan ke posisi utama, kesulitan muncul dengan perhitungan pendapatan rata-ratanya jika dia melakukan perjalanan bisnis. Dalam hal ini, periode ketika warga negara bekerja paruh waktu harus diperhitungkan. Dalam kondisi ini, jumlah pembayaran akan cukup rendah sehingga manajemen dapat mengenakan biaya tambahan.

Karena poin-poin di atas, perhitungan upah yang benar untuk orang yang berangkat dalam perjalanan bisnis dianggap sebagai proses yang agak spesifik dan rumit. Selama implementasinya, akuntan harus mempertimbangkan ketentuan undang-undang Rusia. Jika mereka melakukan kesalahan serius, maka karyawan tersebut dapat mengajukan klaim ke inspektorat ketenagakerjaan. Dalam hal ini, perusahaan dapat dimintai pertanggungjawaban administratif.

Bagaimana penggantian biaya liburan?

Jika seorang karyawan perusahaan terpaksa bekerja dalam perjalanan bisnis bahkan di akhir pekan, maka mereka harus diberi kompensasi. Untuk melakukan ini, salah satu opsi dapat dipilih:

• kedepannya karyawan akan diberikan kesempatan untuk mengambil cuti kapan saja;
• Pekerjaan dibayar di akhir pekan ganda.

Untuk mentransfer pembayaran ganda, perintah yang sesuai dikeluarkan oleh manajemen perusahaan. Ini menunjukkan posisi dan nama lengkap karyawan yang dikirim dalam perjalanan bisnis. Negara dan wilayah tempat dia berada, periode perjalanan dan alasan perjalanan diberikan.

Untuk mencegah situasi ganda, disarankan untuk sepenuhnya mengkonsolidasikan tindakan pengaturan internal di perusahaan, yang menjadi dasar perhitungan upah yang benar untuk karyawan yang dipaksa bekerja pada akhir pekan selama perjalanan bisnis. Ini akan sangat menyederhanakan pekerjaan seorang akuntan.

Bagaimana dana dapat ditransfer?

Pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara berbeda:

• penyediaan dana dalam bentuk uang tunai yang diberikan kepada karyawan sebelum perjalanan di meja kas perusahaan;
• transfer uang ke kartu bank yang merupakan gaji.

Jika gaji pokok ditransfer ke rekening bank, maka pembayaran perjalanan bisnis biasanya dilakukan dengan cara yang sama.

Pengkabelan apa yang digunakan?

Akuntan harus mencerminkan dengan benar berbagai transaksi yang terkait denganremunerasi seorang karyawan dalam perjalanan bisnis. Untuk ini, posting digunakan:

• D71 K50 - pengeluaran uang di bawah laporan kepada karyawan organisasi untuk menutupi biaya yang dikeluarkan selama perjalanan bisnis;
• D71 K50 - pembayaran kompensasi kepada seorang karyawan jika selama perjalanan ia menghabiskan tidak hanya dana yang diterima, tetapi juga uangnya sendiri, oleh karena itu, ia menyerahkan laporan kepada akuntan dengan semua pengeluarannya;
• D50 K71 - pengembalian dana oleh karyawan jika setelah perjalanan kerja ia memiliki uang tambahan.

Karyawan harus melaporkan kepada organisasi untuk semua biaya yang dikeluarkan, untuk itu dia membuat laporan di muka. Berbagai dokumen pembayaran yang mengkonfirmasikan biaya terlampir padanya. Ini termasuk tanda terima, cek atau tiket. Jika biaya yang tidak pantas diidentifikasi, organisasi dapat menolak untuk membayar kompensasi. Seringkali dalam dokumentasi pengeluaran ada faktur di mana PPN dialokasikan. Dalam kondisi seperti itu, pajak dapat diterima untuk dipotong.

Kesimpulan

Perjalanan bisnis diperlukan di perusahaan yang berbeda, karena hanya perjalanan bisnis yang dapat menyelesaikan masalah yang berbeda, membuat kontrak baru, atau mengontrol pekerjaan cabang. Spesialis perusahaan yang dikirim dalam perjalanan bisnis harus menerima upah per diem dan dihitung dengan benar.

Saat menghitung upah, gaji rata-rata warga negara selama satu tahun kerja diperhitungkan. Pada saat yang sama, kesulitan mungkin timbul jika karyawan tersebut bekerja di perusahaan untuk waktu yang singkat atau dipindahkan ke negarabaru-baru ini. Dalam hal ini, pembayaran tambahan hingga pendapatan rata-rata diberikan. Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat entri akuntansi dengan benar.