Mentoring sebagai metode pelatihan staf. Bantu profesional muda dalam pekerjaan baru

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Pendampingan perusahaan diakui sebagai salah satu metode paling efektif dan efisien yang digunakan untuk melatih karyawan baru.

Fitur situasi saat ini di dunia bisnis dapat disebut kesulitan serius dengan pemilihan staf profesional. Hampir tidak mungkin menemukan spesialis siap pakai yang dapat langsung bekerja. Mentoring, sebagai metode pelatihan staf, memungkinkan Anda mendidik personel dengan pengetahuan dan keterampilan khusus yang relevan dengan perusahaan tertentu secara praktis. Banyak perusahaan besar beralih ke metode pembangunan tim ini. Teknik ini menjadi sangat penting dalam kasus di mana personel perusahaan adalah orang-orang muda dengan pengalaman kerja yang minim.

Apa itu mentoring

Bergantung pada ukuran organisasi, serta pada spesifikasi dan kompleksitas kegiatan ekonomi (produksi, perdagangan, jasa, konsultasi), manajer dapat mempekerjakan staf dengan sedikit atau tanpa pengalaman. Dalam proses pelatihan, spesialis berkualifikasi tinggi (ini adalahmentor) memberi pendatang baru informasi yang diperlukan untuk bekerja.

Ini juga merupakan tanggung jawabnya untuk memantau proses asimilasi pengetahuan ini, pembentukan keterampilan yang diperlukan dan, secara umum, keinginan untuk bekerja. Setelah menyelesaikan pelatihan, spesialis muda melewati pengesahan dan dapat diizinkan untuk melakukan fungsi kerja.

Ciri khas dari pendampingan adalah bahwa seluruh proses berlangsung langsung di tempat kerja, menyentuh situasi kehidupan nyata dan menggambarkan seluruh proses kerja. Artinya, pelatihan tersebut minimal berisi teori, memusatkan perhatian siswa pada sisi praktis dari kegiatan tersebut.

Sekolah internal dan eksternal di perusahaan

Paling sering istilah "mentoring" digunakan dalam kaitannya dengan konsep "learning company". Ini adalah nama organisasi dan perusahaan yang merespon dengan kecepatan tinggi dan efisiensi terhadap perubahan yang muncul di area bisnis mereka. Mereka menciptakan teknologi baru, mempelajari dan memperoleh keterampilan dan pengetahuan, dan mengintegrasikan perkembangan baru ke dalam proses produksi (perdagangan, konsultasi, atau lainnya) dengan sangat cepat. Tujuan dari tindakan ini adalah untuk mengubah bisnis inti untuk mempertahankan dan meningkatkan daya saing.

Bagian integral dari proses ini adalah peningkatan terus-menerus dari kualifikasi dan profesionalisme staf. Untuk pelatihan karyawan yang efektif dan berkualitas tinggi, dua sistem digunakan:

1. Sekolah eksternal menyediakanorganisasi semacam pusat pelatihan di wilayah perusahaan atau di luar temboknya. Di sini, personel perusahaan, yang dilatih "dari awal" atau meningkatkan keterampilan mereka, dapat menghadiri pelatihan, seminar, atau kuliah yang diadakan oleh pelatih perusahaan sendiri atau pakar yang diundang.
2. Inner School adalah cara belajar yang lebih individual. Spesialis muda menggunakan instruksi, saran, dan rekomendasi dari pekerja yang lebih berpengalaman di tempat kerjanya. Keuntungan dari sekolah internal adalah transfer pengalaman dan pengamatan individu.

Siapa mentor, dan seperti apa dia

Mentoring, sebagai metode pelatihan staf, melibatkan pelatihan pendahuluan dari instruktur itu sendiri. Mereka hanya dapat dipilih oleh pemimpin, spesialis atau manajer yang telah lulus seleksi, terdaftar dalam kelompok mentor dan memenuhi sejumlah persyaratan:

• Tingkat kompetensi saat ini sesuai dengan profil posisi yang didudukinya.
• Hati-hati saat melakukan pekerjaan Anda, serta dalam kaitannya dengan pekerja lain.
• Pengalaman kerja di organisasi ini setidaknya selama satu tahun.
• Pengalaman dalam pelaksanaan tugas profesional mereka setidaknya selama tiga tahun.
• Memiliki keinginan pribadi untuk menjadi mentor.
• Kinerja bagus di MVO.

Ketika perusahaan perlu melatih karyawan baru, manajer memilih kandidat dan menandatangani perintah bimbingan. Menurut dokumen inikemudian, semua tindakan dilakukan untuk menugaskan peserta pelatihan ke instruktur tertentu, memperoleh remunerasi terakhir dan mendaftarkan karyawan baru di negara bagian setelah pelatihannya berhasil.

Bagaimana pendaftaran di grup mentor

Berdasarkan fakta bahwa bekerja dengan personel adalah proses yang agak rumit, dan hasilnya memiliki dampak yang signifikan terhadap produktivitas perusahaan, pemilihan dan pelatihan mentor dilakukan dengan tanggung jawab penuh. Seiring dengan kemampuan dan keinginan karyawan yang melamar peran sebagai mentor, keputusan untuk dimasukkan ke dalam kelompok dibuat oleh spesialis SDM dengan persetujuan atasan langsung karyawan tersebut.

Ini terjadi ketika bos mempelajari aplikasi yang diajukan oleh karyawan itu sendiri dalam bentuk tertulis atau elektronik (tergantung bagaimana portal perusahaan diatur). Selain itu, manajer dapat secara mandiri memilih dan merekomendasikan karyawan tertentu, dan calon mentor memiliki kesempatan untuk terdaftar di grup berdasarkan hasil penilaian staf tahunan.

Berada dalam kelompok, mentor mengikuti kursus pelatihan yang bertujuan untuk mensistematisasikan dan menyelaraskan proses pendampingan. Mereka disajikan dengan isi, gaya dan urutan penyajian materi pendidikan yang benar.

Mengapa mentor dikeluarkan dari grup

Menjadi salah satu instruktur, karyawan harus melakukan tugas mereka pada tingkat yang tepat, jika tidak mereka akan dikeluarkan. Alasan untuk tindakan radikal seperti itu di pihak para pemimpin mungkin karena faktor-faktor berikut:

• Karyawan tidak menunjukkan kemajuan pribadi, kompetensinya tidak berkembang.
• Lebih dari 20% karyawan baru perusahaan, yang dibimbing oleh mentor ini, tidak lulus program orientasi.
• Spesialis tidak dapat melakukan tugas pekerjaan langsungnya dengan kualitas tinggi.
• Lebih dari 30% pekerja magang mengeluh tentang karyawan ini dalam satu tahun.

Keterlibatan mentor

Pendampingan, sebagai metode pelatihan staf, membebankan tanggung jawab tertentu pada instruktur dan peserta pelatihan, tetapi mereka juga diberi kesempatan untuk menggunakan sejumlah hak.

Selain realisasi aspirasi dan kemampuan mereka, spesialis yang ditugaskan kepada siswa dibayar dengan imbalan uang. Namun, untuk menerima uang ini, mentor harus menjalankan semua fungsinya dengan baik dan menunggu sampai proses pelatihan staf selesai dan sertifikasi disahkan. Merupakan praktik umum untuk membayar kompensasi dua bulan setelah spesialis SDM menilai pengetahuan karyawan baru dan menyetujui pendaftarannya.

Langkah tersebut cukup beralasan, karena tujuan pendampingan adalah untuk mentransfer pengalaman dan mendidik karyawan yang berguna bagi perusahaan. Perusahaan tidak berminat merugi karena ketidakmampuan pembimbing, kelalaian, kemalasan atau kelalaian siswa.

Pentingnya penetapan tujuan yang tepat

Salah satu tugas terpenting yang dilakukan oleh seorang spesialis berkualifikasi tinggi sebagai mentor adalah pembentukan gambaran hasil dalam pikiran dan imajinasi peserta pelatihan.

Dari apaseberapa dapat diakses dan dimengerti tujuan akan disampaikan tergantung pada realitas pencapaiannya bagi siswa. Selain itu, kata-kata yang tepat dapat menginspirasi karyawan yang mudah beradaptasi untuk melakukan tugas yang lebih menantang.

Relevansi dan kecukupan tujuan yang ditetapkan dapat dinilai dengan membandingkannya dengan kriteria berikut:

• Spesifik.
• Terukur.
• Dapat dijangkau.
• Signifikansi.
• Terikat pada tanggal tertentu.

Tujuan khusus

Untuk setiap pemimpin atau mentor, bekerja dengan personel, pertama-tama, didasarkan pada prinsip kekhususan dalam perumusan tugas, tanggung jawab, dan hasil yang diperlukan.

Pada saat yang sama, bersama dengan konkret, tujuan ditetapkan dari posisi positif. Misalnya, salah jika meminta tata letak halaman judul tanpa warna merah dan hitam.

Berbeda dengan ini, tugas membuat beberapa opsi layout sesuai template yang familiar bagi karyawan akan lebih tepat.

Mentoring, sebagai metode pelatihan staf, harus didasarkan pada pernyataan positif tanpa partikel "tidak". Telah terbukti bahwa itu tidak dirasakan oleh alam bawah sadar, jadi ada risiko serius untuk mendapatkan hasil yang sebenarnya ingin Anda hindari (tata letak dalam warna merah dan hitam).

Daripada berbicara tentang apa yang tidak boleh dilakukan, seorang mentor yang baik memberikan pelatihan yang benar dan jelas kepada peserta pelatihan.

Apa yang dimaksud dengan konsep "tujuan terukur"

Karakteristik benartujuannya menjadi kemungkinan pengukuran kuantitatif atau kualitatifnya. Untuk melakukan ini, gunakan berbagai parameter dan ukuran: potongan, lembaran, persentase, rubel, meter.

Contoh tugas yang dirumuskan secara tidak benar adalah anekdot terkenal, yang garamnya ada di frasa terakhir sebuah panji tentara: "Gali dari sini sampai fajar."

Tujuan yang memadai adalah melakukan sepuluh panggilan telepon sehari atau bernegosiasi dengan tiga orang.

Pencapaian tujuan: apakah itu benar-benar penting

Membangun kepercayaan diri siswa terhadap kemampuan dan kompetensinya sendiri merupakan salah satu fungsi yang dilakukan oleh seorang mentor. Mentoring seharusnya tidak menjadi cara bagi karyawan berpengalaman untuk menegaskan diri mereka sendiri dengan mengorbankan pendatang baru.

Itulah sebabnya, ketika memberikan tugas kepada peserta pelatihan, manajer yang baik membandingkan kerumitannya dengan kemampuan siswa. Tidak ada harapan untuk keberuntungan atau keajaiban di sini

Keunikan menetapkan tujuan yang memadai adalah bahwa hal itu harus memotivasi peserta pelatihan untuk kegiatan lebih lanjut, yang berarti bahwa itu harus lebih sulit daripada biasanya. Pada saat yang sama, kompleksitas yang berlebihan membuat takut pembelajar yang tidak percaya diri.

Deskripsi terbaik dari tujuan yang termasuk dalam "jalan emas" antara kompleks dan sederhana adalah frasa "sulit tetapi dapat dilakukan". Seiring waktu, tingkat kesulitan tujuan bagi peserta pelatihan akan meningkat, karena ia menerima pengetahuan baru dan harus dapat menerapkannya.

Menetapkan tenggat waktu untuk menyelesaikan tugas

Kata-kata yang tidak jelas saat menetapkan tujuan adalah salah satu faktor utama yang memicu kegagalan tugas ataukinerjanya buruk.

Pekerjaan baru pertama-tama harus memiliki tenggat waktu, serta waktu untuk pengiriman atau rekonsiliasi hasil antara.

Sangat tidak profesional untuk memberikan perkiraan kasar tentang tanggal jatuh tempo, seperti "pada akhir bulan" atau "minggu depan". Tugas menyelesaikan tata letak pada tanggal 15 September terdengar jauh lebih jelas dan lebih spesifik.

Pentingnya tujuan

Pekerjaan baru menjadi tantangan bagi magang, dan bukan tugas yang memberatkan, hanya jika itu menarik baginya. Mengetahui bahwa ia perlu memotivasi siswa, seorang mentor yang berkualitas akan merumuskan tujuan sedemikian rupa sehingga menjadi penting bagi pemain itu sendiri.

Seorang mentor hanya memiliki motivasi non-keuangan yang tersedia; hadiah uang atau hukuman dari pekerja magang tidak tersedia untuknya. Oleh karena itu, seni seorang manajer yang baik adalah dengan tegas dan permanen menarik minat siswa dalam proses kerja.

Contoh penetapan tujuan yang buruk: "Saya ingin Anda membuat tata letak ini." Siswa tersebut tidak mengerti mengapa dia harus melakukan tugas ini, dia menolak secara internal.

Permintaan untuk membuat tata letak ini memiliki efek yang sangat berlawanan dan, jika hasilnya bagus, seluruh tim akan tahu tentang kelebihan peserta pelatihan.

Umpan Balik sebagai alat pendampingan

Dalam proses pembelajaran, peran instruktur tidak hanya secara mekanis menyampaikan informasi yang diperlukan kepada peserta pelatihan, tetapi juga untuk mengontrol asimilasi yang benar dan lengkap.

Menggunakan terbalikkomunikasi, manajer dapat menganalisis tingkat persepsi siswa, kesalahannya, kekurangan dan delusinya. Koreksi kinerja fungsi tenaga kerja dilakukan dengan berdiskusi dan secara halus menyarankan arah yang benar, yaitu melalui kritik yang membangun.

Setiap komentar harus terstruktur seperti ini:

1. Mentor menjelaskan situasi yang menjadi bahan diskusi (tugas, proyek, perilaku tim, kepatuhan terhadap etika perusahaan).
2. Kemudian mengungkapkan sikapnya terhadapnya dan konsekuensinya.
3. Manajer menyuarakan keinginannya mengenai hasil masa depan dari tindakan siswa dalam keadaan yang sama (mirip). Itu juga dapat menawarkan perilaku yang lebih sederhana untuk mencapai alur kerja yang paling efisien.

Bagaimanapun, perilaku mentor terhadap karyawan yang adaptif harus dilandasi dengan kebijaksanaan, kesabaran dan diplomasi.