Surat bisnis dalam bahasa Inggris: contoh draf, frasa khas

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Surat bisnis adalah dokumen resmi pendek dengan struktur tertentu. Ini memiliki format tertentu. Kemampuan untuk menulisnya dapat berguna dalam situasi yang berbeda. Dari melamar pekerjaan hingga menulis ucapan terima kasih atau mengirim permintaan maaf. Artikel ini akan menjadi penjelasan rinci tentang cara menulis surat bisnis + contoh dalam bahasa Inggris. Penting bahwa desain dan struktur surat bisnis tergantung pada jenisnya.

Jenis utama surat bisnis

Surat penjualan, komersial (Sales Letters). Surat langsung, yang digunakan untuk memberi tahu calon pelanggan Anda tentang apa yang ditawarkan, layanan dan ketentuan apa. Surat itu mengungkapkan manfaat kerja sama dan dirancang untuk menarik minat klien

Surat Proposal Bisnis. Proposal untuk kesepakatan atau kemitraan. Surat tersebut menyebutkan apa yang akan diperoleh kedua belah pihak dari transaksi tersebut, apa keuntungan dan keuntungannya

Melakukan Penyelidikan. Surat itu berisi permintaan informasi tambahan tentangproduk atau jasa dalam bentuk brosur, katalog, kontak telepon, dll

Membalas Pertanyaan. Respons yang berhasil terhadap pertanyaan dapat membantu Anda menyelesaikan penjualan atau menghasilkan penjualan baru. Pelanggan yang mengajukan permintaan tertarik pada informasi tertentu

Selamat Bisnis. Jika salah satu mantan kolega atau kenalan Anda telah membuka bisnis baru atau menerima promosi, maka menulis surat adalah kesempatan yang baik untuk mengucapkan selamat kepadanya

Email Pengunduran Diri. Terkadang, secara kebetulan, Anda harus mengirim email alih-alih menelepon atau rapat pribadi. Surat yang ditulis secara profesional dan sopan akan membantu Anda tetap berhubungan baik dengan atasan Anda

Surat Terima Kasih. Jika mitra bisnis telah membantu Anda atau klien telah merekomendasikan layanan Anda kepada seseorang, maka surat semacam itu adalah kesempatan yang baik untuk mengucapkan terima kasih. Ucapan terima kasih, selain menunjukkan penghargaan Anda, dapat memajukan karir Anda, membantu Anda mendapatkan tawaran pekerjaan, dan memperkuat hubungan Anda dengan klien atau pemasok

Surat Permintaan Maaf. Meminta maaf mungkin tampak seperti langkah yang menakutkan, tetapi begitu Anda melakukannya, Anda pasti akan membuat kesan yang baik. Permintaan maaf dapat dilakukan atas nama perusahaan atau atas nama perusahaan

Membuat Klaim. Surat-surat ini digunakan untuk mengajukan klaim atas kinerja atau produk perusahaan yang tidak memuaskan. Jika pelanggantidak puas dengan pekerjaan kontraktor, ia menulis surat menuntut agar pekerjaan dilakukan lebih baik

Surat Pengantar. Mereka sangat penting ketika melamar posisi baru. Mereka harus menyertakan pengantar singkat, menyoroti informasi terpenting di resume Anda, dan meyakinkan calon pemberi kerja bahwa Anda cocok untuk pekerjaan itu

Aturan menulis surat bisnis

1. Teks surat harus langsung dan pendek.
2. Informasi dalam teks harus benar.
3. Penggunaan kata yang disingkat tidak disarankan.
4. Tidak ada koreksi atau coretan.
5. Artinya tidak boleh ganda.
6. Gaul tidak diperbolehkan.
7. Bercerita harus sopan.

Juga jika Anda menulis email:

1. Perhatikan pilihan ukuran, warna font. Pastikan surat Anda ditulis dengan font yang sederhana dan profesional. Jika tidak, penerima mungkin tidak meluangkan waktu untuk membaca surat seperti itu. Font yang terlalu kecil atau tidak terbaca dapat mengakibatkan email Anda tidak terbaca.
2. Font terbaik adalah Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New.
3. Ukuran font yang disarankan adalah 10-12. Ukurannya tergantung pada berapa lama pesan Anda. Cobalah untuk memasukkan huruf pada satu halaman.
4. Hindari huruf tebal, garis bawah, dan miring. Surat-surat seperti itu bisa sulit untuk dibaca.

Sebelumnyamengirim surat, periksa apakah ada kesalahan baca tulis dan ejaan, karena kehadirannya dapat membuat si penerima menolak. Pastikan semua nama pribadi dan perusahaan dieja dengan benar. Untuk kemudahan membaca dan persepsi informasi, pisahkan teks menjadi paragraf.

Struktur Surat

1. Awali surat Anda dengan salam resmi.
2. Anda dapat menggunakan tautan ke kontak atau percakapan sebelumnya.
3. Selanjutnya, sebutkan alasan surat Anda.
4. Pada bagian utama, nyatakan inti masalah dengan argumen yang diperlukan.
5. Pada paragraf terakhir, simpulkan arti dari apa yang ditulis dan lengkapi suratnya.
6. Terima kasih kepada penerima karena telah membaca email.
7. Harap tanda tangani dan beri tanggal di bawah ini.

Bagaimana cara menyapa penerima dalam surat bisnis dalam bahasa Inggris? Contoh

Permohonan Anda kepada penerima secara langsung bergantung pada hubungan Anda dengannya. Jika Anda sudah mengenal seseorang secara pribadi selama bertahun-tahun, maka sebaiknya hanya menggunakan namanya saja. Jika tidak, gunakan Mr., Ms. atau dr.

Tidak disarankan untuk menggunakan frasa sapaan informal seperti Halo atau Hai (halo), Salam (salam), Selamat Pagi (selamat pagi), Selamat Malam (selamat malam). Gunakan sapaan pribadi yang menyertakan nama depan, nama belakang, atau gelar penerima. Misalnya: Bapak yang terhormat. Dawson (Bapak Dawson yang Terhormat), Manajer yang Terhormat (Manajer yang Terhormat).

Jika ini bukan pertama kalinya Anda menulis ke kontak ini, sebaiknya Anda menambahkanungkapan apa pun untuk kesopanan. Misalnya, saya harap Anda baik-baik saja.

Contoh alamat resmi

1. Dear First name Nama belakang - misalnya Dear Josh Dawson.
2. Bapak yang terhormat. atau Ny. Nama keluarga (nama keluarga Bapak/Ibu yang terhormat) - mis. Dawson atau Ms. Dawson.
3. Bapak yang terhormat. atau Ny. Nama depan Nama belakang (yang terhormat Bapak atau Ibu nama depan dan belakang). Misalnya, Bapak yang terhormat. Josh Dawson atau Ms. Jane Dawson.
4. Manajer Yang Terhormat
5. Dear Sir or Madam (Dear Sir or Madam). Tulis seperti ini jika Anda tidak tahu nama penerima.
6. To Whom It May Concern (untuk yang bersangkutan). Jika Anda tidak memiliki informasi kepada siapa surat ini ditujukan secara khusus.

Bagaimana cara menandatangani surat bisnis dalam bahasa Inggris? Contoh

Jika Anda tidak mengenal orang tersebut secara pribadi, sebaiknya Anda mengawali surat dengan Dear Sir atau Dear Madam, dan mengakhirinya dengan menandatangani Hormat saya Nama depan Nama belakang

Frasa Hormat kami atau Hormat kami, yang diterjemahkan sebagai "Hormat kami", digunakan dalam kasus di mana Anda sebelumnya memanggil penerima dengan nama atau nama keluarga.

Bagaimana saya harus menandatangani surat bisnis dalam bahasa Inggris? Contoh ditunjukkan di bawah ini.

Desain alamat

Alamat dan kontak Anda harus ditunjukkan di sudut kanan atas. Di tempat yang sama, jika diinginkan, tunjukkan nama perusahaan Anda, alamat, nomor telepon. Jika Anda mengirim surat atas nama perusahaan, Anda tidak boleh menggunakan nama Anda sendiri.

Dari kiripihak, menunjukkan alamat penerima. Itu harus di bawah alamat Anda.

Contoh surat bisnis dalam bahasa Inggris (alamat) adalah sebagai berikut.

Dekorasi kencan

Tidak ada aturan ketat yang menunjukkan di mana harus meletakkan tanggal. Biasanya tertera di atas atau di bawah alamat penerima.

Penting untuk diketahui bahwa tidak semua negara menulis tanggal dengan cara yang sama. Misalnya, di Inggris, angka didahulukan, lalu bulan - 26 Juli 2019. Di Amerika, yang terjadi adalah kebalikannya. Contoh: 26 Juli 2019.

Sebaiknya tulis nama bulan dalam huruf, karena ini akan membantu menghindari kemungkinan kesalahpahaman.

Isi surat

Surat resmi apa pun harus ditulis dengan sederhana dan jelas. Anda tidak boleh melukis semuanya di beberapa halaman (maksimal 2-3 paragraf). Seperti yang kita ketahui, singkatnya adalah saudara perempuan dari bakat.

Pertama, pahami tujuan surat Anda: terima kasih, keluhan, tawaran pekerjaan, dll.

Ada frasa yang nyaman untuk memulai kalimat pertama dengan: Saya sedang menulis…, setelah itu Anda dapat menulis tujuan surat itu.

Contoh:

• untuk memberi tahu Anda tentang - untuk memberi tahu Anda tentang;
• ipso facto - untuk alasan ini saja;
• untuk merekomendasikan - merekomendasikan;
• menjelaskan - menjelaskan;
• meminta - meminta;
• dalam hubungan ini - sehubungan dengan ini;
• dalam referensi - relatif;
• untuk mengingatkan Anda - mengingatkan;
• untuk selamat - selamat.

Dalam paragraf berikutnya, jelaskan esensi dan tujuan Andasurat. Hindari penggunaan kata dan frasa yang tidak perlu. Ekspresikan pikiran Anda dengan jelas.

Dan di paragraf terakhir Anda dapat menulis tentang apa yang sekarang Anda harapkan dari penerima. Tergantung pada tujuan penulisan, ini mungkin permintaan untuk mengulang pekerjaan, tawaran untuk membeli produk atau layanan, mengirim informasi lebih lanjut, dan sebagainya.

Melengkapi surat

Pastikan untuk berterima kasih kepada penerima karena telah membaca dan beri tahu mereka bahwa Anda mengharapkan tanggapan segera.

Frasa Berguna:

1. Terima kasih atas minat Anda - terima kasih atas minat Anda.
2. Tolong beri tahu saya pendapat Anda - beri tahu saya pendapat Anda.

Contoh surat

Bagaimana cara menulis surat permintaan? Contoh dalam gaya bahasa Inggris bisnis terlihat seperti ini.

Ini adalah contoh surat bisnis dalam bahasa Inggris dalam formulir permintaan. Ini dikirim ke perusahaan yang mungkin tidak secara aktif mencari karyawan baru saat ini. Dengan cara ini Anda mendapat kesempatan untuk menunjukkan resume Anda kepada manajer perekrutan. Melalui surat tersebut, pemberi kerja akan mengetahui bahwa Anda tertarik dengan perusahaan dan posisi tertentu.

Jika mereka tidak berencana merekrut karyawan baru, surat itu akan membantu Anda tetap berada di radar. Ketika situasi berubah, Anda akan dianggap sebagai kandidat.

Bagaimana cara menulis email bisnis?

Pertama, Anda perlu mengetahui beberapa aturan:

1. Alamat email Anda harus terlihat profesional dan sederhana. Misalnya, [email protected] atau [email protected]. Pastikan alamat email Anda tidak seperti ini - [email protected].
2. Penting juga untuk menjaga agar surat tetap pendek. Rata-rata, orang tidak menghabiskan lebih dari satu menit membaca satu email. Agar pesan Anda menarik bagi penerima, dan dia membacanya sampai akhir, tulislah hanya di bisnis.
3. Gunakan baris subjek untuk meyakinkan pembaca agar membuka email Anda. Jangan membuatnya terlalu panjang, tetapi sertakan lebih banyak kata kunci. Misalnya, jika Anda menulis surat untuk meminta pekerjaan, cukup sertakan posisi dan nama depan dan belakang Anda.
4. Lengkapi surat Anda secara profesional. Luangkan waktu untuk menandatanganinya dengan benar. Tanda tangan Anda harus menyertakan nama dan alamat email Anda. Anda juga dapat memasukkan nomor telepon, jabatan, atau situs web pribadi Anda.
5. Dan aturan terakhir - edit. Periksa beberapa kali untuk memastikan email ditulis dan diedit dengan jelas. Sebelum mengirim pesan, baca ulang dan perbaiki kesalahan ejaan dan tata bahasa.

Apa yang harus dikecualikan dari surat itu?

• emotikon;
• kesalahan dan kesalahan ketik;
• font mewah atau berwarna;
• informasi tambahan dan tidak perlu;
• gambar;
• kata gaul atau disingkat.

Contoh penulisan berbagai jenis email

Bagaimana cara menulis surat bisnis dalam bahasa Inggris? Sampel dan template membantu Anda memformat dan mengatur informasi di email Anda. Tetapi meskipun sampel dapat menjadi titik awal yang baik, jangan lupa untuk membuat email Andadipersonalisasi.

Inilah tampilan email bisnis dalam bahasa Inggris (contoh dalam gambar):

Surat jenis ini adalah ucapan selamat memulai usaha baru. Kata-kata dukungan dan pengakuan Anda akan diingat oleh penerima, dan mungkin juga berguna di masa depan.

Berikut cara menulis surat bisnis dalam bahasa Inggris. Contoh foto.

Saat Anda berterima kasih kepada seseorang, katakan dengan tepat. Beri tahu penerima bahwa ini bukan ucapan terima kasih. Buatlah daftar cara-cara di mana Anda telah dibantu. Misalnya, Suzanne sangat membantu dalam menyelenggarakan konferensi. Sebagai tanggapan, Mary menawarkan layanannya jika diperlukan. Ini menunjukkan bahwa kata-katanya tidak kosong dan dia sangat menghargai pekerjaan yang dilakukan, bahwa dia siap untuk menawarkan sesuatu sebagai balasannya.

Kerjasama

Untuk memulai kerja sama dan mengembangkan kemitraan lebih lanjut, Anda perlu menulis surat pertama yang berisi penawaran atau informasi tentang kesepakatan Anda. Surat profesional akan menarik minat perusahaan atau klien dan mendorong kemitraan.

Inilah tampilan surat kerjasama bisnis dalam bahasa Inggris (contoh).

Dalam surat itu, jangan lupa untuk menyertakan kontak Anda: telepon, surat, dan alamat, sehingga penerima dapat menghubungi Anda dengan cara apa pun yang nyaman baginya.

Menggunakan template email bisnis bahasa Inggris, Anda dapat dengan mudah menulis email Anda sendiri.