Deskripsi pekerjaan: asisten kepala organisasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Organisasi besar - tugas besar. Kepala korporasi tidak akan punya waktu di mana-mana, bahkan dengan bantuan para deputi. Untuk merencanakan hari dengan benar, tidak melupakan apa pun, untuk mendistribusikan dan mengontrol pekerjaan, manajer membutuhkan asisten. Apa yang dilakukan karyawan di posisi ini, apa yang harus dia ketahui dan ketahui?

Asisten eksekutif: perannya dalam organisasi

Mengikuti logika pengklasifikasi profesi yang disetujui di tingkat negara bagian, asisten manajer termasuk dalam kategori manajer, karena dia mengawasi hampir semua masalah dalam kompetensi orang pertama.

Pada saat yang sama, beberapa organisasi menafsirkan posisi asisten manajer sebagai administrator, manajer atau sekretaris: dua posisi pertama menyiratkan fungsi organisasi dan administrasi, yang ketiga - presentasi dan dukungan. Pengklasifikasi profesi mengklasifikasikan jenis pekerjaan ini ke dalam kategori yang berbeda.- spesialis, karyawan teknis, tetapi hanya asisten yang diklasifikasikan sebagai manajer.

Bagaimana menentukan ruang lingkup tanggung jawab pekerjaan?

Saat mempekerjakan asisten manajer atau sekretaris, organisasi harus memutuskan status, hak, dan tanggung jawab karyawan ini, karena persyaratan untuk tingkat pendidikan, kualifikasi, pengalaman kerja kandidat bergantung pada ini.

• Resepsionis cukup berpendidikan tamat sekolah menengah, dan tata krama serta teknik bekerja dengan peralatan kantor pelamar diajarkan langsung di tempat kerja.
• Administrator harus memiliki setidaknya gelar sarjana, memiliki keterampilan organisasi dan karakter energik, dan memiliki beberapa pengalaman kerja, tergantung pada persyaratan perusahaan.
• Seorang manajer, sebagai perwakilan profesional, membutuhkan setidaknya pendidikan tinggi penuh, pengalaman kerja adalah opsional, tetapi perusahaan menetapkan standar ini atas kebijaksanaannya sendiri.
• Asisten kepala. Posisi ini menyiratkan persyaratan kualifikasi yang sama seperti untuk seorang manajer: menyelesaikan pendidikan tinggi, pengalaman kerja di bidang khusus minimal 2 tahun. Kemungkinan karakteristik pribadi khusus pelamar juga akan diperlukan, dan mungkin pelatihan lanjutan.

Mengapa saya membutuhkan deskripsi pekerjaan?

Seorang asisten manajer, sebagai pejabat, berkewajiban untuk bertindak dalam kerangka hak fungsionalnya dan untuk sepenuhnya menjalankan fungsi yang ditentukan. Namun, bahkan tidaksebagai manajer, karyawan berkewajiban untuk memenuhi tugas pekerjaannya dengan sungguh-sungguh dan tepat waktu.

Perintah perekrutan tidak berisi pernyataan rinci tentang kompetensi ini, dan bahkan dalam hal kontrak, daftar fungsi tidak selalu lengkap. Untuk menghindari perbedaan dalam menentukan kerangka acuan seorang karyawan, uraian tugas seorang asisten kepala organisasi harus memuat tugas-tugas rinci, hak-hak yang dia miliki, serta ukuran tanggung jawab atas pelanggaran kontrak kerja, internal peraturan ketenagakerjaan, merugikan majikan, dll.

Asisten Pribadi untuk Eksekutif

Deskripsi pekerjaan seorang asisten dimodelkan pada instruksi serupa untuk seorang manajer atau wakilnya, dengan pengecualian beberapa fungsi prioritas perencanaan dan manajemen strategis. Mungkin, asisten juga tidak akan dipercayakan dengan perekrutan dan pemberhentian karyawan, hak untuk mengelola sumber daya keuangan perusahaan, penerbitan surat kuasa dan kompetensi lain yang dimiliki secara pribadi oleh kepala.

Namun, undang-undang mengizinkan untuk mendelegasikan fungsi apa pun kepada karyawan yang dipercaya, asalkan ia memiliki kualifikasi, pengetahuan, pengalaman, dan wewenang yang cukup untuk menyelesaikan masalah tersebut. Penting untuk mengeluarkan wewenang karyawan dengan benar - atas perintah atau surat kuasa.

Pada saat yang sama, deskripsi pekerjaan asisten kepala perusahaan harus mencerminkan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan olehnya.

Bagian khas

Struktur deskripsi pekerjaan ditetapkan dalam direktori kualifikasi negara dan berisi semua persyaratan dasar untuk karyawan dan nuansa posisi, serta tempatnya dalam struktur organisasi organisasi.

Deskripsi pekerjaan "Asisten Manajer", seperti yang lainnya, harus mencakup bagian-bagian berikut:

1. Kondisi umum. Ini menunjukkan prosedur pengangkatan dan pemberhentian, subordinasi, prosedur penggantian karyawan.
2. Fungsi tenaga kerja. Salah satu bagian terpenting yang perlu dicerminkan secara detail.
3. Hak yang diberikan kepada karyawan.
4. Batas tanggung jawab atas pelanggaran.
5. Kualifikasi, pengalaman profesional, tingkat pendidikan.
6. Apa yang harus diketahui oleh karyawan di posisi ini.
7. Hubungan antara dia dan bagian lain dari organisasi.

Bagian yang ditentukan tidak dapat dipotong, tetapi diperbolehkan untuk memperluasnya dan menambahkan item yang diperlukan.

Contoh Deskripsi Pekerjaan Asisten Eksekutif

Disetujui:

Direktur (nama organisasi)

tanda tangan

(nama lengkap)

tanggal persetujuan

Deskripsi Pekerjaan "Asisten Manajer"

1. Kondisi dasar

1.1. Kategori profesional "Pemimpin".

1.2. Diterima dan diberhentikan dari pekerjaan atas perintah direktur.

1.3. Pelaporan: langsung ke direktur.

2. Fitur

Asisten Eksekutif:

2.1. Mengkoordinasikan pekerjaan departemen, bagian dan divisi lain dari perusahaan sesuai dengan instruksi, keputusan dan perintah direktur.

2.2. Mencatat tenggat waktu pelaksanaan perintah kontrol direktur oleh divisi struktural.

2.3. Menyusun rencana kerja direktur untuk hari kerja berikutnya dan menyerahkannya kepada manajer tepat waktu.

2.4. Mengatur dan mengontrol pekerjaan kantor di perusahaan, memeriksa kepatuhannya terhadap persyaratan hukum.

2.5. Memastikan akuntansi dan pendaftaran semua surat kuasa yang dikeluarkan oleh direktur.

2.6. Mengelola panitera dan mengontrol hasil kegiatan mereka.

Suplemen tergantung kebutuhan organisasi dan profil jabatan tertentu.

3. Kekuatan

Asisten Eksekutif berhak untuk:

3.1. Biasakan diri Anda dengan keputusan yang dibuat oleh perusahaan.

3.2. Ikut serta dalam rapat staf manajemen.

Suplemen tergantung kebutuhan organisasi dan profil jabatan tertentu.

4. Tanggung jawab

Asisten Supervisor Penanggungjawab:

4.1. Untuk non-pemenuhan atau pemenuhan yang tidak tepat dari tugas mereka di bawah instruksi ini, perintah dan perintah direktur, undang-undang saat ini yang mengatur kegiatan perusahaan.

4.2. Untuk kontrol yang tidak memadai atas aktivitas karyawan bawahan.

4.3. Untuk pengungkapan informasi dengan akses terbatas.

Suplemen menuruttentang kebutuhan organisasi dan profil jabatan tertentu.

5. Kualifikasi

Seorang asisten manajer harus memiliki pendidikan tinggi yang lengkap, pengalaman kerja profil minimal 2 tahun.

6. Harus tahu

Perundang-undangan saat ini, Piagam, Kesepakatan bersama (menunjukkan tindakan dan norma yang harus diketahui karyawan).

7. Interaksi

Menunjukkan dengan siapa dan dalam masalah apa asisten manajer bekerja sama.

Setuju:

Kepala Sumber Daya Manusia

Tanda Tangan

(nama lengkap)

Penasihat Hukum

Tanda Tangan

(nama lengkap)

Diakrabkan:

tanda tangan

(nama lengkap)

Kompetensi Khusus Asisten Manajer Proyek

Diasumsikan bahwa manajemen proyek adalah posisi sementara, masing-masing, dan asisten memikul kewajiban tertentu sampai proyek selesai. Tanggung jawab fungsionalnya akan tergantung pada spesifikasi dan tema proyek, serta pada kebutuhan organisasi tertentu.

Deskripsi pekerjaan asisten manajer proyek untuk fungsi akan lebih terspesialisasi, tetapi dengan pewarnaan administratif dan organisasi. Tanggung jawab umum untuk posisi ini dapat ditemukan di Buku Pegangan Kualifikasi dan kemudian dimodifikasi agar sesuai dengan situasi.

Apakah tanggung jawab asisten manajer umum berbeda?

Tanggung jawab asistenCEO dan Asisten Direktur Umum akan berbeda. Tentu saja, dalam kasus kedua, kekuasaan akan lebih terfokus secara sempit, karena kepala urusan umum tidak bertanggung jawab atas semua kegiatan organisasi, tetapi hanya untuk sektor yang terpisah.

Deskripsi pekerjaan asisten manajer untuk urusan umum disusun berdasarkan fungsi bos yang "dibantu". Dengan demikian, ruang lingkup tanggung jawab dan fungsinya akan menjadi dasar.

Deskripsi pekerjaan "Asisten Manajer" dalam hal ini cocok sebagai dasar, Anda dapat membangunnya saat mengembangkan dokumen baru untuk posisi terkait.