Sistem manajemen perusahaan otomatis: teknologi, program, dan fungsi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Sistem manajemen perusahaan otomatis - inilah yang sangat dibutuhkan oleh industri saat ini. Otomatisasi proses dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi. Selain itu, hal ini menjadi relevan juga karena saat ini terjadi komputerisasi global hampir di semua cabang kehidupan manusia.

Karakteristik umum

Sistem manajemen perusahaan otomatis (AMS) saat ini digunakan di Federasi Rusia sesuai dengan metodologi MRP dan ERP. Kedua arah ini diakui di seluruh dunia.

Adapun penampilan sistem otomasi pertama, ini adalah sistem perencanaan sumber daya material, mereka juga MRP. Arah ini dikembangkan dan pertama kali digunakan di Amerika Serikat pada tahun 1960-an. Perlu dicatat bahwa padahari ini tidak kehilangan relevansinya sama sekali.

Namun, sistem manajemen perusahaan otomatis (AMS) adalah yang paling umum saat ini, sering disebut informasional. Dialah yang menerima pengurangan dalam bentuk ERP. Adapun informasi umum tentang pengenalan teknologi tersebut, maka, seperti dalam kasus perubahan besar lainnya, tidak bisa tanpa rasa sakit. Namun, hari ini adalah adil untuk mengatakan bahwa sejumlah masalah telah diformalkan, dipelajari dengan baik, dan metode efektif telah dikembangkan yang akan memungkinkan mereka untuk diselesaikan tanpa banyak kerusakan pada perusahaan itu sendiri. Jika Anda mempelajari masalah dan menangani solusinya bahkan sebelum Anda mulai menerapkan sistem manajemen perusahaan otomatis, Anda dapat sangat memfasilitasi proses ini.

Informasi umum tentang sistem kontrol otomatis

Jika kita mendefinisikan sistem otomatis, maka itu adalah seperangkat perangkat lunak, teknis, informasi, dan beberapa kompleks lainnya, serta tindakan tertentu dari personel yang terlatih khusus. Tindakan karyawan biasanya ditujukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu dalam perencanaan dan pengelolaan berbagai jenis kegiatan di perusahaan.

Penggunaan sistem manajemen perusahaan otomatis dimaksudkan untuk mengoptimalkan dan meningkatkan efisiensi staf manajemen di fasilitas tersebut. Selain itu, aturan yang sama berlaku untuk pekerjaan beberapa layanan personel lain yang beroperasi diperusahaan. Para ahli di bidang ini setuju bahwa penggunaan seperangkat alat seperti itu, yang membantu mengelola perusahaan secara lebih efektif, secara signifikan meningkatkan daya saing yang sudah ada, dan juga, pada prinsipnya, dapat membawa objek ke tingkat yang dapat diterima sehingga dapat bersaing. dengan perusahaan lain.

Sistem manajemen perusahaan otomatis memainkan peran yang sangat penting dalam pekerjaan manajer yang efisien. Jika Anda percaya statistik, maka sekitar 60% dari waktu kerja manajer dihabiskan hanya untuk menyusun laporan dan tugas dokumenter untuk staf di sekitarnya. Kehadiran sistem otomatis akan memungkinkan karyawan untuk mendapatkan akses cepat ke informasi yang dia butuhkan. Selain itu, sistem informasi manajemen perusahaan otomatis juga dapat digunakan untuk menghitung upah setiap karyawan dengan cepat, berdasarkan banyak faktor.

Klasifikasi berdasarkan peralatan

Ada beberapa kelompok sistem otomatis yang digunakan untuk mengelola perusahaan, tergantung pada peralatan fungsionalnya:

• Yang pertama adalah sistem multifungsi yang dirancang untuk melakukan berbagai tugas yang diperlukan untuk manajemen fasilitas yang lengkap dan efektif.
• Ada sistem analisis pakar. Kompleks ini ditujukan untuk memantau tren utama dan arah pembangunanbisnis.
• Sistem yang dialokasikan secara terpisah yang memungkinkan Anda menghitung gaji staf.
• Terakhir dalam hal fungsionalitas adalah program yang memungkinkan Anda mengelola personel. Mereka dirancang untuk secara efektif memecahkan masalah yang berkaitan dengan karyawan. Mereka dapat menyimpan semua informasi kontak untuk setiap karyawan individu, jadwal kerja mereka, tanggal perekrutan dan pemberhentian, gaji yang dibayarkan dan banyak informasi penting lainnya.

Tugas sistem otomasi

Di sini ada baiknya membahas lebih detail tentang tugas utama program pakar. Tujuan utamanya adalah untuk mencari dan membandingkan karakteristik pelamar yang paling beragam untuk posisi yang dibutuhkan. Penggunaan sistem informasi manajemen perusahaan otomatis ini akan memudahkan Anda menemukan karyawan yang paling menjanjikan di departemen yang tepat. Namun, perlu dicatat di sini bahwa penggunaan program pakar tersebut cukup mahal, dan oleh karena itu, dari segi ekonomi disarankan untuk menerapkannya pada fasilitas yang sudah cukup besar.

Fakta lain yang agak penting. Yang terbaik adalah mengintegrasikan sistem otomatis hanya bersama dengan program lain yang akan digunakan untuk akuntansi dan aktivitas lain dari karyawan ini, yaitu akuntan. Fitur ini disebabkan oleh fakta bahwa pemimpin akan dapat membuat keputusan yang objektif hanya jika dia memiliki segalanyainformasi terkini tentang keadaan perusahaan dan karyawannya.

Seperti yang telah menjadi jelas, sistem kontrol otomatis sebagai bagian dari sistem perusahaan adalah kompleks dari banyak program. Namun, mereka tidak semuanya sama dan dibagi menjadi beberapa kelompok lagi, tergantung pada sifat produksi di mana mereka digunakan. Mereka dapat berupa tipe kontinu, diskrit, yaitu produksi tunggal, skala kecil atau menengah, serta tipe diskrit kontinu, yaitu produksi massal skala besar atau in-line.

Prinsip dasar penciptaan

Sistem kontrol otomatis sebagai bagian dari sistem perusahaan mulai digunakan secara aktif pada tahun 1970-an. Pada saat yang sama, efektivitasnya juga telah dikonfirmasi.

Ada beberapa prinsip dasar untuk membuat sistem kontrol otomatis untuk kelas yang berbeda:

• Ada yang disebut prinsip tugas baru. Dengan kata lain, ini adalah tugas optimal yang dapat diselesaikan menggunakan teknologi komputasi konvensional.
• Prinsip kedua bisa disebut kompleks. Dalam hal ini, selama pengembangan sistem kontrol otomatis, perlu untuk mendekati solusi kompleks tugas-tugas seperti teknis, ekonomi dan organisasi.
• Prinsip lain bisa disebut prinsip pemimpin pertama. Dalam hal ini, ini berarti bahwa pengembangan program untuk sistem manajemen perusahaan otomatis harus dilakukan dengan partisipasi dan di bawah kendali kepala fasilitas ini. Hal ini berlaku untuk pengembangan sistem kontrol otomatis skala besar, yangakan mengelola seluruh perusahaan. Jika salah satu subsistem dari sistem kontrol otomatis sedang dikembangkan, maka partisipasi bukan kepala, tetapi kepala layanan fungsional, yang kompleks sedang dikembangkan.
• Prinsip lain sering disebut sebagai pengembangan sistem berkelanjutan. Dalam hal ini, diasumsikan bahwa jumlah tugas yang harus diselesaikan akan terus meningkat, yang berarti bahwa sistem akan terus berkembang. Selain itu, tugas baru tidak akan menggantikan tugas yang telah dilaksanakan sebelumnya.
• Prinsip selanjutnya adalah modularitas dan pengetikan. Terdiri dari kenyataan bahwa akan ada pemilihan dan pengembangan bagian-bagian yang terpisah dan independen dari sistem yang akan digunakan dalam berbagai jenis subsistem.
• Prinsip terakhir cukup sederhana, dan terdiri dari mengotomatisasi sirkulasi dokumen, serta menciptakan basis informasi tunggal di seluruh perusahaan.

Perlu dicatat bahwa sebagian besar prinsip berlaku bahkan untuk pembuatan sistem manajemen otomatis untuk perusahaan hotel. Hal ini terutama berlaku untuk poin terakhir, di mana database umum adalah elemen kunci.

Masalah pengembangan utama

Ada baiknya mempertimbangkan beberapa masalah utama, serta cara untuk menyelesaikannya, yang mungkin timbul selama pembentukan sistem kontrol otomatis, dan ada baiknya memulai dengan yang utama.

Masalah umum pertama adalah kurangnya tugas manajemen khusus di perusahaan.

Dalam literatur tentang sistem manajemen perusahaan otomatis, masalah ini diberikan yang paling signifikantempat, karena cukup sulit untuk dipecahkan. Selain itu, sering dikacaukan dengan item lain, yaitu reorganisasi struktur perusahaan. Namun, masalah ini jauh lebih global, karena juga mencakup aspek filosofis dan psikologis, di samping metodologi manajemen. Secara lebih rinci tentang masalahnya, terletak pada kenyataan bahwa banyak pemimpin mengelola perusahaan mereka hanya berdasarkan pengalaman, visi, dan kebutuhan mereka sendiri. Pada saat yang sama, mereka cukup sering menggunakan data yang sebenarnya tidak terstruktur atau tidak terstruktur dengan baik tentang dinamika pertumbuhan dan perkembangan objek mereka.

Jika Anda menoleh ke direktur seperti itu dan memintanya untuk menjelaskan struktur aktivitasnya di salah satu departemen yang bertanggung jawab kepadanya, maka kemungkinan besar masalahnya akan terhenti. Karena alasan inilah pengaturan tugas manajemen yang kompeten adalah faktor terpenting dalam keberhasilan pengembangan dan implementasi sistem manajemen proyek otomatis dalam suatu perusahaan.

Penting untuk dicatat di sini bahwa tugas yang ditetapkan dengan benar akan secara positif memengaruhi tidak hanya pengembangan objek secara keseluruhan, tetapi juga pengembangan proses otomatisasi itu sendiri secara terpisah. Adapun solusi untuk masalah ini, semuanya agak buruk di sini untuk beberapa alasan. Pertama, di wilayah Federasi Rusia, pendekatan nasional khusus untuk menetapkan tugas manajemen belum sepenuhnya dikembangkan. Oleh karena itu, pengalaman manajemen Barat digunakan, tetapi dalam banyak kasus tidak memadai dalam kaitannya dengan situasi di Rusia. Kedua, pengalaman masih berlakuKali Rusia-Soviet dalam perumusan tugas-tugas ini. Dalam hal ini, semuanya agak lebih baik, dan banyak prinsip masih selaras dengan kenyataan hidup, tetapi pada saat yang sama mereka semakin tidak mampu bertahan dalam persaingan pasar secara umum.

Berdasarkan hal di atas, kita dapat menarik kesimpulan berikut: sebelum memulai penerapan sistem manajemen sumber daya perusahaan otomatis, perlu untuk memformalkan sejelas mungkin semua loop kontrol yang, secara umum, perlu menjadi otomatis. Paling sering, ini membutuhkan keterlibatan konsultan berpengalaman dari luar, yang akan menyebabkan pengeluaran yang tidak perlu. Namun, mereka akan jauh lebih sedikit daripada uang yang dihabiskan untuk proyek otomatisasi yang gagal.

Masalah lain

Masalah kedua, yang seperti disebutkan sebelumnya, agak mirip dengan yang pertama, tetapi kurang global. Ini adalah kebutuhan untuk reorganisasi sebagian struktur, serta kegiatan perusahaan selama penerapan sistem kontrol otomatis.

Masalah umum lainnya adalah perlunya mengubah pendekatan untuk bekerja dengan informasi yang masuk. Selain itu, perlu mempertimbangkan kembali prinsip-prinsip menjalankan bisnis secara keseluruhan. Banyak manajer tidak siap menghadapi masalah seperti penolakan karyawan di lapangan terhadap pengenalan sistem kontrol otomatis untuk perusahaan industri. Dan ini, pada gilirannya, bisa menjadi masalah yang cukup signifikan. Kesulitan lain yang juga terkait dengan pegawai adalah beban kerja yang bertambah sementara selama proses pelaksanaan sebenarnya.

Di antaranya, kita harus memecahkan masalah seperti pembentukan kelompok khusus yang tidak hanya akan mengintegrasikan sistem secara kompeten, tetapi juga menyertainya. Selain itu, kelompok seperti itu pasti membutuhkan pemimpin yang berpengalaman.

Memecahkan masalah dengan karyawan

Karena banyak direktur sering tidak siap untuk masalah ini, ada baiknya mempertimbangkannya secara lebih rinci.

Pertama adalah resistensi lokal. Patut dikatakan bahwa ini lebih sering ditemui, dan masalahnya sendiri dapat secara signifikan menunda proses implementasi, atau bahkan benar-benar mengganggunya, yang tidak dapat diterima. Paling sering ini disebabkan oleh beberapa faktor murni manusia.

Pertama, banyak orang, anehnya, takut inovasi dan lebih cenderung konservatisme. Misalnya, seseorang yang telah bekerja di gudang berbasis kertas selama bertahun-tahun akan merasa sangat sulit untuk beralih ke sistem komputerisasi. Kedua, banyak yang akan mulai khawatir bahwa mereka akan kehilangan pekerjaan, karena mereka dapat digantikan oleh mesin, meskipun sebelumnya mereka dianggap sangat diperlukan dalam perusahaan ini. Selain itu, penerapan sistem tersebut dapat meningkatkan akuntabilitas atas tindakan apa pun yang dilakukan karyawan di lapangan, yang juga dapat memberikan banyak tekanan pada mereka.

Untuk meminimalkan kerusakan dari terjadinya masalah seperti itu, atau bahkan menguranginya menjadi nol, pemimpin perlu berkontribusi sebanyak mungkin kepada kelompok yang akan terlibat dalam pengembangan sistem kontrol otomatis. Selain itu, perlu untuk melakukan pekerjaan penjelasan berkualitas tinggi dengan personel danselesaikan beberapa masalah lagi:

• Memberikan pemahaman kepada semua orang di perusahaan bahwa integrasi sistem tidak dapat dihindari.
• Kepala tim implementasi harus memiliki otoritas yang cukup, karena bahkan perlawanan bawah sadar dari karyawan berpangkat tinggi (misalnya, manajer puncak) dimungkinkan.

Memecahkan masalah beban kerja

Selanjutnya, perlu dipahami bahwa sistem manajemen perusahaan otomatis terintegrasi pada tahap pemasangannya akan meningkatkan beban karyawan secara signifikan. Wajar saja, karena selain menjalankan tugas sehari-hari, karyawan juga harus menguasai peralatan baru, melakukan pendidikan mandiri, dll. Selain itu, selama pelaksanaan percontohan, serta sejumlah waktu tertentu. setelah itu, karyawan harus bekerja sebagai sistem lama dan juga sistem baru. Karena itu, proses integrasi dapat tertunda, karena karyawan akan mengatakan bahwa mereka tidak memiliki cukup waktu untuk mempelajari teknologi baru, karena mereka selalu sibuk dengan tugas langsung mereka.

Dalam kasus seperti itu, seorang pemimpin yang baik harus melakukan hal berikut:

• Pertama, ada baiknya memperkenalkan sistem penghargaan dan ucapan terima kasih sementara, yang akan meningkatkan motivasi karyawan untuk menguasai teknologi baru.
• Kedua, tindakan organisasi tertentu harus diambil yang akan mengurangi waktu yang dialokasikan untuk pengembangan pengetahuan baru.

Teknologi MRP dan ERP

Seperti yang disebutkan sebelumnya, ada dua arahAPCS, yang saat ini digunakan di seluruh dunia. Namun, sistem ini bukannya tanpa kekurangan.

Jika kita berbicara tentang MRP, maka kelemahan utama dari sistem ini adalah ketika menghitung kebutuhan bahan, kapasitas produksi perusahaan, pemuatan kapasitas ini, biaya tenaga kerja, dan sebagainya. tidak diperhitungkan. Ini adalah dorongan untuk pengembangan MRP II, yang dirancang untuk perencanaan sumber daya produksi. Seiring waktu, sistem akuntansi untuk biaya lain perusahaan ditambahkan ke dalamnya. Dengan demikian, di masa depan, sistem manajemen perusahaan otomatis dibentuk, yang fungsinya memperhitungkan semua industri yang tidak dihitung oleh MRP pertama. Sistem kontrol otomatis inilah yang kemudian dikenal sebagai sistem ERP untuk manajemen perusahaan otomatis.

Untuk meringkas semua hal di atas, kita dapat mengatakan dengan yakin bahwa sistem otomatis telah berkembang pesat dan sekarang menjadi sarana yang efektif untuk mengelola perusahaan, tetapi pada saat yang sama mereka harus diimplementasikan dengan sangat kompeten dan dikelola. Tentu saja, ada ruang untuk perbaikan dalam sistem itu sendiri.