Rencana pengelolaan proyek: deskripsi, kompilasi, analisis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Apa itu rencana manajemen proyek dapat dipahami dengan memahami istilah Manajemen proyek. Ini adalah seni dan ilmu pada saat yang sama, mapan dalam ekonomi pasar yang berorientasi konsumen. Merupakan penjabaran terstruktur dari rencana kerja dengan penetapan tujuan antara untuk tanggal tertentu. Sebagai bagian dari pelaksanaannya, proyek yang bertanggung jawab ditunjuk, siapa yang akan melakukan pekerjaan, dan badan pengatur yang akan memantau kepatuhan terhadap peraturan. Apakah manajemen proyek selalu efektif? Siapa atau apa yang mempengaruhi hasil akhir?

Aspek teoritis

Rencana manajemen proyek selalu dikaitkan dengan implementasi inovatif dan terdiri dari elemen analisis produk baru, pasar, kategori konsumen. Tujuan utamanya adalah untuk menyelesaikan tugas yang direncanakan dalam waktu sesingkat mungkin dengan penghematan uang maksimum.sumber daya.

Sesuai desain, setiap proyek memiliki efek inovatif yang terbatas. Inovasi diwujudkan dalam pendekatan individu terhadap penciptaan barang yang berbeda dari barang atau jasa serupa. Kemampuan ini memungkinkan Anda untuk secara sistematis memperbaiki dan mengubah properti produk atau layanan.

Parameter ini merupakan bagian integral dari rencana manajemen komunikasi proyek, pengembangan produk baru, perbaikan pekerjaan konstruksi atau kampanye pemilihan, pembentukan sistem informasi di perusahaan.

Aspek teoritis melibatkan gabungan pengetahuan, keterampilan, cara dan sarana untuk menciptakan produk dan layanan baru. Untuk memenuhi kebutuhan pasar dan harapan investor, perlu ditemukan keseimbangan yang optimal antara biaya, tenggat waktu, tujuan dan kualitas proyek yang dilaksanakan.

Rencana proyek harus secara logis menghubungkan semua bidang pengetahuan dengan sumber daya yang tersedia dan potensi pelaku.

Jenis sistem

Tugas apa pun, seperti membuat produk baru dan kemudian menjualnya, dapat dilakukan dengan atau tanpa rencana manajemen proyek.

Opsi pertama akan didasarkan pada penggunaan sistem matriks, yang menentukan penanggung jawab (manajer) proyek. Dia akan melapor kepada direktur, dan kelompoknya akan terdiri dari karyawan dari berbagai departemen yang dibebaskan dari tugas kerja langsung selama proyek berlangsung. Perubahan personel semacam itu membutuhkan kohesi tim dan pemahaman yang jelas tentang tujuan dan hasil proyek.

Opsi kedua mengasumsikan bahwa salah satu kepala departemen akan ditunjuk sebagai penanggung jawab. Semua tugas proyek akan dilakukan oleh karyawan unit ini. Namun secara umum, karyawan tidak akan memiliki pemahaman yang lengkap tentang tugas ini dan akan menganggapnya sebagai beban tambahan. Akibatnya, waktu dan hasil tidak dapat diprediksi.

Berbagai proyek

Perusahaan menggunakan proyek di tempat kerja sebagai metode non-tradisional dalam mengambil inisiatif yang tidak dapat digunakan dalam operasi sehari-hari. Bagian mereka di perusahaan meningkat setiap tahun.

Proyek selalu berbeda, tetapi mereka memiliki kesamaan. Ini adalah kondisi waktu yang terbatas, pencarian pemain yang kompeten dan uang tambahan. Petunjuk berikut dibedakan:

1. Desain arsitektural. Untuk berhasil dalam bisnis, partisipasi insinyur, desainer, konsumen, dan investor diperlukan. Contoh mencolok adalah penemu dan arsitek dari Amerika Serikat, B. Fuller, yang berhasil menarik minat orang dan mengembangkan model kamar mandi modular. Kamar-kamar ini merupakan pilihan yang ekonomis dan masih digunakan sampai sekarang dalam konstruksi bangunan tempat tinggal.
2. Visi konseptual. Intinya adalah menciptakan kondisi yang kondusif bagi terciptanya ide-ide baru. Contohnya adalah proyek dengan perusahaan telepon di AS yang mencari cara untuk melindungi bilik telepon dari perampok. Dari sekian banyak pilihan, kami memilih konstruksi baja tahan karat. Hari ini elemen ini dapat diamati di pintu depan.di banyak gedung.
3. Perencanaan. Sangat penting untuk membangun urutan pelaksanaan proyek. Misalnya, menurut kriteria ini, Taman Nasional Yellowstone berhasil mengimplementasikan rencana induk untuk simpang susun dan pemeliharaannya.
4. Konstruksi objek. Pekerjaan ini berfokus pada kepatuhan terhadap norma dan aturan konstruksi, serta pada kontrol sistematis setiap tahap. Tidak adanya badan pengendali dapat menyebabkan kehancuran objek dengan kerusakan yang tidak terduga.

Sebelum memutuskan salah satu pendekatan, perlu untuk mengembangkan rencana manajemen mutu untuk proyek tersebut. Dalam produksi alat kesehatan atau obat-obatan sebaiknya menitikberatkan pada kualitas tahapan perencanaan. Dalam hal produk jadi perlu diubah dari satu area ke area lain, misalnya, pemasangan AC dan sistem pemanas di gedung bertingkat, fokusnya adalah pada kontrol.

Faktor Sukses

Rencana manajemen proyek saat ini merupakan bagian integral dari hasil yang sukses. Di masa lalu, penciptaannya adalah karakteristik area produksi tradisional (pertahanan, energi, konstruksi). Saat ini, pendekatan ini digunakan oleh hampir setiap perusahaan kedua, atau lebih tepatnya, 45% dari semua organisasi. Ini termasuk lembaga keuangan yang menyediakan jasa dan barang kepada perusahaan.

Seringkali, perusahaan yang berfokus pada produk merasa perlu untuk memodifikasinya secara sistematis dalam menanggapi kebutuhan pelanggan baru. Dalam hal ini, menciptakanrencana manajemen proyek. Saat ini, sebagian besar organisasi berfungsi melalui pendekatan ini.

Tips membuat rencana

Dalam praktiknya, banyak perusahaan dalam usahanya mengalami kesulitan dan bangkrut. Misalnya, Lockheed, yang gagal dengan pesawat L-1011, atau proyek Deep Tunnel, bertujuan untuk meningkatkan infrastruktur saluran pembuangan kota Chicago. Perusahaan telah mengeluarkan biaya besar, mencoba mempertahankan apa yang berhasil mereka lakukan dan menjual sampai batas tertentu - produk mereka.

Alasan utama kegagalan adalah bahwa pengembangan terperinci dari rencana manajemen proyek tidak dilakukan, dan manajemen perusahaan sepenuhnya fokus pada hasil akhir, dan bukan pada tahap pencapaian tujuan yang berurutan.

Untuk mengimplementasikan perusahaan yang sukses, perlu untuk mengembangkan konsep dengan urutan tindakan yang jelas, sambil mempertimbangkan tips berikut:

1. Melihat proyek dari pihak ketiga. Teknik ini akan memungkinkan Anda untuk menilai secara objektif apa yang terjadi, melihat situasi dengan segar, memecahkan masalah yang muncul, dan meninjau biaya;
2. Delegasikan pengambilan keputusan. Pendekatan seperti itu akan memberikan pemahaman tentang tujuan antara proyek, meningkatkan efektivitas beberapa kali;
3. Buat rencana cadangan. Opsi tambahan untuk menyelesaikan masalah yang muncul akan membantu menghemat waktu dan uang. Dan membagi konsep menjadi beberapa bagian akan membawanya lebih dekat ke penyelesaian.

Bertanggung jawab atas manajemen

Rencana Manajemen MutuSebuah proyek kemudian efektif ketika pemimpinnya memenuhi kriteria tertentu. Memilih seseorang yang mampu melakukan aktivitas yang diperlukan dan membawa perusahaan ke tingkat yang baru adalah tindakan yang berisiko. Namun, lebih baik tidak menunda penyelesaian masalah.

Atribut utama kandidat adalah tanggung jawab, ambisi, kemampuan mengelola orang, dan kompetensi tingkat tinggi. Dalam praktiknya, ini saja tidak cukup, karena dia juga perlu mengetahui isi karyanya. Rencana manajemen lingkup proyek dalam banyak kasus terdiri dari tahapan:

• pengembangan dokumentasi;
• distribusi kekuasaan dan tugas;
• persetujuan rencana kerja;
• membuat skenario untuk situasi tak terduga.

Akhirnya lebih baik memberikan preferensi kepada pelamar yang termotivasi dan mencalonkan diri. Ini menunjukkan ciri utama seorang pemimpin - kemampuan untuk membuat keputusan serius dengan cepat.

Risiko proyek

Rencana manajemen risiko adalah sistem terstruktur untuk mengidentifikasi faktor, menilainya, dan menanggapinya. Ini terdiri dari norma-norma peramalan yang tersedia dan dapat diterima dalam hal konsekuensi dari sebuah skenario.

Ada beberapa tingkatan manajemen risiko dalam bisnis:

• mengidentifikasi pendekatan dan menyusun rencana aksi;
• cari risiko yang dapat mengubah hasil proyek;
• penilaian risiko kualitatif dan kuantitatif;
• pengembangan metode dan prosedur untuk mengurangi kemungkinan ancaman;
• memonitor pelaksanaan seluruh siklus proyek.

Sumber Daya

Anda dapat memengaruhi peningkatan hasil akhir konsep, serta mengurangi biaya dan waktu kerja, dengan memilih teknologi modern, karyawan yang memenuhi syarat, dan sumber daya keuangan untuk menyelesaikan tugas. Teknologi yang digunakan dan rencana pengelolaan sumber daya proyek dianggap sebagai alat utama untuk kesuksesan perusahaan.

Selain kunci, ada alat tambahan yang diperlukan untuk mengelola kunci. Misalnya, mereka dapat menyimpulkan kontrak yang memungkinkan Anda untuk menarik sumber daya yang diperlukan pada waktu yang tepat. Kapal atribut sistem manajemen personalia dan konsep itu sendiri, pembentukan interaksi informasi dari semua peserta.

Peringkat

Analisis rencana manajemen proyek mencakup dua elemen: penilaian struktur dan pemeriksaan tingkat implementasi. Analisis diperlukan untuk memahami sepenuhnya bagaimana konsep tersebut efektif dalam hal sumber daya yang diinvestasikan.

Elemen pertama mencakup penilaian oleh karyawan terhadap indikator, tugas, hasil akhir pekerjaan. Di sini, penyesuaian dilakukan untuk proses kerja di masa depan. Semua proses selanjutnya akan terkait dengan elemen analisis kinerja, di mana pekerjaan yang dilakukan dicatat dan prakiraan dikembangkan.

Sebagian besar perusahaan menggunakan sistem evaluasi kriteria konsep, di mana mereka mengevaluasi biaya, durasi kerja, dan kualitasnya. Jika salah satu kriteria tidak terpenuhi, rencana manajemen perubahan proyek dibentuk. Dalam hal ini, ada revisi nilai indikator, tugassedang disesuaikan.

Tahap akhir analisis adalah membandingkan hasil yang dicapai dengan yang direncanakan.

Keadaan tak terduga

Ketenangan direktur dalam situasi yang tidak terduga dan penilaiannya yang memadai terhadap masalah yang muncul memainkan peran penting dalam pelaksanaan rencana manajemen proyek.

Kurangnya kualitas ini dalam diri seorang pemimpin dan kurangnya waktu untuk mempertimbangkan konsekuensi dari beberapa keputusan adalah penyebab utama masalah. Tugas yang belum terselesaikan yang muncul di awal pekerjaan mungkin tidak dapat diselesaikan, yang akan menyebabkan tenggat waktu yang terlewat atau biaya ekonomi yang tidak perlu. Pada saat yang sama, ketakutan dan ketidakpastian dalam tindakan kepemimpinan dapat dengan cepat menyebar ke seluruh kelompok kerja. Ini adalah perilaku psikologis. Itulah mengapa sangat penting bagi seorang pemimpin untuk memiliki konsentrasi dan tidak kehilangan ketenangan dengan menyembunyikan emosi.

Fleksibilitas proyek

Setiap rencana manajemen proyek memerlukan banyak tugas yang harus diselesaikan secara bersamaan. Pada saat yang sama, setiap pertanyaan harus dijawab secara akurat dan rinci. Setiap nuansa yang muncul menentukan nasib proyek itu sendiri. Masalah pencegahan risiko terutama diselesaikan melalui pendekatan spesialis yang kompeten.

Untuk mengimplementasikan proyek yang sukses, Anda perlu mengamati kecepatan menyelesaikan tugas, menunjukkan perhatian terhadap detail, mendelegasikan pekerjaan kepada rekan kerja dan mengevaluasi kualitasnya di semua tahap peluncuran proyek.

Perhatian terhadap detail

Melakukan analisis pasar, analisis SWOT, perhitungan arus kas danindikator kunci lainnya memberikan peningkatan efektivitas proyek. Rencana bisnis manajemen proyek tidak hanya mendefinisikan jenis usaha yang dilaksanakan, tetapi juga mencakup proyeksi pendapatan dan pengeluaran. Ini termasuk item berikut:

• deskripsi bisnis;
• strategi pemasaran;
• evaluasi pesaing;
• prosedur operasional;
• staf.

Rencanakan secara keseluruhan

Semua karyawan proyek bertindak sebagai bagian dari satu kesatuan, karena hasil akhir bergantung pada tindakan mereka.

Setiap peserta, dalam wilayah tanggung jawabnya, mempengaruhi semangat kelompok kerja dan efisiensi kerja secara umum. Dalam manajemen, penting untuk tidak terus-menerus mengkampanyekan pelaksanaan tugas yang ditetapkan untuk mencapai indikator kinerja yang diperlukan, tetapi untuk memastikan bahwa setiap peserta merasa penting untuk tujuan bersama.