Tim proyek adalah Konsep, tahapan pengembangan, dan manajemen

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Tim proyek adalah sekelompok orang yang kesuksesannya bergantung. Dua tugas utama yang diselesaikan saat memikirkan ide baru adalah: mengumpulkan tim, mempersiapkannya untuk pekerjaan yang efektif. Karena pengorganisasian tim proyek adalah peristiwa penting dan bertanggung jawab, kami akan membahas masalah ini secara lebih rinci.

Inti dari istilah

Bergantung pada spesifikasi, jenis, skala inisiatif yang sedang dipertimbangkan, baik individu profesional maupun beberapa organisasi yang berbeda dapat mengambil bagian dalam pekerjaan tersebut. Semuanya adalah anggota tim proyek dalam arti yang luas. Di antara perwakilan kelompok inisiatif adalah:

• investor;
• pelanggan langsung;
• perusahaan keuangan;
• desainer;
• konsultan bisnis;
• pemasok sumber daya dan bahan;
• berbagai kontraktor.

Masing-masing dari mereka melakukan beberapafungsi tertentu, bertanggung jawab atas bagian tertentu dari pekerjaan. Sebuah kelompok mikro dipilih dari semua karyawan, yang akan memecahkan masalah tertentu selama pengembangan dan implementasi ide inovatif.

Tim proyek yang efektif adalah orang-orang yang terlibat langsung dalam implementasi inisiatif baru, melapor kepada manajer proyek. Penciptaannya merupakan prasyarat untuk keberhasilan implementasi ide yang berkontribusi pada penciptaan produk yang unik.

Poin penting

Tim proyek adalah tim yang dibentuk sebelum implementasi inisiatif "dalam kehidupan". Itu langsung bubar setelah berhasil menyelesaikan tugasnya.

Komposisi tim proyek dipilih oleh para profesional, yang merupakan proses yang mahal dan memakan waktu. Hal ini diperlukan untuk membangun hubungan yang bersahabat dan dapat diterapkan antara anggota kelompok untuk mengharapkan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Dalam beberapa kasus, kelompok kerja dibuat di perusahaan untuk menghemat sumber daya material. Tujuan pekerjaannya adalah untuk melakukan tugas tertentu yang relevan pada titik waktu tertentu untuk organisasi.

Operasi

Struktur tim proyek dan jumlahnya bervariasi tergantung pada spesifikasi ide yang diterapkan.

Setiap peserta bertanggung jawab atas bagian tertentu dari proyek, sambil mengejar kepentingan pribadi.

Membuat tim proyek tidak hanya melibatkan formasikelompok, tetapi juga pelatihan bersama, komunikasi. Pendekatan ini berkontribusi untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Dengan iklim psikologis yang menguntungkan di antara para peserta, keputusan dibuat secara mobile dan seimbang. Orang yang berpikiran sama memperhitungkan faktor eksternal dan internal, sehingga proses penerapan ide ke dalam kehidupan dipercepat.

Prinsip penciptaan

Bagaimana tim proyek dibentuk? Kelompok ini memiliki sejumlah perbedaan yang signifikan dari tim pekerja yang stabil. Karena ia melakukan fungsi tertentu hanya pada interval waktu tertentu. Ada prinsip-prinsip tertentu dalam pembentukannya. Mari kita membahas masalah ini lebih detail.

Pemain utama ide (kontraktor dan pelanggan) membuat grup mereka sendiri yang dipimpin oleh manajer profesional. Dengan kesepakatan bersama antara para pihak, pengelola adalah pengelola dari pelanggan atau dari kontraktor.

Pengembangan tim proyek berkontribusi pada pencapaian tugas dalam waktu sesingkat mungkin. Fungsi manajerial manajer adalah untuk melakukan tugas-tugas berikut:

• dalam merencanakan implementasi inisiatif;
• memberikan ide dengan staf yang tepat;
• pemantauan kegiatan secara sistematis;
• memotivasi karyawan untuk mencapai hasil tertentu.

Implementasi spesifik dari ide

Manajemen tim proyek ditentukan dengan mempertimbangkan kekhususan inisiatif yang diterapkan. Ini secara langsung mempengaruhi struktur grup, jumlahspesialis yang diperlukan, persyaratan untuk keterampilan dan kemampuan mereka.

Tim proyek adalah mekanisme tunggal, yang koordinasinya menentukan waktu pekerjaan yang diperlukan. Misalnya, jika rencana itu akan diterapkan di bidang kesehatan, tim akan membutuhkan administrator medis dan dokter bersertifikat.

Tim konstruksi proyek ini adalah desainer, arsitek, pembangun, pemasok, yang tanpanya sulit membayangkan sektor ekonomi ini.

Lingkungan organisasi-budaya

Faktor eksternal memiliki dampak signifikan pada pekerjaan perusahaan. Elemen internal meliputi aspek-aspek berikut: kohesi mitra, norma kerja kolektif, distribusi tanggung jawab fungsional, keterampilan komunikasi.

Manajemen tim proyek yang tepat membantu meminimalkan pengaruh tersebut. Perbedaan penting antara tim dan jenis kerja kolektif klasik adalah fungsinya berdasarkan profesionalisme dan kualitas bisnis, dan bukan penerapan prinsip hierarkis yang khas.

Metode pembentukan

Inisiatif baru dapat muncul baik dalam satu organisasi (perusahaan), maupun dengan kerjasama beberapa perusahaan kecil sekaligus. Itu sebabnya pembentukan tim proyek dilakukan dengan cara yang berbeda. Ini adalah syarat penting.

Bergantung pada tujuan tim proyek, alat dan pendekatan tertentu digunakan. Misalnya, ketika esensi ide terkait dengan restrukturisasi, ekspansi, modernisasi dalam perusahaan tertentu, proyekadalah bagian dari pekerjaan sehari-hari manajer dan profesional yang dipilih untuk pekerjaan itu.

Klasik

Seorang manajer yang ditunjuk oleh kepala perusahaan, selain tugas fungsional utamanya, juga memimpin gagasan, mengimplementasikan rencana khusus ini.

Dia memiliki akses penuh ke personel yang dibutuhkan, wewenang untuk mengoordinasikan semua tindakan, merencanakan tahapan pekerjaan. Dalam struktur organisasi umum perusahaan, ketika memikirkan ide baru, unit struktural yang terpisah dipilih.

Model ini adalah bentuk klasik, digunakan terutama di perusahaan besar. Ini mengandaikan prioritas inovasi di atas kegiatan sehari-hari, karena manajer tidak menyentuh hierarki khas yang ditetapkan di perusahaan. Manajer dan anggota tim utama dibebaskan untuk sementara dari tugas fungsional langsung mereka. Pimpinan perusahaan atau wakilnya ditunjuk sebagai kurator grup.

Bentuk campuran

Sangat cocok untuk perusahaan menengah. Inti dari menciptakan tim proyek adalah bahwa inovasi dipimpin oleh manajer luar. Dialah yang bertanggung jawab atas keberhasilan implementasi ide. Untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepadanya, spesialis semacam itu dapat melibatkan karyawan departemen lain dalam proyek tersebut. Bedanya, selain mengerjakan inovasi, mereka terus memenuhi tanggung jawab utama.

Jika ide tersebut diimplementasikan oleh beberapa perusahaan sekaligus, tim proyek termasukperwakilan dari semua perusahaan yang tertarik dengan kesuksesan. Organisasi proses seperti itu dianggap standar, di mana kelompok pemain terpisah dibuat untuk setiap ide.

Pendekatan dasar untuk membangun tim

Saat ini, empat prinsip dasar yang digunakan:

• pengaturan tujuan;
• interpersonal;
• bermain peran;
• bermasalah - orientasional.

Yang pertama melibatkan penetapan tujuan akhir sebagai panduan untuk pekerjaan tim proyek, pemikiran awal melalui cara untuk mencapainya.

Prinsip interpersonal terdiri dari peningkatan perhatian pada hubungan antara anggota tim. Keberhasilan pekerjaan secara langsung tergantung pada pembentukan hubungan saling percaya yang komunikatif, sehingga manajer proyek sering menggunakan bantuan psikolog profesional.

Prinsip peran bertujuan untuk berbagi kekuatan dasar antara anggota kelompok, memberikan hak dan tanggung jawab masing-masing orang.

Prinsip terakhir berkontribusi pada penyelesaian semua masalah kontroversial dalam kerangka perselisihan bersama, yang secara signifikan mempercepat implementasi rencana dan meningkatkan efisiensinya.

Kriteria pemilihan karyawan

Perhatian khusus diberikan pada pengalaman dan profesionalisme orang-orang yang akan terlibat dalam pengembangan dan implementasi item baru yang penting bagi perusahaan. Karyawan yang terlibat dalam proyek harus proaktif, siap bertanggung jawab atas keputusan yang mereka buat. Keinginan untuk mencurahkan jumlah waktu maksimum untuk bekerja disambut, danjuga kemandirian dalam merencanakan tahapan kegiatan.

Tidak ada persyaratan khusus untuk komposisi usia saat membuat tim proyek. Untuk menyatukan tim kecil yang baru, pemimpin mengadakan acara bersama: liburan, perjalanan hiking, pesta perusahaan.

Struktur dikembangkan dengan mempertimbangkan fungsi yang dilakukan oleh spesialis, serta hubungan di antara mereka. Di antara proses kelompok yang mempengaruhi efisiensi pencapaian tujuan, kami mencatat tekanan kelompok, indikator dinamis, pemikiran melalui keputusan bersama. Di antara faktor-faktor yang secara negatif mempengaruhi kecepatan proyek, kami mencatat kurangnya tujuan yang dirumuskan dengan jelas, rencana kerja, konflik internal yang konstan, serta kurangnya sumber daya dan kurangnya minat manajer dalam mempromosikan proyek.

Dalam kenyataan di negara kita, ketika menarik spesialis berharga dari departemen lain ke tim, berbagai konflik muncul antara kepala departemen dan manajer. Kesulitan maksimum muncul untuk karyawan muda dan menjanjikan yang menerima tugas yang bertanggung jawab dari kepala. Masalah dalam situasi seperti itu harus diselesaikan melalui negosiasi konstruktif, dan manajemen harus memberikan penekanan yang tepat pada tim.

Tahapan pembentukan dan siklus "kehidupan"

Setelah munculnya ide yang menarik hingga implementasinya yang berhasil menjadi kenyataan, beberapa tahapan berturut-turut dilalui sekaligus. Saat ini, hubungan antara pedagang swasta sedang dibangun, membangun baik dan efektifkerja sama. Manajer mengamati proses yang terjadi dalam kelompok, menghentikan konflik dan kesalahpahaman, dan mengarahkan peserta pada hasil akhir.

Pada tahap orientasi, pengenalan dangkal awal semua anggota kelompok baru dilakukan. Mereka berada dalam ketidakpastian dan ketidakpastian dalam kekuatan dan kemampuan mereka, sehingga penting bagi pemimpin untuk menciptakan sikap yang benar pada tahap ini.

Manajer tidak hanya mengarahkan orang yang berpikiran sama, tetapi juga menjawab pertanyaan, membentuk daftar aturan, tujuan, metode untuk mencapainya.

Dalam proses komunikasi, muncul konflik dan perbedaan pendapat mengenai pembagian fungsi dalam tim. Pemimpin perlu mengurangi durasi fase ini, untuk mendistribusikan peran di antara anggota kelompok dalam waktu sesingkat mungkin.

Semangat setiap karyawan, keinginannya untuk menunjukkan inisiatif, kemandirian dan orisinalitas ketika merencanakan tahapan kegiatan utama, secara langsung tergantung pada minat manajer itu sendiri.

Pada tahap kerjasama diharapkan terjalin hubungan saling percaya, pembagian peran yang jelas, dan kerja yang konsisten dalam mempertimbangkan rencana kerja.

Tahap kerja adalah waktu, waktu langsung untuk implementasi semua ide dalam kehidupan nyata. Durasinya terkait dengan spesifikasi ide yang sedang dipertimbangkan, serta kemampuan keuangan perusahaan yang mengimplementasikan proyek.

Tahap terakhir adalah menilai efektivitas proyek, kelengkapan pencapaian tujuan yang ditetapkan di awal pekerjaan.