Perencanaan proyek adalah Tahapan dan fitur proses, pengembangan, dan persiapan rencana

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Selama perencanaan, keputusan kualitatif dan kuantitatif dibuat untuk mencapai tujuan organisasi dalam jangka panjang. Selain itu, selama pekerjaan seperti itu, dimungkinkan untuk menentukan dengan tepat jalur optimal. Perencanaan proyek adalah penjabaran skema yang tepat yang dengannya pengembangan organisasi akan dilakukan. Ini memungkinkan Anda untuk memikirkan semua detail, memilih cara untuk memecahkan masalah dan mencapai tujuan Anda. Bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan akan dibahas nanti.

Menjadwalkan janji temu

Perencanaan proyek adalah proses penting dalam manajemen bisnis. Ini sangat penting, itulah sebabnya hampir setiap perusahaan saat ini melakukan pekerjaan ini. Dibutuhkan beberapa waktu dan sumber daya, tetapi terbayar.

Dari kualitas perencanaan hingga manajemen proyektergantung pada implementasi lebih lanjut. Selama prosedur tersebut, inisiasi dilakukan, di mana piagam, daftar peserta disetujui, dan arah strategis untuk pengembangan lebih lanjut dipilih.

Pertama, urutan tindakan utama diselesaikan. Setelah persetujuan mereka, detailnya dikerjakan.

Setelah menguraikan konsep proyek masa depan dan tahapan utama kemajuannya, manajemen akan dapat memperbaiki semua tahapannya, memilih cara terbaik untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Perencanaan proyek merupakan proses penting dalam manajemen. Ini memungkinkan Anda untuk memantau selanjutnya, mengoreksi pergerakan tepat waktu di jalur pengembangan. Indikator aktual dibandingkan dengan yang direncanakan, yang mengungkapkan informasi tentang tingkat pelaksanaan tugas yang direncanakan. Selama pemantauan, terus-menerus memperbarui informasi dari sumber eksternal dan internal diperhitungkan. Persyaratan yang ditetapkan dalam rencana, kondisi, dan indikator dapat berubah sewaktu-waktu, karena harus sesuai dengan situasi sebenarnya.

Perencanaan secara langsung mempengaruhi semua proses manajemen proyek. Oleh karena itu, dilakukan oleh setiap organisasi. Tidak mungkin untuk mengelola apa pun jika tidak ada urutan tindakan yang jelas. Tahapan-tahapan ini adalah tugas-tugas, yang pelaksanaannya mengarah pada pencapaian tujuan. Jika sesuatu mulai berjalan salah seperti yang direncanakan, manajer mengidentifikasi penyebab fenomena tersebut, keputusan dibuat pada tindakan yang tepat dalam situasi tersebut.

Proses perencanaan adalah tahap awal dari siklus hidup proyek. Tidak mungkin tanpanyamencapai hasil yang diinginkan.

Perencanaan tugas

Merencanakan tujuan proyek melibatkan pengembangan sistem tugas yang, seperti langkah, mengarah pada pencapaiannya. Pekerjaan yang disajikan memungkinkan Anda untuk menentukan bahkan sebelum pekerjaan dimulai apakah jenis kegiatan yang dipilih dapat mendatangkan keuntungan. Setiap investor berusaha menginvestasikan dananya dalam proyek yang paling menguntungkan dan menguntungkan. Dimungkinkan untuk menguraikan parameter utama dan hasil kegiatan di masa depan, untuk memilih cara yang memadai dan realistis untuk mencapainya selama perencanaan.

Agar produktif, sebuah organisasi perlu mengatasi berbagai tantangan. Jika dalam perhitungan ternyata hasil dari kegiatan tersebut negatif (perusahaan akan menerima kerugian), tidak cukup tinggi, perlu untuk mengidentifikasi penyebab fenomena ini. Dengan melakukan penyesuaian tertentu, adalah mungkin untuk meningkatkan efektivitas proyek. Amandemen dapat dilakukan pada setiap tahap pelaksanaan tugas. Mereka dapat sebagai berikut:

• Detailing, memperjelas maksud (atau sasaran) desain, menentukan hasil acara yang diinginkan.
• Penentuan ruang lingkup dan komposisi pekerjaan yang akan datang.
• Perkirakan waktu setiap tahap.
• Hitung anggaran biaya proyek.
• Buat jadwal dan hitung anggaran untuk setiap fase.
• Kebutuhan sumber daya ditentukan. Perhitungan dilakukan untuk setiap fase proyek dan kegiatan organisasi ke arah ini secara keseluruhan.
• Rencana logistik sedang berjalan.
• Penilaian risiko sedang dilakukan, metodologi sedang dibuat untuk respons yang benar jika terjadi situasi berbahaya.
• Detail acara dijelaskan secara detail kepada investor.
• Detail disepakati dengan semua peserta dalam proses.
• Tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan dan memenuhi tugas yang diberikan dibagi antara pelaksana dan manajer.
• Interaksi yang direncanakan dan prosedur perencanaan manajerial sedang ditentukan.

Manajemen proyek dan perencanaan proyek terkait erat. Hanya pemenuhan tugas yang konsisten dalam jangka waktu yang disepakati dan sepenuhnya dapat menjamin pencapaian tujuan, menghasilkan keuntungan dalam kegiatan perusahaan.

Proses utama

Dalam proses pengorganisasian perencanaan proyek, sejumlah tindakan wajib dan opsional dilakukan. Terlepas dari kegiatan organisasi, mereka diterapkan dalam rangka menciptakan visi strategis secara keseluruhan. Proses wajib meliputi:

• Deskripsi dan dokumentasi lebih lanjut dari semua tugas yang direncanakan, konten proyek.
• Definisi tahapan utama proyek, perincian selanjutnya.
• Menyiapkan perkiraan perkiraan. Total biaya semua sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dihitung.
• Menyusun rencana tindakan langkah demi langkah, yang implementasinya akan mengarah pada pencapaian tujuan Anda.
• Menjelaskan urutan pekerjaan.
• Ketergantungan yang bersifat teknis, serta pembatasan pada pekerjaan yang dilakukan.
• Perhitungan waktu yang dibutuhkan untukpenyelesaian setiap tahap pekerjaan, menentukan biaya tenaga kerja dan sumber daya lain yang akan dibutuhkan pada setiap tahap siklus produksi.
• Menentukan jenis, kumpulan sumber daya, serta volumenya.
• Menunjukkan waktu aktual pekerjaan, jika sumber daya terbatas.
• Buat anggaran dan tautkan perkiraan biaya untuk setiap jenis pekerjaan.
• Buat rencana yang sudah jadi.
• Mengumpulkan hasil karya penelitian lain selama desain, tata letak nilai yang direncanakan dalam satu dokumen.

Selama perencanaan dan pengembangan proyek, tindakan ini wajib dilakukan.

Prosedur bantu

Selama perencanaan implementasi proyek, beberapa proses mungkin tidak diperlukan. Hanya ketika kebutuhan muncul untuk mereka, manajer memasukkan mereka ke dalam daftar umum. Proses pendukung tersebut antara lain sebagai berikut:

• Merencanakan standar kualitas, menetapkan kisaran maksimum yang diizinkan. Cara untuk mencapai tingkat karakteristik produk jadi yang diperlukan juga dibahas.
• Perencanaan di bidang organisasi, yang menyiratkan distribusi kompetensi fungsional, tanggung jawab dan subordinasi di antara semua peserta proyek.
• Pemilihan personel dengan tingkat kualifikasi yang sesuai, pengalaman kerja, yang kegiatannya memungkinkan proyek dilaksanakan sesegera mungkin. Dalam beberapa kasus, pembentukan tim kerja yang terkoordinasi dengan baik diperlukan.
• Bangun komunikasi untuk mengamankan anggotaproyek dengan informasi yang Anda butuhkan.
• Identifikasi jenis risiko proyek, penilaian dan dokumentasinya. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan menghilangkan ketidakpastian bahkan pada tahap perencanaan, untuk menilai tingkat kemungkinan dampaknya terhadap proyek. Pada tahap ini, skenario yang menguntungkan dan tidak menguntungkan untuk perkembangan situasi selama penerapan strategi yang dipilih dihitung.
• Merencanakan prosedur logistik. Ditentukan dengan tepat bahan mentah apa, bahan dan sumber daya lain yang diperlukan yang akan dibeli dari organisasi eksternal, dalam jumlah berapa, dan juga dengan frekuensi pengiriman yang akan dilakukan.

Aktivitas lain mungkin diperlukan selama perencanaan proses proyek. Itu tergantung pada tujuan yang dikejar organisasi dalam melakukan tugasnya.

Langkah-langkah perencanaan

Ada 4 tahap utama perencanaan proyek. Mereka ditawarkan oleh perusahaan konsultan Booz Allen & Hamilton.

Model perencanaan standar adalah sebagai berikut:

Tahap 1. Pembentukan gol

Dua jenis tujuan ditetapkan. Mereka bisa formal atau nyata. Dalam kasus pertama, kriteria diajukan untuk menentukan kegunaan proyek. Tujuan formal muncul dari motivasi manajer. Tujuan nyata adalah cara untuk mencapai tujuan formal.

Langkah 2. Analisis masalah

Selama tahap perencanaan ini, situasi organisasi yang sebenarnya ditentukan. Selanjutnya, ramalan dibuat tentang keadaan masa depannya. Kemudianidentifikasi masalah yang ada dilakukan, yang tujuan sistem tujuan bertentangan dengan hasil analisis prediktif. Ini memungkinkan masalah terstruktur pada akhirnya.

Tahap 3. Cari alternatif

Ini adalah solusi yang saling eksklusif.

Tahap 4. Evaluasi alternatif

Akseptabilitas dari setiap skenario yang ada ditentukan. Efektivitas dan tingkat risiko dari setiap keputusan dievaluasi, setelah itu keputusan yang tepat dibuat. Alternatif optimal seharusnya tidak hanya layak secara praktis, tetapi juga legal, memungkinkan Anda untuk sedekat mungkin dengan tujuan. Pada saat yang sama, batasan yang ada dalam waktu, sumber daya, dll. diperhitungkan.

Saat membuat proyek perencanaan untuk jenis teritorial, industri, atau lainnya, pastikan untuk menerapkannya di masa mendatang untuk membandingkan hasil nyata dengan yang direncanakan. Ini memungkinkan Anda untuk mengelola kemajuan menuju tujuan bersama, membuat penyesuaian yang tepat pada waktu yang tepat.

Penjadwalan

Perlu dicatat bahwa penjadwalan proyek didasarkan pada skema yang sedikit berbeda. Ini menyoroti 5 tahap utama:

1. Mendefinisikan pekerjaan dan menuliskannya sebagai daftar. Dalam beberapa kasus, manajer membuat kesalahan dengan tidak mencantumkan semua proses sekaligus. Untuk mengecualikan fenomena ini, disarankan untuk menerapkan metode dekomposisi sekuensial dalam menentukan pekerjaan yang akan datang.
2. Untuk setiap posisi yang dipilih, urutan dan durasinya ditentukan. Itu tergantung padafitur teknologi dari pekerjaan yang akan datang. Untuk ini, teknik dekomposisi juga digunakan, yang dilengkapi dengan penilaian ahli. Ini memungkinkan Anda untuk secara akurat menentukan durasi yang direncanakan untuk setiap operasi. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan teknik brainstorming, yang memungkinkan Anda untuk mempertimbangkan fitur-fitur teknologi dari sudut pandang yang berbeda.
3. Menentukan jenis sumber daya dan ketersediaannya. Bisa berupa keuangan, material, tenaga kerja, informasi, dan sebagainya. Jadwal pekerjaan yang dilakukan berkorelasi dengan jadwal logistik, pembiayaan, dll. Semua tahapan harus saling berhubungan, merupakan proses yang berkelanjutan. Hal ini untuk menghindari gangguan dalam proses produksi. Pada saat yang sama, sumber daya yang langka memerlukan pertimbangan tersendiri. Mereka sangat menentukan durasi dan urutan seluruh spektrum pekerjaan yang akan datang.
4. Pembatasan diatur dari luar. Ini termasuk musim produksi, kemampuan manufaktur persediaan peralatan, dan faktor eksternal lainnya.
5. Sebuah sistem sedang dibuat untuk menanggapi risiko yang muncul selama manajemen proyek. Perencanaan proyek dimulai dengan analisis mereka. Untuk ancaman yang paling mungkin dan berbahaya, langkah-langkah respons yang tepat sedang dikembangkan.

Prinsip Perencanaan

Dalam merencanakan proyek bisnis, seorang manajer harus mematuhi prinsip-prinsip tertentu. Yang utama adalah:

• Tujuan. Pelaksanaan proyek mengejar tujuan akhir yang jelas, tanpa disemprotkan pada tugas-tugas yang tidak penting.
• Sistematis. Manajemen proyek masa depan harus holistik dan komprehensif. Pada saat yang sama, fitur pengembangan dan kompilasinya diperhitungkan. Dalam beberapa kasus, sebuah proyek dapat dipecah menjadi subsistem. Mereka juga akan berhubungan. Pada saat yang sama, perubahan dalam satu sistem memerlukan perubahan dalam struktur lain. Memecah proyek menjadi beberapa bagian memungkinkan Anda melacak koneksi internal dan interaksi elemen, memilih struktur yang paling efektif. Evaluasi pelaksanaan proyek dalam hal ini dapat diberikan dari segi proses kualitatif dan kuantitatif.
• Kompleksitas. Fenomena dianggap dari sudut pandang koneksi dan ketergantungan mereka. Untuk ini, metode dan pendekatan manajemen yang berbeda digunakan.
• Keamanan. Selama perencanaan pekerjaan proyek, diperkirakan bahwa semua kegiatan dikelola dengan sumber daya yang diperlukan.
• Prioritas. Perhatian utama dalam pengembangan proyek diberikan pada tugas-tugas utama yang paling penting. Definisi mereka tergantung pada keseluruhan konsep pembangunan di masa depan.
• Keamanan ekonomi. Tingkat kerugian dan kerugian yang ditimbulkan oleh organisasi jika tidak terpenuhinya peristiwa yang dimaksud dihitung. Risiko tidak dapat dihindari sama sekali, tetapi harus dinilai dan keputusan yang dapat dibenarkan dibuat ke arah ini.

Penataan proyek

Penataan diperlukan dalam proses perencanaan kerja proyek. Urutan hierarki pekerjaan melibatkan pemecahan seluruh proyek menjadi bagian-bagian yang terpisah. Hal ini memungkinkan Anda untuk merinci kompleks pada tingkat yang berbeda. Sepertipendekatan menyederhanakan manajemen proses.

Penataan memungkinkan Anda melakukan hal berikut:

• Tentukan ruang lingkup pekerjaan untuk mencapai tujuan tipe menengah.
• Kontrol tingkat kemajuan proyek, evaluasi kemungkinan pencapaian semua tujuannya.
• Pelaporan dibuat sesuai dengan struktur yang optimal.
• Tonggak pencapaian ditetapkan untuk mengukur kemajuan proyek.
• Tanggung jawab didistribusikan dengan benar di antara para pemain.
• Semua anggota tim menerima informasi yang objektif dan dapat dipahami tentang tujuan dan sasaran proyek.

Kesalahan dalam penataan

Beberapa manajer membuat kesalahan dalam proses penataan, yang berdampak negatif pada pencapaian tujuan. Yang utama adalah sebagai berikut:

• Tahap penataan biasanya dilewati. Manajer langsung mencari solusi untuk masalah periode saat ini.
• Hanya unit organisasi yang digunakan, tidak ada produk atau sumber daya akhir yang diterapkan.
• Penataan struktur tidak mencakup keseluruhan proyek.
• Elemen struktur diulang.
• Tidak ada integrasi struktur sesuai dengan kekhususan penyusunan dokumentasi proyek dan pelaporan keuangan.
• Struktur terlalu detail atau kurang detail.
• Elemen individu dari proyek tidak dapat diproses di komputer.
• Produk akhir tidak berwujud (jasa, layanan, dll.) tidak diperhitungkan.

Dasar untuk penataan

Perencanaan proyek adalah pekerjaan yang bertanggung jawab. Penataan harus dilakukan dengan benar. Ini dilakukan dengan alasan berikut:

• Periode siklus hidup proyek yang sedang dibuat.
• Fitur struktur divisi.
• Komponen hasil yang akan diperoleh setelah proyek selesai.
• Proses, elemen fungsional pekerjaan perusahaan.
• Lokasi geografis objek.