Korespondensi keluar: log pendaftaran, akuntansi, sampel, aturan pengisian

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Dalam setiap bidang ekonomi nasional, ada dokumen yang mencakup banyak fungsi. Di antara mereka, akuntansi untuk korespondensi masuk dan keluar adalah salah satu yang utama. Tidak ada satu pun perusahaan yang berfungsi secara terpisah dari organisasi lain. Komunikasi dan kerjasama dengan pelanggan, pemasok, lembaga keuangan dan lainnya adalah wajib. Oleh karena itu, proses produksi tidak dapat dilakukan tanpa korespondensi. Siapa yang menangani pendaftaran surat masuk dan surat keluar? Bagaimana cara menghitungnya dengan benar? Siapa yang membutuhkannya dan mengapa? Kami akan mempertimbangkan masalah ini dalam artikel.

Kategori korespondensi. Fitur dokumentasi keluar

Ada banyak sekali bentuk dan jenis dokumen, tetapi semuanya hanya terbagi dalam dua kategori utama:

• Mengirim (surat keluar).
• Diterima (surat masuk).

Mari kita lihat arti dari masing-masing kategori.

Korespondensi, disebut keluar, dapat dikirim ke penerima berikut:

• Otoritas yang lebih tinggi.
• Bawahanorganisasi.
• Perusahaan mitra.
• Departemen, bengkel dan divisi struktural lainnya dari perusahaan.

Dokumen apa yang dikirim ke otoritas yang lebih tinggi?

Hampir setiap perusahaan berada di bawah organisasi mana pun (distrik, departemen, regional, dan juga kementerian). Korespondensi keluar yang dikirim ke lembaga-lembaga ini dapat berupa laporan, laporan, rencana untuk bulan, kuartal, tahun, tanggapan terhadap permintaan. Biasanya diterbitkan pada formulir standar yang disetujui atau pada lembaran biasa dengan logo perusahaan.

Dokumen untuk Organisasi Downline

Tidak semua, tetapi banyak perusahaan bekerja sama dengan organisasi yang berada di bawah mereka. Bisa badan eksekutif, cabang, perusahaan kecil dan lain-lain. Korespondensi yang dikirim olehnya dapat berupa arahan, perintah, pemberitahuan, peraturan, instruksi, materi pelatihan. Itu juga diterbitkan pada kop surat atau lembaran biasa dengan logo perusahaan. Selain itu, instruksi dan materi pelatihan dapat berbentuk brosur dan manual, tetapi harus disertai dengan instruksi pada formulir standar atau surat pengantar dengan stempel dan tanda tangan. Jika tidak ada, maka manual dan brosur itu sendiri harus memiliki stempel perusahaan pengirim dan tanda tangan penanggung jawab.

Dokumentasi untuk perusahaan mitra

Sebagai aturan, dalam hal ini kita berbicara tentang pemasok, distributor, dan pelanggan. Korespondensi yang dia kirimkan adalah perintah, pemberitahuan tentangpenerimaan barang, klaim, brosur iklan, pemberitahuan tentang perubahan dalam setiap ketentuan perjanjian atau kontrak, proposal bisnis.

Perlu diperhatikan bahwa materi iklan, daftar harga, ucapan selamat, undangan, misalnya untuk presentasi tidak perlu didaftarkan.

Dokumentasi dalam organisasi yang sama

Jenis korespondensi keluar ini terjadi di perusahaan di mana terdapat 2 atau lebih departemen, bengkel, divisi. Dalam kasus seperti itu, kepemimpinan mengeluarkan perintah, resolusi, pedoman, instruksi dan dokumen serupa, yang dikirim ke departemen dan bengkel. Kemudian untuk pengurus dan administrasi surat menyurat tersebut akan keluar, dan untuk bengkel atau departemen - masuk.

Aturan desain jurnal

Di mana pun dokumen itu dikirim, itu harus dipertanggungjawabkan. Untuk melakukan ini, ada log untuk mendaftarkan korespondensi keluar. Di masa ketika komputer dan Internet belum ada, jurnal semacam itu disimpan dengan tangan. Mereka bisa sewenang-wenang. Buku catatan umum, buku akuntansi, notepad dapat digunakan. Yang terpenting, majalah itu harus memiliki lembaran yang dijahit agar tidak robek. Selain itu, mereka perlu diberi nomor. Halaman judul jurnal menunjukkan tanggal ketika itu dimulai. Sebelumnya, halaman harus dijahit dengan benang, ujungnya ditutup dengan selembar kertas, di mana perlu untuk membubuhkan stempel dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab. Juga pada lembar ini diletakkan jumlah halaman bernomor. Koreksi tidak diperbolehkan.

Sekarang jahitan majalah dengan benang disimpan ketikapendaftaran dokumen-dokumen penting yang bernilai finansial atau legal.

Halaman di majalah diberi nomor di sebagian besar bisnis.

Ketika baris terakhir jurnal diisi, tanggal akhir jurnal dicantumkan. Itu disimpan dari 3 hingga 5 tahun. Itu tergantung pada jenis korespondensi yang terdaftar di dalamnya. Perintah pengadilan, rekening keuangan, kontrak jangka panjang, dan sejenisnya dianggap sangat penting. Anda dapat membuang jurnal hanya jika setiap dokumen yang tercatat di dalamnya telah kehilangan kekuatan hukumnya.

Bantuan komputer

Di era teknologi komputer saat ini, sulit untuk menemukan petugas yang menelusuri log surat masuk dan surat keluar secara manual. Sekarang ada program tertentu yang memungkinkan Anda untuk mencetak formulir atau menyimpan catatan di komputer. Untuk menggunakannya, Anda harus memiliki:

• Komputer dengan program MS Office, MS Excel.
• Printer.
• Pemindai.
• Email komputer.
• Stempel seperti ini: “Masuk. _, "_" _20_" Itu bisa diketik secara manual atau dibeli jadi.

Selanjutnya, Anda harus masuk ke program, mengunduh formulir yang diperlukan dan mulai bekerja dengannya. Anda dapat mencetak formulir, membuat banyak fotokopi, menjahitnya. Anda akan mendapatkan jurnal di mana Anda perlu membuat catatan dengan tangan. Anda tidak dapat mencetak, mendaftar langsung di komputer Anda. Biasanya, beginilah cara menyimpan dokumen yang tidak perlu Anda tanda tangani.

Berapa banyak majalah yang kamu butuhkan?

Lebih seringsecara total, perusahaan menyimpan satu log korespondensi keluar. Namun, beberapa organisasi dengan banyak mitra dan penerima lainnya mungkin memiliki beberapa majalah ini, seperti:

• Untuk pendaftaran korespondensi yang dikirim ke pihak ketiga dan untuk dokumen dalam perusahaan.
• Untuk surat yang dikirim ke perusahaan dalam dan luar negeri.
• Untuk dokumen yang ditujukan untuk organisasi tertentu (misalnya, kantor pusat, kementerian, dan sebagainya) dan semua orang. Hal ini dilakukan untuk kemudahan pengelolaan dokumen, tetapi jurnal apa pun dibuat menurut satu standar.

Selain itu, beberapa organisasi memiliki jurnal terpisah untuk setiap jenis dokumentasi. Misalnya untuk mendaftarkan pesanan keluar, pesanan akuntansi, pemberitahuan, manual, keluhan pelanggan, protokol, dan sebagainya. Untuk menghitung dokumen tersebut, formulir dengan kolom lain dapat digunakan.

Cara menyimpan entri jurnal

Harus dikatakan bahwa bentuk formulir kira-kira sama untuk akuntansi untuk semua jenis korespondensi keluar. Contoh yang menunjukkan seperti apa desain seharusnya diberikan di artikel kami.

Di bagian atas setiap halaman ada "tajuk" dengan kolom:

• Nomor seri entri, itu juga ditempelkan ke dokumen.
• Tanggal keberangkatan.
• Judul dokumen (mis. "Laporan Kemajuan").
• Ringkasan (secara harfiah beberapa kalimat, Anda juga dapat meletakkan nomor dokumen).
• Nama institusi tempat korespondensi dikirim.
• Tanda tangan pendaftar yang bertanggung jawab.
• Metode keberangkatan (biasa atau email, faks). Item ini telah ditambahkan dengan munculnya teknologi baru. Sebelumnya, itu tidak ada di log korespondensi.
• Jika tanggapan atas permintaan atau laporan pelaksanaan dikirim, jurnal harus menunjukkan nomor dokumen yang menjadi dasar pembuatan surat terkirim. Penting juga untuk menunjukkan data tentang pemain (nama, posisi).
• Jumlah salinan. Terkadang kolom dialokasikan secara terpisah, di mana jumlah halaman dalam salinan ditunjukkan.
• Catatan. Informasi yang tidak termasuk dalam kolom sebelumnya ditunjukkan di sini.

Jika dokumen keluar bukan merupakan jawaban atas permintaan atau laporan, tanda hubung diletakkan di kolom pelaksana dan penanggung jawab.

Saat ini, isi dan pengisian log korespondensi keluar tidak berubah. Contoh yang ditunjukkan di atas.

Surat masuk

Surat dan dokumen dapat diterima oleh perusahaan dari sumber berikut:

1. Otoritas yang lebih tinggi.
2. Bawahan.
3. Perusahaan mitra.
4. Instansi lain yang tidak tercantum di atas (polisi, bank, pengadilan, swasta, dll.).
5. Dalam suatu perusahaan, surat-menyurat yang masuk dapat berasal dari bagian administrasi atau unit struktural lainnya, misalnya dari bagian akuntansi.

Di atas kitamempertimbangkan makalah apa yang dapat merupakan korespondensi dari organisasi yang ditunjukkan dalam tiga paragraf pertama.

Dokumen dari instansi lain dapat berupa surat panggilan kepada pegawai, surat perintah eksekusi, putusan pengadilan, gugatan, pengaduan atau pernyataan dari orang pribadi, dan sebagainya.

Makalah yang mewakili alur kerja dalam perusahaan bisa sangat berbeda: perintah manajemen, perintah, instruksi, peraturan, standar, peraturan keselamatan, pemberitahuan, dan sebagainya.

Bekerja dengan dokumen yang masuk

Hal ini diperlukan untuk menyimpan catatan tidak hanya korespondensi keluar, tetapi juga masuk. Jurnal, tempat surat-surat yang diterima oleh perusahaan didaftarkan, dibuat menurut aturan yang sama seperti untuk dokumen yang dikirim.

Perbedaannya ada pada "cap" pada formulir. Itu harus berisi kolom berikut:

• Nomor urut. Itu juga ditempelkan ke dokumen.
• Tanggal diterima.
• Organisasi yang mengirim dokumen.
• Bagaimana surat itu diterima (melalui faks, email, atau surat biasa).
• Nama dokumen.
• Jumlah salinan.
• Kemana dokumen itu dikirim (workshop, departemen atau nama folder).

Contoh salah satu bentuk jurnal korespondensi masuk disajikan di bawah ini.

Jika dokumen yang masuk adalah perintah atau instruksi metodologis dari manajemen yang diterima oleh bengkel (departemen) untuk dieksekusi, log pendaftaran harus menunjukkan siapa yang bertanggung jawab, dan juga membubuhkancatatan pertunjukan, tanggal dan tanda tangan artis.

Siapa yang menyimpan catatan?

Setiap penanggung jawab yang ditunjuk oleh kepala dapat mendaftarkan surat masuk dan surat keluar. Dalam hal ini, jenis kegiatan tenaga kerja ini harus dimasukkan dalam uraian tugasnya atau disetujui atas perintah kepala perusahaan. Sebagai aturan, pekerjaan kantor dalam organisasi ditangani oleh seorang sekretaris. Selain itu, pegawai kantor atau administrator (di perusahaan kecil) dapat melakukan pendaftaran surat menyurat. Di beberapa organisasi, korespondensi ditangani oleh dua karyawan - penyusun dan sekretaris.

Toko dan departemen juga menyimpan catatan dokumentasi masuk dan keluar. Hal ini dilakukan oleh seorang karyawan yang dibebankan dengan jenis kegiatan ini atas perintah manajemen.

Bagaimana cara merekam dokumentasi yang masuk dengan benar?

Pendaftaran surat masuk dan surat keluar bukanlah tugas yang sulit, tetapi tanggung jawab. Semua dokumen yang diterima oleh perusahaan tunduk pada akuntansi. Jika mereka berasal dari organisasi, mereka harus dicap dan ditandatangani oleh kepala. Terkadang tanda tangan orang yang bertanggung jawab juga diperlukan, misalnya, kepala akuntan, jika ini adalah faktur yang dikeluarkan untuk perusahaan. Surat dari individu, seperti penjelasan atau klaim, hanya dapat ditandatangani oleh orang yang menyusun dokumen ini.

Di sebagian besar perusahaan, semua korespondensi yang masuk harus ditinjau oleh manajer untuk mengikuti proses produksi. Dirimemutuskan apa yang harus dilakukan dengan dokumen yang diterima - untuk menerima eksekusi, untuk membiasakan orang-orang yang terlibat dengan informasi tersebut, atau hanya untuk mengarsipkan kertas ke dalam folder. Oleh karena itu, sekretaris, setelah mendaftarkan korespondensi yang masuk ke dalam jurnal, memberikannya kepada kepala. Dia memberi tanda pada setiap dokumen ke departemen mana dokumen itu harus dikirim.

Berdasarkan "putusan" ini, sekretaris mencatat surat-menyurat yang masuk di kolom yang sesuai dengan "nasib" selanjutnya dari setiap surat. Misalnya, peraturan baru tentang perhitungan premi dapat dikirim ke departemen akuntansi, pedoman keselamatan ke departemen teknis, dan klaim dari warga Ivanov ke departemen kontrol kualitas produk. Ini melengkapi pekerjaan sekretaris dengan dokumentasi yang masuk.

Bagaimana cara melacak surat keluar?

Di atas, kami memeriksa makalah apa yang mungkin terkait dengan jenis dokumentasi ini. Di beberapa organisasi, permintaan individu harus dijawab oleh asisten sekretaris atau penyusun. Menurut GOST R 6.30-2003.12, dokumen semacam itu dibuat pada formulir khusus atau pada lembar kosong dengan logo perusahaan. Setiap surat bisnis yang dikirim ke organisasi atau individu harus dicap dan ditandatangani oleh manajer. Sebagai aturan, sekretaris harus membuat fotokopi dokumen, yang harus disimpan di folder yang benar.

Korespondensi keluar terdaftar di jurnal terkait. Sekretaris harus memeriksa apakah semua stempel dan tanda tangan yang diperlukan, rincian perusahaannya danorganisasi tempat dokumen itu dibuat, letakkan di atasnya nomor yang sesuai dengan yang dimasukkan dalam jurnal, tanggal keberangkatan, nama folder tempat salinan disimpan. Jika korespondensi yang dikirim merupakan tanggapan atas surat yang masuk, Anda juga harus mencantumkan nomor di mana surat itu didaftarkan. Dokumen harus dikirim pada hari yang tertera di log pendaftaran.

Mengapa kita membutuhkan akuntansi korespondensi?

Beberapa orang yang jauh dari produksi percaya bahwa pendaftaran korespondensi masuk dan keluar yang cermat adalah pekerjaan ekstra, yang disebut dokumen. Sebenarnya, akuntansi korespondensi melakukan fungsi-fungsi berikut:

• Mengatur alur kerja.
• Memastikan respons tepat waktu terhadap sinyal yang masuk.
• Melancarkan pertukaran informasi dalam produksi.
• Menjamin partisipasi efektif perusahaan dalam kehidupan ekonomi asing.
• Membantu Anda menemukan dokumen yang Anda butuhkan dengan cepat.

Pentingnya pekerjaan ini jelas, jadi Anda perlu mendekati implementasinya secara bertanggung jawab.