Manajemen dokumen elektronik antar organisasi: bagaimana cara kerjanya?

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Manajemen dokumen elektronik (EDM) adalah cara cepat untuk bertukar informasi berdasarkan penggunaan dokumen elektronik dengan tanda tangan virtual. Telah lama mendapat pengakuan di negara-negara maju di dunia sebagai alat yang efektif untuk operasional bisnis.

Esensi

Manajemen dokumen elektronik antar organisasi adalah serangkaian proses untuk membuat, memproses, mengirim, mentransfer, menerima, menyimpan, menggunakan, dan menghancurkan dokumen. Semua proses ini dilakukan setelah memeriksa integritas dan mengkonfirmasi penerimaan dokumen.

Aturan pelaksanaan alur dokumen antar badan hukum dilakukan atas kesepakatan para pihak. Pertukaran informasi dilakukan dengan menggunakan sarana telekomunikasi, dan dokumen disimpan pada media elektronik. Jangka waktu penyimpanan informasi akuntansi tidak boleh melebihi yang ditetapkan oleh undang-undang.

Organisasidi antara mereka sendiri dapat bertukar dokumen formal dan informal dengan tanda tangan peserta. Di bidang kegiatan wirausaha, ini dapat berupa: faktur, perjanjian, faktur, kontrak, perjanjian, pesanan, pemberitahuan, surat kuasa, dll. Informasi dapat dikirimkan dalam bentuk file teks, tabel dan grafik.

Tujuan implementasi EDI

Prasyarat pengenalan EDI dapat berupa:

• mengurangi pekerjaan rutin;
• mengurangi kehilangan dokumen;
• "transparan" bekerja dengan dokumen;
• meningkatkan disiplin kinerja - menyediakan dokumen tepat waktu, dll.

Di antara tujuan kuantitatif adalah sebagai berikut:

• Kurangi waktu pemrosesan dokumen sebanyak 10 kali.
• Memotong setengah biaya kantor.

Manajemen dokumen elektronik antar organisasi: cara kerjanya

Sesuai dengan undang-undang domestik, pengelolaan dokumen elektronik antar organisasi dilakukan atas kesepakatan kedua belah pihak. Untuk bertukar data, semua peserta harus terhubung ke peralatan satu operator. Selanjutnya, pengguna perlu mengirim permintaan untuk ditambahkan ke daftar rekanan. Setelah mengkonfirmasi permintaan, peserta sistem dapat bertukar data.

Modul EDI harus menjalankan fungsi berikut:

• Mengundang rekanan untuk bertukar data.
• Buat buku alamat.
• Terintegrasi dengan software akuntansi,misalnya 1С.
• Menandatangani dan mengenkripsi dokumentasi.
• Struktur korespondensi.
• Lacak status email.

Manajemen dokumen elektronik antar organisasi dilakukan dengan bantuan sertifikat. Koneksi ke server dan otentikasi dilakukan melalui sertifikat digital pribadi. EDS dikeluarkan untuk setiap pengguna sistem, disimpan pada pembawa Token elektronik dan dilindungi oleh kode PIN. Pengguna harus memasukkan loginnya, kata sandi ke akun pribadi. Hanya setelah itu dia akan memiliki akses ke dokumennya.

Setiap karyawan organisasi yang terhubung ke sistem dapat memulai proses pertukaran. Sebelum mengirim dokumen ke pihak lawan, dokumen tersebut harus ditandatangani dalam tanda tangan digital. Operasi ini dilakukan dengan menggunakan program Cryptopro. Dokumen dikirim melalui EDI. Seorang karyawan rekanan menerima pemberitahuan tentang penerimaan dokumen baru. Jika dia menerimanya, maka dia juga memasang EDS. Jika Anda perlu membuat perubahan pada dokumen, maka versi elektronik baru akan dibuat. Setelah selesai mengedit, Anda harus menyimpan semua perubahan menggunakan EDS. Kemudian dokumen dengan perubahan dikirim ke rekanan. Jika perlu, koordinasi informasi elektronik dilakukan.

Jika Anda perlu melakukan perubahan lagi, maka seluruh prosedur diulangi lagi. Jika tidak ada keluhan tentang versi baru, maka dokumen tersebut dihormati. Sampel akhir dianggap ditandatangani oleh dua tanda tangan digital. Semua versi dokumen disimpan di server dan tersedia untuk dilihat. Segera setelah sampel diberikan status valid, ubahlah:dokumen tidak akan berfungsi. Kontrak yang terganggu diberi status "Dibatalkan". Beginilah cara pengelolaan dokumen elektronik antar organisasi.

Peralatan

Apa yang dibutuhkan untuk pengelolaan dokumen elektronik antar organisasi? Pertama, Anda perlu memilih operator telekomunikasi dan menginstal perangkat lunak khusus untuk pertukaran informasi. Kedua, dengan masing-masing pihak yang akan melakukan korespondensi elektronik dengan organisasi, perlu untuk membuat "Perjanjian tentang pertukaran dokumen elektronik".

Anda juga perlu menginstal server EDI tempat semua dokumen akan disimpan. Ini bisa berupa peralatan klien dan penyimpanan "cloud". Akses ke data sistem dari luar dilakukan melalui aplikasi yang diinstal pada peralatan karyawan organisasi. Interaksi komputer dengan server dilakukan melalui protokol HTTP dengan tambahan enkripsi SSL 128. Akses ke dokumen hanya dilakukan melalui antarmuka aplikasi dan setelah melewati otentikasi.

Proyek EDF

Proyek otomatisasi proses dapat memakan waktu mulai dari beberapa bulan hingga beberapa tahun. Istilah secara langsung tergantung pada jumlah proses yang perlu diotomatisasi, sumber daya dan kemampuan keuangan organisasi. Skema singkat untuk pengenalan EDI adalah sebagai berikut:

• Membuat kelompok kerja.
• Pembentukan tujuan, tenggat waktu, dan anggaran proyek.
• Teliti proses yang ada.
• Kembangkan tugas.
• PilihSistem EDI.
• Menandatangani kesepakatan implementasi EDS.
• Persetujuan peraturan kerja.
• Mengisi direktori sistem.
• Pelatihan staf.
• Ujian pendahuluan.
• Penerbitan perintah pengenalan EDS.
• Penyempurnaan perangkat lunak dan prosedur operasi.
• Meluncurkan proyek percontohan.
• Transisi skala penuh ke EDI.

Kesalahan dalam implementasi EDI

Dalam proses otomatisasi dokumen, perhatian khusus harus diberikan pada proses di mana keberadaan kertas diwajibkan oleh hukum. Anda tidak dapat menggandakan dokumen kertas secara elektronik. Ini secara signifikan memperlambat proses kerja dan menyebabkan sikap negatif terhadap proses otomatisasi secara keseluruhan. Tidak ada yang membayar ekstra untuk melakukan pekerjaan ganda.

Dalam proses implementasi, perlu untuk mengembangkan prosedur baru untuk bekerja dengan dokumen, melatih staf, dan hanya setelah itu terlibat dalam implementasi penuh. Ini hanya dapat dicapai jika manfaat penggunaan teknologi baru dikomunikasikan kepada karyawan.

Kesalahan populer lainnya adalah studi yang lemah tentang persyaratan EDMS. Jika pengguna harus bekerja dalam sistem yang tidak dikonfigurasi, maka proses EDI berbeda dari yang diterapkan di organisasi.

Manajemen dokumen elektronik antar organisasi: pro dan kontra

Manfaat:

• Mengurangi biaya pengiriman dokumen asli melalui pos.
• Menghemat ruang penyimpanan untuk dokumentasi. Semuanya disimpan secara elektronik.
• Mudah digunakan. Dokumen dikirim dari satu tempat kerja. Pencarian cepat untuk dokumen dilakukan berdasarkan status (dikirim, diterima, diterima, dll.).
• Pengiriman instan. Semua informasi yang dikirim sampai ke penerima dalam beberapa detik.
• Dokumen tidak dapat hilang sampai masa penyimpanannya di sistem berakhir.

Kekurangan:

• Untuk menggunakan peralatan, Anda perlu membeli lisensi, yang membutuhkan banyak uang.
• Paling sering, data hanya dapat dipertukarkan antara anggota dari sistem yang sama.
• Manajemen dokumen elektronik antar organisasi dalam 1C atau menggunakan perangkat lunak lain berbeda dari skema yang digunakan sebelumnya. Dengan diperkenalkannya algoritme baru, semua karyawan akan memiliki pertanyaan tentang perilaku kerja.
• Peralatan teknis. Sebelum pengenalan EDI, organisasi perlu membeli peralatan dan melatih karyawan untuk mengelola sistem baru.
• EDI dilakukan dengan menggunakan EDS yang masa berlakunya adalah 1 tahun. Sertifikat perlu dilacak dan diperbarui tepat waktu. Penting juga untuk mengontrol masa berlaku sertifikat counterparty untuk menghindari masalah dengan pajak.

Peraturan hukum

Peraturan apa yang mengatur pengelolaan dokumen elektronik antar organisasi? Undang-undang Federasi Rusia termasuk Undang-Undang Federal No. 63 "Tentang Tanda Tangan Elektronik", aturan untuk mengirimkan dokumen ke Layanan Pajak Federal ditentukan dalam urutan Kementerian Keuangan No. MMV-7-2 / 168. EDOantar organisasi dilakukan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan No. 50n. Aturan untuk pertukaran dokumen akuntansi utama dalam bentuk elektronik ditentukan dalam urutan Layanan Pajak Federal No. -7-6/36@. Semua operator EDI dalam kegiatan mereka harus dipandu oleh perintah Layanan Pajak Federal No. -7-6/253@.

SBIS

Pengelolaan dokumen elektronik antar organisasi SBIS memberikan manfaat berikut kepada pelanggan:

• Anda dapat mengirim dokumen ke organisasi mana pun yang terdaftar di wilayah Federasi Rusia. Jika rekanan bukan anggota sistem SBIS, maka karyawan perusahaan hanya akan menghubungi perwakilan organisasi dan mengirim undangan untuk berpartisipasi dalam sistem ke emailnya. Segera setelah konfirmasi permintaan, pertukaran informasi antar peserta akan dilakukan tanpa perantara.
• Anda tidak perlu menginstal perangkat lunak di komputer Anda. Cukup memiliki browser versi terbaru dan akses ke Internet.
• Anda tidak memerlukan program khusus untuk bekerja dengan data. Jika laporan awalnya disiapkan dalam perangkat lunak pihak ketiga, misalnya, 1C, maka Anda dapat mengatur integrasi data dengan sistem VLIS.
• Formulir dokumen biasa tidak diinstal. Anda dapat mengirim teks, spreadsheet, gambar, dan lainnya.

SKB "Kontur"

Salah satu pengembang perangkat lunak pertama di Rusia juga memasok peralatan untuk manajemen dokumen elektronik antar organisasi. "Kontur" telah mengembangkan sistem Diadoc, yang dengannya pertukaran dokumen elektronik dilakukan. Fitur dari sistem ini adalah akses ke data dapat diperoleh saat berada di luar negeri. Perusahaan telah mengembangkan tarif roaming khusus untuk tujuan ini. Jika mau, Anda dapat mengakses data melalui API.

Apa yang kamu butuhkan?

Untuk menghubungkan EDI, organisasi perlu membeli:

• perangkat lunak berlisensi;
• server;
• melakukan upgrade peralatan;
• staf kereta;
• set up dan integrasikan EDMS untuk bekerja dengan aplikasi internal.

Investasi seperti itu perlu dilakukan untuk menghubungkan manajemen dokumen elektronik antar organisasi? Penyertaan dalam biaya konsultasi dukungan teknis, EDMS, dan pembaruan perangkat lunak adalah investasi tahap kedua. Biaya ini harus dibayar setiap bulan.

Kesimpulan

Alur kerja kertas digantikan oleh elektronik. Ini tidak hanya mengurangi biaya proses organisasi, tetapi juga meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan. Agar EDI berfungsi dengan sukses, perlu dirumuskan dengan jelas tujuan penerapan sistem dan konfigurasi peralatan dengan benar.