Jenis dan fungsi pengendalian manajerial

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Proses manajemen terdiri dari lima fungsi: perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, dan pengendalian. Jadi, kontrol adalah bagian dari proses kontrol.

Kontrol adalah fungsi tujuan utama manajemen dalam sebuah organisasi: proses membandingkan kinerja aktual dengan standar perusahaan yang telah ditetapkan. Setiap manajer harus memantau dan mengevaluasi kegiatan bawahannya. Pengendalian manajemen membantu untuk mengambil tindakan korektif dari pihak manajer secara tepat waktu untuk menghindari keadaan yang tidak terduga atau kerugian finansial bagi perusahaan.

Proses kontrol dasar mencakup tiga langkah:

• Menetapkan standar.
• Mengukur kinerja berdasarkan standar ini.
• Koreksi penyimpangan dari standar dan rencana.

Sebagai bagian dari rencana strategis organisasi secara keseluruhan, para pemimpin menetapkan tujuan untukunit dalam istilah operasional yang spesifik, tepat, yang mencakup perencanaan kinerja terhadap hasil aktual.

Standar yang akan dibandingkan dengan kinerja aktual dapat diperoleh dari pengalaman, statistik, dan pembandingan sebelumnya (berdasarkan praktik terbaik industri). Sedapat mungkin, standar dikembangkan secara bilateral daripada manajemen puncak membuat keputusan secara sepihak berdasarkan tujuan organisasi.

Mengapa kontrol manajerial diperlukan?

Jika staf selalu melakukan yang terbaik untuk organisasi, tidak perlu ada kontrol dan manajemen. Tetapi jelas bahwa orang terkadang tidak mampu atau tidak mau bertindak demi kepentingan terbaik organisasi dan serangkaian kontrol harus diterapkan untuk mencegah perilaku yang tidak diinginkan dan mendorong tindakan yang diinginkan.

Bahkan jika karyawan diperlengkapi dengan baik untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik, beberapa memilih untuk tidak melakukannya karena tujuan individu dan tujuan organisasi mungkin tidak persis sama. Dengan kata lain, tidak ada keselarasan tujuan. Dalam kasus seperti itu, perlu diambil langkah-langkah untuk meningkatkan motivasi dan produktivitas karyawan.

Organisasi yang efektif adalah organisasi di mana para manajer memahami bagaimana mengelola dan mengendalikan. Tujuan pengendalian sebagai suatu konsep dan proses adalah untuk membantu memotivasi dan membimbing karyawan dalam peran yang ditugaskan. Memahamiproses dan sistem pengendalian manajemen sangat penting untuk efektivitas jangka panjang organisasi.

Tanpa sistem kontrol yang memadai, kebingungan dan kekacauan dapat menguasai organisasi. Namun, jika sistem kontrol melumpuhkan sebuah organisasi, organisasi tersebut mungkin mengalami kekurangan inovasi kewirausahaan.

Kontrol yang tidak memadai atas implementasi keputusan manajerial dapat menyebabkan penurunan produktivitas atau setidaknya peningkatan risiko hasil keuangan yang buruk. Secara ekstrim, jika kinerja tidak dipantau, kegagalan organisasi dapat terjadi.

Fitur sistem manajemen yang efektif

Sistem manajemen bisnis yang efektif adalah seperangkat proses dan alat manajemen terintegrasi yang membantu menyelaraskan strategi perusahaan dan tujuan tahunan dengan aktivitas harian, memantau kinerja, dan memulai tindakan korektif.

Sistem pengendalian manajemen adalah proses berkelanjutan untuk meningkatkan kinerja dengan menetapkan tujuan individu dan kolektif yang selaras dengan tujuan strategis organisasi, merencanakan kinerja untuk mencapai tujuan tersebut, meninjau dan mengevaluasi kemajuan, dan mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan orang. Sistem kontrol harus fokus pada hasil.

Sistem manajemen yang efektif memiliki beberapa fitur berikut:

1. Membantu mencapai tujuan organisasi.
2. Memfasilitasi penggunaan sumber daya yang optimal.
3. Meningkatkan secara keseluruhankinerja organisasi.
4. Memotivasi dan meningkatkan semangat kerja karyawan.
5. Kontrol juga membentuk disiplin dan ketertiban.
6. Metrik kinerja yang jelas dan dapat dipahami.
7. Memastikan perencanaan masa depan dengan merevisi standar.
8. Tujuan strategis berlaku untuk semua tingkat organisasi.
9. Pengendalian yang efektif meminimalkan kesalahan.
10. Memperkuat manajemen dan keterlibatan karyawan.
11. Mencapai tujuan prioritas lebih cepat.

Proses pengendalian manajemen mengatur kegiatan perusahaan sedemikian rupa sehingga kinerja aktual sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Sistem pengendalian yang efektif memungkinkan manajer untuk menghindari keadaan yang membawa kerugian bagi perusahaan.

18 fungsi kontrol manajerial

Pengendalian manajemen adalah setiap proses, alat atau sistem yang diatur untuk memungkinkan manajemen mengatur kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuannya.

Pengendalian dilakukan pada tingkat manajemen bawah, menengah dan atas. Pada setiap level, kontrol akan berbeda: manajemen puncak akan terlibat dalam kontrol strategis, manajemen menengah dalam kontrol taktis, dan tingkat yang lebih rendah dalam kontrol operasional.

Berikut adalah fungsi pengendalian keputusan manajemen:

1. Merencanakan strategi. Proses penetapan rencana aksi untuk mencapai tujuan.
2. Kontrolpersyaratan. Dokumentasi formal rencana sebagai persyaratan dan manajemen perubahan rencana tersebut sesuai kebutuhan.
3. Kontrol keuangan. Pemantauan dan pembukuan anggaran perusahaan.
4. Manajemen kinerja. Proses menyepakati serangkaian tujuan dengan karyawan dan mengevaluasi kinerja mereka terhadap tujuan tersebut.
5. Kontrol pekerjaan. Memantau karyawan untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas kerja.
6. Manajemen program dan proyek. Menerapkan perubahan.
7. Kontrol risiko. Proses berulang untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menghilangkan risiko.
8. Kontrol keamanan. Identifikasi dan eliminasi ancaman keamanan, serta penerapan cara untuk mengurangi berbagai risiko.
9. Kontrol kepatuhan. Implementasi proses, prosedur, sistem, audit, pengukuran dan laporan sesuai dengan undang-undang, peraturan, standar dan kebijakan internal organisasi.
10. Metrik dan pelaporan. Perhitungan dan komunikasi pengukuran yang berarti dari kinerja organisasi.
11. Pembandingan. Proses berulang hasil benchmarking terhadap industri perusahaan, pesaing, atau praktik terbaik saat ini.
12. Perbaikan berkelanjutan. Proses mengukur kinerja, memperbaikinya, dan mengukurnya kembali.
13. Kontrol kualitas. Memastikan bahwa produk keluaran memenuhi spesifikasi. Misalnya, menerapkan proses pengujian produk pada lini produksi.
14. Jaminan kualitas. Jaminan kualitas adalah proses mencegah kegagalan kualitas di masa depan. Misalnya, praktik menyelidiki akar penyebab semua kegagalanuntuk mencari peningkatan produksi.
15. Otomatis. Tingkatkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas melalui otomatisasi.
16. Manajemen data. Praktek mengumpulkan informasi yang mungkin berguna di masa depan, serta analisis data.
17. Manajemen stok. Manajemen persediaan dan akuntansi untuk menghindari kekurangan atau kelebihan.
18. Manajemen aset. Kontrol aset seperti fasilitas manufaktur, infrastruktur, mesin, perangkat lunak, dan kekayaan intelektual.

Jenis kontrol dan karakteristiknya

Organisasi membutuhkan kontrol untuk menentukan apakah rencana mereka telah tercapai dan mengambil tindakan korektif jika perlu. Tujuan utama pengendalian keputusan manajerial:

1. Beradaptasi dengan perubahan. Sistem kontrol dapat memprediksi, memantau dan merespon perubahan kondisi lingkungan.
2. Meminimalkan kesalahan. Pengendalian dan akuntansi manajemen yang produktif akan membatasi jumlah kesalahan yang terjadi dalam aktivitas perusahaan.
3. Meminimalkan biaya dan memaksimalkan keuntungan. Jika organisasi pengendalian manajemen diterapkan secara efektif, dapat mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas.

Bisnis memasang sistem kontrol di sejumlah area yang berbeda dan pada tingkat manajemen yang berbeda. Tanggung jawab untuk mengendalikan keputusan manajemen sangat luas. Ada klasifikasi dan karakteristik yang berbeda dari fungsi kontrol ini. Salah satu yang paling umum terlihat seperti ini:

1. Kontrol ke depan, juga dikenal sebagai kontrol feedforward, berfokus pada sumber daya yang diambil organisasi dari lingkungannya. Dia mengontrol kualitas dan kuantitas sumber daya ini sebelum mereka mencapai organisasi.
2. Monitoring berfokus pada menjaga standar kualitas dan kuantitas produk atau layanan dalam proses transformasi.
3. Kontrol akhir, juga dikenal sebagai kontrol umpan balik, berfokus pada hasil organisasi setelah proses transformasi selesai. Meskipun pengendalian akhir mungkin tidak seefektif pengendalian awal atau saat ini, ia dapat memberikan informasi kepada manajemen untuk perencanaan masa depan.

Menurut klasifikasi lain, kontrol dibagi menjadi dua kategori besar - kontrol regulasi dan normatif, dan di dalam kategori ini ada beberapa jenis. Jenis pengendalian manajerial ditunjukkan pada tabel berikut.

Kontrol regulasi	Kontrol regulasi
Birokrasi Keuangan Kualitas	Perintah Organisasi

Bagian berikut menjelaskan setiap jenis dan subtipe pengendalian dalam aktivitas manajemen.

Kontrol regulasi

Pengendalian peraturan berasal dari prosedur operasi standar, yang memicu kritik terhadap jenis implementasi pengendalian manajemen ini sebagai usang dan kontraproduktif. Ini menyiratkan kontrol penuh dan total atassemua area organisasi.

Seiring bisnis menjadi lebih gesit dalam beberapa tahun terakhir, berkat perataan hierarki organisasi dan perluasan batas, para kritikus menunjukkan bahwa pengawasan peraturan mungkin lebih menghambat pencapaian tujuan. Kunci dari sudut pandang pengendalian organisasi keputusan manajemen adalah kepatuhan pengendalian dengan tujuan organisasi.

Kontrol birokrasi

Kontrol birokrasi berasal dari garis wewenang yang bergantung pada posisi dalam hierarki organisasi. Semakin tinggi tingkat subordinasi, semakin orang tersebut akan memiliki hak untuk mendikte kebijakannya. Kontrol birokrasi mendapat reputasi buruk, dan memang seharusnya begitu. Organisasi yang terlalu mengandalkan hubungan rantai komando menghambat fleksibilitas jika terjadi situasi yang tidak terduga. Namun, ada cara di mana manajer dapat membuat perusahaan fleksibel dan responsif terhadap masalah pelanggan seperti bentuk lain dari organisasi pengendalian manajemen.

Bagaimana mempertahankan rantai komando sambil mempertahankan fleksibilitas dan daya tanggap dalam sistem? Inilah pertanyaan yang harus dipecahkan oleh kontrol birokrasi. Salah satu solusinya adalah prosedur operasi standar yang mendelegasikan tanggung jawab ke bawah hierarki di perusahaan.

Kontrol keuangan

Kontrol keuangan mengatur tujuan keuangan utama yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem pengendalian manajemen seperti itu umum di antara perusahaan yang diorganisir sebagai beberapa unit bisnis strategis (SBU). SBUadalah produk, layanan, atau lini geografis yang memiliki manajer yang bertanggung jawab penuh atas keuntungan dan kerugian. Mereka bertanggung jawab kepada manajemen senior untuk mencapai tujuan keuangan yang berkontribusi pada profitabilitas perusahaan secara keseluruhan.

Kategori pengendalian keputusan manajemen ini memberlakukan batasan pada pengeluaran. Bagi manajer, peningkatan beban harus diimbangi dengan peningkatan pendapatan. Untuk kepala departemen, menjaga anggaran biasanya menjadi salah satu indikator kinerja utama.

Jadi, peran kontrol keuangan adalah untuk meningkatkan profitabilitas secara keseluruhan serta menjaga agar biaya tetap masuk akal. Untuk menentukan biaya apa yang diperlukan, beberapa perusahaan akan membandingkan hasil perusahaan lain dalam industri yang sama dan kemudian melakukan analisis pengendalian manajemen. Pembandingan ini menyediakan data untuk menentukan apakah biaya sejalan dengan rata-rata industri.

Kontrol kualitas

Kontrol kualitas menjelaskan tingkat variasi dalam proses atau produk yang dianggap dapat diterima. Untuk beberapa perusahaan, standarnya adalah tidak adanya cacat, yaitu tidak adanya perubahan. Dalam kasus lain, penyimpangan yang tidak signifikan secara statistik dapat diterima.

Kontrol kualitas mempengaruhi hasil akhir dari produk atau layanan yang ditawarkan kepada pelanggan. Ketika bisnis secara konsisten mempertahankan kualitas yang sangat baik, pelanggan dapat mengandalkan atribut produk atau layanan perusahaan, tetapi jugamenimbulkan dilema yang menarik. Kontrol kualitas yang berlebihan dari produk yang ada dapat mengurangi respons terhadap kebutuhan pelanggan yang unik.

Kontrol regulasi

Daripada mengandalkan kebijakan dan prosedur standar organisasi, seperti pada jenis pengendalian sebelumnya, pengendalian regulasi mengatur perilaku karyawan dan manajer melalui pola perilaku yang diterima secara umum.

Kontrol normatif memutuskan seberapa benar suatu jenis perilaku tertentu dan yang lainnya kurang. Misalnya, tuksedo mungkin merupakan pakaian yang dapat diterima untuk upacara penghargaan bagi pengusaha Amerika, tetapi sama sekali tidak pada tempatnya pada upacara penghargaan untuk orang Skotlandia, di mana rok formal lebih sesuai dengan kebiasaan setempat. Namun, tidak ada aturan berpakaian tertulis yang diadopsi.

Dengan demikian, perbedaan antara sistem kontrol regulasi dan normatif atas keputusan manajerial adalah formalitas. Kontrol regulasi adalah sistem pemerintahan informal, yang bertentangan dengan kontrol regulasi.

Kontrol perintah

Organisasi kontrol atas keputusan manajemen ini telah menjadi hal biasa di banyak perusahaan. Norma tim adalah aturan informal yang membuat anggota tim sadar akan tanggung jawab mereka kepada rekan kerja mereka.

Sementara tugas tim biasanya didokumentasikan secara formal, cara para peserta dalam proses berinteraksi biasanya berkembang seiring waktu saat tim melewati fase pertumbuhan. Bahkan kepemimpinan secara informal disepakati: kadang-kadangpemimpin yang ditunjuk mungkin memiliki pengaruh yang lebih kecil daripada pemimpin informal. Jika, misalnya, pemimpin opini memiliki lebih banyak pengalaman daripada pemimpin tim formal, anggota tim kemungkinan akan beralih ke pemimpin opini untuk mendapatkan panduan yang memerlukan keterampilan atau pengetahuan khusus.

Norma tim cenderung berkembang secara bertahap, tetapi setelah terbentuk dapat berdampak kuat pada perilaku perusahaan.

Kontrol organisasi

Norma berdasarkan budaya organisasi juga merupakan jenis kontrol normatif. Budaya organisasi mencakup nilai, keyakinan, dan ritual bersama dari organisasi tertentu. Jadi, jenis kontrol ini terletak pada keselarasan norma dan tujuan yang benar.

Sistem pemerintahan formal dan informal

Telah disebutkan sebelumnya bahwa kontrol regulasi dan semua subspesiesnya termasuk dalam sistem kontrol formal, sedangkan kontrol normatif termasuk dalam kontrol informal. Tabel di bawah ini menjelaskan perbedaan antara kedua sistem kontrol.

Sistem manajemen formal	Sistem pemerintahan informal
Organisasi memiliki prosedur, aturan, dan pedoman yang jelas untuk menjelaskan berbagai persyaratan manajemen Mereka memotivasi manajemen, serta bawahan, untuk menyelesaikan tugas yang diberikan sedemikian rupa untuk mencapai tujuan operasional dalam kerangka waktu yang optimal Digunakan untuk mengkoordinasikan perilaku atasan dan bawahan	Organisasi dicirikan olehproses informal dan tidak tertulis untuk pengawasan manajemen Mereka bertujuan untuk memberikan motivasi yang lebih tinggi di antara karyawan dan memastikan implementasi yang tepat dari tujuan dan strategi organisasi Sistem pemerintahan informal juga meningkatkan keselarasan tujuan
Contoh sistem formal adalah aturan dan pedoman yang digunakan oleh Sumber Daya Manusia untuk fungsi seperti rekrutmen dan pengembangan staf.	Contoh sistem kontrol informal adalah loyalitas kepada organisasi dan penghargaan terhadap budaya organisasi sebagai gaya perilaku karyawan.

Kategori luas dari pengawasan regulasi dan regulasi ada di hampir semua organisasi, tetapi penekanan relatif dari setiap jenis bervariasi. Dalam kategori regulasi adalah kontrol birokrasi, keuangan dan kualitas. Kategori normatif meliputi perintah dan norma organisasi. Kedua kategori norma bisa efektif. Tugas manajemen adalah membawa perilaku karyawan sejalan dengan tujuan organisasi.

Oleh karena itu, pengendalian manajerial yang efektif dapat dicapai dengan beberapa cara berbeda. Sistem kontrol dirancang untuk mengumpulkan data dan menggunakan informasi ini untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Sistem ini berfokus pada efektivitas berbagai elemen organisasi, mulai dari:aktivitas manusia hingga hasil finansial.

Sistem pemantauan yang mapan dapat membawa manfaat nyata bagi perusahaan - tunjukkan masalah, rencanakan strategi baru, dan pastikan koordinasi yang lebih baik antara berbagai departemen dan divisi.