Deskripsi pekerjaan administrator kantor: tugas, fungsi, dan hak

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Di sebagian besar tempat umum, orang pertama yang Anda temui segera setelah Anda melewati ambang pintu adalah resepsionis. Spesialis ini disewa oleh hotel, salon kecantikan, restoran dan, tentu saja, lembaga perkantoran. Mereka memiliki banyak tanggung jawab, mulai dari berkomunikasi dengan tamu dan mitra hingga memproses dokumentasi.

Fitur

Perlu dikatakan bahwa administrator adalah profesi yang sangat serbaguna, yang dapat mencakup tugas-tugas serbaguna. Keuntungan bagi pemula adalah tidak memerlukan pengetahuan mendalam di bidang tertentu.

Pemberi kerja potensial lebih memperhatikan kualitas pribadi. Kandidat potensial untuk posisi administrator kantor harus cukup ramah, dapat menjalin kontak dengan orang yang berbeda, dan mengekspresikan pemikiran mereka dengan benar. Ini juga akan menjadi keuntungan untuk memiliki minat di bidang yang dipilih.aktivitas dan kemampuan untuk mengatasi stres. Kualitas yang terakhir tentu akan berguna bagi administrator masa depan. Dia harus berkomunikasi dengan sejumlah besar pengunjung, di antaranya konflik pasti akan terjadi. Namun, bahkan dalam situasi seperti itu, administrator harus tetap sopan.

Perlu diperhatikan bahwa tergantung pada kebijakan rekrutmen perusahaan, mungkin ada persyaratan untuk pendidikan tinggi, kemampuan untuk bekerja dengan peralatan kantor, dll.

Jadwal kerja untuk posisi ini biasanya ditentukan oleh jam buka perusahaan, karena administrator yang membukanya di pagi hari dan menutupnya di malam hari. Namun, ketika bekerja sepanjang waktu untuk karyawan, jadwal shift dibuat. Biasanya, kantor tidak bekerja dalam mode ini.

Perlu diperhatikan juga bahwa administrator dan manajer kantor adalah profesi yang berbeda. Manajer kantor sebenarnya mengawasi karyawan lain. Administrator, tidak seperti dia, tidak melakukan fungsi ini. Dia hanya menjalankan fungsinya sendiri, berinteraksi dengan karyawan kantor lainnya jika diperlukan.

Tanggung jawab utama

Seorang administrator kantor, yang berada di tempat kerja, harus melakukan banyak tugas yang diberikan manajemen kepadanya. Mari kita daftar secara singkat.

• Penerimaan dan distribusi panggilan telepon selanjutnya. Selama negosiasi, administrator harus mencatat informasi dan mentransfernya ke karyawan. Jika perlu, panggilan harusredirect ke departemen lain.
• Tugas administrator kantor mencakup klausul yang mengharuskan karyawan untuk memberikan saran awal kepada klien potensial.
• Kebutuhan untuk memproses dokumen masuk dan keluar.
• Memasang iklan pekerjaan di portal khusus dan agen perekrutan. Selain itu, tugas administrator kantor adalah melakukan wawancara awal dengan calon potensial.
• Pembelian alat tulis dan bahan habis pakai yang dibutuhkan untuk kelancaran operasional peralatan kantor.

Selain tugas yang tercantum di atas, administrator kantor sebenarnya terus berinteraksi dengan orang-orang. Ini adalah pelanggan potensial dan karyawan perusahaan saat ini. Spesialis inilah yang bertanggung jawab untuk menjadwalkan karyawan.

Hak

Jumlah hak, tidak seperti kewajiban, jauh lebih sedikit. Jadi, apa yang dilakukan oleh instruksi administrator kantor?

• Bertindak atas nama perusahaan, mewakili kepentingannya dalam interaksi dengan perusahaan lain.
• Untuk berinteraksi dengan karyawan lain dalam otoritas yang diberikan.
• Membuat proposal sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Fungsi administrator kantor

Berada di tempat kerja, spesialis ini harusmelakukan banyak tugas yang diberikan kepadanya:

• Mempersiapkan kantor.
• Jaga ketertiban.
• Melayani pengunjung.
• Layanan telepon.

Bahkan, jumlah fungsi mungkin lebih banyak. Itu tergantung pada daftar tanggung jawab pekerjaan administrator kantor di institusi tertentu.

Mempersiapkan kantor

Pemenuhan fungsi yang ditugaskan, sebagai suatu peraturan, dimulai dengan persiapan untuk hari kerja yang baru. Sesampai di tempat kerjanya, pengurus mengecek pekerjaan peralatan kantor, ketersediaan bahan habis pakai dan alat tulis. Selanjutnya, spesialis harus membiasakan diri dengan daftar pengunjung dan membuat kondisi untuk pertemuan mereka.

Menjaga ketertiban

Administrator tidak boleh terlibat langsung dalam pembersihan dan kegiatan lainnya untuk menjaga ketertiban di kantor. Namun, di antara tugasnya adalah kebutuhan untuk mengoordinasikan pekerjaan personel pemeliharaan. Dia harus menjadwalkan pembersihan, serta menunjukkan durasinya.

Layanan Pelanggan

Tugas pengurus juga bernegosiasi dengan pengunjung tentang waktu kunjungan, berkoordinasi dengan ketua. Jadwal kunjungan harus disusun sedemikian rupa sehingga tidak tumpang tindih dan tidak ada yang membuang waktu untuk menunggu. Selain itu, pengelola harus menemui pengunjung. Dialah yang menciptakan yang pertamakesan.

Layanan telepon

Fungsi ini diberikan kepada administrator untuk membebaskan manajer dari negosiasi dan tidak mengalihkannya dari alur kerja. Seorang karyawan dapat memecahkan beberapa masalah sendiri atau membuat janji untuk pengunjung sesuai dengan jadwal manajer. Saat menjalankan fungsi ini, karyawan tentu harus menjaga kerahasiaan, tidak mengungkapkan informasi yang tersedia kepadanya kepada orang luar.

Contoh

Deskripsi pekerjaan administrator kantor dapat mencakup item yang berbeda tergantung pada persyaratan organisasi tertentu. Namun, sebagai aturan, kondisi standar akan ditentukan di dalamnya, yang diambil sebagai model.

• Ketentuan umum.
• Persyaratan kualifikasi. Sebagai aturan, pendidikan khusus menengah sudah cukup untuk administrator potensial. Pengalaman pasti akan menjadi aset.
• Tanggung Jawab. Tidak ada deskripsi pekerjaan yang lengkap tanpa item ini.
• Hak. Administrator, misalnya, berhak membuat proposal untuk meningkatkan kegiatan perusahaan.
• Ketentuan tambahan yang mungkin termasuk item yang tidak termasuk dalam bagian lain.

Adalah kebiasaan untuk memberikan deskripsi pekerjaan kepada karyawan baru untuk ditinjau, fakta yang harus dikonfirmasi dengan tanda tangannya sendiri.

Tempat Kerja

Instruksi tentang perlindungan tenaga kerja untuk administrator kantor membuat beberapa persyaratan untuk kondisi kerja. Misalnya, tempat kerja harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga karyawan merasa nyamanmenjalankan tugasnya masing-masing. Biasanya, itu terletak di sebelah kantor manajer dan memungkinkan Anda untuk memantau karyawan lain.

Perlu dipahami bahwa dalam menjalankan tugas, administrator, serta karyawan lainnya, seringkali harus menggunakan peralatan kantor. Itulah mengapa harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga tersedia untuk penggunaan jangka pendek.

Salah satu tugas penting yang tidak dijabarkan dengan jelas dalam uraian tugas administrator adalah bertindak sebagai penghubung antara atasan langsung dan bawahan. Oleh karena itu, karyawan harus berusaha menciptakan lingkungan yang menguntungkan dan menjalin kontak dengan spesialis lain. Penting tidak hanya untuk menyampaikan instruksi pemimpin dengan benar, tetapi juga untuk dapat mengontrol keakuratan implementasinya.

Untuk itu, kemampuan untuk terhubung dengan orang lain menjadi faktor penting dalam mencapai kesuksesan di posisi ini. Hal ini berlaku baik bagi pimpinan maupun bawahan. Adapun kualitas pribadi, organisasi dan ketahanan stres dianggap cukup penting, yang memungkinkan Anda untuk mengelola karyawan lain dan tetap tenang bahkan ketika menghadapi konflik pengunjung.