Fungsi utama pengendalian dalam manajemen

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Setiap pemimpin menjalankan fungsi dasar manajemen: perencanaan, pengorganisasian, motivasi, kontrol. Empat elemen fungsi kontrol: menentukan indikator dan metode untuk mengukur hasil, mengukur hasil, menentukan apakah hasil berada di jalur yang benar, dan tindakan korektif.

Semua fungsi manajemen: perencanaan, organisasi, motivasi, kontrol saling berhubungan erat. Mereka sama pentingnya untuk manajemen yang efektif. Mereka tidak dapat dibagi menjadi mayor dan minor. Pada saat yang sama, fungsi manajemen: organisasi, motivasi dan kontrol didasarkan pada perencanaan yang matang dan efektif.

• Perencanaan adalah fungsi utama dan mendasar. Berdasarkan tujuan strategis, sebuah rencana dibangun untuk mencapainya, menyediakan alokasi sumber daya tertentu dan menghubungkan alokasi ini pada waktunya. Perencanaan mendokumentasikan alokasi sumber daya dan menyatukan upaya masing-masing departemen dan karyawan untuk mencapai tujuan bersama. Untuk ini, dilakukanpenguraian tujuan bersama menjadi tujuan pribadi. Sangat penting untuk menyediakan perencanaan dan pengendalian organisasi. Fungsi manajemen, selain menetapkan tujuan, juga menyediakan penyusunan daftar pekerjaan yang harus dilakukan dalam urutan tertentu untuk mencapai tujuan. Pada saat yang sama, setiap pekerjaan terikat pada waktu awal dan akhir, sumber daya yang ditugaskan padanya dan pekerjaan berikutnya (atau sebelumnya) tepat waktu.
• Organisasi, sebagai fungsi manajemen, adalah menciptakan struktur yang memungkinkan elemen individu dari sistem untuk bekerja sama sesuai dengan aturan yang diberikan dan secara rasional menghabiskan sumber daya yang dialokasikan untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi dijelaskan oleh sejumlah aturan formal - peraturan, peraturan, instruksi.
• Motivasi, sebagai fungsi manajemen, adalah untuk mendorong karyawan di semua tingkatan untuk bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan mereka. Ini adalah fungsi pemerintahan yang paling humanistik dan paling tidak formal.
• Kontrol, sebagai fungsi, proses manajemen terdiri dari akuntansi kuantitatif dan kualitatif hasil kerja, ini adalah proses yang memastikan organisasi mencapai tujuannya

Penugasan kontrol

Kontrol adalah fungsi utama manajemen. Ini untuk:

• Mengurangi ketidakpastian proses produksi dan proses manajemen.
• Prediksi dan pencegahan kegagalan.
• Mendukung tindakan yang berhasil.

Kontrol tidak terpikirkan tanpa pengukuran. Untuk memahami apapekerjaan berjalan sesuai rencana, perlu membandingkan indikator kuantitatif yang dicapai pada saat kontrol dengan beberapa yang direncanakan sebelumnya.

Pengendalian proses adalah sistem yang memungkinkan Anda untuk merencanakan, mengukur, mengidentifikasi penyimpangan, dan memperbaiki setiap aktivitas bisnis, seperti produksi, pengemasan, pengiriman ke konsumen, dan lainnya.

Fungsi kontrol dalam manajemen merupakan bagian penting dari proses manajemen.

Dengan tidak adanya fungsi kontrol, kontrol apa pun kehilangan maknanya. Anda tidak akan tahu jika apa yang direncanakan telah dilakukan, dan secara umum, jika sesuatu sedang dilakukan.

Tanpa fungsi kontrol, juga tidak mungkin mengelola personel.

Proses manajemen adalah proses fungsional untuk pengendalian organisasi, itu harus tumbuh dari tujuan dan rencana strategis organisasi

Empat elemen fungsi kontrol

Ada empat langkah utama dalam fungsi pengendalian manajemen:

1. Menentukan indikator dan cara mengukur hasil.
2. Ukur hasil.
3. Tentukan apakah hasilnya sesuai rencana.
4. Terapkan tindakan korektif.

"Kontrol" berarti daftar yang disimpan dalam rangkap dua (contrôle Prancis, dari contrerôle -, dari bahasa Latin kontra - melawan dan rotulus - gulir).

Menetapkan target dan metode untuk mengukur hasil

Hal ini diperlukan untuk membentuk satu set indikator yang penting untuk proses yang dikendalikan dan menentukan nilai yang direncanakan untuk masing-masing pada titik waktu tertentu. Kapan saat ini sebenarnyaAkibatnya, manajer menerima sinyal tentang bagaimana keadaan berjalan dan dengan demikian mereka tidak perlu memeriksa setiap langkah implementasi rencana.

Indikator harus diartikulasikan dengan jelas, terukur dan material untuk dipantau. Di pabrik manufaktur, metrik dapat mencakup penjualan dan keluaran, efisiensi tenaga kerja, kinerja keselamatan, dan banyak lagi.

Dalam pemberian layanan, di sisi lain, metrik harus mencakup, misalnya, jumlah pelanggan yang harus mengantri di bank atau jumlah pelanggan baru yang dibawa sebagai hasil dari kampanye iklan yang diperbarui.

Titik pengukuran pada timeline juga tidak boleh dipilih secara acak, tetapi harus dikaitkan dengan critical penting, dari sudut pandang proses yang dikendalikan, periode waktu atau awal/akhir tahapan penting proses. Bisa jadi

• Awal atau akhir periode perencanaan - shift, hari, minggu atau bulan.
• Awal atau akhir dari tahapan penting: penyelesaian pra-produksi, awal perakitan akhir produk, pengiriman produk ke pelanggan.
• Peluncuran produk baru atau pencapaian volume layanan yang direncanakan.

Fungsi perencanaan dan pengendalian dalam manajemen sangat erat kaitannya dan tidak dapat dipahami satu sama lain. Tidak ada rencana yang dikendalikan yang berubah menjadi selembar kertas kosong. Fungsi manajemen motivasi dan kontrol juga terkait.

Mengukur hasil

Mengukur hasil di titik kontrol dan membandingkannya dengan yang direncanakanindikator harus dilakukan secara proaktif sehingga penyimpangan dapat dideteksi sedini mungkin atau bahkan diprediksi sebelum terjadi, sehingga menghindari atau meminimalkan tindakan korektif.

Jika pos pemeriksaan direncanakan dengan benar dan alat tersedia untuk menentukan dengan tepat apa yang dilakukan bawahan, menilai kinerja saat ini dan yang diharapkan akan akurat dan mudah.

Namun, ada banyak aktivitas yang sulit untuk menentukan titik kontrol yang tepat, ada juga banyak aktivitas yang sulit diukur.

Ini cukup sederhana, misalnya, untuk menetapkan waktu standar untuk produksi produk massal dan juga mudah untuk mengukur nilai aktual untuk indikator ini

Situasi semakin rumit dengan jenis pekerjaan yang jauh dari teknologi. Misalnya, tidak mudah memantau pekerjaan manajer hubungan industrial, karena tidak mudah mengembangkan kartu skor yang jelas.

Kepala manajer jenis ini sering mengandalkan indikator yang tidak jelas seperti hubungan serikat pekerja, antusiasme dan loyalitas bawahan, pergantian karyawan dan/atau perselisihan perburuhan. Dalam kasus seperti itu, hasil pengukuran bawahan oleh manajer juga tidak jelas.

Kesesuaian hasil dengan rencana

Ini adalah langkah sederhana namun sangat penting dalam proses kontrol. Ini melibatkan membandingkan hasil yang diukur dengan target yang telah ditentukan. Pada tahap ini, teknik perbandingan yang dikembangkan sebelumnya sangat penting. KarenaDokumen harus dengan jelas mendefinisikan apa yang diukur secara spesifik, pada titik waktu apa dan dalam kondisi apa. Ikuti teknik ini dengan ketat, jika tidak, hasil pengukuran dan perbandingan dengan rencana tidak dapat diandalkan.

Jika kinerja sesuai rencana, manajemen mungkin percaya bahwa semuanya terkendali. Dalam hal ini, tidak perlu mengganggu jalannya organisasi sehari-hari.

Tindakan korektif

Tahap ini menjadi yang paling penting jika indikator tidak mencapai yang direncanakan dan analisis menunjukkan perlunya tindakan korektif. Tindakan korektif tersebut dapat mencakup perubahan pada satu atau lebih aspek dari operasi sehari-hari organisasi.

Misalnya, seorang manajer cabang bank harus memutuskan bahwa lebih banyak kasir di aula perlu ditempati untuk memenuhi waktu tunggu maksimum lima menit yang telah ditentukan sebelumnya.

Atau manajer toko memutuskan untuk mengirim operator mesin lembur untuk memenuhi tenggat waktu pengiriman produk.

Pemantauan juga membantu mengidentifikasi target yang ditetapkan secara tidak benar, dalam hal ini tindakan korektif adalah memperbaiki target, dan tidak berjuang untuk mengubah nilai terukur saat ini.

Ketepatan waktu tindakan korektif

Anda harus selalu mengembangkan cara konstruktif untuk membawa indikator ke nilai yang direncanakan, jika tidak, Anda harus terlambat menyadari bahwa kegagalan telah terjadi. Semakin awal bug atau kegagalan diidentifikasi, semakin besar kemungkinan untuk memperbaiki atau mengejar ketinggalan. Dan semakin sedikit waktu, sumber daya material dan tenaga kerja yang akan dihabiskan untuk perbaikannya.

Penyimpangan yang ditemukan di kemudian hari bisa jadi sangat mustahil untuk diperbaiki. Dalam hal ini, organisasi mengalami kerugian finansial dan reputasi yang signifikan, hingga penghentian operasinya.

Kabar buruk hari ini lebih baik daripada berita yang sama besok.

D. S. Chadwick

Hubungan fungsi kontrol

Fungsi manajemen: motivasi dan kontrol terkait erat satu sama lain. Untuk membangun sistem motivasi yang efektif bagi bawahan, seorang manajer membutuhkan akses ke hasil kontrol yang akurat dan tepat waktu.

Kontrol dapat dilakukan untuk kepatuhan:

• indikator yang direncanakan;
• standar kualitas;
• kebijakan perusahaan;
• persyaratan keselamatan dan perlindungan tenaga kerja;
• persyaratan mengendalikan organisasi negara atau publik.

Kontrol juga dapat berkala dan satu kali, terjadwal dan darurat, pribadi dan sebagai bagian dari audit umum organisasi.

Kesimpulan

Fungsi utama pengendalian dalam manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan rencana dan dengan demikian mencapai tujuan organisasi. Fitur tambahan - dukungan untuk organisasi dan motivasi dan interaksi dengan mereka. Fungsi pengendalian dalam manajemen adalah yang paling penting. Titik kendalinya bukanuntuk menangkap unit atau karyawan yang tidak memenuhi rencana dan menghukum mereka. Intinya adalah untuk mendeteksi penyimpangan dari rencana secara tepat waktu. Kemudian ada kesempatan untuk memiliki waktu untuk mengambil tindakan korektif. Organisasi proses kontrol yang bijaksana adalah kunci untuk pelaksanaan rencana dan pencapaian tujuan yang akurat dan tepat waktu.