Laporan kartu perusahaan: contoh. Akuntansi untuk kartu bank perusahaan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-01-17 18:55

Baru-baru ini, pembayaran kartu perusahaan telah menjadi hal yang biasa bagi sebagian besar bisnis. Alat pembayaran ini mudah digunakan.

Akuntansi untuk kartu perusahaan cukup sederhana. Akuntan berpengalaman, sebagai suatu peraturan, tidak memiliki masalah dalam mencatat transaksi. Kesulitan mungkin timbul ketika menyusun laporan tentang kartu perusahaan oleh seorang karyawan yang kepadanya kartu itu dikeluarkan. Selanjutnya, perhatikan fitur-fitur refleksi transaksi.

Informasi umum

Kartu perusahaan disebut kartu bank, dana yang menjadi milik organisasi. Mereka digunakan untuk membayar biaya yang dikeluarkan oleh karyawan sebagai bagian dari kegiatan profesional mereka.

Dimungkinkan untuk membayar dengan kartu perusahaan untuk biaya perjalanan, bisnis, perhotelan. Alat pembayaran ini tidak digunakan untuk keperluan pribadi karyawan, mengkreditkan penghasilannya, serta manfaat sosial.

Tampilan

Ada kartu kredit dan setelmen (debit). Dengan menggunakanpembayaran terakhir dilakukan dengan mengorbankan dana yang disimpan di rekening perusahaan, atau cerukan.

Pada kartu kredit, penyelesaian dilakukan dengan mengorbankan dana pinjaman yang disediakan oleh struktur perbankan.

Fitur operasi

Pengisian ulang dilakukan melalui transfer bank. Untuk melakukan ini, perintah pembayaran dikirim ke organisasi perbankan.

Dana dibelanjakan hanya dengan menggunakan kartu. Bisa transaksi non tunai biasa dan tarik tunai.

Kartu perusahaan tidak tunduk pada batas penyelesaian yang ditetapkan oleh Bank Sentral untuk pembayaran tunai. Sementara itu, organisasi perbankan, dengan berpedoman pada rekomendasi Bank Sentral, dapat menetapkan batas penerbitan. Misalnya, pada kartu perusahaan Sberbank, jumlah maksimumnya adalah 100 ribu rubel per hari.

Kelebihan alat pembayaran

Keuntungan menggunakan kartu perusahaan berikut dapat dicatat:

• Mengontrol pengeluaran karyawan. Pertama, semua transaksi akan tercermin dalam rekening perusahaan. Kedua, laporan kartu perusahaan dibuat, yang mencerminkan semua biaya yang dikeluarkan untuk periode tertentu.
• Kemampuan untuk menggunakan dana kapan saja. Akses ke uang di akun tersedia sepanjang waktu.
• Pemblokiran kartu secara cepat jika terjadi masalah.
• Kemampuan untuk menggunakan dana dalam perjalanan bisnis ke luar negeri. Tidak perlu membeli mata uang asing saat meninggalkan Federasi Rusia. Pada saat yang sama, dari Rusia itu mungkinsegera mengisi kembali rekening pegawai yang berada di luar negeri.
• Penghematan waktu yang signifikan saat memesan dan membayar tiket, kamar hotel.

Pemberitahuan Layanan dan Dana Pajak Federal

Informasi tentang pembukaan rekening harus dikirim ke FIU, VSS dan layanan pajak. Saat ini, notifikasi dikirim oleh organisasi perbankan itu sendiri, yang melayani akun tersebut.

Pemberitahuan dibuat dalam waktu 7 hari (berfungsi).

nuansa penting

Kartu perusahaan untuk badan hukum dikeluarkan untuk karyawan perusahaan tertentu, yaitu mereka terdaftar.

Refleksi operasi dalam akuntansi pada kartu perusahaan dilakukan, sebagai suatu peraturan, pada akun terpisah.

Rekening bank dapat dibuka baik dalam rubel maupun dalam mata uang asing. Dalam hal ini, dalam kasus pertama, tidak perlu membuka akun mata uang asing tambahan. Menurut Peraturan Bank Sentral No. 266-P, pembayaran dengan kartu perusahaan juga dapat dilakukan dalam mata uang yang berbeda dari mata uang rekening. Saat menerima, misalnya, dolar, sistem bank akan mengonversi jumlah yang diperlukan (secara otomatis mengubah rubel menjadi dolar).

Tujuan pengeluaran

Tindakan peraturan menetapkan daftar transaksi yang dapat dilakukan dalam mata uang asing menggunakan kartu perusahaan:

• Penerimaan uang tunai mata uang asing di luar negeri Federasi Rusia untuk membayar keramahtamahan, biaya perjalanan.
• Pembayaran biaya (perwakilan/perjalanan) di organisasi perdagangan/jasa dalam mata uang asing di luar Rusia.

Operasi lain dianggap ilegal. Pemantauan kepatuhan terhadap daftar dilakukan oleh struktur perbankan.

Dokumen organisasi lokal

Perusahaan harus mengembangkan tindakan yang mendefinisikan aturan dasar untuk menggunakan kartu perusahaan. Dokumen ini harus diinstal:

• Daftar transaksi dan pengeluaran yang boleh dilakukan oleh seorang karyawan.
• Batas penyelesaian.
• Prosedur pengajuan laporan kartu perusahaan.
• Informasi tentang tidak dapat diterimanya pengungkapan kode PIN kepada pihak ketiga.
• Batas waktu bagi karyawan untuk menyerahkan laporan awal pada kartu perusahaan. Pada paragraf yang sama, disarankan untuk mencantumkan dokumen yang akan mengkonfirmasi informasi tersebut.

Juga:

• Lingkaran pegawai yang berhak menerima kartu korporat ditentukan oleh urutan pimpinan.
• Menyimpulkan perjanjian kewajiban dengan karyawan terkait.
• Karyawan-pemegang kartu harus mengetahui prosedur penggunaan kartu tanda tangan.

Pengembalian dan pengeluaran alat pembayaran disimpan dalam buku besar khusus.

Fitur refleksi

Akun untuk akun saat ini dikelola di perusahaan pada akun. 55. Sub-akun dibuka untuknya 55.4.

Jika akun memiliki saldo minimum, disarankan untuk membuat sub-akun urutan kedua: "Saldo minimum" dan "Batas pembayaran".

Jika sebuah organisasi telah membuka beberapa akun (untuk setiap kartu), maka sub-akun 55.4 dibuat olehkepada mereka masing-masing. Jika beberapa kartu karyawan yang berbeda yang melakukan pembayaran dalam batas umum dikeluarkan untuk satu akun, kebutuhan untuk memelihara catatan analitis dalam konteks pemegang ditentukan oleh perusahaan secara independen.

Dalam kasus di mana kartu perusahaan ditautkan ke satu akun saat ini, disarankan untuk membuat sub-akun ke akun tersebut. 51 atau 52.

Akuntansi

Aturan pencatatan transaksi disajikan dalam tabel untuk memudahkan:

db	cd	Tujuan	Konfirmasi
55.4	51	Memindahkan jumlah batas pembayaran dan saldo minimum (dalam rubel) dari akun perusahaan ke akun kartu (rubel)	Pesanan pembayaran, laporan mutasi bank.
55.4	52	Transfer batas pembayaran dan saldo minimum dalam mata uang asing dari rekening mata uang asing ke rekening perusahaan.	Dokumen pembayaran, rekening koran.
55.4	67, 66	Penerimaan dana kredit ke rekening kartu pada tanggal kredit tunggal, jika perjanjian yang sesuai telah dibuat dengan struktur perbankan	Pemesanan bank, laporan mutasi bank.
55.4	66	Penerimaan dana kredit ke karturekening pada hari pembayaran dengan dana kredit dari organisasi perbankan tanpa adanya uang perusahaan sendiri, jika perjanjian cerukan telah ditandatangani dengan bank	Bank statement, waran.
91.2	51, 52	Membayar biaya bank untuk penerbitan, penerbitan, servis kartu	Bank statement, accounting statement.
91.2	66	Perhitungan bunga pinjaman yang diberikan oleh kartu perusahaan	Bank statement, accounting statement.
66	51, 52	Transfer dana untuk melunasi pinjaman atau bunga pinjaman yang diterima sehubungan dengan penggunaan kartu	Pesanan pembayaran (dokumen), rekening koran.

Untuk mencerminkan pengisian kembali kartu perusahaan di "1C", dokumen "Penghapusan dari akun" digunakan. Itu terletak di bagian "Bank dan meja kas".

Akuntansi pemukiman

Ada dua opsi untuk mencatat transaksi: disederhanakan dan akademis. Fitur mereka ditampilkan dalam tabel.

Metode yang disederhanakan

db	cd	Tujuan	Konfirmasi
71	55.4	Refleksi jumlah pekerjaan yang dibayar dengan kartu,jasa, barang, serta penarikan tunai dari kartu dalam rangka pemegang (pegawai pelapor) pada tanggal yang tertera pada rekening koran	Bank statement dengan aplikasi dekripsi untuk kartu perusahaan.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 dst.	71	Refleksi atas material, pekerjaan, jasa yang dibayar, sesuai dengan laporan awal yang disampaikan oleh karyawan dengan dilampirkan dokumen pendukung, terhitung sejak tanggal laporan.	Faktur, tiket, kwitansi, cek, slip asli, cek ATM, dll.

Versi akademik

db	cd	Tujuan	Konfirmasi
10, 20, 26, 44 dst.	71	Refleksi materi, pekerjaan, layanan yang dibayar dengan kartu perusahaan, sesuai dengan laporan dengan dokumentasi pendukung pada tanggal penyerahannya	Tiket, kuitansi, slip asli, kuitansi terminal, dll.
71	57	Refleksi transaksi yang dilakukan di kartu, tetapi tidak dicatat di rekening bank	Referensi akuntansi.
57	55.4	Refleksi jumlah pembayaran barang, pekerjaan, jasa, penarikan tunai dari kartu, dalam konteks orang yang bertanggung jawab pada hari mereka tercermin pada laporan bank	Ekstrakbank dengan dekripsi dengan kartu.

Jika tanggal laporan pada kartu perusahaan bertepatan dengan hari transaksi tercermin dalam laporan mutasi bank, maka transaksi dilakukan sesuai dengan opsi pertama.

Selain itu, untuk kedua opsi, jumlah kerusakan harus diperhitungkan:

db	cd	Tujuan	Konfirmasi
73,2	55.4	Refleksi besarnya kerugian materiil yang diakibatkan oleh karyawan yang tidak memberikan dokumen pendukung atau sehubungan dengan penggunaan dana kartu untuk keperluan pribadi	Bank statement, accounting statement.
50, 70	73,2	Kompensasi untuk kerugian oleh seorang karyawan melalui meja kas perusahaan atau dengan pemotongan dari pendapatan	Accounting statement, resi pesanan.

Laporan kartu perusahaan: contoh

Karyawan yang menerima dana untuk laporan harus menyediakan dokumen yang menjelaskan semua biaya yang dikeluarkan. Kertas pendukung dilampirkan padanya. Instruksi yang relevan dibuat dalam urutan yang disetujui oleh Bank Sentral.

Order Komite Statistik Negara Tahun 2001 menyetujui bentuk standar laporan AO-1.

Dalam formulir, bagaimanapun, tidak ada baris di mana Anda dapat mencerminkan transaksi pada kartu perusahaan. Ada dua cara untuk memperbaiki situasi:

• Tambahan bentuk standar. Sebagaimana ditetapkan dalam Ordo, organisasiberhak menambahkan baris tambahan ke formulir terpadu.
• Kembangkan formulir sendiri. Formulir terpadu dari 2013-01-01 tidak dianggap wajib untuk perusahaan. Ketentuan terkait mengikuti Undang-Undang Federal No. 402.

Mari kita perhatikan sebuah contoh. Karyawan itu mengeluarkan kartu perusahaan Sberbank, di mana 50 ribu rubel tersedia. Dia diperintahkan untuk membeli perangkat multifungsi, yang biayanya 110 ribu rubel. Sesuai dengan pesanan pembayaran, 65 ribu rubel ditransfer ke kartu. Setelah membeli perangkat, saldo menjadi 5.000 rubel.

Akuntan perusahaan melengkapi bentuk standar laporan dengan beberapa baris. Pertama-tama, kolom disediakan untuk mencerminkan jumlah dana pada tanggal penggunaan kartu:

• "Saldo pada kartu". Baris ini diisi jika pegawai tidak menyerahkan alat pembayaran.
• "Kartu terbitan …". Baris ini berisi informasi jika alat pembayaran dikeluarkan sebelum pelaksanaan tugas.

Saldo pada kartu diakui sama dengan 0 dalam kondisi contoh, karena kartu tersebut dikeluarkan untuk karyawan sebelum penugasan selesai. Baris "Mengeluarkan kartu" menunjukkan nomor dan jumlah yang tersedia.

Untuk mencerminkan pengisian dana, kolom "Perintah pembayaran" telah ditambahkan ke laporan. Tanggal, nomor dokumen ditunjukkan di sini.

Baris "Total" harus berisi jumlah saldo pada kartu yang diterbitkan dan jumlah transfer tambahan. Menurut kondisi contoh, totalnya adalah 115RUB ribu

Di bagian belakang laporan, dokumen-dokumen yang digunakan karyawan untuk mengkonfirmasikan biaya yang dikeluarkan harus dicantumkan. Karyawan harus menunjukkan tanggal pengeluaran dan jumlahnya.

Penarikan tunai

Saat mengembangkan formulir laporan, perlu untuk menyediakan situasi di mana karyawan tidak akan dapat membayar layanan atau barang melalui transfer bank. Oleh karena itu, karyawan harus mencairkan jumlah yang diperlukan.

Untuk mencerminkan transaksi tersebut, baris berikut ditambahkan:

• "Ditarik dari kartu".
• "Pengeluaran uang tunai".
• "Ditambahkan ke kartu melalui terminal".
• "Saldo tunai".

Semua transaksi dengan dana tercermin di bagian depan laporan.

Kwitansi tanda terima dokumen

Pegawai akuntabel harus menyerahkan laporan kepada akuntan atau kepala perusahaan. Setelah itu, dokumen diperiksa, kemudian disetujui oleh direktur organisasi.

Barang, layanan yang dibeli oleh karyawan dikreditkan. Karyawan menerima tanda terima untuk penerimaan laporan - bagian bawah formulir. Jika tidak diberikan dalam bentuk yang dikembangkan oleh perusahaan, tanda terima dibuat dalam bentuk sewenang-wenang.

Persetujuan Formulir

Menurut aturan umum, kepala harus menyetujui formulir yang dikembangkan oleh perusahaan secara mandiri. Persyaratan tersebut ditetapkan dalam Undang-Undang Federal No. 402. Persyaratan yang sama berlaku jika organisasi menggunakan formulir terpadu.

Biasanya sampelbentuk dokumen utama diberikan dalam lampiran urutan persetujuan kebijakan akuntansi.

Membuka akun

Untuk membuat akun dengan kartu perusahaan, perusahaan terlebih dahulu memerlukan dokumen yang diperlukan untuk membuka akun biasa. Selain itu, Anda harus menulis aplikasi, yang formulirnya disediakan oleh bank. Ini ditulis untuk setiap karyawan-pemegang kartu. Dokumen yang dengannya karyawan yang relevan diidentifikasi juga dilampirkan. Ini, khususnya, tentang paspor, serta dokumen yang mengkonfirmasi hubungan kerja dengan perusahaan (salinan kontrak). Bank dapat meminta surat-surat lain jika diperlukan.