Konsep proyek: contoh

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Dalam bisnis apa pun, yang terpenting adalah memulai dengan benar. Pernyataan ini cukup benar untuk manajemen proyek yang sekarang populer. Di mana untuk memulai proyek? Apa itu konsep proyek? Contoh dan landasan teori untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini diusulkan untuk dipertimbangkan dalam artikel ini.

Proyek dan siklus hidup produk

Manajemen proyek sangat bergantung pada tahapan siklus hidupnya.

Melewati fase-fase tertentu dalam perkembangannya, proyek ini dimodifikasi dan memerlukan bentuk kontrol dan manajemen baru. Perlu dicatat bahwa siklus hidup suatu proyek tidak bertepatan dengan siklus hidup produk yang dibuat dalam proses atau sebagai hasil dari implementasinya. Produk memulai keberadaannya sejak saat penciptaan semua bagiannya dan menggabungkannya menjadi satu objek yang dapat diterapkan atau digunakan untuk kepentingan pemiliknya. Dengan ini, produk dapat dibuat:

• sebagai hasil dari proyek (jika itu adalah salah satu tujuannya);
• dalam proses implementasinya (jika produk merupakan salah satu tahapan dalam mencapai salah satu tujuannya);
• sebelum memulai (jika keberadaannya menjadi syarat pelaksanaan proyek);
• setelah selesai (jika tidak sesuai target).

Dengan demikian, "jalur hidup" proyek dan produk mungkin berpotongan atau tidak sama sekali, tetapi selalu bergantung satu sama lain.

Fase siklus hidup proyek

Tahap utama dianggap:

1. Inisiasi.
2. Pengembangan.
3. Implementasi.
4. Finishing.

Tapi ini bukan satu-satunya divisi. Sebagai bagian dari evaluasi keuangan proyek, siklus hidup proyek tiga tahap paling sering digunakan:

1. Tahap pra-investasi (pembenaran investasi).
2. Tahap investasi (pembiayaan).
3. Pasca-investasi (penilaian efisiensi ekonomi proyek).

Ada struktur siklus hidup proyek yang lebih rinci dan tidak begitu konsisten yang digunakan manajer tergantung pada skala ide, struktur organisasi manajemen di perusahaan, dan cabang kegiatan ekonomi. Dengan satu atau lain cara, subjek perhatian kita adalah yang paling awal - fase inisiasi atau, dengan kata lain, konsep proyek.

Apa itu inisiasi?

Inisiasi, atau pengembangan konsep proyek, mencakup seluruh rangkaian proses, yang pada akhirnya ditentukan oleh manajer, berdasarkan berbagai faktor eksternal dan internal. Namun demikian, ada baiknya memberikan daftar umum pertanyaan yang harus dijawab pada tahap ini:

1. Apa prasyarat untuk pelaksanaan proyek khusus ini?
2. Yang menegaskan perlunya ituimplementasi?
3. Bagaimana lingkungan eksternal dari ide tersebut?
4. Apa tujuan utamanya?
5. Seberapa layak secara teknis ide tersebut?
6. Bagaimana kondisi keuangan agregat untuk implementasi ide?
7. Apakah ada pemahaman yang jelas tentang waktu mulai?

Rencana konsep proyek juga mencakup kegiatan utama berikut:

1. Penetapan cara utama untuk mengimplementasikan ide.
2. Penugasan penanggung jawab implementasi.
3. Menentukan ukuran dan komposisi tim proyek.
4. Memperbaiki harapan pemangku kepentingan.
5. Pembentukan daftar proses yang diperbesar.
6. Analisis sumber daya yang ditingkatkan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
7. Analisis Risiko dan Asumsi.
8. Membuat rencana manajemen proyek secara keseluruhan.
9. Otorisasi (peluncuran).

Konsep proyek pada akhirnya bermuara pada pengembangan piagam yang mencakup semua masalah dan masalah yang dijelaskan di atas. Keakuratan angka-angka yang ditunjukkan dalam dokumen semacam itu seringkali tidak melebihi 25%, namun, angka-angka itu diperlukan untuk awal pekerjaan proyek.

Pengembangan piagam

Pembentukan konsep proyek tidak mungkin dilakukan tanpa proses pengembangan dokumen yang menyatakan keberadaannya dan berisi, selain persyaratan dan tujuan awal, juga wewenang pengelola dan jumlah sumber daya yang dialokasikan.

Piagam proyek terstruktur dengan jelas dan harus berisi bagian utama berikut:

1. Daftar perubahan besar.

2. Lembar persetujuan.

3. Umumbagian deskriptif:

• tujuan;
• pembenaran kemanfaatan;
• hasil yang direncanakan;
• hasil produk atau target akhir;
• tahap utama implementasi;
• pemangku kepentingan proyek dan harapan mereka;
• risiko, asumsi, keterbatasan;
• skema dan perintah kontrol proses.

4. Prinsip dasar kerja.

5. Dokumen terkait.

Saat menyusun dokumen seperti itu, sebagai aturan, mereka menggunakan metode penilaian ahli, peran utama yang dimainkan oleh kualifikasi manajer proyek.

Identifikasi Pemangku Kepentingan

Pembuatan konsep proyek sangat dipengaruhi oleh orang-orang yang memiliki kepentingan langsung pada hasil. Menentukan lingkaran orang-orang tersebut diperlukan untuk menilai faktor-faktor yang mempengaruhi proyek. Sebagai bagian dari tahap ini, tujuan disepakati dengan penerima manfaat utama, peran pemangku kepentingan langsung dan tidak langsung ditentukan, risiko dan ketidakpastian yang terkait dengan konflik kepentingan yang tak terhindarkan dinilai, dan formulir dikembangkan untuk memberi tahu orang-orang ini tentang kemajuannya. ide.

Semua informasi tentang lingkaran orang yang ditentukan dengan cara ini disimpan dalam daftar pihak yang berkepentingan. Registri ini tersedia untuk manajer proyek dan digunakan olehnya untuk mengelola zona dan tingkat pengaruh pada proses bisnis dan tim.

Pernyataan konsep

Sebelum disetujui, konsep diperiksa dan disesuaikan dengan cermat untuk semua elemennyastruktur bercabang: volume pendanaan, metode implementasi, faktor yang mempengaruhi, risiko, dll. Konsep proyek disetujui hanya setelah disetujui oleh semua pihak yang berkepentingan, termasuk otoritas dan struktur kota.

Implementasi konsep

Konsep pengembangan proyek diimplementasikan melalui implementasi rencana, yang juga ditetapkan di dalamnya. Dalam pelaksanaan ide, berbagai perubahan terjadi, dicatat dan disetujui oleh manajemen, yang mempengaruhi bottom line. Memantau perubahan ini dan kontrol kualitas mungkin merupakan proses manajemen yang paling penting dalam fase implementasi konsep.

Contoh 1. Konsep proyek konstruksi

Pengembangan konsep proyek konstruksi tentu meliputi:

• analisis lahan;
• pembatasan pengembangan;
• keadaan wilayah saat ini;
• penilaian potensi pengembangannya;
• analisis pasar real estat (kapasitas, segmentasi);
• mengidentifikasi pesaing potensial;
• penilaian dinamika, volume permintaan;
• mengidentifikasi calon pembeli.

Kekhususan proyek konstruksi dapat dilihat dari variabilitas penggunaan lahan yang tersedia. Penilaian pengembang di sini mengemuka dalam pembentukan konsep. Untuk membuat pilihan yang tepat, analisis SWAT, pemodelan multivariat dan alat lainnya digunakan.

Setelah menyelesaikan tugas-tugas prioritas ini, sebuah piagam proyek dibuat, yang selain yang di atasbagian, harus berisi:

• konsep pengembangan (karakteristik utama situs, infrastruktur transportasi, rencana induk, rekomendasi solusi arsitektur dan perencanaan dan bahan bangunan dan dasar-dasar lansekap);
• konsep pemasaran (strategi harga, perkiraan jadwal penjualan/sewa, strategi promosi);
• skema keuangan (kebutuhan investasi, perkiraan keuntungan, perkiraan jadwal arus kas).

Contoh 2. Konsep penerapan sistem otomatisasi

Mengembangkan konsep proyek untuk penerapan sistem penjualan otomatis untuk toko buku harus mencakup bagian khusus berikut:

• Evaluasi pasar buku online dari sisi volume dan nilai penjualan.
• Menentukan biaya pemeliharaan toko online.
• Identifikasi kebutuhan pasar tambahan untuk toko buku yang ada.

Konsep modernisasi toko semacam itu akan memiliki beberapa tujuan: menciptakan toko online, memastikan kinerjanya, dan mencapai tingkat pesanan tertentu melalui sumber online baru.

Tujuan tersebut dapat dicapai dengan menyelesaikan tugas-tugas berikut secara berurutan:

• pengembangan kerangka acuan;
• melakukan pekerjaan pembentukan toko online;
• pengembangan skema pengiriman buku dari penerbit ke pembeli;
• iklan;
• kesimpulan kontrak dengan sistem onlinepembayaran.

Contoh 3. Konsep modernisasi produksi

Konsep proyek untuk memperkenalkan teknologi baru ke dalam siklus produksi yang ada selalu dikembangkan dengan mempertimbangkan spesifikasi perusahaan dan kondisi operasinya. Perhatian khusus diberikan pada langkah-langkah berikut:

• Identifikasi "tautan rentan" dalam rantai produksi (pengenalan teknologi baru harus menggantikan area masalah atau tidak memicu kegagalan mereka karena pelanggaran integritas siklus kerja).
• Mengembangkan sistem untuk pengenalan teknologi baru secara bertahap (rencana untuk memasukkan tautan baru dalam proses produksi adalah elemen terpenting dalam implementasi proyek modernisasi, karena ketidakseimbangan dalam tindakan tim dan pekerja produksi dapat membatalkan semua dana yang dihabiskan untuk persenjataan kembali).
• Evaluasi potensi karyawan perusahaan untuk mengelola dan memperbaiki peralatan baru.

Di antara tujuan proyek semacam itu, sebagai aturan, karakteristik produk yang diperbarui dalam hal volume dan kecepatan rilis juga ditunjukkan.

Mengingat hal di atas, menjadi jelas bahwa konsep proyek mencakup ketentuan-ketentuan utama mengenai isinya, manfaat ekonomi, kelayakan dan konsekuensinya. Dalam hal ini, ketentuan konseptual ide-ide baru yang diperlukan untuk pengembangan atau awal bisnis baru harus terstruktur, dievaluasi dan disepakati sebelum beralih ke perubahan nyata dan suntikan keuangan.