Jenis rapat: protokol, struktur, dan konten

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Tidak terbayangkan untuk membayangkan pekerjaan organisasi mana pun tanpa komunikasi bisnis. Komunikasi yang dibangun dengan benar antar karyawan memungkinkan Anda menyelesaikan tugas dengan lancar dan cepat.

Ada banyak jenis rapat dalam organisasi, dan masing-masing rapat memiliki karakteristik dan tugas masing-masing. Mengetahui nuansa seperti itu akan membantu memfasilitasi diskusi tentang masalah bisnis. Artikel ini akan memberi tahu Anda tentang jenis-jenis rapat, membantu Anda memahami mengapa rapat diadakan dan bagaimana mereka dicatat dalam pekerjaan kantor.

Tujuan pertemuan bisnis

Tujuan utama mengadakan semua jenis rapat dan rapat adalah untuk mengembangkan solusi konstruktif khusus untuk masalah mendesak dan mempertimbangkan masalah bisnis yang mendesak. Selain itu, selama pertemuan kolektif, staf memiliki kesempatan untuk berbagi pendapat, ide, atau membuat proposal tentang solusi terbaik untuk masalah dengan manajer yang lebih tinggi.

Setiap jenis pertemuan bisnis memungkinkan Anda untuk melihat gambaran yang komprehensif tentang situasi dalam organisasi, untuk menentukan kekuatan dan kelemahannya. Perlu dicatat bahwa ketika berpartisipasi dalam format inikomunikasi bisnis adalah adaptasi yang cepat dari karyawan baru perusahaan atau perusahaan.

Tugas

Tugas berikut dari semua jenis rapat dapat dibedakan:

• menyelesaikan masalah dan masalah saat ini;
• integrasi kegiatan departemen sesuai dengan tujuan strategis perusahaan;
• penilaian perusahaan dan divisi struktural individunya;
• mempertahankan dan mengembangkan kebijakan perusahaan.

Untuk memahami dalam format apa untuk mengadakan acara bisnis semacam itu, Anda perlu memutuskan tugas mana di atas yang sesuai dengannya, dan setelah itu Anda dapat memahami klasifikasi mana yang akan diikuti.

Jenis dan klasifikasi

Pertemuan, sebagai salah satu jenis komunikasi bisnis, dapat memiliki bentuk penyelenggaraan yang berbeda, yang menentukan pokok bahasannya dan daftar pejabat yang hadir.

Klasifikasi utama pertemuan harus disorot:

1. Wilayah kepemilikan. Di sini kita dapat membedakan jenis pertemuan seperti administrasi (yang menyediakan diskusi masalah masalah), ilmiah (seminar dan konferensi, yang tujuannya adalah untuk membahas masalah ilmiah topikal), politik (menyediakan pertemuan anggota politik apa pun). partai dan gerakan) dan tipe campuran.
2. Skala. Di sini dibedakan yang internasional, yang melibatkan spesialis dari negara lain atau mitra asing, baik nasional, regional, maupun kota.
3. Keteraturan. Dalam format rapat apa pun, mungkin adapermanen atau berkala.
4. Menurut lokasi - lokal atau bepergian.

Dan juga semua jenis pertemuan dapat dibagi sebagai berikut:

1. Instruktif, menyediakan format perilaku direktif, di mana seorang pemimpin atasan menyampaikan informasi secara langsung kepada bawahannya, yang kemudian menyimpang dan ditransmisikan sepanjang vertikal kekuasaan. Paling sering, selama komunikasi bisnis seperti itu, perintah CEO terdengar, yang secara signifikan dapat mempengaruhi jalannya perusahaan, dan ini juga dapat berupa norma perilaku atau inovasi penting.
2. Operasional (ruang kendali). Tujuan dari jenis pertemuan ini adalah untuk memperoleh informasi tentang keadaan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Aliran informasi dalam hal ini diarahkan dari bawahan bawahan kepada kepala departemen atau direktur umum. Pada dasarnya dalam rapat-rapat operasional dibahas masalah-masalah implementasi peta jalan, rencana kegiatan, rencana strategis dan operasional. Perbedaan penting antara rapat operasional (pengiriman) dan rapat lainnya adalah bahwa rapat tersebut diadakan secara teratur dan memiliki daftar peserta yang tetap. Perlu juga dicatat bahwa selama rapat mungkin tidak ada agenda.
3. Bermasalah. Pertemuan semacam itu diadakan jika ada kebutuhan mendesak untuk membuat keputusan untuk menyelesaikan tugas dalam waktu singkat atau untuk memecahkan masalah global perusahaan.

Selain semua hal di atas, seseorang dapat secara terpisah memilih salah satu jenis produksi yang paling populerpertemuan - perencanaan. Biasanya, acara semacam itu diadakan setiap hari atau seminggu sekali, di mana kepala departemen dan pelaksana langsung hadir, yang menerima tugas untuk hari itu dan mendiskusikan kemajuan pelaksanaannya.

Topik pertemuan personel perusahaan pada pertemuan tersebut dapat berupa segala jenis masalah yang muncul dalam perjalanan perusahaan, dan jalannya diskusi dapat dikhususkan untuk perubahan lingkungan eksternal di yang dioperasikan oleh organisasi tertentu.

Mengadakan pertemuan

Pertemuan apa pun, apa pun formatnya, memerlukan persiapan yang matang, karena efektivitasnya bergantung pada momen ini. Awalnya, Anda perlu menentukan poin-poin berikut:

• target;
• masalah yang dibahas;
• mengatur tugas untuk staf (berdasarkan fungsi dan subordinasi);
• langkah menyelesaikan tugas.

Saat ini, sebagian besar rapat dilakukan dengan cara yang sangat biasa-biasa saja, sehingga maknanya hilang, dan tugas yang diberikan dapat dilakukan dengan buruk. Oleh karena itu, sangat penting untuk memikirkan seluruh rangkaian pertemuan bisnis tersebut dan membangun diskusi kerja sedemikian rupa sehingga tidak hanya memakan waktu, tetapi juga mendapat umpan balik dari tim.

Rapat

Perlu dicatat bahwa perusahaan dan organisasi besar yang berusaha mendapatkan pangsa pasar tertentu dan mengembangkan perusahaan mereka dengan tujuan menghasilkan keuntungan besar membuat taruhan besaruntuk membahas isu-isu penting secara tepat melalui pertemuan. Dari praktik manajer yang sukses, Anda dapat membentuk seperangkat aturan berikut tentang cara mempersiapkan rapat:

Pertama, daftar peserta ditentukan. Harus jelas siapa yang diundang ke pertemuan dan peran apa yang akan dia mainkan. Seringkali orang yang diundang mungkin tidak mengerti masalah, dan diundang "berjaga-jaga", tetapi pada saat itu mereka dapat melakukan tugas pekerjaan mereka dan tidak membuang waktu.

Penting untuk menyiapkan agenda. Jika rapat dijadwalkan, maka disusun agenda terlebih dahulu, yang menunjukkan masalah yang akan dibahas, dan juga menentukan pembicara utama. Penting untuk diingat bahwa dokumen ini harus dikirimkan kepada mereka yang bertanggung jawab atas penyiapan informasi dan mereka yang akan hadir agar semua peserta dapat menyiapkan laporan, proposal, dan pertanyaan tambahan. Jika perlu, agenda dapat disesuaikan.

Masalah utama dan strategis harus ditempatkan di garis depan pertemuan. Pembicara masalah tersebut harus orang (kepala departemen, bagian, lokakarya) yang secara pribadi bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap kegiatan strategis perusahaan.

Poin penting

Penting untuk diingat bahwa setiap pertemuan memiliki dua tahap utama - persiapan untuk itu dan penyelenggaraan yang sebenarnya. Tahap pertama termasuk menentukan relevansi menjalankan bisnispengumpulan, tugas, tujuan utama dan sekunder ditunjukkan, daftar peserta dan pembicara dibentuk, laporan, presentasi dan laporan disiapkan sesuai dengan topik atau agenda yang ditentukan sebelumnya. Tahap kedua melibatkan pelaksanaan jalannya pertemuan yang telah direncanakan sebelumnya, mendengarkan laporan dan mendiskusikan isu-isu terkini dan strategis.

Jika selama komunikasi bisnis seperti itu perlu untuk memutuskan apa dan kepada siapa harus dilakukan dari karyawan, maka kita dapat memilih tahap ketiga - pengambilan keputusan. Sebagai aturan, keputusan dibuat oleh ketua, yang memimpin rapat, berdasarkan kebijaksanaannya sendiri atau melalui diskusi atau pemungutan suara bersama.

Contoh rencana pertemuan

Dengan rencana yang jelas di depan mereka, manajer mana pun dapat melakukan rapat secara efisien dan efektif, yang memungkinkan Anda mendapatkan umpan balik dari staf dan menetapkan tugas yang tepat untuk mereka. Rencana ini mungkin termasuk yang berikut:

• ucapan salam;
• mendengarkan laporan dan menyimpulkan untuk jangka waktu tertentu (triwulan, minggu, setengah tahun, bulan);
• cakupan isu terkini yang relevan dengan perusahaan;
• mendengar saran untuk pemecahan masalah (brainstorming);
• penilaian opsi yang diusulkan dan diskusi implementasinya;
• akumulasi opsi;
• voting untuk adopsi satu atau opsi lain;
• menentukan batasan selama pemecahan masalah (menentukan siapa yang bertanggung jawab, waktu, metode dan metode).

Rekaman

Besarbeberapa jenis pertemuan perlu ditetapkan di atas kertas (dokumen), yang disebut protokol. Menyimpan dokumentasi semacam ini memungkinkan Anda untuk melegitimasi keputusan yang dibuat. Dan juga, berkat protokol, Anda selalu dapat melacak kemajuan pelaksanaan kegiatan, dan jika gagal menyelesaikan tugas, tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk ini.

Penusukan biasanya dilakukan oleh sekretaris ketua yang merupakan ketua rapat. Namun, fungsi ini seringkali dapat dilakukan oleh pekerja lain juga.

Fungsi dan tugas sekretaris

Sebelum memulai pertemuan bisnis, sekretaris harus mengetahui daftar undangan dan daftar masalah yang dibahas. Namun, perlu dicatat bahwa jika pertemuan diadakan secara teratur, maka pejabat inilah yang mengumpulkan semua dokumentasi (daftar, rencana, agenda, dll.) dan membantu pemimpin mempersiapkan pertemuan.

Pada awalnya dan jika perlu, sekretaris dapat meminta orang-orang yang muncul untuk mengisi lembar pendaftaran, di mana nama lengkap mereka akan dicantumkan. dan posisi. Ini akan diperlukan saat menyusun protokol. Selanjutnya, sekretaris mengumumkan agenda, yang menandai dimulainya pertemuan. Selanjutnya, ketika yang hadir mulai membahas masalah, sekretaris mencatat kemajuan acara ini. Di akhir pertemuan, pejabat ini menyiapkan versi risalah yang telah selesai, setelah itu dia menandatanganinya dengan ketua dan mengirimkan semuanya kepada orang-orang yang terlibat.

Sangat penting bagi Sekretaris, ketika menyusun, untuk membayarmemperhatikan tampilan risalah rapat. Itu harus menyertakan tajuk, tempat, daftar peserta, masalah yang dibahas dan keputusan yang dibuat.

Kesimpulan

Dari informasi di atas, menjadi jelas bahwa mengadakan pertemuan di perusahaan sangat penting. Namun, perlu selalu diingat bahwa persiapan berkualitas tinggi untuk acara semacam itu membawa lebih dari 50% kunci sukses dalam meliput informasi, menetapkan tujuan, dan implementasi berkualitas tinggi.