Kontrol operasi kas bank. Tinjauan sistem kontrol transaksi tunai

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Kasir adalah sektor pajak dan akuntansi yang sangat besar, diatur oleh banyak peraturan dan serangkaian peraturan yang ekstensif. Semua organisasi dan pengusaha perorangan yang melakukan penyelesaian dengan rekanan menggunakan uang tunai diwajibkan untuk mematuhinya. Karena berbagai jenis penipuan sering ditemui di bidang akuntansi ini, setiap tahun pengendalian transaksi tunai menjadi semakin rumit, diperketat dan dimodernisasi. Artikel ini membahas peran meja kas di perusahaan, aturan perilaku, serta metode dan sistem untuk mengendalikan operasi.

Peran meja kas dalam organisasi dan bank

Kasir perusahaan diperlukan untuk organisasi yang menerima dan mengeluarkan uang tunai. Tujuan dari operasi ini dapat berupa: pengeluaran gaji kepada karyawan, biaya perjalanan, biaya kantor, penerimaan pembayaran dari pelanggan, penyelesaian dengan pemasok. Semua tindakan ini harus dilakukan melalui kasir. Pengendalian transaksi tunai dipercayakan kepada Dinas Pajak.

Saat dalam rutinitas biasaDalam dialog, kata "meja kas" digunakan, mesin kasir itu sendiri muncul di depan mata Anda. Padahal, dalam organisasi tidak hanya peralatan kontrol dan komputasi. Meja kas individu atau badan hukum adalah keseluruhan sistem yang mencakup tempat kerja kasir yang lengkap, perangkat lunak, perangkat itu sendiri, ketersediaan pelaporan, kepatuhan terhadap batas dan aturan pengumpulan. Spesialis yang bekerja di area ini juga harus dikeluarkan dengan benar.

Aturan perlengkapan kamar

Pengendalian transaksi tunai dimulai dengan persyaratan untuk tempat di mana meja kas itu sendiri berada. Tanpa peralatan dan perlengkapan yang layak, sebagaimana disyaratkan oleh peraturan dan regulasi Bank Sentral, meja kas tidak akan berfungsi. Tentu saja, tidak semua organisasi mematuhi peraturan. Pendekatan seperti itu, pertama, dapat menyebabkan denda, dan kedua, berbahaya bagi uang dan karyawan yang bertanggung jawab secara finansial untuk itu. Organisasi perbankan harus mematuhi semua persyaratan tanpa gagal, jika tidak mereka dapat kehilangan lisensi. Berikut adalah persyaratan umum untuk melengkapi mesin kasir:

• Hanya ada satu pintu yang menutup dari dalam. Kunci pintu harus aman, dalam beberapa kasus digunakan baut dan baut besi, serta gembok sehingga tidak mungkin mendobrak pintu dari luar.
• Di dalam ruangan ada jendela untuk kontak dengan pelanggan, menerima dan mengeluarkan dana. Jendela juga harus menutup rapat dan dilengkapi dengan engselgembok. Omong-omong, dimensi pintu dan jendela diatur dengan jelas. Penyimpangan dari dimensi yang ditetapkan diperbolehkan jika perusahaan memiliki unit keamanan.
• Kamar harus dilengkapi dengan lemari besi. Mereka harus dilampirkan pada struktur pendukung bangunan sehingga tidak dapat dilepas bersama dengan detail interior tempat mereka disekrup. Pada akhir hari kerja, lemari dikunci dan disegel.
• Ventilasi dan jendela harus ditutup rapat dan dipasangi jeruji besi.
• Harus ada dua alat pemadam kebakaran di dalam ruangan.
• Mesin kasir harus dilengkapi dengan alarm yang mengirimkan sinyal dari berbagai sirkuit keamanan ke kantor polisi atau organisasi keamanan setempat.

Prosedur bekerja dengan kasir

Kontrol transaksi tunai menyiratkan urutan kerja tertentu. Setibanya di tempat kerjanya, tugas utama kasir adalah memeriksa keutuhan segel pada kotak dan brankas, serta memeriksa apakah ada tanda-tanda kerusakan dan masuk tanpa izin ke dalam tempat. Jika tidak ada tanda peringatan yang ditemukan, Anda bisa mulai bekerja. Jika ada tanda-tanda kehadiran orang lain, perlu segera menghubungi lembaga penegak hukum dan, sebelum kedatangan karyawan, memastikan dokumen, peralatan, dan furnitur yang terletak di kasir tidak dapat diganggu gugat. Hal ini dimungkinkan untuk memeriksa apa yang hilang dari tempat kejadian hanya di hadapan petugas polisi. Dengan mereka, isi brankas dihitung ulang. Setelah pemeriksaantempat, suatu tindakan dibuat dalam empat salinan: satu ditujukan untuk petugas polisi, yang kedua untuk perusahaan asuransi, dan yang ketiga untuk perusahaan itu sendiri. Salinan keempat diperlukan jika ada organisasi induk.

Akses ke ruangan di mana meja kas berada seharusnya hanya tersedia untuk kasir, dikeluarkan sesuai dengan semua persyaratan Bank Sentral dan TKRF, dan untuk pihak berwenang. Satu set kunci yang ditujukan untuk atasan harus disegel dan disimpan di tempat yang aman. Tidak boleh ada barang pribadi kasir di kamar kasir. Hanya apa yang menjadi milik organisasi ekonomi yang berada di sana.

Ada juga persyaratan untuk jumlah uang tunai yang dapat disimpan di meja kas organisasi. Penting untuk menghitung terlebih dahulu dan mendokumentasikan dalam tindakan yang relevan batas dana, di mana tidak boleh ada uang tunai di meja kas pada akhir hari kerja. Untuk mempertahankan batas, operasi khusus dilakukan - pengumpulan, yang berarti bahwa transportasi khusus dengan perlindungan yang andal mengangkut dana ke bank. Cabang-cabang kecil bank mengumpulkan dana mereka ke brankas utama, dan organisasi - ke bank tempat mereka memiliki perjanjian layanan dan dukungan. Batas uang tunai hanya dapat dilanggar dalam waktu tiga hari, ketika gaji diberikan kepada karyawan organisasi.

Prosedur pengeluaran uang tunai dari meja kas

Kontrol transaksi tunai bank dan organisasi didasarkan pada peraturan yang jelas untuk memperbaiki semua tindakan denganDalam uang tunai. Semua transaksi didokumentasikan dengan baik dan tercermin dalam berbagai jenis akuntansi bisnis.

Sistem pengendalian transaksi tunai melibatkan refleksi dari semua manipulasi dengan uang tunai menggunakan penerimaan dan pengeluaran kas, laporan di muka, cek dan tindakan atas dana yang digunakan yang dikeluarkan di bawah laporan. Semua transaksi dicatat dalam buku kas. Pada akhir hari kerja, laporan dibuat dengan lampiran penerimaan fiskal akhir yang dicetak dari mesin kasir.

Semua operasi untuk pengeluaran dana harus dikonfirmasi oleh pesanan tunai dengan tanda tangan orang yang menerimanya. Dalam program akuntansi, tujuan penerbitan didorong dalam komentar. Pembayaran di muka dan pembayaran berdasarkan laporan kemudian harus dikonfirmasikan dengan cek, tindakan pekerjaan yang dilakukan atau layanan yang diterima. Penerbitan upah juga dikonfirmasi oleh surat perintah pengeluaran tunai, serta lembar penggajian.

Pengendalian transaksi tunai dan penyelesaian dengan tegas melarang pengeluaran dana yang ditujukan untuk satu orang terhadap tanda tangan orang lain.

Aturan kasir

Akuntansi dan pengendalian transaksi tunai terutama diberikan kepada spesialis yang disebut "kasir". Dalam organisasi dengan staf kecil, pejabat berikut dapat memenuhi perannya:

• Kepala Akuntan.
• Akuntan dari bagian tertentu.
• Setiap karyawan dengan pengetahuan khusus danketerampilan.

Syarat wajib bagi semua pejabat yang menjalankan fungsi kasir (bahkan paruh waktu) adalah perjanjian tanggung jawab penuh. Jika diputuskan untuk menjadikan manajer atau akuntan sebagai kasir, maka harus selalu orang yang sama. Jika dia pergi cuti sakit atau liburan, dia digantikan oleh karyawan lain yang ditentukan dalam urutan kepala, dan juga menandatangani perjanjian tanggung jawab baru. Selain itu, perlu untuk menyusun tindakan penerimaan dan transfer aset material. Dalam proses persiapannya, uang tunai dihitung, kondisi peralatan diperiksa, ketersediaan semua dokumen di hadapan komisi. Komisi adalah sekelompok orang yang terdiri dari setidaknya tiga orang. Paling sering, itu termasuk kepala akuntan dan manajemen. Akta tersebut dibuat rangkap tiga.

Saat mendaftarkan kasir, sampel tanda tangannya dikirim ke bank layanan organisasi atau kantor pusat bank. Dialah yang harus ada di semua dokumen yang terkait dengan pekerjaan meja kas.

Pelamar yang melamar posisi kasir harus diperiksa dengan cermat untuk mengetahui preseden yang tidak menyenangkan dalam pekerjaan sebelum dipekerjakan. Dokumen dan fotonya ditransfer ke layanan keamanan atau informasi diminta dari lembaga penegak hukum. Sekarang Internet adalah asisten yang baik untuk majikan dalam hal ini. Ada banyak database tempat organisasi berbagi informasi tentang karyawan yang dipecat dan melakukan pelanggaran di tempat kerja.

Tidak disarankan untuk bekerja dengan mesin kasirmengizinkan pecandu alkohol dan narkoba, pemidanaan sebelumnya, pengganggu ketertiban umum, serta berbagai penyakit mental.

Kontrol pendaftaran transaksi tunai

Eksekusi yang benar dan ketersediaan semua dokumen merupakan persyaratan yang tak terpisahkan dari Bank Sentral, bank layanan, layanan pajak, dan badan kontrol lainnya. Pengendalian keuangan atas transaksi tunai dapat dilakukan secara tidak terjadwal, dengan peringatan, dengan penyitaan dokumentasi dan peralatan kas. Banyak organisasi, terutama struktur keuangan, mempraktekkan audit internal terencana atas meja kas. Dalam hal ini, komisi dibentuk, yang terdiri dari karyawan yang kompeten dalam hal ini, atau perusahaan audit khusus dipekerjakan, yang melakukan semua pemeriksaan secara profesional dan menerbitkan laporan tentang malfungsi, perbedaan dalam transaksi tunai dan dokumentasi.

Lapangan dan jenis inspeksi lainnya dapat memengaruhi kontrak kerja, kewajiban, data pribadi karyawan, status dokumen kas, kebenaran dan keteraturan pemeliharaannya, memori fiskal mesin kasir, peralatan dan perlengkapan meja kas, refleksi transaksi, validitasnya dalam akuntansi, akuntansi ekonomi dan pajak.

Peralatan mesin kasir

Daftar peralatan untuk mengendalikan transaksi tunai termasuk mesin kasir khusus. Anda tidak dapat membeli ini di toko perangkat keras biasa. Tidak sepertidari printer, fax, mesin hitung dan peralatan kantor lainnya, KKM hanya dapat dijual oleh organisasi yang telah mendapat izin khusus untuk itu. Sebagai aturan, organisasi yang sama melayani perangkat kontrol dan komputasi. Setiap mesin kasir harus terdaftar di kantor pajak. Perangkat memori khusus terus mencatat semua operasi yang dilakukan oleh kasir dengan mesin. Selanjutnya, indikasi ini ditransfer ke layanan pajak untuk direkonsiliasi dengan laporan perusahaan yang diserahkan. Semua kerusakan, perbaikan, penghapusan mesin kasir juga harus diberitahukan ke kantor pajak.

Semua badan hukum (perusahaan) yang menerima uang tunai dari pelanggan diharuskan bekerja dengan mesin kasir. Hanya pengusaha perorangan yang dapat dikecualikan dari penggunaan mesin kasir. Mereka memiliki hak untuk mengeluarkan cek secara manual, menyatakan keasliannya dengan segel mereka sendiri. Namun keringanan ini tidak berlaku untuk semua pengusaha. Beberapa aktivitas hanya memerlukan penggunaan mesin kasir.

Mengontrol transaksi tunai

Selain pemeriksaan oleh layanan eksternal, pemeriksaan internal diperlukan. Aturan untuk memelihara meja kas mengatur jadwal inspeksi terjadwal berikut: sebelum penyerahan laporan tahunan, sebelum penyerahan laporan triwulanan, dalam kasus di mana orang yang bertanggung jawab secara finansial yang bekerja dengan meja kas ini berubah. Pengawasan meja kas dan transaksi tunai juga dilakukan, jika pegawai diduga tidak jujur, terungkap fakta pencurian atau penipuan, jumlah uang tunai tidak sesuai dengan yang tertera di dokumen.

Manajemen beberapa organisasi memiliki kebijakan untuk sering melakukan inspeksi tidak terjadwal, sehingga karyawan tidak tergoda untuk mengambil keuntungan dari posisi resmi mereka dan berhubungan dekat dengan uang tunai. Untuk setiap cek, ditunjuk komisi khusus, setiap kali terdiri dari orang yang berbeda yang tidak terkait dengan pembentukan isi mesin kasir. Komposisi komisi dicatat dalam akta verifikasi. Seringkali proses itu sendiri disertai dengan perekaman video.

Keunikan transaksi tunai bank

Sistem kontrol transaksi tunai bank menyiratkan konfigurasi yang lebih kompleks. Di cabang lembaga keuangan, ada beberapa tingkat verifikasi yang dilakukan oleh spesialis yang berbeda. Karena lebih banyak uang melewati bank daripada di organisasi biasa, kompleksitas dan peningkatan persyaratan untuk sistem kontrol sepenuhnya dibenarkan. Terlepas dari kenyataan bahwa setiap tahun mereka mencoba untuk mengotomatisasi semua operasi di bank, setidaknya diperlukan dua karyawan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan operasi yang benar: operator kasir dan manajer kasir. Yang pertama melakukan transaksi pada hari kerja, yang kedua mengeluarkan uang muka, mengumpulkan dan menghitung saldo, mengisi dokumentasi kas, mengumpulkan dana melebihi batas kas, dan melakukan kontrol harian di tingkat primer.

Kontrol uang tunai dan sistem kontrol pembayaran lainnya

Pengendalian terhadap pelaksanaan transaksi tunai semakin dilakukan dengan menggunakan teknologi terkini. Tujuan mereka adalah untuk merekam tindakankasir, klien, serta data dari memori fiskal mesin kasir. Data ini memungkinkan Anda untuk membuktikan kesalahan, penipuan, pencurian, dan penipuan lainnya. Di pengadilan, rekaman video ini akan menjadi bukti yang tak terbantahkan, karena tidak mungkin lagi mengubah kesaksian gabungan dari kedua sumber.

Cash Control adalah sistem kontrol mesin kasir, terdiri dari mesin kasir, kamera video berwarna resolusi tinggi, server video, program yang menyinkronkan materi yang ditangkap kamera dengan pembacaan teks mesin kasir, serta tempat kerja jarak jauh untuk spesialis keamanan. Ada banyak sistem seperti itu di pasaran saat ini. Semuanya didasarkan pada cara kerja yang sama, dengan perbedaan fungsionalitas, biaya, desain, dan metode koneksi dan analisis. Diantaranya adalah sistem kontrol berikut:

• DIT-POS - biaya tergantung pada pengaturan server, menghubungkan hingga 16 mesin kasir, menyimpan informasi video dan teks dalam satu kompleks.
• POS-inspector - Pengembangan Rusia, biaya sekitar 6.000 rubel, memiliki fungsi mencari operasi dengan parameter penerimaan.
• POS-intelek - juga pengembangan Rusia, dibedakan oleh kemampuan untuk berintegrasi dengan berbagai sistem perdagangan, teks pada video tidak hanya ditumpangkan, tetapi terintegrasi secara terprogram, pencarian fragmen video dilakukan secara otomatis.
• CHEKTV adalah pengembangan Rusia lainnya dengan kemampuan untuk berintegrasi dengan mesin kasir dan sistem perdagangan, dengan sistem perekaman video universal, integrasi perangkat lunak teks dan video, dengan kemungkinan perangkat kerasanalisis data dan pencarian otomatis untuk fragmen.