Deskripsi pekerjaan seorang manajer kantor dengan fungsi sekretaris: fitur dan persyaratan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Bahkan dengan staf kecil, termasuk hanya kepala perusahaan dan karyawannya, diperlukan karyawan yang bertanggung jawab yang akan menjadi kekuatan pengorganisasian yang mampu mengarahkan dan mengendalikan proses kerja - ini adalah ide yang menentukan teks deskripsi pekerjaan manajer kantor.

Posisi ini mengharuskan pelamar untuk memiliki seperangkat keterampilan khusus dan pendidikan yang relevan, serta kemampuan untuk berinteraksi dengan orang-orang. Namun, daftar persyaratan tidak terbatas pada ini.

Deskripsi Pekerjaan

Sudah pada tahap melamar suatu posisi, seorang kandidat dapat membiasakan diri dengan tindakan normatif yang mengatur hak, tugas, dan tanggung jawabnya di perusahaan. Dokumen semacam itu disebut deskripsi pekerjaan. Ini terdiri dari lima bagian utama:

1. Ketentuan umum. Mereka berisi semua informasi organisasi: nama perusahaan, posisi yang dipegang, dan unit struktural tempat perusahaan itu berada. Hal ini juga menunjukkan subordinasi, tata cara pengisian suatu jabatan dan pemberhentian, serta persyaratan pendidikan dankualifikasi.
2. Tanggung Jawab. Bagian ini memberikan daftar tanggung jawab karyawan, serta cara-cara untuk melaksanakannya.
3. Hak seorang karyawan, yaitu semua peluang tambahan yang berkontribusi pada pelaksanaan tugas yang efektif.
4. Tanggung Jawab. Sesuai dengan bagian ini, manajemen membuat keputusan tentang penilaian kinerja, promosi atau pen alti.
5. Hubungan. Bagian ini mengatur semua komunikasi dengan divisi eksternal dan internal yang mungkin dimiliki seorang karyawan dalam menjalankan fungsinya.

Prinsip-prinsip penyusunan deskripsi pekerjaan

Dasar normatif untuk penyusunan dokumen tersebut adalah Direktori Kualifikasi untuk posisi manajer, spesialis dan karyawan lainnya (1998). Dalam perkembangannya, perhatian besar diberikan pada deskripsi posisi dan kondisi karyawan untuk memenuhi tugasnya. Kekhususan pekerjaan dicantumkan dalam judul dokumen, misalnya "Deskripsi pekerjaan sekretaris" (manajer kantor atau kepala akuntan).

Selain itu, jika ada dua jabatan dengan jabatan yang sama tetapi tugas yang berbeda, maka dokumen yang berbeda harus disiapkan untuk mencerminkan perbedaan tersebut. Uraian tugas manajer kantor bagian personalia memiliki perbedaan tertentu dari peraturan yang sama untuk sekretaris.

Persyaratan untuk manajer kantor

Kandidat untuk posisi itu dengan satu atau lain cara harus mengelola orang. Ini mungkin hanya beberapa orang di perusahaan kecil atau seluruh staf administrasi di perusahaan besar. Tentu saja,pemohon harus menjadi pengguna PC yang percaya diri dan dapat bekerja dengan peralatan kantor lainnya (scanner, printer atau fax). Seorang manajer kantor seringkali merupakan perwakilan dari sebuah perusahaan, jadi pidato yang baik dan kemampuan untuk menulis surat bisnis merupakan prasyarat. Sangat sering, perusahaan mengharuskan karyawan tersebut untuk mengetahui dasar-dasar pekerjaan kantor dan undang-undang perburuhan. Pengetahuan tentang setidaknya satu bahasa asing masih merupakan keterampilan yang diinginkan, tetapi ketika melamar perusahaan besar, ini sudah menjadi salah satu persyaratan wajib.

Dalam beberapa kasus, manajer kantor harus menggabungkan tugasnya dengan fungsi karyawan lain. Ini mengarah pada peningkatan keterampilan yang dibutuhkan. Jadi, seorang manajer kantor dengan fungsi akuntan harus memiliki pendidikan yang sesuai dan memiliki program khusus.

Tanggung jawab utama

Uraian tugas khas manajer kantor dengan fungsi kesekretariatan mencakup hal-hal berikut:

• menangani surat, baik surat masuk maupun surat keluar; redistribusi mereka di dalam perusahaan;
• kontrol atas waktu pemenuhan kewajiban berdasarkan kontrak dan perjanjian;
• melakukan panggilan keluar dan menerima panggilan masuk;
• bekerja dengan klien dan perwakilan perusahaan mitra;
• memonitor ketersediaan alat tulis yang diperlukan;
• memelihara peralatan kantor dalam kondisi kerja dan memanggil spesialis jika terjadi kerusakan;
• distribusi waktu dalam jadwal kerja (di beberapakasus dan untuk pemimpin);
• organisasi acara yang diperlukan (rapat, konferensi, perjalanan bisnis, pesta perusahaan);
• risalah rapat;
• memperbarui dan menambahkan konten baru ke situs web perusahaan.

Daftar ini hanya mencakup persyaratan dasar. Item lain dapat ditambahkan sesuai dengan spesifikasi kontrak kerja yang dibuat. Uraian pekerjaan seorang manajer kantor dengan fungsi petugas personalia, misalnya, menginstruksikan karyawan untuk memelihara dan menyediakan semua dokumentasi pelaporan tepat waktu atau mengganti kepala departemen personalia jika dia tidak ada.

Tanggung jawab tambahan

Selain fungsi dasar, deskripsi pekerjaan manajer kantor berisi daftar berbagai tugas yang dapat bervariasi tergantung pada aktivitas perusahaan. Manajer kantor dapat diperintahkan untuk bekerja dengan otoritas administratif, misalnya memperoleh izin untuk melakukan perdagangan, membuka cabang perusahaan atau anak perusahaan, dll.

Salah satu tugas yang paling bertanggung jawab adalah manajemen perusahaan yang sebenarnya tanpa kehadiran direkturnya. Tentu saja hal ini hanya mungkin jika karyawan tersebut telah memantapkan dirinya sebagai orang yang bertanggung jawab dan dapat diandalkan yang dapat diandalkan. Selain itu, deskripsi pekerjaan manajer kantor sering kali memuat klausul tentang perlunya mengeluarkan surat kuasa umum. Dokumen semacam itu mungkindiperlukan, misalnya, untuk menerima surat yang sangat penting.

Persyaratan informal

Perusahaan besar biasanya mengizinkan kandidat untuk posisi ini untuk membiasakan diri dengan contoh deskripsi pekerjaan manajer kantor terlebih dahulu sehingga mereka sepenuhnya mengetahui daftar persyaratan dan tanggung jawab.

Tetapi bahkan dengan kekuatan seperti itu, pemohon harus memahami bahwa dia tetap menjadi salah satu dari banyak karyawan perusahaan. Dalam hal ini, orang tidak boleh melupakan apa yang tidak disebutkan dalam deskripsi pekerjaan. Seorang manajer kantor yang berfungsi sebagai sekretaris haruslah orang yang peka terhadap waktu agar dapat mendistribusikannya sesuai kebutuhan.

Tugas Alur Kerja

Persyaratan yang paling penting untuk pekerjaannya adalah efisiensi, jadi orang yang memegang posisi seperti itu wajib secara ekonomis menghabiskan bahan-bahan kantor, mengontrol jumlah listrik yang dikonsumsi.

Untuk karyawan lain di perusahaan, manajer kantor bertanggung jawab hampir setara dengan kepala. Karena itu, ia harus memastikan bahwa kondisi kerja sesuai dengan standar sanitasi dan aturan keselamatan yang diterima. Terakhir, dalam menjalankan tugas langsungnya, manajer kantor mendapatkan akses ke dokumentasi rahasia, sehingga salah satu persyaratannya adalah penandatanganan perjanjian untuk tidak mengungkapkan rahasia dagang atau informasi lain yang dapat merugikan posisi perusahaan di pasar.

Kantor yang tepat-manajer

Tentu saja, pelaksanaan sejumlah tugas tersebut memungkinkan karyawan untuk menikmati hak-hak khusus. Mereka juga dijabarkan dalam deskripsi pekerjaan manajer kantor. Inti dari beberapa dari mereka, seperti kemampuan untuk mengakses informasi rahasia, secara langsung berasal dari kebutuhan untuk memenuhi tanggung jawab pekerjaan mereka. Lainnya terkait dengan hak istimewa kekuasaan. Jadi, manajer kantor berhak untuk menuntut karyawan lainnya untuk memperbaiki kesalahan yang mereka buat melalui kelalaian dalam dokumen produksi, menetapkan jumlah dorongan untuk mereka atau menerapkan hukuman untuk yang lalai.

Seringkali, manajer kantor adalah penghubung antara karyawan dan eksekutif. Posisi ini memungkinkan dia untuk berjuang demi kondisi kerja yang lebih baik dan menyampaikan keinginan bersama untuk meningkatkan kualitas kerja baik departemen tunggal maupun perusahaan secara keseluruhan.

Fitur deskripsi pekerjaan manajer kantor departemen penjualan

Manajer kantor telah lama diperlukan di perusahaan besar dan kecil, sehingga mereka memerlukan keterampilan khusus untuk mengisi lowongan tersebut. Kasus umum adalah ketika beberapa manajer kantor bekerja di perusahaan yang sama dengan fungsi khusus, di mana ada seorang senior. Deskripsi pekerjaan mereka pada dasarnya sama, tetapi berbeda dalam serangkaian fungsi tambahan.

Jadi, jika seorang manajer kantor bekerja di departemen penjualan, uraian tugasnya mungkin berisi item-item seperti:

• cari outlet baru;
• melacak perubahan struktur permintaan;
• penyiapan dokumen pelaporan penjualan yang sempurna;
• langsung bekerja dengan klien untuk menerima pesanan dan pemrosesan selanjutnya;
• bekerja untuk memberi tahu pelanggan tentang kemungkinan perubahan kisaran barang dan penghitungan ulang harga;
• mengatur pertemuan yang diperlukan;
• menandatangani kontrak pengadaan barang.

Persyaratan lebih lanjut mungkin terkait dengan spesifikasi barang yang ditawarkan oleh perusahaan. Jika perusahaan terlibat dalam penjualan dan pembelian real estat, maka tugas manajer kantor dapat mencakup persiapan buklet informasi dan pelaksanaan dokumen tertentu.

Tanggung jawab manajer kantor

Dalam hal tidak terpenuhinya tugasnya, ketika melakukan pelanggaran, termasuk pengungkapan rahasia dagang, atau tindakan lain yang merusak citra perusahaan, manajer kantor bertanggung jawab sesuai dengan norma administrasi, perdata dan kode kriminal. Jika kerusakan material terjadi pada organisasi, maka hukuman dijatuhkan sesuai dengan ketentuan undang-undang perburuhan.