Manajemen pengetahuan: konsep, jenis, dan fungsi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Dalam literatur ilmiah tentang ekonomi, konsep "manajemen pengetahuan" semakin umum. Istilah ini banyak digunakan dalam penelitian dan kerja praktek, digunakan oleh perusahaan di berbagai bidang kegiatan. Manajemen pengetahuan adalah pengelolaan proses pengenalan, penyimpanan, penerapan, dan transmisi data yang selanjutnya dapat ditingkatkan dan digunakan untuk tujuan yang dimaksudkan.

Definisi

Manajemen pengetahuan adalah cabang independen dari ilmu manajemen. Beberapa ahli menganggapnya sebagai salah satu jenis manajemen, yang harus digunakan dalam aktivitas apa pun yang membutuhkan manajemen informasi dan proses analitis yang kompeten.

Pengelolaan pengetahuan berarti memiliki strategi yang dapat mengubah semua subtipe modal intelektual menjadi peningkatan produktivitas tenaga kerja, nilai produk akhir yang lebih baik, dan daya saing yang berkelanjutan. Konsep manajemen pengetahuan menyiratkan komplekskombinasi yang terdiri dari beberapa elemen manajemen organisasi, termasuk manajemen catatan personalia, pengembangan inovatif dan komunikasi perusahaan menggunakan teknologi informasi modern.

Jika Anda mengungkapkan konsep istilah ini dari sudut pandang ilmiah, Anda mendapatkan semacam campuran disiplin ilmu ekonomi, berbagai arah, pendekatan dan konsep. Model manajemen pengetahuan itu sendiri telah digunakan dalam teori dan praktik sepanjang waktu, tetapi sedikit yang diketahui tentangnya, karena disebut berbeda. Sistem manajemen pengetahuan memiliki konsep yang dekat dengan pemasaran pribadi, teori hubungan konsumen, rekayasa ulang, administrasi, manajemen personalia perusahaan, dll.

Saat ini, penting untuk dicatat munculnya peluang baru sehubungan dengan pengembangan proyek informasi, pembentukan jaringan lokal dan Internet. Di sisi lain, pengelolaan aset intelektual tidak diidentikkan dengan penggunaan teknologi informasi baru di lingkungan manajemen. Bagian penting dari manajemen pengetahuan adalah memilih teknologi yang tepat untuk mengadaptasi, mendistribusikan, dan mengonversi data.

Apa yang termasuk dalam konsep ini?

Peran disiplin "Manajemen Pengetahuan" sulit ditaksir terlalu tinggi, terutama pada tahap saat ini, ketika ada pergeseran nyata dari perkembangan internal ke eksternal. Cabang manajemen pengetahuan, yang terkait dengan prinsip-prinsip manajemen tradisional di bidang inovasi teknologi, tidak hanya berurusan dengan perkembangan ilmiah, teknis, dan desain, tetapi juga memerlukan pertimbangan kebijakan pemasaran.perusahaan, interaksi pelanggan, program pertukaran pengetahuan dan pengalaman dengan mitra, dll.

Karena tujuan utama dari manajemen pengetahuan adalah untuk memperkuat posisi pasar dan meningkatkan daya saing, industri ini mencakup beberapa bidang sekaligus. Struktur konsep ini mencakup elemen-elemen berikut:

• pembentukan pengetahuan baru;
• merangsang pertumbuhan informasi;
• menyaring data bermakna yang berasal dari luar;
• menggunakan terbukti dan mencari sumber informasi baru yang dapat dipercaya;
• penyimpanan, pendistribusian, pemrosesan dan peningkatan ketersediaan pengetahuan;
• diseminasi dan pertukaran informasi, terutama di dalam perusahaan;
• mengintegrasikan data ke dalam proses produksi;
• memasukkan wawasan ke dalam keputusan penting;
• isi informasi dalam produk jadi, layanan, dokumen, perangkat lunak, dll.;
• peringkat perlindungan data.

Jadi, untuk mengelola informasi, diperlukan beberapa kondisi sekaligus, karena industri ini tidak otonom dan tidak berdiri sendiri. Proses manajemen pengetahuan memainkan peran penting dalam membentuk strategi pengembangan organisasi mana pun. Alat ini menggabungkan dan mengkodifikasi informasi yang masuk, mendistribusikannya di area yang tepat dan menggunakannya untuk tujuan yang dimaksudkan. Dalam model manajemen organisasi ini terjadi inovasi dan manajemen pembelajaran.

Dalam interpretasi lainmengelola pengetahuan berarti mempengaruhi biaya produksi, membuatnya lebih menguntungkan, dan peran utama dalam pembentukannya harus dimainkan oleh aset tidak berwujud organisasi. Mempertahankan dan mengembangkan popularitas merek sebagai indikator prestise perusahaan adalah tugas yang sulit yang membutuhkan pendekatan menyeluruh. Tanpa keinginan untuk mengubah pengetahuan menjadi nilai, hampir tidak mungkin untuk membawa bisnis ke tingkat yang baru. Ini adalah manajemen informasi yang dapat mengubah cara berpikir dan membantu menjauh dari bentuk pengembangan perusahaan yang sudah ketinggalan zaman.

Riwayat perkembangan

Manajemen pengetahuan melanda bisnis Eropa Barat, AS, Cina beberapa dekade lalu. Popularitas arah ini menunjukkan betapa signifikannya hal itu dipertimbangkan dalam ekonomi global. Standar manajemen pengetahuan telah mencapai Rusia. Dan meskipun informasi dan alat ekonomi ini telah digunakan oleh perusahaan domestik relatif baru-baru ini, kita dapat menyimpulkan bahwa bidang ini diminati di negara kita.

Penyebutan pertama tentang pengelolaan pengetahuan dan keterampilan dapat ditemukan dalam karya-karya Plato, yang berasal dari abad ke-4 SM. Sampai pertengahan abad terakhir, arah ilmiah ini tidak berkembang dengan cara apa pun, itu dalam mode "tidur". Ketertarikan pada manajemen pengetahuan didorong oleh episode berulang dari krisis global dan perubahan radikal dalam bentuk dan metode melakukan bisnis yang menjadi konsekuensinya. Seiring berjalannya waktu, para pemain utama di sektor bisnis sampai pada kesimpulan bahwa informasilah yang menjadi sumber utama pembangunan ekonomi dankemakmuran. Semua proses bisnis didasarkan pada pengetahuan industri, yang meningkatkan bagiannya dalam pembentukan biaya produk jadi.

Faktanya, semua cabang ekonomi modern yang muncul dan tersebar luas selama beberapa dekade terakhir didasarkan pada manajemen pengetahuan. Pengembangan farmasi, rekayasa genetika, industri kimia dan bidang lainnya melibatkan tidak hanya produksi produk jadi, tetapi juga penyebaran pengetahuan tentang sifat-sifat baru bahan kimia, metode penelitiannya, perlindungan paten dan promosi lebih lanjut.

Perlu diperhatikan industri yang tidak memproduksi barang konsumsi. Kegiatan mereka terdiri dalam memberikan informasi dalam berbagai cara - film film, serial TV, menyediakan layanan medis dan pendidikan, melakukan pelatihan, seminar, serta industri di mana produk sebagian besar hasil pengolahan informasi (pengembangan proyek arsitektur, program komputer, penciptaan teknologi digital). dll.).

Kondisi untuk manajemen yang efektif

Manajemen lingkungan informasi adalah salah satu aktivitas penentu perusahaan dalam kondisi ekonomi eksternal yang tidak stabil. Hal ini memungkinkan Anda untuk mematuhi pendekatan mengintegrasikan pengenalan teknologi modern dan efektif di bidang pemasaran, proyek inovatif, dan manajemen PR. Manajemen informasi menyiratkan hubungan simbiosis antara aspek produksi dan implementasi. Manajemen Pengetahuan- ini adalah pekerjaan konstan tentang modal intelektual, terlebih lagi, pada semua varietasnya dan pada setiap bentuk secara terpisah. Ini memberikan kombinasi yang diperlukan dari modal manusia dan organisasi untuk meningkatkan permintaan konsumen.

Teknologi manajemen pengetahuan yang dipilih dengan baik akan mencapai hasil berikut:

• buat infrastruktur teknologi yang terkoordinasi dengan baik yang memungkinkan penyebaran pengetahuan yang terkumpul dan mendapatkan pengalaman yang diperlukan;
• menciptakan budaya mentransfer pengetahuan dan keterampilan dari karyawan sebelumnya di dalam perusahaan dan saat berinteraksi dengan perusahaan mitra;
• atur sistem pelatihan berkelanjutan dan pelatihan lanjutan bagi personel.

Kompetensi individu staf

Untuk manajemen pengetahuan yang lengkap, elemen ini sangat penting. Salah satu metode standar dan terkenal untuk meningkatkan kinerja individu karyawan adalah pelatihan, seminar, jenis pelatihan lainnya, serta rotasi personel. Kompetensi pribadi karyawan dapat ditingkatkan dengan menerapkan berbagai teknik pemasaran melalui penggunaan aktif pengetahuan, informasi dari pelanggan, pembeli, pengembangan database lokal dan alat umpan balik.

Beberapa komponen kompetensi individu digunakan untuk menumbuhkan modal organisasi. Konsep ini berarti penciptaan beberapa tim kreatif, pembagian personel ke dalam kelompok,yang membantu untuk mendapatkan penggunaan kompetensi individu yang lebih efektif dengan mengubahnya menjadi keterampilan kolektif. Dalam konsep manajemen pengetahuan, pembentukan sistem teknologi informasi suatu perusahaan bertujuan untuk memperkuat interaksi berbagai elemen kompetensi pribadi dan memberikan aset individu suatu bentuk pemersatu organisasi.

Fungsi manajemen pengetahuan

Secara umum, manajemen informasi adalah ekspresi dari berbagai bentuk kegiatan yang dapat dipertimbangkan baik dari sudut pandang ekonomi dan bisnis, teknologi informasi dan pemrograman, dan humaniora (psikologi, sosiologi). Dalam disiplin ini, komponen manajemen personalia, periklanan, pengembangan organisasi secara keseluruhan, pengenalan sistem inovatif, dll berhasil diintegrasikan. Manajemen pengetahuan adalah hasil interaksi dari semua industri di atas. Fungsi utama dari manajemen pengetahuan adalah:

• mengubah informasi untuk meningkatkan efisiensi praktik organisasi;
• belajar terus menerus, mendapatkan pengalaman dan keterampilan untuk menerapkan strategi pengembangan utama perusahaan;
• buat database pelanggan dan gunakan pengetahuan untuk menarik pelanggan baru dan dengan demikian meningkatkan penjualan;
• pengembangan sistem penjualan yang stabil;
• penggunaan modal intelektual perusahaan (manusia, organisasi, konsumen);
• meningkatkan pengembalian atas aset tidak berwujud apa pun, menyebarkan hasilnya kemengembangkan proyek;
• menciptakan kondisi untuk mengkonsolidasikan pengetahuan yang ada dan mendukung proyek-proyek inovatif tertentu.

Bagaimana pengetahuan terbentuk

Saat memutuskan untuk menerapkan sistem manajemen informasi di perusahaan Anda, pertama-tama Anda perlu menentukan apa yang diperlukan dan hasil apa yang akan membantu untuk dicapai. Anda tidak dapat melakukan manajemen pengetahuan hanya karena pesaing melakukannya. Sistem manajemen pengetahuan berikut dari rencana strategis terpadu dan tujuan organisasi, harus dikaitkan dengan perencanaan di berbagai bidang kegiatan. Manajemen informasi berkontribusi pada pembangkitan dan pengembangan ide-ide orisinal dan berguna yang efektif.

Agar proses penggunaan pengetahuan membawa hasil yang diharapkan, perlu merumuskan pertanyaan dengan benar. Itu harus dibuat sedemikian rupa sehingga nantinya dapat dikodifikasikan untuk dikirim jika perlu. Mengingat struktur permintaan, Anda harus membuat katalog untuk setiap bagiannya dan menentukan tujuan penggunaan.

Untuk manajemen pengetahuan yang efektif dari suatu organisasi, peran penting dimainkan oleh adanya umpan balik dari konsumen, yang harus dapat merumuskan permintaan dengan benar dan memasukkan informasi dengan benar. Metode perangkat lunak harus menjamin penyediaan pencarian cepat, penguraian kode, dan penerbitan informasi, dan, jika perlu, melindunginya, menjadikannya rahasia.

Dalam merancang program komputer untuk mengontrol proses transfer data, perlu untuk menentukan bentuk standar danmemberikan informasi berdasarkan permintaan. Manajemen pengetahuan didasarkan pada prinsip memastikan revisi dan persetujuan informasi dan data sedemikian rupa sehingga data yang tidak perlu atau usang dihapus atau diperbaiki tepat waktu, menjadi permintaan dan relevan.

Cara memotivasi karyawan

Pengetahuan dasar-dasar manajemen memainkan peran penting dalam proses menciptakan dan mendistribusikan informasi, namun, tidak ada organisasi yang dapat bekerja secara produktif dan efisien tanpa tindakan terkoordinasi dari tingkat administrasi.

Pada tahap pengembangan dan implementasi sistem manajemen informasi, peran administrator harus diambil alih oleh tim yang mendanai proyek ini dan memantau kemajuan pekerjaan. Idealnya, Anda harus segera mengidentifikasi pejabat yang bertanggung jawab - biasanya ini adalah orang yang menangani teknologi dan perangkat lunak. Agar proses penerapan sistem manajemen informasi berjalan dengan sukses, Anda memerlukan:

• secara resmi menunjuk seorang administrator;
• beri dia kompetensi fungsional dalam kaitannya dengan karyawan bawahan;
• menentukan aturan pemantauan;
• mengembangkan kriteria evaluasi kinerja;
• memperkenalkan metode yang menentukan jumlah modal intelektual.

Saat membuat strategi manajemen pengetahuan dalam suatu organisasi, penting untuk menentukan bagaimana perubahan budaya dikaitkan dengan mekanisme untuk memotivasi karyawan untuk melakukan pekerjaan pengembangansistem informasi dan penggunaannya yang bermanfaat dalam kegiatan perusahaan selanjutnya.

Pengelolaan pengetahuan menyiratkan keinginan untuk melipatgandakan informasi yang tersedia, berjuang untuk mencapai efek sinergis dan membutuhkan motivasi yang lebih tinggi daripada biaya moneter. Untuk motivasi yang efektif, berbagai metode motivasi digunakan yang berkontribusi pada realisasi diri.

Pengembangan personel dan pertumbuhan karier adalah alat motivasi pertama yang diberikan manajemen kepada bawahan. Dengan menggunakan metode manajemen pengetahuan apa pun, karyawan mendapatkan peluang yang hampir tak terbatas untuk promosi dan mendapatkan pengalaman berharga di bidang tertentu. Dalam hal ini, staf dapat ditawarkan kursus pelatihan internal khusus untuk meningkatkan kualifikasi mereka dan sistem ujian, termasuk online. Penting untuk memastikan bahwa karyawan memiliki akses konstan ke informasi dan mengalokasikan sumber daya tambahan sehingga mereka memiliki kesempatan untuk menerima pendidikan selama jam kerja.

Elemen lain dari motivasi staf adalah jaminan permintaan. Karena proses pembelajaran memerlukan biaya, karyawan harus mengetahui bahwa biaya ini direncanakan dan dimasukkan dalam anggaran perusahaan, dan oleh karena itu penggunaannya dalam kondisi tertentu dianjurkan, jika tidak, tidak akan ada yang mendukung sistem manajemen pengetahuan. Untuk penggunaan pengetahuan mereka sendiri dalam manajemen informasi, karyawan harus dihargai, penemuannya harus dipatenkan atau diperoleh oleh perusahaan dengan persyaratan kontrak yang ditetapkan dalam perjanjian kerja. Jika tidakhadiah kehilangan komponen motivasinya dan menjadi tidak pantas.

Faktor motivasi yang sama kuatnya adalah pengakuan. Fungsi manajemen pengetahuan melibatkan kemampuan karyawan untuk mengekspresikan diri, berbagi pendapat dan membiasakan diri dengan kritik. Meski seringkali orang enggan memberikan ilmunya sendiri untuk kepentingan publik, jika tidak memahami imbalan apa yang bisa mereka terima selama ini. Dalam konteks ini, organisasi klub diskusi ilmiah dan bonus dorongan partisipasi aktif di dalamnya akan menjadi alat yang efektif untuk pengembangan manajemen pengetahuan. Manajemen perusahaan harus memastikan bahwa publikasi eksternal dan pengakuan resmi didukung. Elemen motivasi yang berguna adalah kemampuan untuk mengakses Internet. Pengenalan sistem manajemen informasi biasanya menjadi tanggung jawab manajer yang terlibat dalam pemilihan dan pelatihan personel.

Karena proses pendidikan memerlukan biaya dan sumber daya tertentu, maka harus terus-menerus di bawah kendali administrasi perusahaan. Manajemen harus dapat mengevaluasi efektivitas cara yang digunakan dan manfaat yang diperoleh dari manajemen pengetahuan, memantau dan menganalisis aktivitas karyawan ke arah ini. Mengembangkan, menerapkan, dan mengoptimalkan sistem manajemen informasi tidak akan serta merta mendatangkan keuntungan - akan memakan waktu. Tidak perlu menyerah manajemen manajemen, karena hasil pertama akan dicapai hanya setelah beberapa waktu.

Nuansa implementasi sistem

Setiap organisasi yang telah menemukan kelayakan menggunakan sistem manajemen informasi harus menghadapi sejumlah kesulitan. Proses pengenalan mekanisme manajemen biasanya memakan waktu beberapa tahun. Jika kita mengambil sebagai dasar data dari berbagai studi tentang implementasi aktual manajemen pengetahuan dalam kegiatan perusahaan konsultan, kita dapat menyoroti poin-poin masalah utama yang harus dihadapi perusahaan dalam prosesnya.

Masalah yang paling umum adalah ketidakmampuan untuk mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab. Terlepas dari jenis manajemen pengetahuan, organisasi harus menghabiskan banyak waktu untuk pelatihan staf. Penting untuk dipahami bahwa investasi ini akan terbayar dengan keuntungan hanya dalam jangka panjang. Selain itu, masalah implementasi mungkin terkait dengan fakta bahwa manajemen puncak perusahaan tidak menemukan manajemen informasi yang sesuai, dan oleh karena itu tidak siap untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menerapkannya.

Membuat kesulitan dalam pengembangan manajemen pengetahuan dan kurangnya remunerasi, kurangnya pengakuan. Penghargaan memainkan peran besar dan menjadikannya penting untuk mengubah pekerjaan individu menjadi kerja tim.

Dengan demikian, masalah utama dalam pengenalan manajemen informasi adalah kurangnya penetapan tujuan yang spesifik dan kurangnya pendekatan yang masuk akal dalam membuang-buang sumber daya yang tersedia. Jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat pada akhir abad terakhir menunjukkan bahwa mayoritas responden dianggapkendala utama dalam peningkatan sistem manajemen informasi adalah budaya organisasi. Manajemen pengetahuan, sebagai tonggak baru dalam kegiatan perusahaan yang bertujuan untuk mengumpulkan dan menggunakan aset intelektual secara efektif, harus menjadi alat utama untuk memperkuat daya saing dan posisi pasar mereka.

Kesimpulan

Strategi utama manajemen pengetahuan (manajemen) ditujukan untuk menciptakan nilai baru dari produk, orang, dan proses yang dijual melalui pembentukan rasional dan implementasi data informasi dalam strategi pengembangan perusahaan. Tugas utamanya adalah mendapatkan pengembalian rasional atas penggunaan sumber daya yang dihabiskan, mengembangkan teknologi inovatif yang lebih efektif, meningkatkan mekanisme layanan pelanggan, mengurangi kerugian dari modal intelektual yang tidak aktif.

Ketentuan konseptual manajemen pengetahuan dapat diterapkan tidak hanya di perusahaan perdagangan dan produksi, tetapi juga dalam organisasi bertipe anggaran, nirlaba, dan asosiasi publik. Selain itu, sebagian besar perusahaan nirlaba berhubungan langsung dengan manajemen informasi. Kegiatan mereka justru didasarkan pada penciptaan, pengaturan, penyebaran dan pemrosesan berbagai informasi dan aliran data. Model manajemen pengetahuan pada tahap ini juga digunakan oleh pihak berwenang.

Jika kita mempertimbangkan potensi rasionalitas manajemen informasi dari sudut pandang teoretis, ini mungkin tampak tinggi. Namun, terlepas dari efektivitas komponen proses manajemen ini, penerapannya untukpraktek menyebabkan sejumlah kesulitan. Daerah ini telah menerima sedikit perhatian dalam literatur domestik sejauh ini. Tidak ada cukup pengalaman dalam menerapkan sistem manajemen pengetahuan dalam praktik. Dalam administrasi publik, teknologi manajemen informasi digunakan lebih sering daripada di perusahaan komersial, tetapi bahkan mereka masih tidak cukup memperhatikan aspek penting pengembangan seperti pelatihan personel organisasi.