Nomor personel karyawan: bagaimana cara pemberiannya? Mengapa Anda membutuhkan nomor penggajian?

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Tidak setiap karyawan dihadapkan pada konsep seperti "nomor personel karyawan". Seringkali hal ini diketahui oleh mereka yang melakukan kegiatan kerja mereka di perusahaan besar atau menengah. Departemen akuntansi LLC skala kecil biasanya tidak memberi tahu karyawan. Pabrik besar selalu memberi tahu karyawan nomor personel mereka. Disadari atau tidak oleh karyawan, pemberian nomor urut dilakukan oleh bagian personalia atau bagian akuntansi. Hal ini diatur oleh hukum yang berlaku, dan tidak adanya ayat ini merupakan pelanggaran.

Nomor personel - apa itu?

Pada prinsipnya dari namanya sendiri sudah jelas apa itu nomor personel. Ini adalah semacam nilai numerik yang diberikan kepada karyawan tertentu. Ini adalah sandi yang menunjukkan seorang karyawan.

Keunikan nomor personel termasuk fakta bahwa mereka adalah individu. Artinya, tidak ada karyawan yang kodenya benar-benar cocok. Pada saat yang sama, nomor personel dipertahankan untuk karyawan yang diberhentikan. Jika dia terus bekerja dengan majikan ini di masa depan, makadia diberi nomor lamanya.

Perlu dicatat juga bahwa nomor personel seorang karyawan diberikan kepadanya saat bekerja, itu tidak berubah di masa depan. Artinya, melamar pekerjaan memperbaiki kode tertentu, yang di masa depan tetap sama, terlepas dari perubahan posisi atau kenaikan gaji.

Perlu nomor personel. Untuk apa mereka?

Namun, lebih baik mencari tahu mengapa majikan membutuhkan nomor personel. Karyawan tidak menerima apa pun dari ini. Seperti disebutkan di atas, karyawan mungkin tidak menyadari keberadaan sandi semacam itu. Namun, mengapa nomor personel karyawan itu awalnya diperkenalkan? Bagaimana cipher ini diberikan dan apa artinya?

Nomor personel membantu departemen akuntansi LLC atau perusahaan. Berkat mereka, penerapan pengelolaan dokumen elektronik menjadi lebih mudah. Meskipun perlu dicatat bahwa jumlah personel di pabrik-pabrik besar telah digunakan sejak lama, bahkan sebelum munculnya program 1C.

Apa poin utama yang memungkinkan Anda menggunakan sandi ini? Pertama-tama:

• Memfasilitasi pekerjaan spesialis departemen personalia. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa melacak nomor personel membantu untuk tidak "kehilangan" seorang karyawan ketika dia berpindah posisi.
• Bantuan ke departemen akuntansi dalam pekerjaan dengan perhitungan dan pengeluaran upah. Di sini nomor personel di 1C berhubungan langsung. Program inilah yang membantu memilih karyawan bukan berdasarkan nama atau jabatan, tetapi berdasarkan nomor personel.
• Melacak lokasi karyawan ditempat kerja. Relevan untuk perusahaan yang dilengkapi dengan sistem pass elektronik.

Contoh spesifik. Mengapa Anda membutuhkan nomor personel?

Untuk memahami oleh siapa dan bagaimana nomor personel diberikan kepada seorang karyawan, perlu dipahami sepenuhnya mengapa parameter ini diperlukan.

Pertama-tama, ini membantu untuk menghindari gosip yang tidak perlu. Jadi, jika ketika menghitung upah, seorang akuntan atau spesialis dalam penjatahan dan remunerasi hanya melihat jumlah personel. Dia tidak dapat memahami dengan tepat berapa jumlah yang diterima Ivanov, dan berapa jumlahnya - Petrov. Artinya, ini memungkinkan Anda untuk lebih meningkatkan kerahasiaan.

Juga, nomor personel membantu untuk tidak membuat kesalahan. Ini adalah parameter lain yang memungkinkan Anda untuk memeriksa kebenaran dokumen. Ini terutama benar ketika ada senama atau senama lengkap. Tentu saja, Anda juga dapat memeriksa parameter berdasarkan posisi atau tanggal kerja. Namun, nomor personel tidak boleh didiskon.

Siapa yang bisa menyesuaikan?

Nomor personel diberikan kepada karyawan oleh seorang spesialis di departemen personalia. Namun, perlu dicatat bahwa undang-undang tidak mengatur posisi seorang karyawan yang terlibat dalam penugasan sandi. Namun, saat melamar pekerjaan, teknisi SDM yang hadir langsung.

Ini juga bisa dilakukan oleh kepala divisi struktural atau bahkan kepala perusahaan. Dengan tidak adanya seorang pekerja personalia, tempatnya dalam hal ini dapat diambil oleh:akuntan.

Siapa yang dapat diberi nomor personel

Dapatkah semua karyawan diberi kode? Akuntansi untuk nomor personel biasanya disimpan untuk semua karyawan perusahaan. Yaitu:

• Untuk karyawan tetap.
• Pekerja tidak tetap atau musiman.
• Untuk pekerja paruh waktu eksternal.
• Bagi mereka yang bekerja paruh waktu.

Sebenarnya, setiap karyawan memiliki nomor personel sendiri, terlepas dari berapa lama dia bekerja. Patut dicatat bahwa bahkan siswa yang mendaftar untuk praktik di departemen mana pun menerima kode mereka.

Perlu dicatat bahwa jika seorang karyawan memiliki kombinasi pekerjaan atau profesi dalam perusahaan yang sama, ia masih menerima satu nomor personel. Seorang karyawan yang bekerja paruh waktu di dua perusahaan memiliki kode tersendiri di masing-masing perusahaan.

Bagaimana nomor personel karyawan ditetapkan. Apa yang dikatakan hukum?

Perlu dicatat segera bahwa undang-undang tersebut agak kabur tentang penetapan nomor personel di suatu perusahaan. Faktanya, tidak ada pasal khusus dalam Kode Perburuhan atau undang-undang federal yang mengatur bagaimana nomor personel diberikan kepada karyawan. Setiap majikan mengembangkan sendiri sistem yang membantunya menyimpan catatan sandi yang kompeten dan nyaman. Di sini, dokumen internal organisasi memainkan peran penting. Di dalamnya, misalnya, Anda dapat menentukan posisi karyawan yang terlibat dalampenetapan nomor.

Bagaimana cara menyimpan catatan? Tips Praktis

Secara umum diterima bahwa nomor personel ditetapkan untuk setiap karyawan, dan Anda harus mulai dengan nomor pertama. Bahkan, menjadi identik dengan konsep "nomor seri".

Catatan tersebut dapat disimpan dengan dua cara:

• Menggunakan program khusus.
• Secara manual oleh seorang karyawan.

Metode terakhir semakin jarang digunakan. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa program 1C yang paling populer memungkinkan Anda untuk secara otomatis menetapkan nomor ke setiap karyawan perusahaan yang baru dipekerjakan.

Tips Praktis

Menetapkan nomor personel bisa tampak seperti proses yang membosankan. Namun, tidak. Sebaiknya ikuti beberapa aturan sederhana, dan tindakan ini akan dilakukan secara otomatis.

Pertama-tama, kewajiban ini harus diberikan kepada karyawan tertentu oleh dokumen internal organisasi. Ini akan membantu menghindari konflik di masa depan. Ini juga akan menghilangkan situasi ketika tidak ada yang bertanggung jawab untuk operasi ini.

Kedua, pemberian nomor langsung kepada karyawan harus dilakukan pada hari kerja pertama karyawan, dan idealnya - pada saat berakhirnya kontrak kerja. Dalam hal ini, penomoran akan benar dan tanpa celah.

Kode numerik khusus harus disampaikan kepada karyawan, karena ini tidak hanya meningkatkan kepentingan mereka di mata mereka, tetapi juga membantu menghindari kesalahan dalam penggajianbiaya. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa ketika menulis aplikasi untuk bantuan keuangan atau untuk berlibur, karyawan akan menunjukkan, antara lain, nomor personelnya.

Juga, parameter ini harus ditunjukkan tanpa gagal dalam urutan pekerjaan. Itu dapat diketik ke dalam perangkat lunak atau ditulis tangan oleh perwakilan Sumber Daya Manusia.

Jurnal Akuntansi. Memperbaiki nomor personel

Bisnis yang terpaksa menggunakan nomor personel untuk karyawannya sering menggunakan dokumen seperti daftar nomor personel.

Parameter berikut dapat ditentukan dalam dokumen internal perusahaan ini:

• Data paspor karyawan, termasuk nama belakang, nama depan dan patronimik, serta nomor dan seri dokumen.
• Tanggal masuk karyawan ke tempat kerja utamanya.
• Nomor kontrak kerja, serta tanggal pembuatannya.
• Posisi spesialis.
• Unit tempat karyawan akan bekerja.
• Nomor personel langsung.

Nomor personel wajib untuk perusahaan besar. Namun, perusahaan kecil juga menggunakan metode ini untuk membuat hidup lebih mudah bagi karyawan departemen personalia atau departemen akuntansi. Secara umum, ini adalah penomoran karyawan. Karena setiap nomor unik, ada baiknya memastikan bahwa dana dikreditkan ke orang yang tepat. Ini terutama benar ketika menggunakan senama atau senama. Memelihara catatan nomor personel tidak rumit atau memakan waktuprosedur. Pada dasarnya, itu ditugaskan ke spesialis di departemen personalia. Namun, undang-undang mengizinkan Anda untuk menugaskan misi ini ke karyawan lain. Fakta ini tertulis dalam dokumen langsung ke organisasi.