Tugas dan tujuan perjalanan: contoh

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Apakah Anda tahu cara menunjukkan tujuan perjalanan bisnis dengan benar? Contohnya, tentu saja, dapat dengan mudah ditemukan di semua jenis forum profesional untuk akuntan atau spesialis SDM. Tetapi menyalin pengalaman orang lain tidak selalu dibenarkan.

Tidak ada daftar tujuan perjalanan bisnis dalam peraturan. Namun, alasan perjalanan karyawan harus dinyatakan sedemikian rupa sehingga biaya perjalanan dan per diem dapat dipertanggungjawabkan untuk mengurangi penghasilan kena pajak.

Untuk ini, penting untuk mempertimbangkan sejumlah poin.

Yang mana?

Akuntan Praktisi dengan mudah memberikan berbagai contoh tujuan perjalanan dan menunjukkan hal-hal berikut:

1. Perjalanan bisnis karyawan harus jelas untuk kepentingan terbaik perusahaan. Tujuan perjalanan bisnis dirumuskan sedemikian rupa sehingga jelas: “perjalanan” bermanfaat bagi perusahaan, secara langsung atau tidak langsung memberikan kontribusi bagi perusahaan untuk memperoleh keuntungan, meningkatkan volume kegiatan, dan meningkatkan kualitas barang dan jasa. jasa. pekerjaorganisasi tidak dapat dikirim dalam perjalanan bisnis, menetapkan di hadapannya tugas "beristirahat", "memulihkan kekuatan" atau "memulihkan". Liburan disediakan untuk ini - tahunan atau untuk alasan kesehatan.
2. Tujuan perjalanan tidak boleh bertentangan dengan uraian tugas karyawan. Jadi, seorang akuntan tidak dapat dikirim dalam perjalanan bisnis untuk bernegosiasi dengan klien. Dan direktur komersial perusahaan tidak dapat dikirim ke kota lain untuk tujuan "transportasi karyawan."
3. Alasan melakukan perjalanan bisnis harus konsisten dengan durasi "perjalanan" dan rutenya. Jika tujuan perjalanan, misalnya, untuk berpartisipasi dalam pameran, seorang karyawan organisasi wajib "bergerak" ke arah yang berlawanan dalam waktu sehari setelah acara berakhir.
4. Sangat berhati-hati dalam membenarkan perjalanan bisnis di akhir pekan. Jika seorang karyawan perusahaan pergi ke kota lain, misalnya, untuk bernegosiasi pada hari Senin, dan waktu perjalanan adalah satu hari, maka Anda dapat pergi tidak lebih awal dari Sabtu malam. Jika tidak, biaya tiket atau bahan bakar tidak dapat dikaitkan dengan pengeluaran.
5. Sebaiknya hindari bahasa umum. Penting untuk menunjukkan mengapa tepatnya seorang karyawan organisasi dikirim untuk bekerja di luar tempat tugas tetap. Jika tidak, pengawas mungkin meragukan legalitas pengaitan biaya perjalanan dengan akuntansi pajak.
6. Tujuan perjalanan harus dirumuskan sedemikian rupa sehingga memungkinkan untuk membuat kesimpulan yang jelas tentang apakah tugas yang diberikan telah selesai atau belum. Setelah perjalanan, karyawan akan diminta untuk menyerahkan laporan hasil,lampirkan dokumen yang mengkonfirmasi penyelesaian tugas. Omong-omong, situasi mungkin terjadi ketika tujuan perjalanan tidak tercapai. Dalam hal ini, majikan mengharuskan karyawan untuk memberikan "catatan penjelasan" yang menunjukkan alasan mengapa tugas pekerjaan tidak dapat diselesaikan. Dengan dokumen ini, biaya perjalanan dapat diterima untuk akuntansi pajak.
7. Jika tujuan perjalanan banyak, terdiri dari beberapa tugas, penting juga untuk menuliskan tugas-tugas perjalanan yang terpisah, penyelesaian masing-masing juga perlu dikonfirmasi.
8. Jika pekerjaan seorang spesialis bepergian di alam dan pindah ke tempat lain terkait dengan pelaksanaan urusan sehari-hari, maka "perjalanan" seperti itu, menurut Kode Perburuhan, tidak diakui sebagai perjalanan bisnis di semua.

Setiap karyawan dapat dikirim dalam perjalanan bisnis?

Ini sama pentingnya dengan pertanyaan tentang bagaimana menentukan tujuan perjalanan. Contoh kasus di mana majikan didenda karena mengirim karyawan yang tidak dapat dikirim dalam perjalanan ke kota lain tidak terisolasi.

Sebelum mengirim karyawan ke kota atau negara lain, penting untuk mempertimbangkan bahwa:

1. Dilarang keras "memperlengkapi di jalan" wanita hamil dan pekerja di bawah umur (kecuali untuk personel yang dipekerjakan di bidang kreativitas).
2. Seorang karyawan yang dikirim dalam perjalanan bisnis harus memiliki hubungan kerja dengan pemberi kerja. Pada saat keberangkatan, kontrak sewa harus sudah dibuat, dibuatsesuai dengan hukum yang berlaku.
3. Ada kategori warga negara yang berhak menolak perjalanan bisnis. Mengirim mereka ke kota atau negara lain untuk urusan resmi hanya diperbolehkan dengan persetujuan tertulis dari mereka.

Orang tersebut termasuk:

• Ibu dari anak di bawah 3 tahun
• Orang tua atau wali penyandang disabilitas di bawah 18 tahun.
• Warga yang merawat anggota keluarga yang sakit, sesuai dengan laporan medis.
• Ibu dan ayah membesarkan anak di bawah usia 5 tahun tanpa pasangan.

Karyawan yang tidak termasuk dalam kategori ini akan dikenakan tanggung jawab disipliner karena tidak mematuhi perintah untuk melakukan perjalanan bisnis. Dalam beberapa kasus, Anda bahkan dapat memecat seorang karyawan yang menolak pergi ke kota lain untuk urusan perusahaan.

Dokumen apa yang menjelaskan tujuan perjalanan?

Hingga 2015, perjalanan karyawan dikeluarkan:

1. Pesan.
2. Tugas Layanan.
3. ID Perjalanan.
4. Laporan.

Saat ini, semua karakteristik "perjalanan" ditunjukkan dalam urutan. Formulir terpadu "tugas layanan", "sertifikat perjalanan" dan "laporan" telah dibatalkan.

Untuk mengkonfirmasi fakta perjalanan dan memenuhi pesanan adalah: tiket, waybill, cek bahan bakar dan pelumas, laporan, catatan penjelasan, protokol negosiasi, sertifikat pelatihan, kontrak yang disepakati, inventaris.

Dari komposisi dan isi dokumen-dokumen ini harus jelas bahwaapakah tujuan perjalanan yang ditentukan telah tercapai.

Mari kita lihat bagaimana tugas perjalanan bisnis didefinisikan untuk berbagai kategori karyawan.

Sutradara

Pekerjaan orang pertama perusahaan sering dikaitkan dengan "perjalanan".

Perjalanan bisnis direktur perusahaan, pada umumnya, dikeluarkan bukan dengan perintah, tetapi dengan perintah yang berisi kalimat: "Saya pergi dalam perjalanan bisnis dengan tujuan …".

Kepala perusahaan dapat melakukan perjalanan bisnis, khususnya untuk menaklukkan pasar baru, mencari pelanggan, menyimpulkan kontrak untuk penyediaan produk. Apa tujuan perjalanan direktur dalam kasus ini? Contoh:

• menegosiasikan dan menyimpulkan kontrak dengan Firma LLC;
• bernegosiasi dengan peserta konferensi "Produk Masa Depan" di N-sk "_"_ 20_;
• demonstrasi sampel produk "Item-1" dari perusahaan LLC "Pelanggan Besar";
• presentasi barang untuk JSC Good Client.

Orang pertama perusahaan juga dapat melakukan perjalanan ke kota atau negara lain untuk bertemu dengan klien perusahaan yang sudah ada. Untuk kasus ini, spesialis SDM sudah menemukan cara untuk menulis tujuan perjalanan di surat perjalanan. Contoh:

• diskusi tentang ketentuan kontrak untuk penyediaan peralatan produksi Our Friend LLC;
• persetujuan rencana pengadaan paruh kedua tahun _ dengan JSC Concern.

Direktur perusahaan dari waktu ke waktudikirim ke kota atau negara lain untuk "membuka cabang baru perusahaan." Formulasi hasil yang diinginkan seperti itu juga dapat diterima dalam dokumen. Namun, dalam hal ini, ada baiknya mengidentifikasi tujuan dan sasaran perjalanan. Contoh:

“Saya berangkat ke N-sk untuk mengatur pekerjaan unit struktural baru.

Tugas:

• Riset pasar sasaran.
• Menguji dan merekrut karyawan untuk posisi manajer cabang.
• Koordinasi dengan kepala cabang rencana kerja untuk _ tahun.”

Juga, kepala perusahaan kecil, serta spesialis di departemen pengadaan, dapat pergi ke kota atau negara lain untuk membeli peralatan baru, menyimpulkan kontrak untuk pasokan bahan baku, bahan, komponen, dan menegosiasikan persyaratan kerjasama dengan pemasok. Dalam hal ini, dokumen juga harus menunjukkan tujuan perjalanan direktur dengan benar. Contoh:

• bernegosiasi dengan LLC "Mitra" pada pembelian konsinyasi barang "Barang";
• kesimpulan perjanjian untuk pembelian produk Pomoshnik LLC;
• akuisisi peralatan "Mesin";
• studi sampel produk "Shtuka" dari Producer LLC.

Bagaimana lagi tujuan perjalanan bisnis orang pertama perusahaan dapat dirumuskan? Contoh:

• pelatihan staf;
• partisipasi dalam pameran, seminar, konferensi" (mengunjungi acara yang terkait dengan kegiatan keuangan dan ekonomi perusahaan);
• pengembangan profesional;
• menguasai teknologi baru;
• memeriksa kualitas pekerjaanunit.

Manajer penjualan

Di departemen yang terlibat dalam penjualan barang dan jasa, tujuan perjalanan bisnis, sebagai suatu peraturan, ditentukan dengan sangat rinci. Karyawan menerima instruksi terperinci secara tertulis, yang menunjukkan tugas apa yang harus diselesaikan dan indikator kuantitatif apa yang dicapai.

Pertama, tujuan utama perjalanan bisnis manajer penjualan ditetapkan. Contoh:

• meningkatkan volume penjualan di wilayah tersebut;
• riset pasar;
• negosiasi dengan klien potensial.

Pekerjaan "besar" dibagi menjadi beberapa tahap, setelah selesai masing-masing karyawan membuat laporan tertulis. Manajer penjualan sering diberikan "sub-tujuan" berikut:

• melakukan kunjungan ke klien yang sudah ada sesuai dengan jadwal kunjungan;
• mengunjungi calon pelanggan sesuai jadwal pertemuan;
• mengumpulkan informasi tentang pasar baru untuk departemen pemasaran;
• kunjungi gerai pesaing, lakukan analisis komparatif.

Insinyur, staf produksi

Perjalanan bisnis dari kategori karyawan ini bersifat jangka panjang, karena biasanya dikaitkan dengan memastikan pengoperasian mesin, saluran otomatis, robot yang efisien.

Untuk insinyur dan pekerja, juga sangat penting untuk merumuskan tujuan perjalanan dengan benar dalam sertifikat perjalanan. Contoh:

• instalasi, penyesuaian peralatan;
• melatih karyawan yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan lini produksi;
• memeriksa, menguji pengoperasian mesin;
• garansi perbaikan, layanan pemeliharaan perangkat yang dipasok berdasarkan Kontrak No. _ tanggal "_" _;
• pekerjaan pemeliharaan, perawatan peralatan.

Banyak insinyur melakukan perjalanan bisnis untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dan mendapatkan pengetahuan praktis baru. Ini adalah tujuan yang sangat umum dari perjalanan bisnis. Contoh:

bertukar pengalaman dengan pengembang perangkat "Kuat"

Akuntan

Kepala akuntan melakukan perjalanan ke kota lain untuk memeriksa kualitas pekerjaan spesialis akuntansi, melatih karyawan, mengumpulkan informasi, dan meringkas kegiatan keuangan dan ekonomi perusahaan.

Akuntan biasa dapat melakukan perjalanan untuk meningkatkan keterampilannya, bertukar pengalaman dengan rekan kerja, mengikuti rapat.

Bagaimana tujuan perjalanan bisnis seorang akuntan dapat dirumuskan? Contoh:

melakukan audit internal, memeriksa kebenaran refleksi dalam akuntansi operasi keuangan dan ekonomi cabang

Tujuan lain dari perjalanan yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan akuntan juga dapat diterima. Contoh:

kunjungan resepsi

Pekerja pertanian

Petani, ahli agronomi, operator mesin, peternak, peternak unggas dihadapkan pada kebutuhan untuk melakukan perjalanan bisnis, mungkin jauh lebih sering daripada spesialis "perkotaan". Bekerja di daerah pedesaan, mereka harus terus-menerus berhubungan dengan "peradaban": membeli benih, pakan ternak, menghadiri pameran pencapaian ekonomi nasional, berkenalan dengan teknologi baru dan, akhirnya, menjual produk ke perusahaan kota dan individu swasta, pasar pengunjung.

Sesuai dengan tujuan perjalanan tertentu, dirumuskan tujuan perjalanan bisnis pekerja pertanian. Contoh:

• pembelian pupuk;
• memperoleh dokumentasi izin;
• presentasi proyek investasi di pameran khusus;
• partisipasi dalam konferensi petani, pertukaran pengalaman;
• akuisisi peralatan khusus;
• menjual produk di pameran kota;
• pengiriman barang konsinyasi ke pabrik JSC "Pelanggan".

Pengemudi

Kategori pekerja lain yang pekerjaannya terkait dengan seringnya bepergian adalah pengemudi. Tugas mereka antara lain transportasi karyawan perusahaan, barang, barang berharga, dokumen.

Itu tergantung pada tugas spesifik bagaimana menulis tujuan perjalanan dalam urutan. Contoh driver:

• pengiriman barang ke Klien Kami LLC (alamat);
• transportasi direktur komersial;
• pengiriman barang dan bahan, penerimaan invoice.

Seperti apa lagi tujuan perjalanan bisnis pengemudi? Contoh:

• pembelian suku cadang mobil;
• diagnosis kendaraan terjadwal;
• pengirimandokumentasi asli transaksi.

Peneliti

Ilmuwan, peneliti, pakar, ahli teori dari berbagai industri, guru dari lembaga pendidikan menengah dan tinggi melakukan perjalanan bisnis untuk berpartisipasi dalam konferensi dan kompetisi, berbagi pengalaman, mempelajari sumber unik, mengunjungi pameran dan museum khusus, berpartisipasi dalam arkeologi penggalian.

Bagaimana tujuan perjalanan bisnis dapat dirumuskan? Contoh:

Mengumpulkan informasi untuk karya ilmiah tentang topik (nama)

Atau:

Memeriksa dokumentasi asli

Kesimpulan

Sama sekali tidak perlu menggunakan "istilah" standar yang biasanya menggambarkan tujuan perjalanan bisnis. Contoh hanya memfasilitasi proses pemilihan kata yang "tepat". Pengalaman banyak karyawan membuktikan bahwa penyusunan tugas bisa bebas.