Modelnya fungsional. Membangun model "sebagaimana adanya" dan "sebagaimana adanya"

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Organisasi sebagai organisme hidup adalah sistem proses informasi terorganisir yang datang dari luar, beredar di dalam, diciptakan sebagai hasilnya. Pada saat yang sama, tidak semuanya secara sadar dibentuk oleh manajemen dan / atau karyawan, realitas objektif memainkan peran penting.

Model fungsional adalah sistem dari sistem yang terhubung: selain yang direncanakan, banyak elemen struktural, proses, dan fungsi muncul, antara lain, sebagai akibat dari kesalahan manajemen, kesalahpahaman tugas oleh karyawan atau penilaian bias terhadap hasil yang dicapai oleh manajer. Analisis pengaruh eksternal yang tidak memadai, duplikasi tugas, keragaman keputusan, psikologi pengambilan keputusan dan banyak keadaan lainnya adalah dasar untuk studi yang menganalisis model manajemen organisasi dan mengusulkan solusi yang efektif.

Setiap saat, Anda dapat menentukan caranyatampak seperti model organisasi fungsional dalam keadaan "sebagaimana adanya" (SEBAGAIMANA ADANYA). Dari sudut pandang metode yang ditetapkan, adalah mungkin untuk menganalisis ide-ide yang diterima dan merumuskan cara kerja yang lebih efisien dan pengembangan organisasi lebih lanjut.

Pengalaman dan metodologi yang ada

Teknik pemodelan inti IDEF0 (Pemodelan Fungsi Definisi Terintegrasi) saat ini diwakili oleh berbagai variasi dan pengalaman yang sangat bagus. Ini didasarkan pada gagasan partikel yang tidak dapat dibagi - blok yang menampilkan beberapa fungsi bisnis. Sisi blok adalah perannya. Kiri - masukan, kanan - keluaran, atas - kontrol, bawah - mekanisme.

Sikap formal terhadap organisasi ini memungkinkan kami untuk menyajikannya dalam bentuk blok yang saling berhubungan (fungsi bisnis). Akibatnya, model struktural organisasi diwakili oleh satu set elemen sederhana. Prinsip dekomposisi fungsional: satu blok - satu fungsi bisnis. Prinsip batasan kompleksitas membatasi jumlah elemen dalam setiap diagram. Prinsip konteks - esensi dari fungsi bisnis organisasi itu sendiri disajikan sebagai kombinasi ide tentang apa yang direncanakan untuk dibuat, apa dan bagaimana cara kerjanya.

Untuk konstruksi objektif model manajemen organisasi, pengalaman yang diperoleh dalam pengembangan dan implementasi tempat kerja otomatis juga penting, yang didorong oleh kemajuan dalam pengembangan teknologi komputer, munculnya jaringan lokal dan global.

Hasil penerapan teknik: "menjadi" (TO BE) biasanya mewakili bagaimanasatu atau lain sistem informasi sedang diperkenalkan, dan proses pengembangan perusahaan dianggap sebagai transisi dari keadaan saat ini ke keadaan yang telah ditentukan. Dengan sendirinya penerapan teknik tersebut tidak selalu memberikan hasil yang signifikan. Tidak semua model manajemen fungsional dapat disesuaikan dengan sistem informasi modern tertentu.

Fondasi awal pemodelan

Model organisasi fungsional adalah tugas yang sangat sulit. Untuk menyederhanakan pekerjaan, pertama-tama harus diasumsikan bahwa komponen material dalam keadaan normal dan berfungsi dengan sempurna, dan layanan teknis organisasi menyediakannya dengan semua yang diperlukan, mengontrol struktur teknik dan pasokan jenis energi yang diperlukan dalam jumlah yang cukup. kuantitas.

Dengan asumsi ini, Anda dapat menentukan seperti apa model fungsional untuk organisasi tertentu dalam posisi "sebagaimana adanya" (SEBAGAIMANA ADANYA) dalam bentuknya yang paling murni. Jika di kemudian hari ternyata komponen material tersebut tidak berfungsi dengan baik, maka diperlukan pemodelan lain.

Agar berhasil, harus diasumsikan bahwa stopkontak memiliki voltase yang benar sebelum menyalakan alat.

Target simulasi awal

Setelah merumuskan fungsi bisnis organisasi, posisinya di ruang sosial ekonomi di sekitarnya, dimungkinkan untuk menentukan kisaran proses informasi yang masuk dan lalu lintas keluar. Bahan, alat, peralatan, serta hasil dari berfungsinya organisasi: produk, layanan, kegiatan yang bermanfaat secara sosial adalah sekunder dandisajikan selama simulasi sebagai deskripsi, informasi tentang tindakan objek nyata.

Fungsi bisnis umum sebagai sistem yang menggabungkan banyak elemen dan proses direpresentasikan sebagai sekumpulan blok yang mengimplementasikan fungsi bisnis sederhana. Pada tahap ini, blok duplikat ditentukan, berbagai tugas yang harus diselesaikan dibentuk.

Memahami pola manajemen organisasi sangat penting.

Manajemen dalam sebuah organisasi

Organisasi menyediakan manajemen kepada pemilik, direktur, manajer, pemimpin dari berbagai tingkatan. Tetapi model fungsional harus mencerminkan keadaan sebenarnya dan mempertimbangkan personel perusahaan sebagai sumber daya aktif yang spesifik.

Tidak masalah siapa yang membuat modelnya. Ini mungkin organisasi pihak ketiga atau divisi Anda sendiri. Perbedaannya signifikan: mengelola organisasi adalah satu hal, pemodelan adalah hal lain.

Untuk secara akurat menentukan keadaan "sebagaimana adanya", seseorang tidak boleh dipandu oleh pendapat karyawan - dalam hal ini, personel di semua posisinya terutama menjadi subjek penelitian. Mereka dijelaskan oleh model fungsional dari proses, yang pada akhirnya memberikan gambaran lengkap dari semua proses.

Membimbing dan mengarahkan…

Pengaruh manajemen dan pemilik secara signifikan memperlambat proses pemodelan, yang memperburuk fungsi organisasi. Hal ini dibuktikan dengan pengalaman menggunakan teknik tersebut. Membangun model "sebagaimana adanya" dalam konteks memahaminyakepemimpinan bersifat pribadi tertentu.

Memilih pelaku harus diterima sebagai fakta mutlak: dialah yang bertanggung jawab atas tindakannya dan tidak wajib mengikuti saran, rekomendasi atau instruksi langsung dari organisasi.

Sistem informasi: fungsionalitas yang Anda butuhkan

Memastikan capaian pengembangan sistem informasi pengelolaan dokumen elektronik, akuntansi, logistik, dll, harus kita akui bahwa kekakuan pengambilan keputusan sudah menjadi tradisi. Sejauh ini, tidak ada sistem seperti itu yang bisa melampaui batas tugas yang dirumuskan di awal. Tugas berkembang, solusi perangkat lunak tidak berkembang.

Mengambil sistem yang ada (misalnya, "1C: Accounting", "1C: Document Management", eDocLib), Anda tidak hanya dapat melihat tingkat ide pengembang tentang fungsinya, tetapi juga segera menemukan batasan dalam implementasi fungsi bisnis tertentu.

Tetapi kita harus mempertimbangkan fakta bahwa, tanpa menerapkan setidaknya satu dari metode yang ada, tidak mungkin untuk mendapatkan gambaran tentang jenis fungsi yang diperlukan dan apa yang jelas-jelas berlebihan.

Setelah menerapkan sistem informasi ini atau itu, seringkali perlu untuk menyempurnakan algoritma dan mengembangkan perangkat lunak tambahan. Ini adalah poin yang sangat penting dalam memodelkan fungsi bisnis inti dari sebuah organisasi.

Server informasi perusahaan

Untuk penerapan metode yang sudah mapan secara efektif dan pembentukan model fungsional yang ideal(diinginkan) struktur fungsi dan proses, akan lebih mudah untuk mempertimbangkan perusahaan dalam bentuk, misalnya, situs web. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat infrastruktur internal Anda sendiri (kantor utama dan divisi jarak jauh), menanamkan program yang digunakan di dalamnya (akuntansi, logistik, manajemen dokumen) dan menyediakan fungsionalitas sesuai dengan tanggung jawab pekerjaan karyawan.

Dalam formulir ini, akan lebih mudah tidak hanya untuk meresmikan fungsi setiap elemen (personil, peralatan, program yang digunakan, tabel penting, dll.), tetapi juga untuk memastikan perkembangannya selama pekerjaan perusahaan.

"vinaigrette" elektronik saat ini

Sulit untuk meremehkan kontribusi spreadsheet dan dokumen Word terhadap organisasi manajemen dokumen elektronik. Dari sudut pandang pemodelan dan pembangunan model fungsional organisasi, analisis proses informasi, tabel dan file yang digunakan adalah penting.

Dengan mensistematisasikan informasi tentang sumber daya yang digunakan, mudah untuk menentukan sumber perubahan mereka, konsumen, dan, di atas segalanya, konten saat ini. Tradisi yang mapan sering mengarah pada fakta bahwa dokumen elektronik lengkap dalam formatnya termasuk dalam sistem manajemen dokumen tertentu. Dari sudut pandang implementasi, ini dapat diterima, tetapi dari sudut pandang efisiensi, tidak.

Baru-baru ini, alat untuk membuat dan memproses spreadsheet dan dokumen menggunakan pustaka PhpOffice (PhpExcel dan PhpWord) telah muncul dan dikembangkan. Penggunaan alat ini memungkinkan Anda untuk mengisolasi dari dokumen nyatahanya informasi yang diperlukan dan menghasilkan hasil yang diinginkan, yang dapat dibuka secara tradisional di MS Excel dan MS Word.

Ringkasan sebagian hasil

Penggunaan teknik pemodelan fungsional yang populer, sistem informasi yang dipilih, program akuntansi dan logistik, digabungkan menjadi satu sistem informasi (server), memungkinkan Anda membuat model yang diinginkan untuk mengelola organisasi. Dan dengan bantuan alat seperti PhpOffice, Anda dapat memberikan fleksibilitas, kemungkinan pengembangan.

Sayangnya, sistem informasi yang diinginkan jarang dapat dibangun tanpa pemrograman tambahan. Namun, sangat penting untuk memperhitungkan pemahaman yang dicapai tentang fungsionalitas dalam produk perangkat lunak yang digunakan.

Secara khusus, spreadsheet modern, pertama-tama, adalah fungsionalitas yang diperlukan, dan konten sebenarnya adalah refleksi aktual dari satu atau beberapa blok fungsional pada model struktural. Jika kita mengambil "1C: Akuntansi" sebagai contoh, maka kita dapat melihat bahwa struktur dan fungsinya sepenuhnya mencerminkan kenyataan. Pada saat yang sama, dukungan teknis dari pabrikan meningkatkan kekakuan sistem, memungkinkan konsumen untuk menerima fungsionalitas yang diperlukan, yang mencerminkan perubahan dalam ruang bisnis informasi.

Force Majeure: Keadaan Tak Terduga

Dengan mengacu pada keadaan force majeure dalam hubungan internal dan eksternalnya, organisasi secara andal bersaksi tentang ketidaktahuannya tentang bagaimana hal itu akan keluar dari ini atau itusituasi. Dan dengan demikian secara otomatis menandatangani penarikan kewajiban yang dijamin.

Kemampuan organisasi untuk memenuhi kewajibannya merupakan hal yang paling penting bagi mitra, bagi pelanggan, dan bagi karyawannya sendiri, yaitu bagi lingkungan sosial ekonomi di sekitarnya.

Rumus untuk perusahaan yang sempurna

Alam itu bijaksana, masing-masing organismenya dipikirkan hingga ke detail terkecil dan tidak hanya mampu merespons secara memadai setiap perubahan di lingkungan, tetapi juga pulih dengan sendirinya, tanpa campur tangan pihak luar.

Organisasi yang ideal adalah organisasi yang sebenarnya "tidak ada", tetapi fungsinya dijalankan. Ketika sebuah organisasi secara organik cocok dengan lingkungan sosial ekonomi di sekitarnya, menjadi bagian yang tak terpisahkan dan berkembang secara memadai, maka lingkungan ini akan menjamin kehidupan perusahaan dan merawatnya sebagai bagian dari tubuhnya.

Siklus terbalik

Hasil dari simulasi apa pun dari organisasi mana pun adalah alasan untuk mengulangi prosesnya. Pemodelan adalah tingkat realitas pemrograman yang lebih tinggi, kurang formal dan kaku daripada membangun sistem informasi.

Program apa pun (seperti yang dibuktikan oleh pengalaman) dapat ditingkatkan karena diselesaikan dengan sendirinya. Hal ini memberikan alasan untuk merevisi algoritma solusi, hasilnya dan mengevaluasi data input lebih kompeten.

Model yang dibangun adalah program dengan tingkat yang lebih tinggi. Ketika diimplementasikan, ini memberikan pengalaman praktis yang tak ternilai, adalah alasan yang baguskembali ke awal.