Dokumen pelaporan: jenis, formulir, contoh, dan desain

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Dokumentasi yang tepat penting untuk organisasi mana pun, karena memungkinkan Anda untuk terlibat secara kompeten dalam bisnis inti dan tidak takut dengan pajak dan audit lainnya. Dokumen pelaporan disusun dalam berbagai jenis dan bentuk. Jenis dokumentasi berbeda tergantung pada jenis perusahaan, bidang usahanya, dan banyak faktor lainnya.

Konsep umum

Dokumen pelaporan mencerminkan serangkaian indikator dengan hasil kerja perusahaan untuk periode yang dipilih. Pelaporan dapat berisi tabel dengan data akuntansi, statistik, dan lainnya. Laporan adalah hasil kerja akuntansi untuk informasi.

Laporan disusun menurut formulir yang direkomendasikan oleh Kementerian Keuangan dan Badan Pusat Statistik. Mereka dapat menjadi ringkasan untuk industri tertentu, serta untuk wilayah teritorial - distrik, wilayah, di seluruh perekonomian.

Dokumen pelaporan dapat diklasifikasikan berdasarkan jenis, periode, jumlah data, derajat generalisasi.

Varietas

Berdasarkan jenisnya, pelaporan dibagi menjadi:

• akuntansi;
• statistik;
• operasional.

Akuntansi adalah data properti yang tersistematisasiorganisasi, keuangannya, hasil kerjanya. Dokumen akuntansi pelaporan disusun sesuai dengan informasi akuntansi.

Data statistik disiapkan sesuai dengan catatan statistik, akuntansi dan operasional.

Pelaporan operasional disusun berdasarkan bahan operasional untuk interval waktu tertentu - seminggu, sebulan, satu dekade, dan seterusnya. Informasi ini membantu Anda mempertahankan kontrol operasional atas proses kerja di organisasi Anda.

Frekuensi penyusunan dokumen pelaporan dapat:

• intra-tahunan - per hari, lima hari, sepuluh hari, bulan, kuartal, setengah tahun.
• tahunan adalah ringkasan tahun ini.

Pelaporan statistik intra-tahunan saat ini, dan akuntansi adalah perantara.

Tingkat generalisasi informasi dalam pelaporan mungkin berbeda. Tergantung pada indikator ini, laporannya adalah:

• primer - dikompilasi langsung oleh organisasi;
• konsolidasi - disiapkan oleh institusi yang lebih tinggi.

Setiap pelaporan harus memberikan data yang dapat diandalkan tentang kegiatan organisasi, posisi keuangannya, hasil kerja, setiap perubahan dalam informasi ini.

Penampilan dan konten

Bentuk dokumen pelaporan disetujui oleh peraturan negara.

Setiap perusahaan memiliki pelaporan internal, yang memberikan informasi tentang implementasi rencana, instruksi dari manajemen. Laporan-laporan ini disiapkan oleh para spesialis dari berbagai departemen perusahaan dan diserahkan kepada manajemen. Dokumentasi semacam itu mungkindisebut laporan atau bantuan.

Laporan dalam institusi dibuat dalam bentuk bebas. Mereka diserahkan pada lembaran kertas atau di atas kop surat organisasi.

Data berikut diperlukan dalam laporan:

• nama organisasi;
• nama unit struktural atau departemen perusahaan;
• nama dokumen;
• tanggal dan nomornya;
• judul;
• teks langsung dengan hasil karya;
• tanda tangan;
• persetujuan atau resolusi.

Teks laporan berisi informasi lengkap tentang pekerjaan yang dilakukan, analisis hasil kegiatan. Kesimpulan ditarik, jika perlu, proposal dibuat. Catatan penjelasan sering dilampirkan pada laporan. Tanggal laporan harus sesuai dengan persetujuan manajer.

Perjalanan bisnis

Jenis pelaporan terpisah adalah dokumen pelaporan untuk akomodasi hotel dalam kasus perjalanan bisnis spesialis.

Biaya perjalanan sudah termasuk biaya sewa kamar hotel. Perusahaan diwajibkan oleh hukum untuk mengganti semua biaya kamar hotel kepada karyawan.

Seorang karyawan yang telah kembali dari perjalanan bisnis memberikan salah satu dokumen berikut:

• akun;
• cek;
• tanda terima.

Manakah dari dokumen ini yang paling benar dan tidak akan menimbulkan pertanyaan dari otoritas pajak?

Jika hotel tidak menggunakan peralatan kasir, maka karyawan hotelharus mengisi formulir khusus. Anda dapat menyebutnya dengan berbagai cara: kwitansi, cek, voucher.

Persyaratan formulir

Setiap hotel memiliki bentuknya sendiri, tetapi dikeluarkan sesuai dengan persyaratan yang disetujui. Dokumen pelaporan untuk akomodasi memenuhi persyaratan sebagai berikut:

• laporan berisi rincian (nama organisasi, nomor, seri, alamat, NPWP, stempel);
• formulir itu sendiri dibuat di percetakan atau menggunakan sistem otomatis yang dilindungi dari akses yang tidak sah dan menyimpan informasi selama lima tahun;
• nomor dan seri dokumen ditetapkan.

Jika seorang karyawan menunjukkan dokumen yang tidak memenuhi persyaratan yang disetujui, dan perusahaan menerima dan melaksanakannya, dalam hal klaim dari karyawan pajak, organisasi akan dapat membela biayanya di pengadilan.

Jika hotel memiliki loket tiket

Biasanya hotel memiliki mesin kasir. Kemudian dokumen pelaporan untuk akomodasi tidak diisi, dan karyawan diberikan tanda terima tunai. Dialah yang berbicara tentang fakta pendaftaran dan pembayaran kamar hotel.

Cek dapat disertai dengan faktur atau dokumen lain yang memberikan informasi tentang pendaftaran karyawan tertentu.

Jika seorang karyawan diberikan tanda terima dan pesanan tunai alih-alih cek, dalam situasi seperti itu, mungkin ada masalah di pihak spesialis pajak saat menyusun laporan. Tentu saja, perusahaan dapat membela kepentingannya di pengadilan, tetapi prosedur ini tidak terlalu sederhana.

Kwitansi PKO juga disediakan sebagai dokumen pelaporan untuk akomodasi hotel. Mereka juga diterima dan biasanya tidak menimbulkan pertanyaan yang tidak perlu. Tanda terima dianggap sebagai dokumen resmi yang menyatakan penerimaan uang oleh manajemen hotel.

Jika ada dokumen yang hilang

Ada juga situasi ketika seorang karyawan tidak memberikan satu dokumen pun. Kemudian akuntan meminta dari hotel sertifikat tempat tinggal orang tertentu. Dan perusahaan itu sendiri harus memiliki informasi tentang periode perjalanan karyawan ini.

Nuansa seperti itu dapat menyebabkan perselisihan dengan pejabat pajak, yang biasanya diselesaikan di pengadilan untuk kepentingan organisasi.

Situasi non-penyediaan dokumen dapat dijelaskan oleh fakta bahwa karyawan tersebut tidak tinggal di hotel, tetapi di apartemen sewaan. Dalam hal ini, perusahaan membayar biaya sewa rumah, karyawan tidak menanggung biaya apapun, yang berarti tidak ada kompensasi kepadanya.

Seringkali akuntan mengajukan pertanyaan - lalu bagaimana memperhitungkan biaya perpajakan? Sebuah perusahaan dapat melaporkan, ketika mengenakan pajak atas keuntungannya, biaya yang dikeluarkan untuk menyewa tempat tinggal, tetapi hanya untuk periode ketika karyawannya benar-benar tinggal di dalamnya. Pengeluaran di semua periode lainnya akan dianggap sebagai pengeluaran yang tidak masuk akal dan tidak akan diterima oleh otoritas pajak.

Penyusunan dokumen pelaporan merupakan momen penting dan krusial dalam aktivitas organisasi manapun. Biasanya, ini dilakukan oleh staf akuntansi atau kepala departemen struktural.perusahaan. Jika mengalami kesulitan, Anda dapat menggunakan layanan dari perusahaan pihak ketiga.