Analisis situasi: opsi, fitur, tahapan, dan hasil analisis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Pemimpin seringkali dipaksa untuk mengambil keputusan tidak sesuai dengan rencana yang ada, tetapi berdasarkan situasi saat ini. Hal ini terjadi karena berbagai alasan. Tugas utama manajer adalah menganalisis situasi, mengembangkan dan mengambil tindakan yang paling optimal dalam memecahkan masalah yang muncul.

Apa ini

Analisis situasi adalah cara memproses informasi yang pertama-tama membaginya menjadi beberapa bagian, dan kemudian dengan cermat memeriksa setiap elemen secara individual untuk menemukan masalah dan menyelesaikannya. Misalnya, laba suatu perusahaan dapat menurun karena kenaikan biaya atau karena penurunan pendapatan, peningkatan piutang, dan faktor lainnya. Untuk menentukan faktor apa saja yang mempengaruhi perubahan laba, perlu dipelajari faktor-faktor tersebut.

Hanya setelah penyebabnya diidentifikasi, pengambil keputusan (DM) akan dapat mengembangkan rencana tindakan dan memecahkan masalah. Untuk menganalisis situasi, orang yang berwenang membentuk tim spesialis yang menyusun data dan melakukan analisisprosedur, masing-masing di bidang keahlian dan keterampilan mereka sendiri.

Siapa yang melakukan analisis

Analisis situasi tertentu tidak dilakukan oleh satu orang, tetapi oleh beberapa kelompok. Mereka dipimpin oleh seorang manajer atau pengambil keputusan (DM). Tim terdiri dari:

• Pakar tingkat pertama. Mereka mengumpulkan dan memproses informasi utama.
• Pakar tingkat kedua. Periksa laporan dan kembangkan ide untuk memecahkan masalah.
• Grup analisis. Memeriksa ide-ide yang telah dikembangkan oleh para ahli tingkat kedua dan memilih opsi yang paling realistis, dari sudut pandang mereka, untuk pengembangan acara. Analis mengembangkan strategi bisnis dan strategi pemecahan masalah.
• Pengambil keputusan memilih dari opsi strategi pengembangan yang diusulkan yang, menurut pendapatnya, paling cocok untuk memecahkan masalah dalam situasi saat ini. Dia bertanggung jawab penuh untuk ini.

Hanya perusahaan besar yang mampu melakukan pekerjaan skala besar menggunakan beberapa kelompok spesialis. Dalam kebanyakan kasus, kepala perusahaan melakukan analisis situasi dengan melibatkan satu kelompok - spesialis dari departemen. Pekerjaan kelompok kedua dan analis dilakukan oleh orang-orang yang merupakan anggota manajemen perusahaan, akuntan, pemasar, dan insinyur. Mereka berkumpul untuk pertemuan bisnis, mendiskusikan situasi dan mencari solusi untuk masalah.

Prosiding

Analisis dimulai dengan identifikasi penyimpangan kinerja perusahaan dari yang direncanakan. Misalnya, pada kuartal pelaporan, penurunan pendapatan sebesar 30% terungkap, dan manajer tidak dapat menjelaskan alasannyatingkat penurunan ini. Dalam hal ini, ia harus mengumpulkan sekelompok ahli dan mempelajari situasinya. Proses ini terdiri dari tahapan analisis situasi berikut:

1. Identifikasi penyimpangan indikator - identifikasi masalah.
2. Pengorganisasian sekelompok ahli oleh pemimpin.
3. Tugas untuk setiap ahli situs untuk bekerja.
4. Mengumpulkan informasi berdasarkan departemen.
5. Para ahli memproses informasi yang diterima menggunakan pengetahuan dan keterampilan khusus mereka.
6. Persiapan laporan kemajuan oleh spesialis.
7. Studi laporan ini oleh kepala, diskusi di rapat umum isi laporan.
8. Mengembangkan solusi untuk masalah dan mempraktikkan satu atau lebih.

Persiapan laporan dan presentasinya

Pemimpin selalu sibuk dengan pekerjaan, sehingga mereka tidak punya waktu untuk membaca laporan yang panjang lebar. Hal ini menunjukkan bahwa informasi dalam laporan harus disajikan secara singkat, padat dan sebaiknya dalam cara yang visual dan nyaman. Lebih baik jika, daripada ratusan halaman tertulis dan kolom angka, laporan berisi grafik, diagram, hasil perhitungan dan pendapat seorang ahli yang melakukan analisis di bidang tertentu. Secara alami, laporan harus menunjukkan sumber informasi dan indikator terpenting yang, menurut pendapat ahli, menyebabkan penyimpangan dalam pekerjaan perusahaan. Oleh karena itu, teknologi untuk menganalisis situasi bermasalah harus dikerjakan sebelum situasi seperti itu muncul. Perusahaan harus memiliki komputer dengan perangkat lunak khusus untukmemecahkan masalah serupa.

Penyajian setiap laporan tidak boleh lebih dari 15 menit agar kajian dan pembahasan hasil analisis situasi tidak berlarut-larut selama beberapa hari. Laporan harus faktual dan informasi harus terkini pada saat persiapan dan presentasi.

Apa yang dilakukan pemimpin dengan informasi yang diterima

Mendapatkan hasil analisis situasi dalam bentuk laporan hanyalah setengah dari perjuangan. Selanjutnya, informasi ini harus dipelajari dan dianalisis oleh kepala perusahaan. Dan di sini banyak tergantung pada pengetahuan dan pengalamannya. Pada saat yang sama, pengalaman tidak hanya berarti pengalaman pribadinya, tetapi juga seberapa baik dia tahu tentang bagaimana situasi serupa diselesaikan di perusahaan lain. Manajer biasanya bertemu dengan manajer dan pakar lain, termasuk mereka yang terlibat dalam analisis dan pelaporan lapangan, sebelum mengambil keputusan akhir.

Situasi macam apa yang ada

Situasi masalah adalah standar dan non-standar. Untuk memecahkan masalah standar, manajer menggunakan metode analisis situasi dengan analogi. Artinya, mereka membandingkan data yang mereka miliki di perusahaan lain dengan yang diperoleh sebagai hasil dari studi perusahaan mereka. Jika situasinya serupa, maka mereka menggunakan metode yang sama untuk menyelesaikan masalah.

Jika situasinya tidak standar, terapkan metode analisis situasi tertentu. Untuk melakukan ini, berbagai program komputer digunakan untuk memodelkan opsi pengembangan yang mungkin, melakukan perhitungan, mempelajari dinamika, dll. Untuk melakukan ini, manajer dapat menggunakan program simulasi komputer khusus berdasarkan data yang dimasukkan. Misalnya, Ahli Proyek tidak hanya digunakan untuk mengembangkan rencana bisnis, tetapi juga untuk memprediksi pekerjaan perusahaan yang ada.

Masalahnya dapat diselesaikan tanpa bantuan program komputer, tetapi ini akan memperumit perhitungan yang sudah rumit. Selain itu, para ahli perlu menggambar grafik dan diagram untuk menyiapkan laporan. Ini akan memakan banyak waktu. Manajer tidak boleh menggunakan perangkat lunak khusus, tetapi hanya jika pemodelan pada komputer tidak praktis. Misalnya, dalam kasus force majeure, jika Anda perlu bertindak cepat dan solusinya tidak bergantung pada keadaan atau dinamika masa lalu. Pada saat yang sama, kuantitas dan kualitas informasi yang masuk tidak cukup untuk membangun model di komputer.

Brainstorming sebagai metode solusi

Dalam situasi sulit, ketika seorang manajer membutuhkan solusi luar biasa untuk masalah yang kompleks, dia dapat menggunakan metode analisis situasi tertentu ini - untuk mengumpulkan semua ahli, kepala departemen dan mengatur "brainstorming". Inti dari metode ini adalah bahwa setiap peserta rapat mengungkapkan pendapatnya tentang kemungkinan penyebab masalah dan cara menyelesaikannya. Hak untuk menyampaikan pendapat dan gagasan diberikan kepada semua orang, sedangkan menurut aturan tidak ada peserta yang boleh menyindir pendapat orang lain.

Wajar jika pembahasan masalah harus dilakukan dalam kerangka etiket bisnis danDaftar. Namun, keputusan tetap dibuat oleh kepala atau orang yang ditunjuk untuk itu. Sebagai hasil dari brainstorming, manajer akan menerima beberapa ide berharga sekaligus. Analisis semacam itu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan utamanya adalah kecepatan dan banyaknya pilihan, kekurangannya adalah bahwa analisis situasi seperti itu tidak selalu mencerminkan keadaan sebenarnya dan seringkali kurang objektif.

Masalah pemodelan acara

Masalah utama dari teknologi analisis kasus adalah bahwa para ahli harus bekerja dengan sejumlah besar informasi, yang dapat menyebabkan kesalahan. Sejumlah besar data yang perlu diproses dalam waktu singkat juga menimbulkan masalah dalam pemodelan perkembangan peristiwa. Entah analisis akan memakan waktu lebih lama dan hasilnya akan kehilangan relevansinya, atau karena jumlah informasi yang terbatas, hasil analisis akan diperoleh dengan tingkat distorsi yang tinggi. Akibatnya, model tersebut mungkin paling tidak efisien, paling buruk - menyebabkan kebangkrutan.

Tiga faktor utama mempengaruhi efektivitas analisis. Ini adalah kualifikasi ahli, jumlah informasi yang dapat dia proses, dan waktu yang tersedia untuk menganalisis situasi.

analisis SWOT

Analisis SWOT adalah studi dan penilaian kekuatan dan kelemahan perusahaan, serta peluangnya untuk pengembangan dan ancaman yang dihadapi atau mungkin dihadapi. Di bawah ini adalah matriks untuk melakukan analisis SWOT.

Sel kiri atas menunjukkan kekuatan dan peluang yang dimiliki perusahaan dan yang diidentifikasi selama pemantauan dan pada tahap pertama analisis situasi. Contohnya adalah situasi di mana diketahui bahwa sebuah perusahaan memiliki posisi monopoli di pasar untuk produksi produk tertentu, dan karena teknologi tertentu yang dimilikinya, ia dapat memproduksinya lebih murah. Analisis akan membantu mengidentifikasi jenis produk sebelum pesaing memasuki pasar.

Sel kanan atas menunjukkan kekuatan dan ancaman. Misalnya, untuk beberapa produk dasar perusahaan yang menghasilkan keuntungan paling besar, beberapa perusahaan kompetitif telah muncul yang memproduksi produk serupa dan menjualnya lebih murah.

Sel kiri bawah mencantumkan kerugian dan peluang perusahaan. Misalnya, meskipun biayanya tinggi, produk yang diproduksi oleh perusahaan tetap diminati.

Sel kanan bawah menunjukkan kelemahan dan ancaman. Yang pertama mungkin biaya produk yang tinggi atau kualitasnya yang rendah, dan sebagai ancaman - tindakan pesaing atau solvabilitas konsumen. Seperti apa analisis SWOT dapat dilihat pada tabel di atas.

Keuntungan analisis SWOT ketika menganalisis dan menilai situasi adalah memungkinkan untuk menilai tidak hanya faktor internal, tetapi juga faktor eksternal, yang bahkan bisa lebih signifikan daripada faktor internal.

Analisis faktor

Analisis faktor adalah metode analisis situasi yang melibatkan pembuatan perhitungan berdasarkandata tentang pekerjaan perusahaan dan konstruksi model multifaktorial dari keadaan saat ini dan pengembangan lebih lanjut dari perusahaan. Biasanya, metode ini digunakan dalam menilai kondisi keuangan perusahaan. Indikator seperti likuiditas, profitabilitas, kekuatan keuangan dan kemungkinan kebangkrutan dihitung.

Analisis kasus

Ini adalah metode analisis ketika, setelah membaca laporan tentang keadaan perusahaan saat ini, para peserta rapat dibagi menjadi beberapa kelompok dan membubarkan diri untuk diskusi kelompok tentang informasi yang diterima. Setelah itu, mereka bertemu lagi, dan masing-masing kelompok membawa ide mereka ke diskusi publik.

Ukuran kelompok rata-rata adalah tiga sampai tujuh orang. Mereka dapat mengungkapkan ide-ide mereka baik dalam rapat umum maupun langsung kepada orang yang harus membuat keputusan. Analisis kasus mencakup deskripsi masalah, perbandingannya dengan kasus serupa, dan solusi. Artinya, kelompok harus memberi tahu bagaimana mereka melihat situasi, seperti apa penampilan mereka, dan langkah apa yang harus diambil untuk memecahkan masalah.

Evaluasi hasil yang diperoleh

Setelah melakukan kegiatan yang dikembangkan sebagai hasil dari analisis situasi, perlu untuk mengevaluasi hasil ini, yaitu analisis ulang. Hanya dalam kasus ini, bukan keadaan perusahaan yang diperiksa, tetapi efeknya setelah solusi diimplementasikan dalam praktik. Untuk melakukan ini, gunakan metode membandingkan apa yang sebelum dan sesudah perubahan.

Peran analisis dalam pekerjaan perusahaan

Tanpa analisis situasi fisik secara teraturperkembangan normal perusahaan tidak mungkin. Manajer harus selalu menyadari apa yang terjadi dan dapat menentukan tidak hanya keadaan perusahaan, tetapi juga bagaimana prospek pengembangannya. Ini membantu tidak hanya untuk mengetahui apa kekurangan dalam pekerjaan perusahaan, tetapi juga untuk mengidentifikasi ancaman dan peluang eksternal untuk meningkatkan daya saing dan pengembangannya. Namun, ini harus dilakukan dengan cepat dan dengan biaya minimal. Analisis yang cepat memungkinkan untuk menjaga stabilitas keuangan perusahaan, mengidentifikasi kekurangan yang ada dalam pekerjaan dan menemukan cadangan untuk eliminasi mereka. Di masa depan, manajer akan dapat menggunakan manfaat yang memberinya pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh sebagai hasil dari pekerjaan.