Menyusun hasil inventarisasi: daftar dokumen, tata cara penyusunan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Persediaan diwakili oleh prosedur untuk membandingkan aset yang ada dengan informasi yang tersedia dalam catatan akuntansi perusahaan. Prosesnya dilakukan oleh komisi khusus yang ditunjuk dengan mengeluarkan perintah oleh kepala perusahaan. Seringkali, sebagai akibat dari prosedur, kekurangan atau kelebihan terungkap. Oleh karena itu, pendaftaran hasil inventarisasi harus dilakukan dengan bantuan dokumen yang kompeten dan resmi. Mereka dibuat dan ditandatangani oleh anggota komisi.

Konsep inventaris

Ini diwakili oleh metode verifikasi akuntansi standar dan sering digunakan tentang status dan pergerakan berbagai properti dan uang dalam suatu perusahaan. Ini mengidentifikasi perbedaan antara catatan dalam catatan akuntansi dan saldo aktual dari berbagai item atau dana di perusahaan.

Inventarisasi sedang dilakukan sehubungan dengan berbagai properti perusahaan. Selama implementasi, itu memperhitungkanPedoman khusus yang disetujui oleh Peraturan Menteri Keuangan No. 49. Tata cara pendaftaran hasil inventarisasi juga diberikan di sini.

Tujuan acara

Persediaan dapat dilakukan beberapa kali dalam setahun berdasarkan perintah yang dikeluarkan oleh direktur perusahaan. Proses tersebut harus dilaksanakan jika perusahaan dibeli, disewakan atau dijual. Selain itu, itu dilakukan sebelum pembentukan laporan tahunan, perubahan orang yang bertanggung jawab secara finansial, atau ketika pencurian terdeteksi di perusahaan. Aset tetap harus ditinjau setiap tiga tahun. Setelah berbagai bencana alam atau keadaan darurat, perusahaan harus mengidentifikasi kerugian yang terjadi, untuk itu inventarisasi dilakukan.

Melalui proses ini, beberapa tujuan dapat dicapai:

• Memeriksa literasi akuntansi oleh akuntan perusahaan;
• deteksi berbagai transaksi yang tidak tercatat;
• mengidentifikasi kesalahan yang dilakukan oleh staf akuntansi;
• kontrol atas keamanan barang berharga dan ketepatan waktu pembayaran;
• memeriksa kondisi dan kondisi penyimpanan properti;
• mengidentifikasi barang yang lambat atau basi;
• Memeriksa integritas pekerjaan orang yang bertanggung jawab secara finansial;
• mempelajari pergerakan persediaan di perusahaan;
• deteksi transaksi yang karena berbagai alasan tidak tercermin dalam akuntansi.

Untuk mencapai tujuan di atas, penting untuk mempelajari prosedur pelaksanaan dan pelaporan hasil dengan benarinventaris. Jika dokumentasi yang dihasilkan setelah proses ini mengandung pelanggaran atau kesalahan, maka hasilnya tidak akan dapat dipercaya.

Jenis proses

Inventaris dapat disajikan dalam beberapa cara. Itu bisa lengkap atau pribadi, serta selektif atau berkelanjutan.

Selain itu, prosedur tidak terjadwal, terjadwal, terkontrol, atau berulang.

Bagaimana caranya?

Melakukan inventarisasi dan memformalkan hasilnya adalah proses kompleks yang hanya diterapkan oleh komisi inventaris. Ini termasuk spesialis perusahaan yang tidak tertarik dengan hasil proses, dan juga memiliki pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan.

Prosedur inventaris dibagi menjadi langkah-langkah berikut:

• awalnya, perintah manajemen dikeluarkan, atas dasar mana proses ini dimulai;
• komisi inventaris ditunjuk;
• ahli yang dipilih mempelajari dokumen penerimaan dan pengeluaran, serta berbagai laporan mengenai pergerakan uang atau nilai material;
• ketua komisi menyetujui semua dokumentasi yang dilampirkan ke register;
• kwitansi dibuat oleh orang yang bertanggung jawab secara finansial;
• aset material nyata dibandingkan dengan catatan dalam dokumentasi;
• pemeriksaan kontrol dapat dilakukan di akhir proses;
• baru setelah itu keluar hasilnya.

Komisi harus kompetenmenyusun dokumen tentang hasil yang diperoleh, yang kemudian ditransfer untuk dipelajari kepada kepala perusahaan. Eksekusi yang kompeten dari hasil inventaris adalah kunci dari kegiatan perusahaan yang legal dan menguntungkan. Oleh karena itu orang yang tertarik dengan hasil yang diperoleh tidak diperkenankan untuk melakukan proses tersebut.

Prosedur untuk mendokumentasikan hasil inventarisasi

Di akhir proses, banyak dokumen yang harus disiapkan. Mereka dipelajari dan diisi oleh anggota komisi persediaan, setelah itu mereka dipindahkan untuk dipelajari ke manajemen perusahaan. Berdasarkan makalah-makalah ini, keputusan dibuat untuk meminta pertanggungjawaban orang atau akuntan yang bertanggung jawab secara finansial, sehingga anggota komisi harus menganggap serius pelaksanaan hasil inventarisasi. Dokumen-dokumen yang dibuat dalam hal ini diwakili oleh kertas-kertas berikut:

• pesanan, atas dasar mana prosedur verifikasi dimulai, dan dikeluarkan oleh kepala perusahaan;
• control log, yang menunjukkan bagaimana perintah direktur dilakukan oleh anggota komisi inventaris;
• inventaris properti lain-lain yang diwakili oleh aset tetap, aset tidak berwujud, barang atau uang tunai;
• tindakan memeriksa barang berharga yang dikirim;
• inventaris properti yang diterima untuk disimpan atau dalam perjalanan;
• tindakan inventarisasi logam mulia atau produk berharga;
• persediaan surat berharga dan BSO;
• tindakan memeriksa perhitungan yang dibuatdengan pembeli, kreditur, debitur atau pemasok;
• kolasi pernyataan yang dibuat sehubungan dengan aset tetap atau properti lainnya;
• tindakan pemeriksaan kontrol, yang dengannya Anda dapat memverifikasi penerapan prosedur yang benar;
• perintah manajemen mengenai hasil.

Setiap dokumen memiliki karakteristiknya sendiri. Dokumentasi hasil inventarisasi yang benarlah yang memungkinkannya digunakan untuk mengadili pelanggar atau mengidentifikasi pencurian.

Aturan untuk mengeluarkan perintah

Inventarisasi dilakukan semata-mata atas dasar perintah resmi yang dikeluarkan oleh kepala perusahaan. Dokumen ini termasuk dalam buku kendali, atas dasar itu efektivitas dan efisiensi pelaksanaan perintah direktur dievaluasi.

Contoh urutan tersebut dapat dipelajari di bawah ini. Sebuah dokumen bahkan dapat dibuat untuk revisi yang tidak terjadwal.

Nuansa membuat inventaris

Pendaftaran hasil inventarisasi terdiri dari pembentukan berbagai tindakan dan inventaris. Aturan untuk kompilasi mereka meliputi:

• berisi data terkini yang muncul dalam proses pengecekan oleh anggota komisi;
• Anda dapat mengisinya menggunakan komputer atau secara manual;
• kesalahan, noda atau koreksi tidak diperbolehkan;
• nama nilai yang berbeda,yang sedang diperiksa pasti terdaftar berdasarkan informasi dari nomenklatur;
• satuan pengukuran harus sama dengan catatan akuntansi;
• pada semua halaman inventaris, jumlah aset material yang benar-benar teridentifikasi, serta jumlahnya berdasarkan dokumen akuntansi;
• jika ada kesalahan, maka harus diperbaiki dengan mencoretnya, setelah itu diberikan data yang benar di atas, dan koreksi tersebut ditanda tangani oleh ketua komisi dan penanggung jawab keuangan perusahaan;
• persediaan tidak boleh memiliki baris kosong, jadi semua ruang yang tersisa cukup dicoret;
• Di akhir dokumen, dibuat catatan bahwa tarif dan pajak diperiksa, serta semua perhitungan dilakukan oleh anggota komisi.

Jika inventarisasi dilakukan karena perubahan penanggung jawab materiil, maka dokumen tersebut ditandatangani oleh mantan karyawan dan karyawan baru.

Urutan kepala berdasarkan hasil pemeriksaan

Perumusan dan penghitungan hasil inventaris merupakan langkah penting dalam prosedur ini. Ini harus mencakup penerbitan perintah oleh manajemen perusahaan. Pesanan ini dibentuk hanya setelah direktur perusahaan mempelajari tindakan inventaris, laporan pemeriksaan, inventaris, dan dokumen serupa lainnya.

Berdasarkan data yang diterima, manajemen memutuskan hasil audit. Keputusan semacam itu disetujui dengan bantuan perintah resmi. Karenadokumen mencakup data berikut:

• nama perusahaan;
• bentuk organisasi yang dipilih;
• tanggal penerbitan dokumen;
• menyediakan dokumen yang menjadi pedoman pimpinan organisasi dalam proses pengambilan keputusan;
• hasil verifikasi disetujui;
• memberi perintah atas dasar apa pelanggaran atau perbedaan yang teridentifikasi akan dihilangkan;
• orang yang ditunjuk sebagai pelaksana perintah, serta bertanggung jawab atas pelaksanaan keputusan direktur.

Perintah ini ditandatangani oleh pimpinan langsung perusahaan, dan setelah itu disahkan oleh seorang akuntan yang wajib membiasakan diri dengan naskah yang dibuat. Setelah itu, dokumentasi ditransfer ke departemen akuntansi, yang karyawannya bertanggung jawab atas pelaksanaan keputusan direktur.

Mengapa dokumentasi diperlukan?

Pastikan untuk menyusun dokumen utama resmi berdasarkan hasil audit. Merekalah yang mengkonfirmasi bahwa inventarisasi berkualitas tinggi telah dilakukan, dan bahwa semua informasi yang diidentifikasi dapat dipercaya.

Pendaftaran yang tepat dari hasil inventaris memungkinkan untuk menarik kesimpulan tentang seberapa banyak informasi dari akuntansi sesuai dengan jumlah sebenarnya dari nilai yang berbeda. Seringkali, dengan bantuan audit, dimungkinkan untuk mengidentifikasi tunggakan, penipuan, atau bahkan pencurian di pihak karyawan perusahaan.

Kesimpulan

Inventaris adalah cara yang berarti untuk memeriksa kebenaran pemeliharaanakuntansi. Hasilnya harus dibuat dengan benar, di mana banyak dokumen utama dibuat. Mereka harus dibentuk langsung oleh anggota komisi persediaan, setelah itu dipelajari dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan.

Berdasarkan dokumen-dokumen ini, Anda dapat menilai seberapa baik akuntansi organisasi dipelihara.