Kontrol saat ini, awal dan akhir: mengapa dan bagaimana hal itu dilakukan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Efisiensi manajemen ditentukan oleh pencapaian tujuan, pada semua tahap pergerakan menuju hasil, manajer harus melakukan kontrol dan pengawasan atas proses, sumber daya, lingkungan. Kontrol adalah salah satu tujuan fungsional terpenting dari seorang pemimpin.

Konsep pengendalian dalam manajemen

Manajemen diperlukan untuk mengatur kegiatan secara efektif, menghabiskan sumber daya secara rasional, dan mencapai tujuan. Manajemen secara tradisional memiliki lima fungsi dasar: perencanaan, pengorganisasian, motivasi, pengendalian dan koordinasi. Masing-masing memiliki kekhususan dan signifikansinya sendiri. Jadi, pengendalian, saat ini atau strategis, merupakan kegiatan penting seorang manajer untuk membandingkan hasil kerja dengan rencana pada semua tahap proses produksi, memeriksa hasil untuk kepatuhan dengan standar dan norma, dan menghilangkan penyimpangan yang muncul.

Pentingnya pengendalian dijelaskan oleh kebutuhan untuk menghilangkan ketidakpastian tentang keadaan di perusahaan dan kemajuan proses produksi. Juga, kontrol merupakan prasyarat untuk aktivitas yang sukses. Diamemungkinkan Anda untuk menilai situasi dan mencegah terjadinya krisis. Kontrol dan pengawasan diperlukan, tetapi mereka dapat mengambil banyak bentuk dan melakukan berbagai fungsi. Tergantung pada gaya kepemimpinan dalam suatu organisasi, kontrol dapat terkonsentrasi di tangan seorang manajer tunggal, biasanya seorang manajer senior, atau didelegasikan kepada beberapa karyawan.

Fungsi kontrol

Kontrol adalah momen kerja yang tidak menyenangkan bagi pemimpin dan pelaku, tetapi itu perlu. Dalam manajemen, biasanya berbicara tentang beberapa fungsi kontrol dasar:

- Penilaian lingkungan, eksternal dan internal. Dalam proses pengendalian, manajer mengumpulkan informasi dan menghilangkan ketidakpastian dalam memahami proses saat ini. Melakukan kontrol memungkinkan Anda untuk mendeteksi faktor negatif atau ancaman di lingkungan eksternal dan internal dan menemukan peluang untuk menghilangkannya atau memperhitungkannya dalam kinerja kegiatan.

- Menanggapi penyimpangan. Manajer mengontrol agar mengetahui semua detail proses produksi dan memiliki waktu untuk menanggapi perubahan dan penyimpangan. Kontrol memungkinkan Anda untuk melihat kesalahan dan ancaman tepat waktu dan dengan cepat membangun kembali proses produksi.

- Alokasi sumber daya. Kontrol taktis dan teknis memungkinkan penggunaan paling rasional dari uang yang tersedia, peralatan, menemukan tempat yang tepat untuk kompetensi karyawan. Pada saat yang sama, kontrol memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi cadangan dan menggunakannya secara produktif.

- Mempertahankan umpan balik. Fungsi interaktif dari kontrol adalah bahwa dalam pelaksanaannyainteraksi dibangun antara semua elemen sistem, antara manajer dan pelaksana.

- Evaluasi kinerja staf. Untuk memotivasi karyawan secara kompeten dan membayar pekerjaan mereka secara efektif, perlu dibangun sistem evaluasi yang jelas, dalam hal ini manajer membantu mengontrol di semua tahap produksi.

Jenis kontrol

Kompleksitas proses pengawasan menghasilkan beberapa kualifikasi kontrol.

Menurut frekuensi prosedur, mereka dibedakan:

- Kontrol awal. Bahkan sebelum pekerjaan dimulai, tindakan harus diambil untuk melacak dan mengevaluasi sumber daya utama: material, manusia, produksi. Tujuannya adalah untuk mencegah kemungkinan konsekuensi negatif dari tindakan pelaku. Ini memungkinkan Anda untuk membuat penyesuaian pada rencana bahkan sebelum mulai diimplementasikan dan sebelum kesalahan dibuat.

- Kontrol saat ini. Itu dilakukan selama pelaksanaan pekerjaan, tujuannya adalah untuk mengidentifikasi pada tahap terjadinya dan mencegah kesalahan dan penyimpangan. Hal ini bertujuan untuk memantau kepatuhan terhadap norma dan standar. Kontrol saat ini membutuhkan aliran informasi yang konstan dan koreksi kesalahan yang cepat.

- Kontrol terakhir. Dilakukan pada tahap menyimpulkan dan mengevaluasi pencapaian hasil. Tujuan utama dari jenis kontrol ini adalah untuk mencegah kesalahan serupa di masa depan. Data yang diperoleh selama tahap ini menjadi dasar untuk membuat rencana baru.

Berdasarkan frekuensi tindakan pengendalian, strategis, taktis danpengendalian operasional. Dengan afiliasi fungsional, para ahli menyebut jenis kontrol keuangan, produksi, pemasaran, dan personel. Anda juga dapat membedakan jenis kontrol eksternal dan internal berdasarkan arah tindakan.

Kontrol strategis dan taktis

Alat yang paling penting untuk implementasi rencana perusahaan adalah kontrol strategis dan taktis. Tugas dari jenis kegiatan manajemen ini adalah untuk memantau kebenaran rencana dan tindakan yang sedang berlangsung. Kontrol strategis adalah pemeriksaan sistematis kepatuhan dengan tujuan global, program dan tindakan strategis. Tujuan dari jenis kegiatan ini adalah: menentukan kebenaran tujuan jangka panjang yang dipilih dan kebenaran cara mencapainya, mengidentifikasi peluang potensial bagi perusahaan. Kontrol taktis dikaitkan dengan memeriksa pencapaian jangka pendek, tujuan langsung. Alatnya adalah kontrol teknis, yang bertujuan untuk mengidentifikasi kepatuhan yang ketat dari proses produksi dengan peraturan, standar dan peraturan.

Kontrol pada tahap persiapan

Seluruh proses manajemen dipenuhi dengan tahapan pengendalian. Ada tradisi klasifikasi panggung, dalam hal ini ada: kontrol awal, saat ini dan akhir. Masing-masing menjalankan fungsinya dan memiliki ciri khas. Kontrol awal mendahului dimulainya pekerjaan, ini merupakan bagian integral dari perencanaan. Tujuannya adalah untuk menciptakan kondisi untuk peluncuran produksi yang efektif. Hal iniPada tahapan tersebut dinilai kesiapan dan kompetensi personel, ketersediaan sumber daya yang diperlukan, dan dokumentasi kegiatan.

Kontrol saat ini, tidak seperti kontrol awal, bertepatan dengan tahap produksi tepat waktu. Fungsi utamanya adalah untuk meningkatkan alur kerja. Manajer terus memantau kepatuhan semua operasi produksi dan tindakan pelaku dengan rencana dan standar yang disetujui. Terkadang tahap ini juga disebut "kontrol perantara", yang menekankan fitur utamanya - identifikasi kekurangan dan penyimpangan dalam perjalanan menuju tujuan. Ini diterapkan pada penilaian solusi dari masalah saat ini dan strategis. Yang paling penting adalah kontrol akhir atau final. Ini sangat berbeda dari tahapan lain dalam tugas dan alurnya.

Kontrol akhir: spesifik

Tahap akhir dari proses produksi melibatkan penyelesaian beberapa tugas penting. Ini adalah identifikasi tingkat kepatuhan dengan tujuan dan hasil yang ditetapkan, penilaian pekerjaan personel, penyusunan daftar kesalahan dan kesalahan untuk melanjutkan ke tahap perencanaan baru berdasarkan pada mereka. Kontrol akhir harus dilakukan sesuai dengan kriteria yang ditetapkan, sehingga para pelaku memahami bagaimana pekerjaan mereka diperiksa dan bagaimana hal ini akan mempengaruhi remunerasi mereka. Jenis pengawasan ini dikaitkan dengan penilaian pengeluaran sumber daya, dengan menentukan efektivitas strategi dan taktik, dan menilai kebenaran keputusan yang dibuat sebelumnya. Hasil dari tahap ini sangat penting untuk masa depan organisasi, karena hasilnya dapathindari kesalahan saat membuat rencana untuk masa depan.

Prosedur kontrol

Kontrol, saat ini dan final, dilakukan menurut satu algoritma.

Pada tahap pertama, informasi dikumpulkan, kemudian kriteria evaluasi dirumuskan untuk setiap operasi dan proses, kemudian tujuan dan metode pengendalian ditentukan. Ini adalah tahap persiapan. Selanjutnya, kontrol memasuki tahap evaluasi aktual dari proses dan tindakan. Tahap terakhir adalah analisis informasi yang diterima dan perumusan kesimpulan, yang identik dengan pengendalian akhir. Sebagai hasil dari semua tindakan ini, keputusan manajerial harus lahir.

Prinsip pengendalian

Seorang manajer yang menjalankan kontrol, saat ini, strategis atau final, harus mengingat prinsip-prinsip dasar penerapannya. Ini termasuk:

- Ketepatan waktu. Harus ada waktu antara prosedur pengendalian, tidak boleh terlalu sering agar karyawan tidak merasa tidak dipercaya. Namun sebaiknya jangan terlalu sering dilakukan agar karyawan tidak terkesan kurang kontrol.

- Fleksibilitas. Harus menyesuaikan dengan kondisi saat ini.

- Profitabilitas. Tujuannya adalah untuk menghemat sumber daya, sehingga tidak memerlukan investasi yang besar.