Jam kerja. Foto waktu kerja: contoh, sampel

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Efisiensi membuat orang sukses, kompetitif. Alat yang hebat untuk meneliti seberapa efisien Anda menggunakan waktu kerja adalah fotografi waktu kerja, dengan kata lain juga disebut ketepatan waktu. Apa alat ini, bagaimana menggunakannya dan apa hasilnya - baca di artikel.

Apa yang dimaksud dengan fotografi waktu kerja?

Ini adalah metode penelitian di mana seluruh hari kerja atau periode waktu tertentu dikenai pengukuran terus menerus. Berkat pengamatan ini, Anda dapat memperoleh informasi tentang apa yang dilakukan seorang karyawan, sekelompok karyawan, atau sebuah tim selama hari kerja. Pengawasan dilakukan oleh spesialis, dan studi semacam itu juga dapat dilakukan secara mandiri. Semua tindakan, baik yang berhubungan dengan pekerjaan dan gangguan, istirahat merokok, komunikasi informal, dan sebagainya, benar-benar diperbaiki.

Di antara karyawan yang menyukai manajemen waktudan menyadari pentingnya manajemen waktu, ini adalah alat yang populer. Selain itu, jika Anda tertarik dengan pertanyaan tentang bagaimana mengoptimalkan waktu kerja, fotografi waktu kerja akan menjadi langkah pertama. Anda hanya dapat mengelola apa yang diukur. Seringkali, hanya mengamati, bahkan tanpa mengubah hari kerja, sudah mengarah pada peningkatan efisiensi.

Gol

Metode ini memiliki beberapa tujuan. Salah satu yang paling penting adalah identifikasi kerugian waktu selama hari kerja. Yang berikutnya adalah menentukan alasan hilangnya waktu dan mengembangkan sistem tindakan yang memungkinkan Anda bekerja lebih efisien. Fotografi waktu kerja memungkinkan Anda untuk mengembangkan standar waktu untuk proses kerja, belajar dari pengalaman organisasi dari karyawan yang paling sukses dan mengajarkannya kepada orang lain untuk mencapai hasil yang tinggi.

Penelitian semacam ini menjadi sangat berharga ketika isu perluasan atau pengurangan staf, pembagian tanggung jawab sedang diputuskan.

Jika Anda ingin mendiskusikan dengan penyelia Anda tentang kenaikan gaji atau mencari asisten, foto jam kerja yang dibuat sendiri akan menjadi dasar bukti yang bagus. Anda akan memiliki argumen yang kuat, pemimpin akan menganggap proposal Anda lebih serius jika Anda mempersiapkan dengan cara ini.

Mengambil foto waktu kerja

Meskipun nama prosedurnya mengandung kata "fotografi", peralatan fotografi tidak diperlukan. Kertas yang cukup danpulpen. Untuk menyederhanakan tugas, formulir yang sudah jadi dengan sampel isian telah dikembangkan. Mereka dapat ditemukan dalam sistem hukum seperti "Konsultan". Anda dapat mengembangkan formulir sendiri atau bertahan dengan tabel biasa.

Satu hari tidak selalu cukup, jadi pengawasan bisa memakan waktu beberapa hari.

Seluruh proses secara kondisional dapat dibagi menjadi tiga tahap: persiapan, proses pengamatan, pemrosesan hasil. Pada tahap persiapan, formulir disusun dan diisi, pada tahap pengamatan, pencatatan disimpan, pada tahap pengolahan hasil, mereka menghitung berapa lama jenis pekerjaan ini atau itu, menganalisis efektivitas, dan menarik kesimpulan.

Menghitung hasil

Agar lebih mudah untuk menghitung, operasi dari jenis yang sama digabungkan, dikumpulkan dalam kelompok. Grup yang paling populer adalah:

• Persiapan dan penyelesaian pekerjaan (memulai peralatan, menyiapkan peralatan yang diperlukan, mematikan peralatan, membersihkan tempat kerja).
• Masalah organisasi.
• Waktu yang digunakan untuk pelaksanaan tugas langsung.
• Istirahat dan istirahat makan siang.

Kelompok yang lebih kecil dapat diidentifikasi jika sesuai untuk studi tertentu. Kemudian dihitung koefisien yang menunjukkan efisiensi atau inefisiensi hari kerja karyawan.

Lembar waktu

Formulir harus memiliki "tajuk" di mana informasi tentang nama lengkap dan spesialisasi dimasukkankaryawan, fasilitas tempat penelitian dilakukan, tanggal dan waktu analisis.

Maka harus ada meja. Kolom pertama adalah nomor urut, kemudian kolom untuk nama pekerjaan yang dilakukan. Kolom ketiga menunjukkan periode waktu dari kapan dan berapa lama pekerjaan itu dilakukan. Kolom keempat menghitung jumlah waktu yang dihabiskan untuk bekerja. Anda dapat menambahkan kolom komentar.

Jenis penelitian utama

Satu karyawan dapat diamati, maka itu akan menjadi foto individu. Mereka bisa menonton grup atau brigade, lalu foto grup atau brigade.

Jika observasi dilakukan sepanjang hari kerja, maka foto seperti itu disebut klasik. Anda tidak dapat memperbaikinya sepanjang hari, tetapi hanya momen individualnya saja.

Satu divisi lagi telah disebutkan di atas. Seorang spesialis dapat mengamati, atau Anda dapat memotret hari kerja sendiri. Saat menggunakan pengamat luar, Anda mungkin menghadapi reaksi negatif dari karyawan. Mereka mungkin menolak untuk bekerja di bawah pengawasan, atau sebaliknya, mulai bekerja lebih cepat dan lebih dari biasanya, yang akan menyebabkan kesalahan data pada biaya waktu.

Penelitian dapat dilakukan dengan bantuan peralatan video. Di satu sisi, ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan informasi yang objektif, di sisi lain, tidak setiap tindakan dapat dibedakan dengan jelas hanya dengan mengamati dari samping, tanpa komentar dari orang yang melakukan pekerjaan.

Psikologispersiapan

Penelitian tentang bagaimana karyawan menggunakan waktu kerja - memotret waktu kerja, cara yang secara teknis sederhana namun sulit secara psikologis. Karyawan menganggap studi tersebut sebagai upaya untuk memantau mereka, memperburuk kondisi kerja, mengidentifikasi kekurangan dan menghukum.

Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan penjelasan awal tentang pentingnya penelitian semacam itu. Iklim psikologis dalam tim memiliki dampak serius. Jika orang bekerja dalam suasana kepercayaan dan niat baik, mereka akan rela melakukan apa pun yang akan membantu membuat organisasi lebih efisien dan kompetitif. Sebaliknya, jika tim dicirikan oleh ketidakpercayaan, hukuman terus-menerus, maka akan sangat sulit untuk mendapatkan informasi yang dapat diandalkan yang benar-benar akan memberikan hasil.

Penting untuk membangun sistem motivasi yang akan bermanfaat bagi karyawan untuk bekerja secara efisien.

Membedah contoh

Tidak mungkin setiap karyawan membuat waktu yang akurat pada hari kerja. Hal yang paling sulit dilakukan adalah melakukannya dengan karyawan di posisi manajerial, foto waktu kerja seorang akuntan sangat sulit. Lebih mudah dengan spesialis yang operasinya memiliki batasan yang jelas dan ciri khas. Biasanya, ini adalah spesialisasi kerja.

Mari kita lihat sebuah contoh. Seorang karyawan adalah seorang manajer di departemen perusahaan. Berikut adalah foto waktu kerja (contoh):

• Awal hari kerja - 9.00.
• Persiapan tempat kerja(boot komputer, menyiapkan dokumen) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Percakapan telepon dengan klien kunci - 30-9-09.
• Memeriksa email - 9-42.
• Menyiapkan kontrak untuk klien – 9-53.
• Smoke break - 10-37.
• Menyiapkan presentasi produk baru untuk klien – 10-57.
• Makan Siang - 14-05.
• Magang karyawan baru - 14-58.
• Smoke break - 16-15.
• Menelepon pelanggan - 16-30.
• Akhir hari (membersihkan desktop, mematikan komputer) - 17-55.
• Meninggalkan rumah - 18-00.

Sekarang Anda perlu menghitung berapa lama setiap tindakan dilakukan, mendistribusikan jenis pekerjaan ke dalam kelompok, menghitung rasio efisiensi manajer. Foto waktu kerja ini (contoh) akan membantu Anda membuatnya sendiri.

Siapa yang membutuhkan informasi ini?

Pertama-tama, pemangku kepentingan adalah para manajer dan pemilik perusahaan yang ingin memahami seberapa optimal penempatan staf, apakah sumber daya tenaga kerja perusahaan digunakan secara efisien.

Karyawan departemen SDM, departemen SDM juga membutuhkan studi serupa untuk menyusun deskripsi pekerjaan yang layak, memilih dengan tepat jumlah karyawan yang dibutuhkan organisasi, dan melakukan penelitian.

Karyawan yang bertanggung jawab sendiri tertarik pada fakta bahwa hari kerja digunakan secara efisien, tanpa waktu henti dan pekerjaan darurat, tidak ada situasi dengan lembur atau pekerjaan yang diambilrumah.

Sekarang Anda sudah familiar dengan teknik yang memungkinkan Anda untuk menilai apakah waktu kerja digunakan secara efektif (foto waktu kerja). Cobalah untuk mempraktikkan metode ini, Anda akan menemukan sejumlah besar cadangan, Anda akan melihat bagaimana bekerja secara optimal. Berkat pendekatan ini, Anda dapat berubah menjadi salah satu karyawan perusahaan yang paling produktif, dan ini pasti akan dilihat dan dihargai.