Desain surat merupakan momen penting dalam aktivitas seseorang dan organisasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Menulis diciptakan setelah manusia belajar berbicara dan memahami satu sama lain. Sejak zaman kuno, orang telah menulis surat satu sama lain, mengungkapkan perasaan, emosi, pengalaman di dalamnya, atau sekadar menceritakan suatu peristiwa. Sebelumnya, ini adalah satu-satunya cara untuk berkomunikasi jarak jauh. Saat ini, penggunaan teks tulisan tangan telah menjadi jauh lebih sedikit, tetapi format huruf yang benar tetap tidak berubah.

Surat datang dalam berbagai bentuk. Ini bisa berupa teks sederhana yang disampaikan antara kerabat, teman atau kenalan. Dalam hal ini, Anda dapat memformat surat sesuai kebijaksanaan Anda. Pada saat yang sama, tidak ada yang akan memperhatikan fakta bahwa ada kekurangan.

Surat bisnis adalah situasi yang sama sekali berbeda. Ini membutuhkan gaya khusus dengan penggunaan frasa sopan dan kata-kata yang diperlukan. Aturan penulisan surat bisnis menyiratkan adanya pendahuluan dan penutup, serta,bagian utama. Yang terakhir biasanya memberikan beberapa penjelasan atau bukti. Sebuah surat bisnis membutuhkan konsistensi, keringkasan, kebenaran dan persuasif. Penyajiannya biasanya dibuat dari orang pertama jamak, atau dari orang pertama atau ketiga tunggal. Jika surat itu ditujukan, misalnya, kepada manajer, maka Anda dapat menggunakan ungkapan "Yang Terhormat …", maka dalam kesimpulan Anda harus menandatangani: "Dengan hormat …". Surat-surat dalam gaya bisnis memerlukan kepatuhan dengan panjang tertentu, yang, jika mungkin, tidak boleh melebihi satu halaman A4. Penting untuk menyatakan setiap pertanyaan dalam paragraf terpisah, karena dalam bentuk ini jauh lebih mudah untuk menganalisis informasi yang diterima.

Seperti disebutkan di atas, desain surat bisnis dilakukan dengan gaya resmi yang ketat. Oleh karena itu, perlu untuk mempertahankannya sepanjang presentasi. Penting untuk diingat bahwa korespondensi dilakukan dengan pejabat atau manajer, sehingga informasi harus diberikan tanpa melampaui apa yang diizinkan (tidak bersifat pribadi atau memaksakan pendapat Anda), dan topik utama diskusi adalah kegiatan organisasi. Surat desain ini benar-benar dapat diterima untuk semua jenis korespondensi resmi. Bisa berupa:

- Jawaban, permintaan, penawaran, banding

- Pemberitahuan, yang paling sering merupakan tanggapan atas banding yang diterima. Di sini Anda dapat menggunakan frasa seperti “Kami informasikan”, “Beri tahu”, dan seterusnya

- Surat jaminan. Format surat berartikonfirmasi atas suatu tindakan atau permintaan.

- Surat arahan, yang berisi beberapa instruksi atau pemberitahuan dari atasan kepada bawahan.

Surat bisnis apa pun hanya boleh berisi informasi yang andal dan terkini. Penggunaan ekspresi atau frasa cabul yang tidak dapat diterima di lingkungan ini dikecualikan. Menulis surat merupakan momen yang sangat serius dan bertanggung jawab, dimana keberhasilan suatu transaksi, pekerjaan atau momen penting lainnya dalam kehidupan seseorang dan kegiatan suatu organisasi terkadang bergantung.