Tender - apa itu? Arti kata dan bagaimana itu diterapkan dalam praktik

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Saat ini, hampir semua produk di pasar dibeli secara tender. Tender sebenarnya adalah sebuah kompetisi, di mana hasil dari perusahaan Pelanggan memilih Pemasok atau Kontraktor yang siap menawarkan persyaratan kerjasama yang paling menguntungkan: harga rendah, solusi asli atau profesionalisme yang tak tertandingi.

Jadi Anda telah memutuskan untuk mengajukan tender. Artinya, Anda harus menyusun penawaran dengan cermat, menunjukkan kepada Pelanggan bahwa Anda benar-benar mengenal segmen pasar Anda dengan baik dan memiliki pengalaman kerja yang memadai.

Tender vs. Lelang: apa bedanya?

Di sini Anda mungkin memiliki pertanyaan yang sangat logis: bagaimana skema untuk memilih Kontraktor dan Pemasok ini berbeda dari yang lain?

Pertama, semua peserta lelang dapat berkenalan dengan penawaran pesaingnya, mengetahui berapa harga yang siap mereka kerjakan. Artinya, selalu ada kesempatan untuk menyesuaikan penawaran Anda sendiri sedemikian rupa agar menonjol dari perusahaan lain. Berikut tendernyaitu, pertama-tama, kurangnya keterbukaan seperti itu. Semua peserta mengajukan proposal, sehingga dapat dikatakan, “dalam amplop tertutup.”

Bahkan, isi dokumen benar-benar tersembunyi dari pesaing dan hanya tersedia untuk komisi khusus.

Apa yang dimaksud dengan dokumen tender?

Perusahaan pelanggan dan peserta sedang menyiapkan paket dokumen yang berisi ketentuan kompetisi yang sedang berlangsung dan kontrak yang akan datang.

Dokumentasi harus berisi dua bagian:

• Teknis. Meliputi uraian tentang syarat-syarat utama kontrak, data umum objek lelang, kartu informasi yang menunjukkan tata cara penyiapan dan pengajuan penawaran.
• Komersial. Berisi harga dan skema penetapannya, jadwal dan ketentuan pembayaran, sumber pembiayaan, bank garansi, serta persyaratan untuk jenis asuransi tertentu.

Penting untuk mempertimbangkan bahwa dalam setiap kasus, panitia tender menentukan konten secara individual. Persiapan dokumen yang kompeten sangat penting. Yang terbaik adalah jika spesialis tender berpengalaman mengawasi seluruh proses. Ini penting, karena kesuksesan masa depan Anda bergantung pada setidaknya 50% dari seberapa kompeten semua dokumen yang diperlukan disusun dan disiapkan. Lagi pula, karena tidak memiliki pengalaman bekerja dengan organisasi Anda, Pelanggan hanya dapat mengandalkan dokumen yang Anda berikan.

Rahasia sukses bagi yang akan mengikuti tender

Ada pendapat bahwa ketika memilih penawaran yang sesuai, perusahaan Pelanggan hanya berfokus pada harga. Tentu saja, ini terjadi, tetapi jauh lebih jarang daripada yang Anda bayangkan. Saat menyusun proposal tender, para ahli merekomendasikan untuk mengikuti beberapa prinsip. Kebenaran ini setua dunia, tetapi seiring waktu mereka tidak kehilangan relevansinya.

1. Jangan mendaftar untuk semua kontes berturut-turut

Sebelum bergegas ke pertempuran dan mengajukan penawaran, pertimbangkan pro dan kontra sepuluh kali, pahami apakah benar-benar layak untuk mengambil bagian dalam tender khusus ini. Tidak selalu keinginan untuk menghasilkan keuntungan harus menjadi faktor penentu - terkadang jauh lebih penting untuk fokus pada pengembangan bisnis Anda sendiri, masalah mendesak atau mencari proyek lain yang lebih menguntungkan yang akan Anda kerjakan dengan senang hati dan itu akan membawa Anda lebih banyak untung.

2. Biarkan penawaran Anda membawa nilai tambah

Salah satu aturan utama yang perlu diingat oleh perusahaan yang ingin memenangkan tender adalah bahwa tidak cukup untuk memenuhi proposal secara penuh dengan persyaratan yang ditentukan oleh Pelanggan. Namun, bahkan harga yang lebih rendah bukanlah jaminan bahwa kontrak akan selesai dengan Anda. Cobalah untuk mempelajari lebih lanjut tentang perusahaan klien, memahami masalah apa yang dihadapi manajemen, dan kemudian menyelesaikan proposal Anda sehingga komisi tidak dapat mengabaikannya.

3. Perhatikan hal-hal kecil

Sekali lagiMari kembali ke topik yang sudah kita singgung di atas. Bahkan jika Anda berhasil membuat kesan yang baik pada Pelanggan dan menawarkan harga yang menguntungkan, tetapi Anda tidak cukup memperhatikan pelaksanaan dokumen yang benar, Anda berisiko kehilangan banyak peluang. Namun Anda juga tidak boleh terlalu terbawa suasana, karena yang terjadi sebaliknya: terperosok ke dalam hiruk pikuk birokrasi, Anda bisa melupakan esensi dan tujuan proposal.

4. Ingatlah bahwa organisasi tidak membuat keputusan, orang yang melakukan

Tergantung mereka yang memenangkan tender. Bagaimana itu bekerja? Terkadang, untuk mendapatkan kesempatan mengerjakan proyek yang diinginkan, cukup menjalin kontak dengan mereka yang akan membuat keputusan yang mengubah hidup bisnis Anda.

5. Pertahankan merek profesional sejati

Tetapi meskipun proposal Anda 100% berhasil, belum tentu Anda akan memenangkan tender. Hal ini dapat disebabkan oleh banyak alasan, dan salah satunya adalah ketidakmampuan negosiator Anda untuk memberikan jawaban yang jelas atas pertanyaan Pelanggan selama negosiasi. Oleh karena itu, tingkat keterlibatan dalam proses kerja dan kompetensi seluruh peserta tanpa terkecuali merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan.

Bagaimana mempersiapkan tender? Informasi untuk Pelanggan

Untuk bagiannya, perusahaan Pelanggan, yang telah memutuskan untuk menyelenggarakan kompetisi semacam itu, juga harus mempersiapkannya dengan cermat dan menyediakan semua dokumen yang diperlukan:

• Undangan untuk berpartisipasi di perusahaan lain.
• Formulir Kualifikasi (di mana peserta akantunjukkan informasi resmi tentang diri Anda).
• Brief (kuesioner yang berisi data dasar tentang masalah tender).
• Informasi tambahan tentang proyek.
• Kriteria utama untuk mengevaluasi peserta yang akan menjadi pedoman Anda saat membuat pilihan akhir.

Sangat penting bahwa semua informasi dalam dokumen jujur, dapat diandalkan, dan terstruktur dengan baik. Saat ini, dimungkinkan untuk membuat tender elektronik tanpa masalah - ini sebenarnya adalah tender yang sama, tetapi semua informasi dari perusahaan Pelanggan dan calon pelaksana datang melalui jaringan, di Internet.

Kompetisi itu sendiri terdiri dari tiga tahap: mencari calon peserta, analisis rinci proposal mereka, mendiskusikan proyek dan, pada kenyataannya, menyimpulkan kontrak dengan pemenang.