Strategi efisiensi operasional: konsep, pendekatan komprehensif, fase dan hasil pengembangan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Ingat "Cepat, kualitas tinggi, murah: pilih dua" yang terkenal. Pemenuhan tiga keinginan yang saling eksklusif pada saat yang sama secara prinsip dianggap tidak mungkin. Sekarang kita harus menyingkirkan stereotip ini.

Strategi efisiensi operasional ditujukan justru untuk meningkatkan kualitas produk tanpa kehilangan waktu dan dengan biaya produksi yang minimal. Ini adalah keberangkatan dari pekerjaan terburu-buru dan force majeure ke keadaan perusahaan baru, yang namanya belum terlalu mapan. Ini kadang-kadang disebut sebagai "kelincahan" dalam bisnis, mengacu pada kecepatan, kelincahan, dan kelincahan.

Efisiensi operasional perusahaan adalah peningkatan kualitas produk sekaligus mengurangi biaya. Ini bukan tugas yang mudah, dan untuk mencapai tujuan ambisius seperti itu akan membutuhkan strategi dan perubahan besar di perusahaan.

Tetapi permainan ini sepadan dengan lilinnya, karena keuntungan utama dari perusahaan modern terbaik adalah kemampuan untuk merespons perubahan eksternal dengan cepat dan memadai, menjagaini adalah biaya optimal. Teknologi untuk mencapai tingkat efisiensi operasional yang tinggi perlu dipahami dengan baik.

Ada yang tidak beres. Semuanya salah

Perusahaan telah beroperasi selama beberapa tahun dengan keuntungan yang baik dan pangsa pasar yang stabil. Tidak ada perubahan dalam sistem manajemen, karena "yang terbaik adalah musuh dari yang baik", dan mengapa, ketika indikator perusahaan berjalan seiring dengan grafik inflasi dan statistik pasar regional. Semuanya baik.

Bagus, tapi tidak begitu bagus. Karena dalam situasi ini, gejala yang mengkhawatirkan pasti akan muncul:

• prosedur tambahan dan tindakan pengaturan yang sudah usang, tetapi tidak ada yang menghapusnya;
• duplikasi pekerjaan oleh departemen yang berbeda;
• kurangnya informasi terkini yang dapat diandalkan tentang keadaan sumber daya, termasuk keuangan;
• kurangnya rencana pengoptimalan biaya dan biaya;
• peralatan lama, teknologi ketinggalan jaman;
• penurunan aktivitas kreatif karyawan: mereka tidak punya waktu.

Gejala seperti itu tidak dapat menghasilkan sesuatu yang baik. Mereka tidak.

Inilah hasilnya:

• negara bagian meningkat, gaji tumbuh secara dahsyat - artikel tentang upah;
• tidak ada yang mengendalikan biaya;
• makalah yang berlebihan muncul - dokumen pelaporan yang tidak perlu, posisi yang tidak menguntungkan dalam laporan, dll.;
• di gudang - kelebihan stok, dan dalam laporan keuangan - membekukan uang di saham;
• suasana hati karyawan menyerupai sindrom depresi umum perusahaan,motivasi apa pun telah berhenti bekerja, hanya metode "di bawah tongkat" yang tersisa.

Diagnosis, seperti yang Anda lihat, tidak penting. Cara pengobatan modern terbaik adalah dengan meningkatkan efisiensi operasional. Mari beralih ke cara penggunaan, dosis, dan kontraindikasi.

Konsep, nuansa dan perbedaan

Apa perbedaan mendasar antara metode standar untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dan inisiatif proyek "Efisiensi operasional"?

Tidak pernah ada hal sepele dalam blok operasional kegiatan perusahaan. Cacat yang tampaknya tidak signifikan di awal atau di cabang samping dari rantai proses dapat menyebabkan konsekuensi negatif yang serius. Menghilangkan situasi seperti itu biasanya sangat mahal dari semua sudut pandang: psikologis, keuangan, komunikasi, dll.

Misalnya, Anda mulai bertindak dengan cara tradisional dan mulai memecahkan masalah kelebihan stok di gudang - untuk mengurangi tingkat stok produk jadi. Anda mencari solusi di dalam perusahaan. Dan dalam situasi seperti itu, ada risiko mendapatkan efek samping negatif berupa konflik dengan produsen, yang Anda tidak mungkin menuntut untuk meningkatkan kecepatan rilis produk.

Sayangnya, efek mencoba untuk menang di satu bidang sementara menimbulkan kerugian di bidang lain ada di mana-mana: strategi untuk meningkatkan indikator individu sering kali mengarah pada pengenalan program TI lain, memperumit proses bisnis, atau sekadar meningkatkan biaya.

Strategi ruang operasiefisiensi menyiratkan pendekatan yang seimbang untuk menemukan peluang cadangan internal dan implementasinya. Merupakan integrasi dari semua aktivitas di perusahaan.

Efisiensi operasi bisnis bukanlah strategi, sangat penting untuk memahami hal ini. Strategi dikembangkan dengan definisi indikator target, cara untuk mencapainya, vektor utama pembangunan. Efisiensi operasional pada dasarnya adalah alat taktis, ini adalah keadaan perusahaan sehari-hari dengan kinerja yang stabil di semua posisi.

Semuanya, sekaligus dan cepat

Rasio terbaik antara biaya dan hasil akhir pekerjaan adalah syarat utama implementasi konsep. Perusahaan yang beroperasi dalam format ini melakukan tindakan yang sama lebih cepat, lebih baik, dan dengan jumlah cacat minimum. Kombinasi properti inilah yang merupakan keunggulan kompetitif yang kuat di pasar. Karena tidak mungkin mencapai indikator kinerja tinggi dengan cepat. Itu sangat mahal. Untuk mengimplementasikan konsep tersebut, dibutuhkan kesabaran, keteguhan hati, kemampuan komunikasi yang tinggi, program efisiensi operasional itu sendiri, dan masih banyak lagi. Indikator ini tidak dapat "dicuri" - indikator ini tidak akan berfungsi dengan cara apa pun jika menggunakan indikator orang lain. Oleh karena itu, efisiensi operasional memiliki dua sifat yang lebih berharga - keberlanjutan dan umur panjang.

Dua dalam satu: pendekatan terpadu untuk implementasi strategi

Tidak ada klasifikasi yang jelas tentang pendekatan utama untuk mengelola organisasi dalam perekonomian. Tidak ada keraguan bahwa itu harus sistemik. Tapi pilihannyadari metode manajemen yang tersedia dapat menyebabkan kesulitan tertentu. Apa pendekatan terbaik untuk meningkatkan aktivitas operasional: struktural, fungsional, situasional, proses atau proyek?

Tampaknya solusi hybrid akan tepat dan logis: gabungkan kedua pendekatan. Kita berbicara tentang integrasi pendekatan proyek dan proses. Untuk menyelaraskannya, perlu untuk mengembangkan struktur kegiatan operasional, membuat dan mengimplementasikan proses menggunakan eksekusi terpadu proyek efisiensi operasional. Semua tindakan ini bukanlah hal baru dan berlebihan, mereka diperlukan dalam hal apa pun. Oleh karena itu, pilihan proses dan pendekatan proyek tampaknya cukup dapat diterima.

Tahap pengembangan dan implementasi

Optimasi proses bisnis organisasi. Jika pendekatan proses tidak diterapkan di perusahaan atau diimplementasikan secara formal, situasi ini harus diubah. Penting untuk menghitung dan membangun rantai tindakan yang optimal yang akan mengarah pada hasil yang lebih baik dengan biaya minimal dalam bentuk material dan sumber daya manusia. Karyawan yang bertanggung jawab atas proses "filosofi" di perusahaan harus ditugaskan secara khusus dengan deskripsi tanggung jawab fungsional yang jelas. Subordinasi langsung harus sangat tinggi - terbaik dari semua kepala atau wakil kepala pertama

• Komponen yang paling penting dan sangat menjanjikan adalah penggunaan sumber daya manusia secara rasional. Prinsip ini sama sekali tidak terbatas pada yang dapat dipahamistruktur organisasi dengan tanggung jawab fungsional yang jelas dari setiap karyawan. Kita berbicara tentang teknologi perekrutan baru, manajemen bakat, format baru untuk pelatihan dan pengembangan karyawan. Dengan kata lain, optimalisasi sumber daya manusia menyiratkan, pertama-tama, kualitas sumber daya yang tinggi. Ini adalah karyawan yang kompeten dan berpendidikan.
• Prinsip "Sumber Daya" - sikap hati-hati terhadap sumber daya. Saat ini, ungkapan "manufaktur ramping" sering digunakan, yang tidak terlihat sangat profesional. Faktanya adalah bahwa sistem "manufaktur ramping" Jepang mencakup persyaratan yang cukup spesifik dan ketat yang tidak disadari banyak orang. Dengan satu atau lain cara, efisiensi sistem operasi mencakup masalah "sumber daya". Poin penting yang perlu diingat adalah bahwa "sikap hati-hati" tidak berarti menghemat uang, tetapi menggunakan segala jenis sumber daya secara optimal.
• Memantau perubahan dalam bentuk apa pun - internal dan eksternal. Ini tidak sesederhana kelihatannya pada pandangan pertama. Informasi tentang pesaing, teknologi baru, perubahan undang-undang, pertengkaran antara kepala departemen, kecelakaan di gudang yang jauh - semuanya harus diproses dan ditransmisikan melalui saluran yang sudah ada. Komponen informasi harus ditulis dengan baik dalam proses bisnis khusus.
• Sistem kontrol dan akuntansi. Alur pelaporan yang kompeten sesuai dengan aturan birokrasi klasik. Konsep birokrasi tidak layak didiskreditkan, itu berarti alur kerja yang benar: "minimum yang diperlukan untuk orang yang tepat." pendekatan proses, sertaperubahan lain harus didokumentasikan untuk satu alasan: untuk melacak hasil dan perubahan KPI untuk operasi.

Tugas untuk perusahaan Rusia

Dengan latar belakang regulasi pasar yang ketat, konsumen yang lebih canggih, perlambatan pertumbuhan PDB, dan banyak peristiwa lain yang tidak memudahkan perusahaan untuk tumbuh, ruang lingkupnya perlu didefinisikan dengan jelas. Mereka bahkan dapat disebut pertempuran, dan implementasinya yang mendesak - kegiatan garis depan. Anda dapat melakukannya tanpa lelucon, tetapi spesifikasinya harus tegas:

• Menyediakan transparansi dengan mitra, mengoptimalkan biaya, meningkatkan cakupan, memperbarui strategi saluran distribusi.
• Membangun aliansi strategis dengan mitra utama tipe baru: dengan integrasi dan perubahan kondisi kontrak.
• Layanan kelas atas tanpa syarat: satu-satunya cara untuk mempertahankan pelanggan dan memiliki keunggulan kompetitif.
• Mengembangkan dan menerapkan standar baru untuk penjualan langsung dan tidak langsung.

Perusahaan Rusia memiliki setiap kesempatan untuk meningkatkan fungsi bisnis dan meningkatkan efisiensi operasional. Strategi harus mencakup setidaknya empat bidang:

1. meningkatkan produktivitas tenaga kerja;
2. efektivitas manajemen personalia;
3. manajemen modal rasional;
4. hubungan pelanggan yang produktif.

Manajemen efisiensi operasional

Tentu saja, ini adalah urusan pemimpin pertama. Di antara alat kontrolkinerja tugas yang ditetapkan, balanced scorecard juga disertakan, yang melakukan pekerjaan yang sangat baik dengan analisis dan perhitungan efisiensi operasional.

Ada tiga area yang perlu diperhatikan:

1. Membangun dan memelihara sistem operasi yang ramping dan stabil.
2. Pembentukan struktur organisasi baru.
3. Mengintegrasikan budaya perusahaan dan keterlibatan karyawan ke dalam semua aktivitas peningkatan.

Saat merencanakan tindakan yang efektif, ada empat pertanyaan untuk ditanyakan pada diri sendiri:

• Bagaimana mengoptimalkan kondisi dan sumber daya yang diperlukan untuk tindakan ini?
• Mana personil yang harus dilibatkan? Bagaimana orang akan dihubungi?
• Apa motivasi mereka dan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkannya?
• Apakah orang cukup kompeten, atau perlu dilatih?

Semua jenis operasi dan aktivitas sangat cocok dengan blok proses bisnis. Jika mereka belum ada, mereka perlu dijelaskan untuk kemudian dioptimalkan sesuai dengan semua aturan ilmu manajemen perusahaan modern. Pendekatan proses pada dasarnya berbeda dari pendekatan fungsional, dan di atas segalanya, dalam kemampuannya untuk dengan cepat berubah dan fokus pada hasil akhir.

Jika, dengan pendekatan fungsional tradisional, sebuah perusahaan adalah sekumpulan departemen, maka dengan pendekatan proses, itu adalah serangkaian operasi dalam bentuk proses. Unit kerja utama dari seluruh strategi perbaikan akan menjadi operasi - batu bata utama kesuksesan.

Orang

Sekarang mereka menyebutnya modisIstilah SDM "keterlibatan staf", yang sebenarnya merupakan komponen kesuksesan yang paling penting. Penting untuk tidak mengganti keterlibatan ini dengan berbagai survei karyawan internal, seperti yang sayangnya sering terjadi. Survei adalah alat hebat yang pasti Anda perlukan dalam semua pekerjaan. Tetapi sebelum melakukan survei, Anda perlu bekerja keras agar setiap karyawan benar-benar mengerti ke mana dan mengapa seluruh perusahaan secara keseluruhan dan divisinya pada khususnya bergerak. Dan yang paling penting adalah memahami perannya sendiri dalam gerakan ini. Motivasi seperti itu tidak pernah mengecewakan siapa pun, itu sangat berharga.

Selain pemahaman yang mendalam oleh karyawan tentang semua perubahan di perusahaan, sistem indikator kunci KPI perlu diterapkan secara serius. Lagi pula, jika Anda melihatnya, maka indikator kunci klasik juga merupakan indikator efisiensi operasional.

Hasil: kesuksesan dibutuhkan hari ini

Kemungkinan besar, perusahaan saat ini perlu mempertimbangkan kembali pandangan mereka tentang peningkatan teknologi: mereka tidak dapat menghindari aktivitas proyek untuk meningkatkan proses dan operasi. Beberapa tahun yang lalu, keunggulan kompetitif dibentuk dengan memfokuskan perbaikan dalam satu arah - misalnya, mengurangi biaya produksi atau merevisi program loyalitas pelanggan. Efek dari perubahan yang dilakukan paling sering tidak langsung muncul, tetapi selama beberapa bulan atau bahkan bertahun-tahun.

Hari initarif seperti itu tidak dapat diterima. Situasi berubah dengan kecepatan kosmik di semua lini, sekarang instalasi "sukses hari ini" berfungsi. Tapi ini bukan hanya tentang kecepatan. Setelah mencapai peningkatan indikator kualitas produksi dengan latar belakang optimalisasi biaya, berhenti di sini seperti mati. Sudah di siklus kedua atau ketiga dari proses, Anda harus mulai mencapai keuntungan yang lebih tinggi. Jangan menunggu gejala negatif untuk memulai proyek baru untuk menghilangkannya - pendekatan ini tidak berfungsi lagi.

Saat ini, tidak ada dan tidak boleh ada rahasia perusahaan atau rahasia yang terkait dengan manfaat tertentu. Perkembangan yang berhasil dan keuntungan sementara dari satu arah dalam aktivitas perusahaan adalah kuantitas dengan nilai yang sangat meragukan.

Mempertahankan keunggulan kompetitif tidak akan mungkin dilakukan dengan produk atau bidang kegiatan tertentu, tetapi dengan kemampuan perusahaan untuk beradaptasi dengan cepat dan efektif. Kemampuan untuk berubah secara menyeluruh-sumber daya manusia, manajemen inventaris, alur kerja, lini produk, pelanggan utama, manajemen risiko, dan banyak lagi-seperti itulah seharusnya manajemen kinerja operasi sebagai perusahaan permanen.

Alih-alih kesimpulan: gaya hidup sehat

Efisiensi operasional suatu perusahaan adalah proses yang konstan dan berkelanjutan yang tidak boleh berhenti. Format kerja ini harus menjadi “gaya hidup sehat” bagi perusahaan – sebuah cara untuk eksis. Berbicara dalam metafora, tidak perlu melakukan diet ketat untuk segera menurunkan berat badan pada musim panas. Atau tembak jatuhtekanan darah naik dengan pil keras.

Memberitahu karyawan pada Senin pagi, "Mulai sekarang, kami akan lebih efisien" bukanlah pilihan, pemimpin berpengalaman memahami hal ini dengan baik. Libatkan semua orang, jelaskan sebanyak mungkin dan sediakan alat yang diperlukan - ini adalah tugas para pemimpin pertama, sehingga orang-orang akan mengikutinya.

Tidak ada kebakaran atau force majeure. Untuk selalu dalam kondisi prima, lacak setiap perubahan di sekitar, temukan solusi yang indah dan cerdas, bertindak proaktif … Begitu saja. Tidak ada cara lain.