Gantt chart adalah asisten perencanaan Anda. Apa itu Gantt chart dan bagaimana cara membuatnya?

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Gantt Chart adalah salah satu alat paling populer untuk menggambarkan jadwal secara visual dalam manajemen proyek.

Apa ini?

Gantt chart dirancang untuk menggambarkan berbagai tahapan pekerjaan di bidang usaha kecil dan menengah. Secara visual, ini adalah set strip sederhana yang terdiri dari dua sumbu utama: kasing dan waktu. Setiap periode waktu diberikan tugas tertentu yang harus diselesaikan.

Pada diagram, selain blok utama, mungkin ada kolom tambahan khusus yang menunjukkan persentase pekerjaan yang diselesaikan. Tanda khusus - tonggak pencapaian - digunakan untuk menyoroti dua atau lebih tugas dan menunjukkan urutan pelaksanaannya.

Gantt chart adalah semacam standar di bidang manajemen proyek, karena dengan bantuannya menjadi mungkin untuk menunjukkan dengan jelas struktur pelaksanaan semua tahapan proyek.

Untuk apa Gantt chart?

Mengingat kebanyakan orang bersifat visual, diagram memberikan kesempatan untuk menyelesaikan salah satu tugas utama dan menunjukkan kepada staf apa yang harus dikerjakan, sumber daya apa yang harus diterapkan dalam proses dan denganseberapa cepat untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Semua informasi disajikan dalam bentuk terkompresi, tanpa menggunakan tabel yang membingungkan dan sejumlah besar teks. Pada saat yang sama, esensinya jelas dan dapat dimengerti oleh semua, tanpa kecuali, peserta proyek.

Menggunakan bagan sangat menyederhanakan pengelolaan proyek skala kecil dan memungkinkan untuk selalu mengontrol aktivitas karyawan.

Sejarah kemunculan chart pertama

Format bagan pertama dikembangkan dan diuji oleh Henry L. Gant pada awal abad ke-20. Ilmuwan itu disewa untuk mengelola pembangunan kapal untuk digunakan dalam Perang Dunia Pertama. Jadwal khusus memungkinkannya untuk mengoordinasikan pekerjaan beberapa insinyur, mengendalikan penyelesaian tugas tepat waktu. Gant memulai secara langsung dengan membuat daftar semua tugas yang diperlukan dan menjadwalkannya sesuai dengan sumber daya yang tersedia.

Tahap penting adalah demonstrasi ketergantungan beberapa tugas pada orang lain. Selain itu, Gant mengalokasikan untuk setiap orang periode waktu di mana ia harus menyelesaikan jenis aktivitas tertentu, menunjukkan siapa dan tugas apa yang akan dilakukan, dengan mempertimbangkan waktu yang dialokasikan untuk proyek tersebut.

Gantt charting dilakukan dengan menggunakan sumbu vertikal yang mewakili tugas yang berbeda dan sumbu horizontal yang mewakili waktu.

Gantt chart di dunia modern

Metode perencanaan ini tidak kehilangan relevansinya hari ini, karena memungkinkan Anda untuk memberikan tampilan grafis dari rencana produksi, menyederhanakan pemantauan kemajuan dalam implementasitugas yang diberikan. Bagan Gantt telah menjadi alat analisis yang sangat kuat sehingga selama hampir 100 tahun tidak mengalami perubahan apa pun. Hanya di tahun 90-an abad terakhir, untuk menggambarkan hubungan secara lebih rinci, jalur komunikasi antara berbagai tugas diperkenalkan ke dalamnya:

• "finish-start" - aktivitas B tidak dapat dimulai sampai aktivitas A selesai;
• "mulai-selesai" - tindakan B tidak dapat dimulai sampai tindakan A dimulai;
• "start-start" - tindakan B akan dimulai tidak lebih awal dari tindakan A;
• "selesai-selesai" - tindakan B harus berakhir tidak lebih awal dari tindakan A berakhir.

Ada bukti bahwa Gantt chart digunakan dalam konstruksi struktur rekayasa raksasa seperti Bendungan Hoover (Las Vegas, 1939) dan sistem Jalan Raya Eisenhower (menghubungkan sebagian besar kota besar di Amerika Serikat).

Instruksi: bagaimana cara membuat Gantt chart dalam 5 langkah?

Selanjutnya, kita akan melihat aturan untuk membuat bagan Gantt dan mencoba membuatnya sendiri dalam spreadsheet Microsoft Excel.

Langkah 1. Pengumpulan data

Untuk membuat grafik, kita membutuhkan data berikut:

• koordinat semua kumpulan data (di mana setiap kolom harus dimulai);
• nama setiap tahap;
• durasi setiap tahap.

Untuk kenyamanan, kami segera memasukkannya ke bidang tabel yang sesuai. Setelah kami memasukkan semua informasi yang diperlukan, kami dapat melanjutkan ke pembuatan grafik itu sendiri.

Penting: pastikan semua format data sudahbenar: khususnya, ini berlaku untuk tanggal.

Langkah 2. Pembentukan layout

Jadi, kita tahu tujuan perencanaan dan data kunci yang menjadi dasar kita akan membuat jadwal. Sekarang di jendela spreadsheet, kita harus pergi ke bagian "Sisipkan -> Bagan", lalu klik item "Garis". Kami tidak membutuhkan yang biasa, tetapi dengan akumulasi, karena hanya menyediakan data baris kedua, yang dalam kasus kami akan menjadi yang utama.

Langkah 3. Hapus yang lainnya

Untuk melakukan ini, program menyediakan alat khusus. Pada bagan yang muncul di layar, Anda perlu memindahkan kursor mouse ke bilah biru, klik kanan padanya dan pilih "Format Data Series" dari menu yang muncul. Sebuah jendela akan ditampilkan di mana kita harus pergi ke item "Isi" dan pilih item "Tanpa isi". Setelah itu, grafik akan terlihat seperti ini:

Langkah 4. Sentuhan akhir

Karena secara default semua data dalam grafik kita diurutkan dari bawah ke atas, kita harus memodifikasinya sedikit. Untuk melakukan ini, kami klik kanan pada sumbu kategori (yang di sebelahnya kami memiliki daftar tugas), buka jendela "Format Sumbu". Tab yang kita butuhkan segera terbuka - "Parameter sumbu". Centang kotak di samping Urutan kategori terbalik. Sebenarnya, Gantt chart sudah siap, hanya ada beberapa hal kecil yang berguna yang tersisa.

Langkah 5. Memformat

Jadi, kami terus mengerjakan grafik. Seperti yang Anda lihat, masih terlihat tidak enak dipandang, dan sekarang kami akan memperbaikinya menggunakan spreadsheet itu sendiri:

1. Regangkan grafik ke ukuran yang diinginkan menggunakan panah di sudut kanan atas.
2. Pilih semua tanggal dalam tabel, klik pada area pilihan dengan tombol kanan mouse dan pergi ke "Format Cells-> Number". Bagian ini memperkenalkan format angka utama yang kami gunakan. Agar prasasti tidak saling tumpang tindih, kami menyarankan Anda untuk memilih versi entri yang lebih pendek. Kemudian, sekali lagi, klik kanan pada sumbu dengan tanggal pada grafik, pilih "Format Axis -> Number" dan centang kotak di sebelah "Link to source".
3. Pilih legenda (simbol "Tanggal" dan "Durasi" di sebelah kanan) dan tekan tombol Hapus pada keyboard.
4. Buka "Format Axis -> Parameters" dan atur nilai minimum dan maksimum (kami menetapkan 15 Desember, karena ini hari Senin, dan 3 Januari). Di sini kita dapat menetapkan harga divisi utama (ini nyaman dalam kasus di mana, misalnya, mengerjakan suatu proyek akan berlangsung beberapa minggu atau bulan). Dalam kasus kami, lebih mudah untuk meninggalkan nilai default (2.0).

Sedikit lagi bereksperimen dengan pemformatan - dan itulah keindahan yang kami dapatkan pada akhirnya. Berikut adalah bagan Gantt yang sudah jadi. Contoh yang kami berikan, tentu saja, sangat sederhana - tetapi cukup untuk memahami esensi dari metode perencanaan ini dandemonstrasi visual dari proses melakukan tugas-tugas tertentu.

Program charting lainnya

Tentu saja, ada banyak program lain yang lebih baik yang membuat manajemen proyek lebih mudah. Bagan Gantt dengan kompleksitas apa pun dapat dengan mudah dibuat menggunakan aplikasi seperti:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project dan banyak lainnya.

Selain itu, ada sejumlah layanan online yang memberi penggunanya kesempatan tidak hanya untuk merencanakan urusan mereka, tetapi juga untuk menerima laporan rutin, pemberitahuan tentang status tugas saat ini melalui email. Namun, seseorang tidak dapat menyangkal fakta bahwa kerahasiaan data yang disimpan di jaringan berisiko, dan perangkat lunak stasioner yang diinstal langsung di komputer pengguna, sebagai suatu peraturan, memiliki fungsionalitas yang jauh lebih luas dan lebih andal dalam pengoperasiannya.

Kelebihan dan kekurangan metode

Akhirnya, ada baiknya mempertimbangkan secara rinci keuntungan dan kerugian utama dari metode perencanaan dan pengelolaan yang dijelaskan.

Kelebihan utama, tidak diragukan lagi, adalah penyajian materi secara grafis. Sebagai aturan, lebih mudah bagi pengusaha untuk bekerja dengan bagan Gantt - mereka menyukai kemampuan untuk mengidentifikasi dan menentukan tahapan pekerjaan pada suatu proyek dengan jelas. Dengan menyajikan tugas dalam bentuk batangan berwarna berbeda, semua anggota tim dapat mengidentifikasi tugas mereka secara sekilas.

Perlu diperhatikan juga bahwa Gantt chart adalahalat presentasi luar biasa yang mampu menunjukkan prioritas utama proyek. Artinya, segera setelah pemimpin mengalokasikan dan mendistribusikan setiap sumber daya yang tersedia, tim langsung mempelajarinya dan mengikuti instruksi lebih lanjut. Fitur bagan Gantt ini sangat berguna bagi manajer senior - dengan menggunakannya, jauh lebih mudah untuk menyiapkan laporan yang terperinci dan luas tentang status berbagai proyek.

Namun, seperti metode perencanaan lainnya, bagan Gantt memiliki kekurangan. Salah satunya adalah ketergantungan tugas. Cukup sering, dalam proses presentasi proyek, manajer perlu menunjukkan tugas mana yang terkait satu sama lain. Namun, sayangnya, format bagan itu sendiri tidak mengizinkan hal ini. Untuk mengatasi batasan ini, manajer menggunakan berbagai trik: misalnya, mereka menambahkan garis vertikal khusus ke bagan yang menunjukkan dependensi utama. Namun, ini hanya solusi sementara, tidak dapat menyampaikan informasi secara lengkap.

Kelemahan lain dari grafik Gantt adalah tidak fleksibel. Saat ini, proyek tidak statis - mereka terus-menerus mengalami beberapa perubahan, pergeseran, yang tidak mungkin diperhitungkan dalam diagram. Sebelum mulai membuat grafik, manajer harus menghitung semuanya sampai ke detail terkecil, karena dengan sedikit perubahan dalam perkiraan, seluruh diagram harus digambar ulang dari awal. Dan itu belum lagi mampu menggambarkan beberapa cara perencanaan yang berbeda pada satu waktujuga hilang.

Terlepas dari mengapa Anda membutuhkan bagan Gantt, sebuah program (bahkan yang paling "maju") tidak akan dapat menampilkan signifikansi dan intensitas sumber daya dari karya tertentu, esensinya. Oleh karena itu, jarang digunakan untuk proyek skala besar.

Namun demikian, tidak dapat disangkal bahwa metode ini sangat umum dalam praktik manajemen proyek - selama lebih dari satu abad penggunaannya, orang memiliki kesempatan untuk memverifikasi efisiensi dan efisiensinya yang tinggi.