Kompensasi penggunaan mobil pribadi: prosedur dan fitur perhitungan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Banyak karyawan yang menggunakan mobil sendiri dalam menjalankan tugasnya. Mereka mengangkut barang atau eksekutif perusahaan, bertemu dengan pemasok, atau melakukan aktivitas penting lainnya. Oleh karena itu, mereka meminta direktur untuk mentransfer kompensasi untuk penggunaan mobil pribadi. Ukurannya dapat sangat bervariasi dalam situasi yang berbeda, karena karakteristik mesin, tindakan yang dilakukan oleh karyawan dan norma yang ditetapkan oleh hukum diperhitungkan.

Pengeluaran apa yang diganti?

Jumlah ganti rugi untuk penggunaan mobil pribadi tergantung pada berbagai faktor. Para pemimpin banyak perusahaan hanya mempekerjakan spesialis yang memiliki mesin sendiri, yang memungkinkan mereka untuk mengatasi banyak tanggung jawab pekerjaan.

Berdasarkan Seni. 188 Kode Perburuhan, seorang karyawan dapat meminta manajemen perusahaan untuk mentransfer kompensasi untuk penggunaan mobil pribadi. Untuk melakukan ini, dia harus membuktikan bahwa dia harus menanggungpengeluaran. Dana berikut dibayarkan oleh kepala perusahaan:

• kompensasi penyusutan properti selama digunakan untuk tujuan pekerjaan;
• Biaya aktual yang terkait dengan pengoperasian mobil, diwakili oleh biaya bensin, perbaikan atau perawatan.

Jumlah kompensasi harus didiskusikan terlebih dahulu antara kedua peserta dalam hubungan kerja, dan juga ditetapkan secara tertulis. Biasanya prosedur tersebut dilakukan dalam proses pembuatan kontrak kerja. Hal ini diperbolehkan untuk memasukkan informasi ini ke dalam perjanjian tambahan untuk kontrak kerja yang ada.

Informasi apa yang termasuk dalam kontrak?

Saat memberikan kompensasi kepada karyawan karena menggunakan mobil pribadi, banyak parameter mobil diperhitungkan. Semua informasi mengenai penunjukan kompensasi dimasukkan ke dalam kontrak kerja. Ini termasuk:

• parameter tepat mobil milik karyawan perusahaan;
• tata cara mengoperasikan mobil untuk keperluan kerja;
• alasan memiliki mobil, karena karyawan tidak hanya bisa menjadi pemiliknya, tetapi juga wali, sekaligus penyewa;
• periode di mana tugas pekerjaan akan dilakukan dengan bantuan kendaraan;
• jumlah kompensasi yang tepat;
• biaya lain yang terkait dengan pengoperasian mesin;
• dokumen yang harus disiapkan oleh karyawan agar dapat mengkonfirmasi pengeluarannya untuk mobil;
• urutan atas dasar yang mereka harustransfer dana;
• kerangka waktu pembayaran kompensasi pekerja.

Jika setidaknya satu klausul kontrak dilanggar, karyawan dapat menolak menggunakan mobilnya untuk tujuan kerja.

Biaya mana yang diganti?

Kompensasi Pekerja Kendaraan Pribadi dirancang untuk menutupi biaya-biaya berikut:

• pemeliharaan;
• pembayaran bensin;
• berada di tempat parkir berbayar sepanjang hari kerja;
• cuci mobil;
• biaya lain yang terkait dengan pengoperasian mesin untuk tujuan bisnis.

Saat menghitung pembayaran ini, memperhitungkan seberapa cepat mobil aus, berapa banyak uang yang dihabiskan untuk pengisian bahan bakar, dan juga berapa biaya perawatan terjadwal. Majikan berhak meminta karyawan untuk menyerahkan berbagai cek atau kuitansi yang mengkonfirmasi pengeluaran tertentu.

Dokumen apa yang diperlukan?

Pembayaran kompensasi untuk penggunaan mobil pribadi diberikan hanya setelah transfer ke pemberi kerja dokumen resmi yang mengkonfirmasi pengeluaran tertentu. Dokumen-dokumen ini meliputi:

• waybill yang mengonfirmasi bahwa mesin tertentu benar-benar digunakan untuk menyelesaikan masalah kerja perusahaan tertentu, dan bentuk dokumen ini dikembangkan secara terpisah oleh setiap organisasi;
• kwitansi tunai yang diterbitkan di SPBU atau SPBU;
• laporan disusun oleh karyawan organisasi;
• jurnal yang mencatat semua pergerakan karyawan di mobilnya untuk menyelesaikan masalah pekerjaan.

Jika ada pesanan, diberikan kompensasi penggunaan mobil pribadi. Contoh dokumen ini dapat dilihat di bawah ini.

Pajak pembayaran

Pengeluaran perusahaan yang terkait dengan pemeliharaan kendaraan dinas digunakan untuk mengurangi basis pajak selama penetapan pajak penghasilan. Tetapi ini hanya mungkin jika ada dokumen resmi yang mengkonfirmasi biaya tersebut. Pada saat yang sama, penting agar mesin benar-benar digunakan untuk menyelesaikan masalah pekerjaan.

Ini memperhitungkan nuansa berikut:

• tidak ada pajak penghasilan pribadi yang dikenakan atas kompensasi penggunaan mobil pribadi, dan premi asuransi tidak dialihkan;
• jumlah pembayaran ini tidak boleh melebihi tarif yang ditetapkan oleh undang-undang;
• jika kompensasi melebihi norma, maka kelebihannya tidak dapat digunakan untuk mengurangi dasar pengenaan pajak penghasilan.

Pembayaran ini diberikan hanya selama periode ketika karyawan perusahaan secara langsung melakukan tugas pekerjaannya. Jika ia sedang cuti sakit atau sedang berlibur, maka biaya santunan penggunaan mobil pribadi oleh seorang pegawai tidak dapat digunakan untuk mengurangi dasar pengenaan pajak penghasilan.

Bagaimana cara mendaftar?

Pengusaha yang mempekerjakan karyawan yang memiliki kendaraan sendiri harus mengetahui cara berkompetenuntuk mengkompensasi mereka untuk penggunaan mobil. Untuk melakukan ini, dokumentasi yang sesuai disiapkan secara kompeten. Prosedur untuk menetapkan kompensasi melibatkan langkah-langkah berikut:

• saat mempekerjakan warga negara, informasi tentang perlunya transfer kompensasi harus dimasukkan dalam kontrak kerja, karena karyawan baru akan menggunakan mobilnya untuk melakukan tugas kepala;
• dokumentasi judul untuk mobil ditransfer ke majikan, dan ini tidak hanya mencakup sertifikat pendaftaran, tetapi juga judul, dan jika warga negara adalah wali, maka salinan surat kuasa atas dasar yang dia gunakan mobilnya juga ditransfer;
• selanjutnya diatur semua syarat kerjasama, yang harus menguntungkan kedua belah pihak dalam hubungan kerja;
• jika karyawan lama membeli mobil yang mulai digunakan untuk keperluan resmi, maka dibuat perjanjian tambahan untuk kontrak kerja yang ada;
• jika mobil tersebut dipindahtangankan untuk digunakan oleh pejabat perusahaan lainnya, maka dibuatlah akta penerimaan dan pemindahan mobil tersebut;
• Bulanan atau mingguan, seorang karyawan perusahaan membuat laporan yang menunjukkan semua pengeluaran untuk mobil yang digunakan untuk keperluan kerja;
• laporan ini disertai dengan banyak dokumen pembayaran yang mengkonfirmasi pengeluaran dan disajikan dengan berbagai cek, faktur, atau surat-surat serupa lainnya.

Pemilik langsung atau orang lain dapat mengendarai mobilkaryawan perusahaan yang ditunjuk oleh penanggung jawab atas perintah majikan.

Menerbitkan perintah oleh kepala

Kompensasi penggunaan mobil pribadi hanya dibayarkan jika dokumen yang diperlukan dilengkapi dengan benar. Ini juga termasuk penerbitan pesanan oleh direktur perusahaan, atas dasar pembayaran dilakukan kepada pemilik kendaraan.

Diizinkan alih-alih mengeluarkan perintah permanen untuk memperbaiki kebutuhan akrual pembayaran kompensasi dalam tindakan internal lokal perusahaan.

Formulir pemesanan dapat dikembangkan oleh masing-masing perusahaan secara terpisah. Dokumen ini berisi informasi berikut:

• nama perusahaan tempat pemilik mobil bekerja;
• posisi dan nama lengkapnya;
• nama dan parameter kendaraan yang digunakan untuk operasi;
• kondisi di mana kompensasi dibayarkan, misalnya, dapat berupa sejumlah uang yang ditransfer ke karyawan pada akhir setiap bulan, dan juga dapat dihitung berdasarkan dokumen pembayaran yang diserahkan oleh karyawan ke majikan.

Kontrak kerja atau perjanjian tambahan berfungsi sebagai dasar untuk mengeluarkan pesanan. Dokumen-dokumen ini harus berisi informasi bahwa karyawan tertentu menggunakan mobilnya sendiri selama melakukan tugas kerja.

Peraturan apa yang berlaku?

Tarif ganti rugi untuk penggunaan mobil pribadi harus diperhitungkan oleh manajemen perusahaan, karena merekatergantung pada apakah mungkin untuk mengurangi basis pajak untuk pajak penghasilan atas biaya yang terkait dengan transfer kompensasi kepada pemilik properti, yang diwakili oleh karyawan perusahaan. Norma-norma ini ditetapkan di tingkat negara bagian. Ini termasuk:

• jika menggunakan mobil penumpang yang kapasitas mesinnya tidak melebihi 2 ribu meter kubik. lihat, maka tingkat pembayarannya adalah 1, 2 ribu rubel;
• jika kapasitas mesin melebihi 2 ribu meter kubik. lihat, maka normanya adalah 1,5 ribu rubel;
• jika sepeda motor disewa, maka biayanya dalam norma adalah 600 rubel.

Penggunaan truk tidak diatur oleh undang-undang apapun, karena biaya tersebut termasuk dalam kategori lain dari biaya perusahaan.

Bisakah saya menyewa mobil?

Kompensasi penggunaan mobil pribadi tidak dikenakan pajak penghasilan pribadi, tetapi digunakan untuk mengurangi pajak penghasilan hanya jika jumlahnya tidak melebihi norma yang ditetapkan oleh undang-undang. Tetapi seringkali diperlukan untuk mentransfer kepada pemilik mobil jumlah yang melebihi tarif ini. Untuk mencegah keharusan membayar pajak yang signifikan, pimpinan perusahaan dapat memutuskan untuk membuat perjanjian sewa dengan karyawan.

Saat membuat dokumen ini, diperhitungkan apakah mobil dengan kru akan disewa atau tidak. Selain itu, perjanjian ini berisi informasi tentang bagaimana mesin akan diservis.

Perjanjian seperti itu dibuat hanya disecara tertulis, tetapi tidak memerlukan notaris atau pendaftaran negara. Mobil yang sebenarnya adalah subjek dari perjanjian, oleh karena itu, informasi tentang nomor registrasi dimasukkan ke dalam teks, serta data dari Judul dan sertifikat pendaftaran ditimpa.

Jika seorang karyawan perusahaan menggunakan mobil berdasarkan surat kuasa, maka ketika membuat perjanjian sewa, Anda harus melibatkan pemilik langsung dari properti tersebut. Jika mobil disewa tanpa awak, maka tambahan polis OSAGO yang valid dilampirkan padanya.

Nuansa penggunaan mekanisme pinjaman

Karena pajak penghasilan pribadi dan pajak lainnya tidak dibayarkan dari kompensasi untuk penggunaan mobil pribadi, karyawan sering kali menyetujui metode pendaftaran khusus, yang terdiri dari fakta bahwa mobil ditransfer menggunakan mekanisme pinjaman ke karyawan. Untuk melakukan ini, nuansa berikut diperhitungkan:

• proses penerapan mekanisme pinjaman melibatkan mempertimbangkan persyaratan Seni. 689 GK;
• dalam kondisi seperti itu, mobil dialihkan ke perusahaan untuk digunakan, sehingga tidak hanya pemilik, tetapi juga karyawan perusahaan lainnya yang dapat bertindak sebagai pengemudi;
• itu adalah perusahaan yang berkewajiban untuk menangani pemeliharaan kendaraan, perbaikannya, penghitungan bensin, serta masalah-masalah penting lainnya, yang sangat menyederhanakan proses penghitungan pajak penghasilan pribadi dan pajak organisasi;
• diperbolehkan untuk menunjukkan dalam kontrak bahwa mobil akan digunakan secara eksklusif oleh pemilik langsung;
• Manfaat menggunakan mekanisme pinjaman antara lain menyederhanakan prosesmenentukan biaya perusahaan untuk perawatan dan penggunaan mobil;
• pasti perusahaan adalah pembeli polis OSAGO;
• tidak perlu mentransfer remunerasi tambahan kepada karyawan yang jumlahnya terbatas;
• jika mesin dipindahkan untuk mengontrol mesin ke karyawan lain perusahaan, maka manajemen perusahaan harus membuat dokumen kepegawaian tambahan.

Seorang akuntan harus kompeten masuk ke dalam program kompensasi 1C untuk penggunaan mobil pribadi. Tergantung pada kebenaran akuntansi apakah perusahaan dapat mengandalkan pengurangan basis pajak untuk pajak penghasilan.

Nuansa menyusun perjanjian GPC

Kemungkinan lain untuk menggunakan mobil pribadi karyawan untuk keperluan perusahaan adalah dengan membuat perjanjian GPC antara manajemen perusahaan dan pemilik mobil langsung. Perjanjian ini merupakan alternatif dari kontrak kerja.

Berdasarkan perjanjian seperti itu, karyawan adalah kontraktor, dan perusahaan adalah pelanggan. Kerja sama tersebut tidak diatur oleh ketentuan Kode Perburuhan.

Dapatkah saya menyengketakan kompensasi?

Penghitungan kompensasi penggunaan mobil pribadi harus didasarkan pada dokumentasi yang diserahkan oleh karyawan ke departemen akuntansi perusahaan. Namun seringkali para profesional berpengalaman pun melakukan kesalahan yang biasanya terdeteksi oleh pemeriksa pajak dalam proses pemeriksaan suatu organisasi.

Jumlah pembayaran yang paling sering disengketakan oleh karyawan Layanan Pajak Federal. Mungkin ada beberapa alasan untuk ini:

• tidak adanya dokumen pembayaran yang ditunjukkan dengan cek, faktur, pesanan atau surat-surat lainnya;
• prosedur penggunaan mobil milik karyawan perusahaan untuk tujuan organisasi tidak dibuat dengan benar;
• Kehilangan berbagai dokumen penting untuk mobil yang diajukan oleh STS atau PTS.

Tantangan dilakukan di pengadilan. Seringkali alasannya adalah fakta bahwa mobil tersebut ditransfer oleh warga negara yang dapat menggunakannya berdasarkan surat kuasa biasa, dan bukan jenderal, oleh karena itu ia tidak berhak untuk mentransfer mobil untuk digunakan oleh pihak ketiga. pesta.

Aturan pembayaran santunan penggunaan mobil perusahaan untuk keperluan pribadi

Situasi lainnya adalah ketika seorang karyawan menerima mobil dari majikan. Ini digunakan untuk memecahkan masalah penting, tetapi seringkali seorang karyawan perlu menggunakannya untuk tujuan pribadi. Ini menimbulkan pertanyaan tentang bagaimana memformalkan hubungan semacam itu. Oleh karena itu, kemungkinan berikut dapat digunakan untuk ini:

• perjanjian lisan antara pimpinan dan karyawan perusahaan;
• membuat perjanjian sewa dengan karyawan perusahaan;
• manajemen mengeluarkan perintah untuk mentransfer mobil ke karyawan.

Saat menghitung pengeluaran perusahaan, informasi dari lembar perjalanan dan indikator odometer diperhitungkan. Dalam hal ini, Anda dapat menentukan jarak tempuh selama jam kerja. Jika penggunaan mobil perusahaan untuk tujuan pribadi dilakukan, kompensasi tidak bolehdibayarkan kepada kepala perusahaan oleh karyawan.

Kesimpulan

Banyak perusahaan hanya mempekerjakan karyawan yang memiliki mobil pribadi, yang kemudian digunakan untuk menyelesaikan masalah pekerjaan. Dalam hal ini, pemilik mobil dapat mengharapkan untuk menerima sejumlah kompensasi, dan jumlahnya tergantung pada pengeluaran aktual yang harus dihadapi seseorang saat menyelesaikan tugas pekerjaan menggunakan mobil pribadi.

Jumlah kompensasi tidak boleh melebihi norma yang ditetapkan oleh undang-undang, jika tidak, biaya tersebut tidak dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengurangi dasar pengenaan pajak penghasilan. Seringkali, akuntan melanggar aturan untuk menghitung pembayaran ini, yang mengarah pada tantangan kompensasi oleh pemeriksa pajak di pengadilan.