Tindakan korektif adalah Definisi, fitur, dan prinsip

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Jangan buru-buru menutup halaman saat Anda melihat "tindakan korektif" yang membosankan dipasangkan dengan huruf "SMM" yang sangat menyedihkan. Ya, kami sepakat, dalam hal tingkat kebosanan di mata karyawan perusahaan dengan sistem manajemen mutu, hanya perlindungan tenaga kerja yang bisa membantah. Sementara itu, SMM adalah sistem yang paling efektif dan teruji waktu dengan sejarah yang cerah dan alat implementasi yang cerdik. Salah satu alat utama sistem adalah tindakan korektif.

Definisi dan penjelasan

Tindakan korektif adalah tindakan yang diambil untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian. Dalam hal ini, kata kuncinya adalah “alasan”. Dengan kata lain, semuanya perlu dikoreksi agar ketidakkonsistenan seperti itu tidak terjadi lagi di masa mendatang.

Ketidaksesuaian adalah penyimpangan dari persyaratan yang ditetapkan. Perhatikan bahwa dalam SMM tidak ada tempat untuk kata-kata seperti "kesalahan", dan ini sangatpada dasarnya. Ungkapan "kesalahan" menyiratkan kehadiran pelakunya, dan, oleh karena itu, hukuman yang sesuai.

Tidak ada yang seperti ini di QMS dan tidak akan pernah ada. Memahami dan menerima adalah setengah dari keberhasilan penerapan SMM.

Pertama-tama, mari kita letakkan semuanya pada tempatnya.

Trio prosedural

Tindakan korektif dalam SMM adalah salah satu dari enam prosedur wajib yang dijelaskan dalam standar ISO 9000 yang legendaris. Prosedur ini terkait erat dengan dua lainnya, seperti inilah tampilan "troika" bersama:

1. Prosedur Manajemen Produk Tidak Sesuai.
2. Prosedur Tindakan Perbaikan.
3. Prosedur Tindakan Pencegahan.

Sederhananya, pertama-tama semua inkonsistensi ditentukan, kemudian tindakan direncanakan dan dilaksanakan untuk menghilangkan penyebabnya.

Masalah utama: di mana kita mencari "sesuatu"?

Untuk memperbaiki sesuatu, pertama-tama Anda harus menemukan dan memperbaiki "sesuatu" ini. Cacat pada produk manufaktur, pelanggaran disiplin, kekasaran dalam berkomunikasi dengan klien utama, distorsi laporan keuangan, peningkatan jumlah cedera di tempat kerja - ada banyak contoh ketidakpatuhan, mereka bisa sangat beragam dalam hal dari skala kerusakan perusahaan dan subjek. Tapi semuanya terlihat bagus di atas kertas. Kenyataannya, sangat sulit untuk mengumpulkan fakta produksi objektif yang bersifat negatif. Biasanya ini dilakukan oleh perwakilan manajemen mutu yang tidak tahu tentang nuansa produksi dan rahasia internal lainnya.

Koleksifakta nyata untuk perencanaan dan pelaksanaan tindakan korektif harus dilakukan terus-menerus dan di beberapa sumber: dalam audit internal, laporan dari karyawan, keluhan konsumen.

Kami tidak akan menjatuhkan diri kami sendiri dan teman-teman

Ini dia, kendala utama penerapan sistem mutu yang keren, termasuk pengelolaan tindakan korektif yang efektif. Anda dapat mengadakan seminar dan menulis surat motivasi kepada karyawan tentang pentingnya mengisi formulir laporan ketidakpatuhan tepat waktu sehingga perusahaan segera bergegas untuk merencanakan dan mengambil tindakan korektif untuk menghilangkannya. Mereka akan mendengarkan dengan penuh minat, menganggukkan kepala, dan bahkan berterima kasih atas kontribusi Anda untuk tujuan bersama.

Tapi kemudian Anda mengambil risiko menerima, paling banter, laporan perbedaan klasik dari massa pekerja yang luas: ini semua tentang upah rendah, ini adalah perbedaan utama. Angkat, dan semuanya akan segera menjadi baik. Hal yang paling menarik adalah kebanyakan orang menulis laporan seperti itu dari hati dengan keyakinan yang tulus akan kesuksesan.

Apa yang harus dilakukan dan bagaimana menjalaninya? Ajarkan, jelaskan, bantu mengisi formulir, bernegosiasi dengan manajer pertama agar dia menulis laporan terlebih dahulu. Bukan dengan mencuci, tetapi dengan menggulung: Anda perlu berpikir dan terus berpegang pada garis Anda. Buatlah sejelas dan setransparan mungkin.

Perbedaan antara korektif dan preventif

Bahkan konsultan SMM terkadang mengalami kesulitan mendiskusikan tindakan korektif dan pencegahan dan menjelaskan perbedaan di antara keduanya. Sementara itu, cukup sederhana, perbedaannya jelas dan cukup nyata. Nilai sendiri:

• Penyesuaian sederhana adalah memperbaiki ketidakkonsistenan pada tempatnya. Contoh: pipa pecah yang perlu segera dicolokkan. Ini akan menjadi penyesuaian.
• Tindakan korektif adalah menghilangkan penyebab ketidaksesuaian. Mengapa pipa pecah dan apa yang perlu dilakukan untuk mencegah hal ini terjadi.
• Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk mencegah ketidaksesuaian atau pengembangan ketika layanan atau produk baru diperkenalkan. Contoh yang baik dan sangat umum adalah mengambil tindakan pencegahan di semua cabang perusahaan jika ditemukan ketidakpatuhan di salah satunya.

Semuanya dimulai dengan bom Inggris yang tidak meledak

Ada banyak contoh tindakan korektif, termasuk yang historis. Awalnya adalah kisah bom Perang Dunia II Inggris yang memulai pendekatan proses dan semua standar ISO di bidang manufaktur.

Bom mulai sering meledak di beberapa pabrik militer Inggris sebelum dikirim (tidak konsisten). Dan di pabrik lain, sebaliknya, bom tidak meledak - perbedaan lain. Solusi (tindakan korektif) ditemukan oleh Departemen Pertahanan. Itu mengirim inspekturnya ke setiap pabrik. Sekarang masing-masing pabrikan diwajibkan untuk meresepkan urutan semua operasi, dan pengontrol memeriksa apakah para pekerja mengikutinya. Bom sekarang meledak di tempat yang tepat pada waktu yang tepat. Hanya? Ya. Dan brilian.

Toyota dan kontrol kualitas total Jepang

QMS di Toyotatelah lama menjadi standar model kualitas Jepang dan subjek studi umum dan diskusi. Toyota adalah "pangkalan" utama Edwards Deming, penulis keajaiban ekonomi Jepang dengan prinsip operasi terkenal yang digunakan di pabrik-pabrik Toyota di seluruh dunia.

Tindakan korektif tidak terfokus pada kepribadian karyawan, tetapi pada perilakunya. Bukan tindakan disipliner, tetapi pengembangan manusia dan pemecahan masalah adalah nilai utama Toyota dalam blok pertanyaan ini. Sistem kerja seumur hidup Jepang mengasumsikan tingkat tanggung jawab tertinggi para pekerja. Dan untuk ini, orang harus bekerja dengan sabar dan hati-hati.

Ambil, misalnya, keterlambatan karyawan, yang tidak dapat diterima di lingkungan perusahaan Jepang. Tetapi jika Anda berpikir bahwa ketidakberterimaan seperti itu adalah kualitas bawaan dari orang-orang di Toyota, maka Anda salah. Untuk pelanggar disiplin kerja, rencana tindakan korektif lima langkah yang jelas ditandatangani. Berhenti adalah langkah kelima terakhir, dan langkah yang hampir tidak pernah dilakukan.

Resep Toyota: lima langkah bagi pelanggar disiplin perusahaan

1. Langkah pertama adalah pengingat sederhana dari pemimpin, sebaiknya dalam bentuk lelucon atau saran untuk membeli jam alarm. Tindakan ini bukan tindakan korektif.
2. Jika keterlambatan berlanjut empat kali atau lebih dalam setahun, tindakan korektif pertama dilakukan dalam bentuk peringatan tertulis. Karyawan harus menulis apa yang akan dia lakukan untuk memperbaiki situasi.
3. Jika karyawan yang sama terlambat setidaknya dua kali pada tahun berikutnya, rapat disipliner akan diadakan dengan partisipasi pejabat tinggi. Tujuan dari tindakan korektif tersebut adalah untuk membantu pekerja menemukan solusi sebanyak mungkin dan, perhatian, untuk memastikan bahwa orang yang tidak beruntung itu menyadari apa yang diharapkan perusahaan darinya. Analisis tindakan korektif tahap sebelumnya dilakukan. Pada pertemuan ini, perwakilan dari departemen personalia selalu hadir, yang bertindak sebagai pengacara bagi pelaku.
4. Jika ada dua kali penundaan selama tahun depan, karyawan diberikan … waktu istirahat untuk membuat keputusan akhir dan menulis surat kepada komisi. Jika komisi memutuskan untuk mempertahankan seorang karyawan di Toyota, mereka akan membayarnya hari ini.
5. Karyawan tersebut sekarang memiliki "masa percobaan" selama empat tahun. Jika bahkan satu penundaan terjadi selama tahun-tahun ini, komisi merekomendasikan agar pekerja tersebut dipecat.

Perlu dicatat bahwa PHK seperti itu di Toyota sangat jarang terjadi. Biasanya, semuanya diselesaikan pada tahap tindakan korektif sebelumnya.

Kamu bisa menembak. Hati-hati

Prinsip "Toyota" juga bisa diterapkan di sini. Jika dipikir-pikir, maka analisis perbedaan dan pencarian tindakan korektif yang kompeten kira-kira skema yang sama untuk menemukan penyebab.

Ketidakcocokan dapat terjadi karena fakta bahwa tidak ada dokumen peraturan, dan karyawan tidak tahu bagaimana melakukan tindakan. Tindakan korektif adalah pembuatan instruksi ataumemorandum tentang urutan operasi.

Alasan lain untuk ketidakpatuhan bisa jadi karena kurangnya pelatihan atau instruksi kerja. Ada aturan dan prosedur, tetapi tidak ada yang menarik perhatian karyawan.

Dan sekarang opsi ketiga: ada prosedur, dan pelatihan dilakukan, dan diingatkan sekali lagi. Ya, tetapi karyawan itu lalai dan tidak mau bekerja. Di sinilah dia perlu dipecat, ini akan menjadi tindakan korektif yang sulit. Tidak perlu lagi membuktikan bahwa keputusan ini sesuai dengan SMM dan prinsip-prinsip Toyota. Dan agar tidak mengulangi kesalahan dalam memilih dan mempekerjakan karyawan baru untuk suatu posisi kosong, deskripsi persyaratan untuk lowongan di departemen rekrutmen harus ditulis dengan mempertimbangkan kasus pemecatan.

Sistem "berlian" Nizhny Novgorod: tanpa cacat

Pada awalnya, tingkat kerusakannya adalah 65,9%. Contoh terkenal dari implementasi prinsip-prinsip QMS Rusia yang sukses. "Berlian" adalah nama sistem penulisan unik yang ditemukan dan diimplementasikan di pabrik kecil "Instrum-Rand" di kota Pavlovo di Wilayah Nizhny Novgorod.

Pabrik memproduksi alat pneumatik yang dibeli di Eropa dan Amerika Serikat tanpa verifikasi sebelumnya. Instrument-Rand adalah satu-satunya perusahaan Rusia yang telah lulus audit teknik oleh Mercedes-Benz. Secara alami, tim berjalan lama dan sulit ke level ini.

Sejak awal sudah jelas bahwa setiap cacat dapat ditangani hanya jika ada informasi yang jujur dan komprehensif tentang bagaimana hal itu terjadi. Hanya dalam kasus ini dimungkinkan untuk secara akurat mengidentifikasi ketidaksesuaian dan tindakan korektif untuk menghilangkan penyebab cacat. Dengan kata lain, pengakuan yang tulus dibutuhkan dari para pekerja, yang tidak terburu-buru melakukannya. Rasa takut kehilangan bonus atau dihukum terus-menerus dan menyebar.

Pada saat itu, sebuah sistem dengan "berlian" ditemukan dan diimplementasikan, yang merupakan … bagian yang rusak. Memberikan informasi tentang pernikahan adalah perkembangan positif, tidak ada yang dihukum untuk ini. Sebaliknya, setiap perbedaan dibahas dalam tim untuk bersama-sama menemukan tindakan korektif yang paling optimal dan benar. Untuk "berlian" mereka menyiapkan meja khusus, seperti di museum. Inilah bagaimana psikologi pekerja Nizhny Novgorod berubah, dan Tool-Rand mulai naik ke puncak manajemen kualitas total.

Kesimpulan

Kesabaran, kebebasan dari stereotip, pengetahuan yang baik tentang sejarah standar dan keterampilan komunikasi yang baik adalah serangkaian kualitas yang cukup dapat dicapai untuk mewujudkan rencana paling ambisius dalam memajukan perusahaan.

Ada banyak model manajemen baru dalam literatur bisnis dan Web: beberapa dengan nama yang eksotis, beberapa dengan pendekatan yang tampaknya tidak biasa. Hanya sebagian besar yang menyerupai bungkus permen baru dengan isian klasik.

QMS dengan sistem tindakan korektifnya tidak pernah mengecewakan siapa pun. Sederhana dan cerdik adalah dua kata yang paling tepat untuk menggambarkannya.