Proses organisasi: jenis, tahapan, tujuan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Proses pengorganisasian adalah proses melakukan pekerjaan sesuai dengan rencana, yang dibagi menjadi tiga tahap. Pembagian kerja, pengelompokan ke dalam blok-blok terpisah (departemen, sektor) dan koordinasi kelompok-kelompok yang terpisah.

Tiga contoh proses

Contoh distribusi proses berikut dapat dibedakan:

• Pembagian pekerjaan menjadi beberapa tahap. Dalam hal ini, berbagai jenis pekerjaan diberikan kepada seorang karyawan individu sesuai dengan kualifikasi, keterampilan, dan pengalamannya.
• Kelompokkan pekerjaan menjadi blok-blok terpisah. Blok terpisah berarti sektor, departemen atau subdivisi di mana sekelompok karyawan dengan kualifikasi yang sama bekerja pada proyek tertentu. Dengan pembagian ini, pekerjaan menjadi lebih cepat.
• Koordinasi kerja adalah tentang menyelesaikan konflik dan membangun mekanisme untuk menghindarinya.

Langkah proses

Proses pengorganisasian dapat dibagi menjadi beberapa tahap:

• Pembagian kerja.
• Tugas pengelompokan.
• Koordinasi kerja.

Tapi masih banyak lagi yang bisa diidentifikasi. Itu tergantung pada organisasi dankegiatan.

Pembagian kerja

Langkah pertama dalam proses organisasi, dengan pembagian kerja antar karyawan sesuai dengan kualifikasi dan keterampilannya. Pada saat yang sama, manajemen harus memastikan bahwa seorang karyawan tidak melakukan lebih banyak atau lebih sedikit pekerjaan daripada rekan-rekannya. Prinsip distribusi didasarkan pada kemampuan untuk mendistribusikan waktu kerja karyawan. Dan juga bahwa mereka hanya melakukan pekerjaan yang mereka tahu bagaimana melakukan yang terbaik.

Ini akan mengurangi waktu dari transisi antar operasi, mengurangi pelatihan (karena pekerja hanya melakukan apa yang sudah mereka ketahui). Peralatan dan peralatan juga ditingkatkan. Ada bahaya spesialisasi ini - pekerjaan yang monoton. Ini menghilangkan keterampilan kreatif karyawan dan manifestasinya selama bekerja. Untuk menghindari hal ini, manajer paling sering menggunakan dua metode

1. Perluasan bidang kegiatan pekerja.
2. Pengayaan tenaga kerja.

Perluasan bidang kegiatan adalah pemberian kesempatan kepada seorang karyawan untuk menggabungkan dan melakukan beberapa pekerjaan sekaligus pilihannya. Itu juga dapat memperluas tugas yang dilakukan. Pengayaan tenaga kerja adalah pemberian kontrol independen atas kemajuan pekerjaan kepada karyawan.

Pengelompokan tugas yang tepat untuk eksekusi lebih lanjut

Tahap proses organisasi perusahaan menyiratkan penciptaan berbagai blok (divisi dan sektor) yang bertanggung jawab untuk tugas individu. Ini mencapai efisiensi maksimum dan kecepatan solusi.satu masalah atau lainnya. Sebagai aturan, mereka yang melakukan pekerjaan yang sama disatukan dalam satu departemen.

Beginilah cara kerja didistribusikan di organisasi kecil.

Organisasi semacam itu membagi departemen produksi menurut karakteristik fungsionalnya. Artinya, menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Setiap Wakil Presiden departemen terpisah bertanggung jawab atas aktivitas tertentu perusahaan - penjualan dan pemasaran, aktivitas transportasi, dan operasi keuangan. Juga, beberapa segmen dapat dibagi menjadi 2-3 departemen lagi.

Diagram ini menunjukkan divisi dalam organisasi besar.

Tingkat Wakil Presiden dibentuk oleh jenis produksi perusahaan. Tingkat yang lebih rendah dibentuk oleh lokasi geopolitik. Tingkat terakhir diatur sesuai dengan jenis kegiatan salah satu arah. Ini adalah jenis utama dari proses organisasi. Disederhanakan, terlihat seperti pada diagram.

Kontrol pekerjaan

Koordinasi kerja organisasi memungkinkan Anda untuk mengontrol dan mengarahkan karyawan ke arah yang benar pada tahap sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan benar, tepat waktu dan sesuai dengan rencana. Koordinasi dapat dilakukan melalui rantai komando. Ada juga tipe lain - vertikal. Di sini, kontrol dibagi menjadi tautan terpisah, menjulang satu sama lain.

Misalnya, seorang manajer mengendalikan karyawan biasa. Dan pekerjaannya diawasi oleh manajemen yang lebih tinggi. Semakin banyak kuantitaskaryawan, semakin sedikit manajer yang dibutuhkan, karena itu, informasi mencapai manajemen lebih cepat. Tetapi dengan lebih sedikit karyawan, presiden harus menghadapi lebih banyak konflik di tempat kerja.

Ada metode koordinasi lain - pasar, yang paling efisien dan kuat. Pasar adalah contoh utama dari gotong royong dalam koordinasi vertikal. Tidak memerlukan kepemimpinan terpusat yang lebih tinggi, pasar adalah yang paling kuat bagi produsen dan konsumen. Untuk beberapa perusahaan, pasar adalah metode koordinasi yang paling menguntungkan.

Bagaimana jenis pekerjaan ini berbeda dari yang lain?

Pengembangan organisasi adalah jenis kegiatan yang harus merampingkan proses produksi dan manajemen di perusahaan. Konsepnya muncul di atas fondasi psikologi dan sosiologi, yang seharusnya menyelesaikan konflik yang dihasilkan dalam praktik. Istilah ini diperkenalkan oleh Robert Blake pada tahun 1946-1949. di ESSO Corporation (saat ini Exxon).

Perbedaan utama antara proses ini dan jenis pekerjaan lain dengan karyawan adalah bahwa organisasi dianggap sebagai keseluruhan, dengan semua elemen yang berinteraksi. Pendekatan sistematis terdiri dari urutan pertimbangan hubungan fungsional, struktural, teknis dan pribadi dalam organisasi. Juga, program jenis pekerjaan ini terdiri dari analisis fungsi dan masalah yang terkait dengannya.

Tujuan dari solusi tersebut adalah untuk meningkatkan efisiensi produksi. Konsep pengembangan organisasi diciptakan agar perusahaan dapataktif dan terus berkembang. Oleh karena itu, di dalam namanya terdapat kata “Development”. Dan pertumbuhan akan terjadi bukan dengan mengorbankan "kejutan" atau "dorongan", tetapi dengan mengorbankan sumber daya internal. Apa hal pertama yang ingin dicapai oleh para profesional pengembangan organisasi?

Pertama-tama, keseimbangan antara sumber daya yang dikeluarkan dan produk yang dijual, serta pengembalian barang-barang ini. Serta perkembangan perusahaan, pertumbuhan dan kohesi tim dalam organisasi. Hasil kerja para ahli tersebut adalah sebagai berikut:

• kesiapan tim atau staf untuk perubahan lokal atau global;
• sikap positif karyawan satu sama lain, serta berkembangnya sikap saling membantu di antara mereka;
• optimasi struktur organisasi dan fungsional perusahaan;
• mencapai kepuasan kerja secara keseluruhan di seluruh perusahaan.

Pekerjaan spesialis semacam itu sangat kompleks dan, seperti disebutkan di atas, didasarkan pada psikologi dan sosiologi. Juga, setelah pekerjaan orang-orang ini, manajer melihat peningkatan kualitas produk, produktivitas yang lebih tinggi, memperkuat posisi organisasi di pasar, mengurangi kehilangan staf, meningkatkan pendapatan, dll.

Tahap utama yang dilalui oleh spesialis pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan organisasi adalah proses berkelanjutan yang dibagi menjadi beberapa tahap.

• Pada tahap pertama, spesialis dan manajemen menyadari bahwa perlu untuk mengubah perusahaan dalam berbagai struktur. Kesadaran ini bisa datang pada merekasaat-saat ketika karyawan melihat komplikasi dalam pekerjaan perusahaan. Penting juga bahwa setiap orang ingin mengubah perusahaan.
• Pada tahap kedua, setelah kesadaran dan munculnya keinginan untuk memecahkan masalah dan mengubah perusahaan menjadi lebih baik, spesialis mulai bekerja. Beberapa masalah yang sedang diselesaikan yaitu, sedang dibuat sistem hubungan kerja untuk melakukan perubahan organisasi.
• Pada tahap ketiga, setelah spesialis dapat menyusup ke perusahaan, ia mulai mengumpulkan informasi tentang dirinya. Ini adalah kegiatan yang sangat penting dan dilakukan secara ketat sesuai dengan teknik khusus seorang spesialis. Bahkan jika sebuah perusahaan memiliki banyak informasi, mungkin tidak selalu dapat menunjukkan masalah organisasi yang jelas.
• Pada tahap keempat, setelah mengumpulkan informasi yang cukup, perlu dianalisis dan dipelajari. Tahap ini juga bisa disebut diagnostik. Spesialis harus membuat "diagnosis" dan memulai "pengobatan", serta menerapkan perubahan organisasi.
• Pada tahap kelima, spesialis akan memahami semua masalah, ia perlu mengembangkan rencana untuk menghilangkan dan menghindarinya lebih lanjut. Dalam hal ini, ia menggunakan teknik khusus. Setelah rencana dibuat, itu harus dieksekusi. Spesialis harus mengawasi pelaksanaan rencana tersebut.
• Tahap keenam, ini adalah yang terakhir. Setelah organisasi berubah menjadi lebih baik, kebutuhan akan spesialis menghilang. Kadang-kadang ada kasus ketika ketergantungan perusahaan pada spesialis menjadi terlalu besar, tidak dapat berfungsi tanpa dia. Masalah-masalah ini jugadiselesaikan oleh spesialis.

Pentingnya Pertumbuhan Organisasi

Di perusahaan yang sedang berkembang atau yang berada di ambang kebangkrutan, Anda perlu membiasakan diri dengan konsep ini. Dan diinginkan untuk menyewa seorang spesialis. Pekerjaannya membutuhkan uang, tetapi perubahan yang dia lakukan pada perusahaan akan sangat berharga.