Menentukan kebutuhan personel: konsep, metode perencanaan, dan cara menutupinya

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Salah satu sumber daya paling berharga dari perusahaan mana pun adalah stafnya. Namun, itu cukup mahal. Oleh karena itu, sangat penting untuk menentukan jumlah karyawan di mana Anda dapat mencapai efek ekonomi maksimum dengan biaya terendah. Untuk ini, metode dan pendekatan khusus digunakan. Penentuan kebutuhan personel merupakan salah satu tugas prioritas manajemen. Bagaimana proses ini dilakukan akan dibahas nanti.

Jenis kebutuhan tenaga kerja

Proses penentuan kebutuhan personel adalah sistem langkah-langkah komprehensif yang terintegrasi. Tugasnya adalah untuk mencapai tujuan tertentu untuk proses produksi. Ini adalah prosedur yang agak rumit, karena perlu untuk menentukan tidak hanya jumlah karyawan yang akan melakukan yang diperlukantugas, tetapi juga untuk menciptakan sistem produksi yang paling efisien. Oleh karena itu, personel juga dipilih sesuai dengan kualifikasi dan pengalamannya. Pelatihan diberikan sesuai kebutuhan.

Dalam sebuah organisasi, perencanaan harus mencakup beberapa bidang pengembangan yang berbeda. Dalam hal ini, proses perencanaan di bidang sumber daya tenaga kerja akan dilakukan seefektif mungkin.

Ada berbagai pendekatan dan metode untuk menentukan kebutuhan staf. Paling sering mereka dibagi menjadi 2 jenis utama:

• Menjanjikan. Pendekatan ini juga disebut strategis. Ini terkait dengan masa depan organisasi. Kebutuhan personel dalam hal ini ditentukan sesuai dengan jurusan yang dipilih organisasi. Pada saat yang sama, dalam jangka panjang, tidak hanya jumlah sumber daya tenaga kerja yang diperhitungkan, tetapi juga tingkat kualifikasi karyawan.
• Situasi. Perencanaan semacam itu memungkinkan untuk menyediakan produksi dengan jumlah sumber daya yang diperlukan dalam jangka pendek. Dengan pendekatan ini, perhatian diberikan pada pergantian staf, serta indikator jumlah hari libur, cuti sakit, cuti hamil dan cuti jangka panjang, pengurangan, dan sebagainya.

Prosedur perencanaan dilakukan terus menerus pada periode waktu yang berbeda. Jadi, prosedur serupa bisa jadi:

• Jangka pendek - hingga 12 bulan.
• Jangka Tengah - dari 1 tahun hingga 5 tahun.
• Jangka panjang - lebih dari 5 tahun.

Juga, manajer berpengalaman menentukan kebutuhan kualitatif dan kuantitatif staf. DiDalam kasus kedua, Anda dapat mengatur jumlah pasti karyawan perusahaan. Dalam penilaian kualitatif ditentukan kebutuhan akan personel dengan kualifikasi tertentu.

Kebutuhan kuantitatif

Definisi kebutuhan staf kualitatif dan kuantitatif sangat berbeda. Perencanaan berjalan dua arah. Saat menentukan indikator kuantitatif, sebuah metode dipilih yang memungkinkan untuk menghitung jumlah optimal karyawan di negara bagian. Penentuan nilai ini dilakukan dalam jangka waktu tertentu.

Penentuan kebutuhan kuantitatif personel terjadi dengan bantuan beberapa indikator dasar:

• Jumlah karyawan tetap. Ini adalah jumlah karyawan dalam daftar untuk tanggal tertentu. Ini memperhitungkan jumlah karyawan yang pergi dan tiba pada hari analisis.
• Nomor lampiran. Jumlah pegawai yang berada dalam keadaan perusahaan dan yang harus masuk kerja pada hari itu untuk melaksanakan tugas pekerjaannya. Jika kita menemukan perbedaan antara jumlah rata-rata dan jumlah kehadiran, kita mendapatkan indikator downtime sepanjang hari karena liburan, perjalanan bisnis, penyakit karyawan.
• Jumlah rata-rata karyawan. Indikator ini digunakan untuk melacak jumlah karyawan selama periode tertentu. Ini digunakan dalam proses menghitung gaji rata-rata, produktivitas tenaga kerja, rasio pergantian, pergantian staf, dll. Jika Anda perlu mencari jumlah rata-ratakaryawan selama satu bulan atau periode lain, jumlah karyawan untuk setiap hari dijumlahkan, dibagi dengan jumlah hari. Ini termasuk akhir pekan dan hari libur. Jika Anda perlu menentukan rata-rata untuk tahun tersebut, jumlahkan jumlah rata-rata karyawan untuk setiap bulan. Hasilnya dibagi 12.

Untuk menentukan indikator yang disajikan, bagian produksi mencatat penggajian dan kehadiran. Pada saat yang sama, sumber informasi adalah perintah untuk perekrutan dan pemberhentian dari suatu posisi, untuk transfer, penggantian, ketidakhadiran sementara karyawan karena alasan yang baik, dll.

Untuk menghitung jumlah karyawan pada tanggal tertentu, metode yang berbeda digunakan untuk menentukan kebutuhan staf:

1. Metode intensitas tenaga kerja. Mengasumsikan penggunaan informasi tentang waktu proses kerja.
2. Metode perhitungan. Gunakan data tentang tarif layanan, pekerjaan, jumlah, dan kemudahan pengelolaan.
3. Metode stokastik. Memungkinkan Anda menentukan karakteristik numerik menggunakan analisis korelasi atau regresi.
4. Metode perkiraan ahli. Melibatkan perhitungan sederhana atau diperpanjang (tunggal, ganda).

Indikator kualitas

Menentukan kebutuhan kualitatif personel ditandai dengan kesulitan yang signifikan. Analis harus menentukan dalam studi semacam itu tidak hanya jumlah personel, tetapi juga tingkat profesionalisme, kualifikasi pekerja yang dibutuhkan organisasi.

Kesulitannya terletak pada kenyataan bahwa saat ini tidak ada sistem tunggal untuk menentukan kualitas kerja, potensi karyawan. Hanya ada daftar dasar karakteristik dan kualitas yang menentukan tingkat kualifikasi, keterampilan seorang karyawan:

• Ekonomi. Mereka menentukan kompleksitas pekerjaan yang dilakukan karyawan, kualifikasinya, kondisi kerja, masa kerja, dan afiliasi industri.
• Pribadi. Kehadiran keterampilan tertentu, disiplin, efisiensi, pelaksanaan tugas, kreativitas, dan kreativitas mereka.
• Organisasi dan teknis. Peralatan teknis tenaga kerja, daya tariknya, tingkat organisasi teknologi produksi, rasionalisasi.
• Sosio-budaya. Kegiatan sosial, kolektivisme, perkembangan moral dan budaya umum.

Penentuan kebutuhan personel organisasi secara kualitatif didasarkan pada data berikut:

• Struktur organisasi.
• Pembagian karyawan menurut tingkat kualifikasi profesional (ditunjukkan dalam dokumentasi produksi dan teknis).
• Persyaratan untuk pekerjaan.
• Staffing divisi struktural perusahaan.
• Peraturan proses organisasi dan manajerial.

Untuk setiap fitur kualitas, kebutuhan jumlah personel ditentukan. Jumlah total karyawan yang diperlukan untuk operasi organisasi yang tepat ditentukan dengan menjumlahkan hasilnyauntuk setiap kriteria. Untuk ini, dokumen organisasi berikut sedang dikembangkan:

• Tujuan sistem yang menjadi dasar struktur organisasi perusahaan dibangun.
• Struktur organisasi umum perusahaan dan divisinya.
• Kepegawaian.
• Deskripsi pekerjaan. Mereka juga digunakan dalam perhitungan intensitas tenaga kerja fungsi staf utama dan manajemen.

Faktor yang mempengaruhi kebutuhan sumber daya tenaga kerja

Ada faktor-faktor tertentu yang mempengaruhi proses perencanaan tenaga kerja dan kebutuhan staf.

Mereka bisa langsung atau tidak langsung, internal atau eksternal. Faktor-faktor berikut memiliki pengaruh terbesar:

• Kondisi pasar tenaga kerja. Mereka ditentukan oleh beberapa fitur. Kondisi tersebut meliputi situasi demografi, pengangguran, kualitas pendidikan, penawaran dan permintaan tenaga kerja di berbagai sektor, keterlibatan dinas ketenagakerjaan dalam proses pelatihan spesialis.
• Inovasi teknologi. Kemajuan aktif di dunia modern mengarah pada penyederhanaan kerja manusia, mengubah isinya. Hal ini membutuhkan pelatihan ulang yang tepat waktu dari spesialis yang memenuhi syarat.
• Perubahan di bidang legislasi. Faktor ini sulit diprediksi. Hal ini mengacu pada peraturan perundang-undangan di bidang perlindungan tenaga kerja dan ketenagakerjaan.
• Pendekatan perekrutan pesaing. Organisasi harus terus memantau dan mempelajari metode dan pendekatan untuk bekerja dengan personelpesaing. Berdasarkan informasi ini, kebijakan personalia organisasi sedang disesuaikan.
• Tujuan perusahaan. Mereka bisa jangka pendek atau jangka panjang dan mengikuti strategi umum.
• Pendanaan. Setiap organisasi memiliki kemampuan keuangan tertentu. Berdasarkan hal ini, kebijakan personalia organisasi juga dipilih.
• Potensi personel. Hal inilah yang menjadi dasar keberhasilan implementasi marketing plan. Jika departemen personalia perusahaan dapat mempertimbangkan zona pengembangan, kemampuan personel, ini memungkinkan Anda untuk menutup lowongan yang muncul tepat waktu.

Tahapan kerja

Ada beberapa langkah dasar dalam menentukan kebutuhan staf. Paling sering, tiga proses besar menonjol saat melakukan tugas serupa.

Pada tahap pertama, perusahaan menganalisis sumber dayanya sendiri. Hal ini diperlukan untuk menentukan apakah mungkin di masa depan untuk memenuhi kebutuhan tersebut sendiri. Dalam hal ini, indikator penting adalah keuntungan, omset perusahaan. Dia harus memiliki sumber daya yang cukup untuk membayar karyawannya.

Selanjutnya pada tahap kedua dilakukan analisis kebutuhan personel pada periode yang lalu. Kesimpulan dibuat tentang kemanfaatan dan efisiensi penggunaan sumber daya tenaga kerja. Analis mengidentifikasi kelemahan dalam proses ini. Rencana jangka panjang sedang dikembangkan yang memungkinkan Anda untuk sepenuhnya menghilangkan atau meminimalkan dampak negatif dari faktor pencegah.

Pada tahap ketiga, diterimakeputusan tentang tindakan tertentu di bidang kebijakan kepegawaian saat ini. Ini memperhitungkan tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Keputusan dibuat tentang retensi dan pengurangan karyawan tertentu. Setelah dilakukan analisis penentuan kebutuhan personel, dapat diambil beberapa keputusan:

• pengurangan staf;
• menarik personel dari luar;
• pelatihan dan pelatihan ulang personel.

Selain itu, tindakan yang terdaftar dapat dilakukan secara bersamaan. Itu tergantung pada situasi yang berkembang dalam organisasi.

Metode untuk menentukan kebutuhan

Penentuan kebutuhan suatu perusahaan untuk personel dilakukan sesuai dengan metode tertentu.

Ada beberapa teknik populer:

1. Memotret hari kerja. Ini adalah metode yang efektif tetapi sangat memakan waktu. Seorang karyawan memiliki berbagai tanggung jawab. Selama eksekusi mereka, waktu dicatat. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tindakan yang berlebihan. Dalam beberapa kasus, keputusan dibuat tentang perlunya pekerjaan karyawan tertentu dalam keseluruhan proses produksi atau lowongan seperti itu. Mungkin diperlukan sejumlah kecil pekerjaan untuk menggabungkan dua unit staf menjadi satu.
2. Perhitungan sesuai standar pelayanan. Untuk setiap karyawan, indikator kinerja tertentu ditetapkan berdasarkan standar dan aturan yang berbeda. Memiliki informasi tentang tingkat produksi harian, manajer dapat menghitung kebutuhan staf dibeberapa periode waktu.
3. Penilaian ahli. Ini adalah salah satu metode yang paling populer. Ini digunakan oleh berbagai perusahaan. Pendapat manajer sangat menentukan dalam menentukan kebutuhan personel. Tetapi pada saat yang sama, manajer harus dicirikan oleh tingkat pelatihan dan profesionalisme yang tinggi. Penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang perkembangan industri ini di masa depan.
4. Ekstrapolasi. Berdasarkan data saat ini, perkiraan jangka panjang dibuat. Ini memperhitungkan kemungkinan perubahan. Ini mungkin kenaikan harga, tindakan yang direncanakan negara dalam industri ini, perkembangannya di masa depan, dll. Pendekatan ini digunakan jika kondisi internal dan eksternal organisasi stabil. Di negara kita, itu hanya bisa digunakan untuk perencanaan jangka pendek.
5. Membuat model komputer. Kepala departemen mengirimkan informasi, yang menjadi dasar perkiraan komputer tentang kebutuhan organisasi akan tenaga kerja untuk perspektif tertentu. Ini merupakan metode yang relatif baru, sehingga belum sempat memperoleh distribusi yang signifikan. Ini membutuhkan biaya keuangan yang signifikan, serta keterlibatan spesialis yang relevan dalam pekerjaan. Teknik ini lebih cocok untuk perusahaan besar.

Rumus perhitungan

Penentuan kebutuhan personel dilakukan dengan perhitungan khusus.

Sebelum memilih formula, Anda perlu menentukan apa yang lebih cenderung dilakukan perusahaan dalam proses menjalankan kebijakan personalianya:

• Untuk meningkatkanvolume produksi, yang membutuhkan keterlibatan staf tambahan.
• Untuk mengurangi jumlah produksi, yang mengarah pada pelepasan sumber daya tenaga kerja.
• Volume produksi tidak direncanakan berubah. Kebutuhan personel ditentukan oleh pergerakan alami personel dalam hal pemecatan, SK, usia pensiun, dll.

Oleh karena itu, di departemen perencanaan perusahaan, perhitungan dan pembenaran pertumbuhan produksi terjadi. Untuk meningkatkan produktivitas, semua faktor diperhitungkan. Untuk menentukan jumlah karyawan yang direncanakan, gunakan rumus:

Chpsp=ChbpI + OI, dimana Nspp adalah rata-rata jumlah pegawai yang direncanakan pada periode perencanaan, Nbp adalah jumlah pegawai pada periode (basis) yang lalu, I adalah indeks perubahan volume produksi di masa mendatang, OI adalah perubahan total dalam jumlah pegawai di periode dasar.

Rata-rata jumlah karyawan

Penentuan kebutuhan personel dapat dilakukan dengan rumus lain. Anda dapat menentukan jumlah rata-rata karyawan sebagai berikut:

Chss=ChyavKss, dimana Nss adalah jumlah rata-rata jumlah pegawai, Nyav adalah jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas selama satu shift, Kss adalah koefisien dari jumlah pegawai rata-rata.

Cara memenuhi kebutuhan

Ketika kebutuhan akan sumber daya tenaga kerja ditentukan, uraikan cara-cara untuk menutupinya:

• Eksternal. Dalam hal ini, perhatian diberikan kepada lulusan lembaga pendidikan khusus, pusat pelatihan ulang personel, serta proposalagen perekrutan, pasar tenaga kerja terbuka.
• Domestik. Staf perusahaan menjalani pelatihan ulang, meningkatkan keterampilan mereka. Untuk tujuan ini, pengembangan profesional dilakukan untuk kemungkinan pertumbuhan karir. Pendekatan ini mengurangi pergantian staf.

Jumlah staf pendukung

Penentuan kebutuhan tenaga pembantu juga dilakukan dengan rumus sederhana:

Chsvr=KrmRSKss, di mana Nvvr adalah jumlah karyawan pendukung yang terdaftar, Krm adalah jumlah pekerjaan untuk karyawan pendukung, RS adalah jumlah shift kerja dalam satu hari.