Proses bisnis - apa itu? Pengembangan, pemodelan, optimalisasi proses bisnis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Metode manajemen perusahaan modern semakin banyak meminjam metode dan teknologi asing. Dan bukan karena modis, tetapi karena nyaman dan efektif. Salah satu teknik ini memecah semua pekerjaan rutin menjadi komponen dasar dan kemudian menjelaskan secara rinci setiap proses bisnis yang dihasilkan. Dibutuhkan cukup banyak waktu, tetapi skema yang dihasilkan memungkinkan Anda menemukan kelemahan, tanggung jawab fungsional yang terlalu tinggi, dan tugas yang tidak jelas. Dengan menghabiskan waktu satu kali, manajemen dapat mengalihkan sebagian tanggung jawabnya ke bawah tangga hierarki, membebaskan waktu untuk perencanaan strategis.

Hidup sesuai rencana

Hal lain adalah bahwa personel perusahaan sering tidak memahami arti dari prosedur ini dan tidak menerima keinginan manajemen untuk menentukan proses bisnis utama. Namun demikian, semakin perlu untuk memahami pemodelan dan deskripsi operasi dasar dari setiap unit, dan bahkankaryawan. Lebih parah lagi jika muncul karyawan dalam staf perusahaan yang mempelajari proses bisnis perusahaan. Mereka terus-menerus bertanya tentang sesuatu, mengalihkan perhatian dan mengganggu dengan segala cara yang mungkin dengan pemenuhan tugas fungsional langsung dari semua personel. Apa yang harus dilakukan?

Mari kita mulai dari jauh. Setiap pagi, sebagian besar dari kita dihadapkan pada tugas untuk masuk kerja. Untuk solusi yang sukses, Anda harus bangun tepat waktu, bersiap-siap dan duduk di beberapa jenis transportasi (tidak masalah apakah itu mobil pribadi atau mobil kereta bawah tanah). Selanjutnya, setiap komponen dapat dipecah menjadi prosedur yang lebih kecil: untuk bangun tepat waktu, Anda dapat mengatur alarm, atau Anda dapat meminta seseorang untuk membangunkan Anda, dll. Terlepas dari metode solusi, hasilnya (bangun tepat waktu) akan tercapai. Tetapi kenaikan, biaya, dan cara kerja berbeda dalam metode penyelesaian dan hasil akhirnya. Sebenarnya, kita telah sampai pada definisi pertama.

Untuk apa semua ini

Jadi, proses bisnis adalah urutan tindakan sederhana tertentu yang mengubah sumber daya menjadi produk akhir yang berguna. Dalam contoh kehidupan nyata kita, ada tiga proses berbeda, yang masing-masing membutuhkan informasi awalnya sendiri dan, setelah manipulasi tertentu, memberikan hasil yang diinginkan. Mari kita pergi ke perusahaan. Terlepas dari bidang kegiatan di setiap perusahaan, pekerjaan ditentukan oleh hubungan profesional karyawan: transfer informasi, menentukan kebutuhan suatu produk, menganalisis produksi dan sumber daya, dll. Dan di sini penting untuk dicatat bahwa semua hal-hal di atashanya jika tiga kondisi terpenuhi:

- informasi dikirim ke karyawan yang tertarik;

- ini dilakukan pada waktu yang tepat;

- bentuk penyajian informasi cukup sederhana dan jelas.

Meringkas semua hal di atas, dapat dikatakan bahwa proses bisnis adalah aliran informasi yang menjawab tiga pertanyaan: apa, di mana, dan kapan. Agar pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar dan terus menerus, perlu untuk menentukan komponennya. Dalam hal ini, tidak akan ada duplikasi tugas, tidak adanya pelaksana atau downtime.

Ketika proses bisnis didefinisikan dengan jelas, setiap karyawan tidak lagi menjadi sangat diperlukan. Ingat berapa kali Anda harus menunggu salah satu rekan Anda meninggalkan cuti sakit (atau kembali dari liburan); ketika Anda jauh dari pekerjaan, telepon benar-benar tidak berhenti berdering, dan semua orang mencoba memahami apa dan bagaimana Anda melakukannya. Dan jika Anda menanggapi permintaan manajemen dan membuat deskripsi proses bisnis yang cukup rinci, maka Anda dapat bersorak dengan tenang, dan bersantai, dan terkadang hanya makan siang…

Beralih ke bahasa formal definisi, kami akan berpendapat bahwa ketika menjelaskan proses bisnis, suatu perusahaan menetapkan tujuan berikut:

• memahami struktur umum organisasi kegiatan dan menentukan dinamika perkembangannya;
• mengidentifikasi masalah saat ini dan peluang untuk mengatasinya;
• buat sistem tujuan dan sasaran yang dapat dipahami oleh semua peserta (pengembang, pengguna, pelanggan, dll.);
• untuk merumuskan persyaratan untuk perangkat lunak yang diperlukankeamanan.

Tentu saja, deskripsi proses bisnis itu sendiri tidak menarik. Tetapi untuk rekayasa ulang, ini adalah tugas terpenting. Hanya dengan memahami struktur, hubungan, dan cara arus informasi, kita dapat berbicara tentang memikirkan kembali beban semantik dari perusahaan itu sendiri dan divisi individualnya. Tetapi reorganisasi juga harus dilakukan untuk mencapai beberapa tujuan: meningkatkan kualitas layanan pelanggan; pengurangan biaya; memberikan kebebasan yang lebih besar dalam pengambilan keputusan kepada para pelaku (mengurangi kerangka waktu untuk menyelesaikan pekerjaan), dll.

Klasifikasi sederhana

Paling sering, kebutuhan untuk menjelaskan proses bisnis informasi muncul di perusahaan dengan struktur berorientasi fungsional. Faktanya adalah bahwa tujuan dan sasaran dari departemen yang berbeda mungkin bertentangan satu sama lain. Dan ini tidak hanya akan menyebabkan penurunan profitabilitas perusahaan, tetapi juga penurunan daya saing.

Pendekatan modern terhadap manajemen semakin bersifat proses. Semua pekerjaan dianggap sebagai serangkaian proses tertentu (masing-masing terdiri dari satu atau lebih operasi sederhana). Untuk memformalkan dan menstandardisasi pendekatan ini, kategori proses berikut telah diadopsi (klasifikasi terjadi dalam kaitannya dengan nilai tambah produk):

• main - yang dengannya perusahaan menerima pendapatan: produksi, pemasaran, persediaan;
• manajer - mereka yang menetapkan tujuan dan sasaran untuk departemen dan pelaku tertentu;
• mendukung –mereka yang menyediakan produksi dengan sumber daya, tetapi tidak menambah nilai pada produk akhir: pelatihan dan pemilihan personel, dukungan keuangan, perlindungan hukum, dll.

Selain kemandirian yang telah disebutkan dari faktor manusia dan penyederhanaan adaptasi karyawan baru, deskripsi proses bisnis memungkinkan untuk mengelola biaya operasional perusahaan secara lebih efektif.

Properti

Sekarang menjadi jelas bahwa untuk mengelola suatu perusahaan, perlu tidak hanya mengidentifikasi arus informasi yang saling terkait, tetapi juga untuk menggambarkan dengan jelas semua aktivitas. Karena kita sudah tahu bahwa proses bisnis adalah bagian dari pekerjaan umum yang berpindah dari satu karyawan ke karyawan lain (dalam unit fungsionalnya sendiri atau tidak, tidak masalah), maka mari beralih ke fakta bahwa segala sesuatu di dunia dapat bersatu. Dan aktivitas profesional - terlebih lagi.

Terlepas dari bidang kegiatannya, setiap proses bisnis dapat digambarkan dengan karakteristik yang sama.

- Perbatasan adalah awal dan akhir dari operasi sederhana.

- Pemilik adalah karyawan perusahaan yang tidak hanya memiliki sumber daya yang diperlukan untuk bekerja, tetapi juga merencanakan, menganalisis, mengelola proses; dan yang terpenting, dia bertanggung jawab atas hasilnya.

- Input - pesan informasi yang diterima dalam bentuk apa pun yang diterima di perusahaan, mendefinisikan kebutuhan akan informasi dan menandai awal proses.

- Output - informasi atau bagian terwujud dari produk yang dikonsumsi di luar pelakupelanggan.

- Kontraktor - personel perusahaan yang terlibat dalam satu proses.

- Sumber daya - bagian materi atau informasi dari aktivitas yang tidak berubah selama pelaksanaan operasi (tetapi hanya berkontribusi pada transformasi informasi yang masuk menjadi produk akhir).

- Kontrol kualitas - indikator industri atau internal (diterima oleh manajemen perusahaan) untuk menentukan efektivitas kerja.

Alokasi wajib dari proses dasar

Tentu saja, tidak setiap perusahaan membutuhkan deskripsi proses bisnis. Namun demikian, ada sejumlah kasus di mana latihan yang membosankan ini tidak dapat diabaikan. Sebutkan yang utama:

• Aktivitas perusahaan diotomatisasi. Dalam hal ini, diagram proses bisnis menerjemahkan kebutuhan pelanggan ke dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh programmer.
• Peningkatan kegiatan perusahaan. Tidak hanya peralatan dan peningkatan teknologi yang membantu meningkatkan produk akhir; optimasi proses bisnis memungkinkan untuk mengidentifikasi semua kekuatan dan kelemahan pekerjaan dan membuat keputusan manajemen yang tepat.
• Bersertifikat Organisasi Standar Internasional (ISO). Sistem manajemen mutu tunggal sedang dibuat untuk semua karyawan.

Cara menyajikan deskripsi kepada pelanggan

Pemodelan proses bisnis membutuhkan deskripsi setiap elemen. Bagaimana melakukannya tanpa rasa sakit untuk organisasi? Ada tiga metode utama yang diadopsi dalam praktik dunia: tekstual, grafis dan tabular.

Tekstual melibatkan deskripsi seluruh kemajuan pekerjaan dalam urutan yang sederhana dan dapat dimengerti. Bentuk dan isinya dapat bebas (jika standar internasional atau industri belum dikembangkan) atau diatur oleh dokumen. Misalnya: departemen penjualan mengirimkan dokumentasi pelaporan untuk periode tersebut ke departemen perencanaan; karyawan departemen perencanaan melakukan pekerjaan analitis untuk menentukan dinamika penjualan dan kebutuhan untuk melakukan penyesuaian produksi; hasil yang diperoleh dari departemen perencanaan ditransfer ke departemen pemasaran, di mana analisis dibuat tentang alasan kenaikan (penurunan) penjualan, dll.

Diagram grafis dari proses bisnis memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan hasil pekerjaan analitis. Tidak perlu diingatkan bahwa persepsi visual terhadap informasi adalah yang paling efektif. Oleh karena itu, semua jenis grafik dan diagram memberi kita kesempatan untuk memahami dengan cepat apa yang terjadi dan menemukan solusi yang tepat.

Dalam kasus di mana tugas utama reformasi kegiatan adalah optimalisasi proses bisnis, ada baiknya menggunakan bentuk tabel deskripsi mereka. Dengan bantuannya, lebih mudah untuk memahami urutan tindakan dan arah arus informasi. Tabel tipikal tidak hanya berisi deskripsi fungsi unit staf, tetapi juga kolom tentang dokumen masuk dan keluar, pelaku (Anda dapat menentukan seluruh departemen dan karyawan tertentu), dll.

Cara mendeskripsikan proses bisnis dengan benar

Tidaklah cukup menganalisis proses bisnis. Hal terpenting dalam hal ini adalah kebenaran, tetapi pada saat yang sama, kesederhanaan deskripsi. Untuk memulainya, nama unit proses harus dirumuskan dengan jelas. Ini akan membantu Anda memahamikarakteristik utamanya, logika eksekusi dan tempatnya dalam keseluruhan rantai aktivitas produksi.

Kemudian Anda harus menunjukkan informasi input apa yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas secara normal, dan juga mencantumkan dukungan sumber daya. Urutan tertulis dari operasi sederhana yang membentuk proses akan membantu Anda untuk tidak melewatkan atau melupakan apa pun.

Pemodelan proses bisnis tidak dapat dilakukan tanpa menentukan pemilik proses dan sistem untuk memantau kemajuannya. Untuk melakukan ini, dalam deskripsi perlu dicatat persyaratan standar untuk produksi pekerjaan dan daftar dokumen yang ditransfer ke tautan berikutnya. Untuk menyederhanakan, deskripsinya akan terlihat seperti ini: "… setelah melakukan analisis penjualan untuk periode pelaporan, seorang karyawan departemen perencanaan mengisi formulir (tabel), yang ia kirimkan ke departemen pemasaran …"

Skema sederhana untuk menggambarkan proses produksi

Saat menulis deskripsi, paling sering karyawan dihadapkan pada kenyataan bahwa mereka tidak tahu bagaimana menyampaikan isi pekerjaan mereka secara lisan. Untuk membuat sistem proses bisnis jelas dan terstruktur, Anda dapat membuat memo. Ini mencerminkan pertanyaan-pertanyaan yang perlu diberikan jawaban yang jelas dan rinci secara maksimal. Jadi apa pertanyaan ini?

• Apa? Menjelaskan apa yang sebenarnya dilakukan dalam operasi ini.
• Kenapa? Melewati tujuan operasi.
• Kapan? Menentukan siapa yang memulai eksekusi.
• Siapa? Nama pemain tertentu.
• Bagaimana? Daftar diperlukansumber daya.

Pengembangan proses bisnis mengasumsikan bahwa semua metode deskripsi dapat digunakan. Dengan demikian, skema kerja paling detail akan diperoleh. Versi grafis akan mengungkapkan hubungan unit fungsional, dan versi tabular dan tekstual akan menyampaikan konten dari setiap operasi. Sayangnya, otomatisasi proses bisnis tidak dapat dilakukan tanpa pekerjaan awal yang memakan waktu ini.

Cara mengumpulkan informasi

Dalam praktiknya, ada banyak cara untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Untuk memulainya, perlu untuk menganalisis dokumen peraturan yang memandu karyawan perusahaan. Kemudian Anda harus melakukan wawancara pribadi dengan setiap pelaku langsung untuk menggambarkan isi karyanya. Selanjutnya, untuk klarifikasi dan klarifikasi poin kontroversial, konsultan analitis harus menggunakan pengamatan kemajuan proses bisnis.

Jika Anda mengambil pendekatan yang komprehensif untuk memecahkan masalah, mengotomatisasi proses bisnis tidak akan tampak begitu membosankan dan tidak berguna.

Kelompok Kerja

Namun, jika tugas utama perusahaan adalah otomatisasi proses bisnis, dan manajemen tidak bermaksud untuk melibatkan perusahaan konsultan eksternal, pertanyaan akan muncul: "Di mana untuk memulai?" Langkah pertama adalah membuat kelompok kerja karyawan perusahaan. Anggota kelompok kerja sebaiknya memiliki keterampilan analitis dan mendengarkan yang sangat baik. Lagi pula, seperti yang telah disebutkan, sebagian besar pekerjaan terdiri dari melakukan wawancara pribadi dengan pelaku proses bisnis.

Selanjutnya, Anda perlu mendapatkan gambaran nyata tentang fungsi sistem. Karena sebelum modernisasi perusahaan bekerja dan mendapat untung, mungkin tidak perlu membicarakan restrukturisasi total. Oleh karena itu, sistem dan arah arus informasi harus diperbaiki pada saat dimulainya optimasi.

Deskripsi terdiri dari apa

Untuk menghindari kebingungan dan inkonsistensi dalam deskripsi proses bisnis, para ahli merekomendasikan penggunaan peta proses. Ini adalah dokumen standar yang memungkinkan Anda untuk menyatukan semua tindakan, terlepas dari lingkup pengaruh pelaku dan kompleksitas operasi yang dijelaskan.

Deskripsi apa pun dapat dibagi menjadi komponen berikut:

• bentuk proses terpadu (paling sering berupa tabel);
• peta proses bisnis (dapat disajikan dalam bentuk apa pun - deskripsi teks, objek grafik, atau tabel);
• rute (arus informasi, sumber daya, dan keuangan masuk dan keluar);
• matriks dari berbagai proses bisnis (tabel interaksi antara proses yang berbeda, yang memungkinkan Anda untuk menyoroti aliran dan operasi utama dan sekunder);
• flowchart (algoritma eksekusi proses bisnis);
• deskripsi teks rinci;
• documentation (pembuatan dokumen yang mengonfirmasi pelaksanaan proses);
• mengidentifikasi indikator proses bisnis (mencari karakteristik dan indikator yang dengannya Anda dapat mengontrol tidak hanya kemajuan, tetapi juga kualitas);
• peraturan (dengan kata lain, deskripsi pekerjaan).

Indikator

Seperti yang telah berulang kali dicatat, setiap proses harus diukur dengan sesuatu. Ini diperlukan pertama-tama untuk mengevaluasi efektivitas semua kegiatan perusahaan. Paling sering, para ahli merekomendasikan pengujian proses bisnis berdasarkan empat indikator: waktu, biaya, kualitas dan kuantitas.

Tetapi model proses bisnis dinamis dan beragam. Oleh karena itu, seringkali tidak cukup hanya mengevaluasi kecepatan kerja; perlu mempertimbangkan kondisi kerja dan infrastruktur perusahaan. Selain itu, hampir semua industri tidak dapat eksis tanpa pemasok, keuangan, logistik, dan mitra. Ini juga merupakan indikator yang terukur.

Dan, tentu saja, kita tidak boleh melupakan informasi dan faktor manusia. Semakin tinggi tingkat pelatihan seorang spesialis, semakin sedikit waktu yang dia perlukan untuk membiasakan diri dengan instruksi dan informasi yang masuk.

Mayoritas metodologi pemodelan sekarang didasarkan pada prinsip-prinsip analisis dan desain struktural (SADT - Teknik Analisis dan Desain Terstruktur), serta beberapa bahasa algoritmik. Kita dapat berbicara tentang keberadaan beberapa model dasar analisis proses bisnis:

- Pemodelan Proses Bisnis - sebenarnya, pemodelan - mengungkapkan sisi fungsional dari keberadaan perusahaan.

- Pemodelan Alur Kerja - Menjelaskan alur kerja dan mirip dengan diagram alur.

- Pemodelan Aliran Data - tidak seperti yang sebelumnya, menggambarkan aliran data (informasi); dimaksudkan untuk pengurutanoperasi.

siklus Shewhart-Deming

Proses bisnis besar (1C memungkinkan Anda memilihnya dari daftar umum) direkomendasikan untuk dijelaskan dalam dokumen terpisah yang disebut "Prosedur Kerja". Segala sesuatu yang sifatnya kurang penting atau terdiri dari sejumlah kecil operasi sederhana biasanya dijelaskan dalam uraian tugas.

Saat menyusun peraturan, perlu untuk mempertimbangkan kondisi siklus peningkatan berkelanjutan dari kegiatan perusahaan (model Shewhart-Deming). Ketentuannya menyatakan bahwa optimasi dan perbaikan adalah proses tanpa akhir. Artinya, dalam manajemen perusahaan ada siklus tertutup tertentu, yang terdiri dari keputusan manajemen seperti: perencanaan, implementasi, pengendalian, penyesuaian.

Saat menyusun peraturan, seseorang harus mempertimbangkan prinsip-prinsip yang memastikan kepatuhan dengan model Shewhart-Deming:

1. Perhitungan indikator yang direncanakan untuk periode mendatang.
2. Analisis dinamika penyimpangan dan dokumentasi kemungkinan penyebabnya.
3. Identifikasi tindakan korektif dan analisis efektivitasnya.

Pengembangan model harus dilakukan sesuai dengan aturan bisnis. Aturan yang diterima secara umum adalah kerangka peraturan dan perundang-undangan negara bagian di mana wilayahnya perusahaan beroperasi. Basis kedua dari model ini adalah kebijakan perusahaan perusahaan.

Saat menerapkan sistem manajemen mutu, pengembangan dan penyatuan proses bisnis perlu diperhatikan. Seperti disebutkan di awal artikel, personel perusahaan tidak selalumemahami pentingnya modernisasi yang sedang berlangsung. Membawa kepada setiap karyawan pentingnya menciptakan model proses bisnis yang efektif adalah tugas manajemen puncak.

Bagaimanapun, ini adalah sistem yang dibangun dengan baik dan dirancang dengan cermat yang tidak hanya akan memudahkan perusahaan untuk mendapatkan sertifikat kepatuhan dengan standar kualitas internasional ISO 9001:2008, tetapi juga secara signifikan meningkatkan efisiensi setiap karyawan.

Kedua faktor ini membuat perusahaan menjadi lebih kompetitif di pasar, yang pada gilirannya memiliki efek menguntungkan baik bagi investor maupun pelanggan.