Audit personalia adalah Definisi, jenis, metode, tugas, dan tujuan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Audit personalia adalah pemeriksaan efektivitas pekerjaan staf, yang dilakukan oleh karyawan yang ditunjuk secara khusus atau oleh pihak ketiga. Berbeda dengan audit klasik yang digunakan dalam akuntansi, audit personalia tidak wajib dan tidak diatur oleh undang-undang khusus dan tindakan hukum Federasi Rusia. Itu dilakukan atas inisiatif kepala perusahaan untuk memecahkan masalah tertentu. Tujuan utama dari audit semacam itu, paling sering, adalah untuk mengidentifikasi keadaan personel perusahaan. Ini juga digunakan untuk mencari cara untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya produksi.

Cara mengklasifikasikan

Inspeksi terkait dengan satu atau beberapa jenis audit personel menurut parameter seperti:

• Periode data yang digunakan: jangka pendek, jangka panjang dan jangka pendek.
• Cara memperoleh informasi: lisan atau dokumenter
• Sifat informasi yang diperiksa: legal, memenuhi syarat, atau campuran;
• Kepada pengulas: internal dan eksternal.

Audit personel dilakukan dalam dua arah: identifikasi pelanggaran hukum danidentifikasi pelanggaran disiplin kerja - mencari kelebihan biaya yang tidak masuk akal, identifikasi alasan sederhana, pernikahan, dll. Oleh karena itu, audit personalia ke arah kegiatan terutama dibagi menjadi legal, kualifikasi dan campuran.

Audit personalia hukum

Selama audit personalia hukum, mereka memeriksa dokumentasi departemen personalia, lembar waktu lokakarya, memeriksa faktur dan kuitansi dengan bahan dan alat yang tersedia. Periksa kebenaran pengisian kontrak kerja, buku kerja, perintah eksekutif. Memeriksa apakah karyawan mengikuti deskripsi pekerjaan. Mereka melakukan survei dan melakukan survei untuk mengidentifikasi pelanggaran undang-undang perburuhan Federasi Rusia, serta aturan dan standar yang diadopsi dalam bidang kegiatan tertentu yang harus dipatuhi oleh karyawan. Misalnya, persyaratan standar sanitasi di industri makanan, GOST, standar kualitas dan kepatuhan terhadap peraturan.

Tugas utama audit personel hukum adalah mengidentifikasi pelanggaran sebelum terdeteksi oleh komisi khusus selama audit. Ini akan membantu menghindari masalah dengan hukum dan meningkatkan kualitas produk dan layanan.

Audit personel kualifikasi

Audit personel yang memenuhi syarat organisasi dilakukan untuk mengidentifikasi kekurangan dalam pekerjaan personel dan menentukan cara untuk menghilangkannya. Hal ini juga memungkinkan untuk mengidentifikasi adanya kualifikasi yang tidak memadai dari seorang pekerja atausebaliknya, untuk mengidentifikasi personel yang paling berharga yang perlu dipromosikan atau dibayar lebih agar kinerja mereka lebih baik dan bekerja lebih banyak.

Audit personel kualifikasi paling relevan di bidang aktivitas di mana keberhasilan perusahaan bergantung sepenuhnya pada kualitas profesional karyawan. Misalnya dalam perdagangan. Jika penjual memperlakukan pembeli secara tidak benar, karena ketidaktahuan atau ketidakmampuan, maka ini secara langsung mempengaruhi hasil keuangan perusahaan - pendapatan berkurang, volume produk kadaluwarsa meningkat. Pada saat yang sama, hanya cek yang dapat mengungkapkan apakah alasan penurunan pendapatan adalah rendahnya kualifikasi karyawan, dan bukan karena faktor lain. Dalam contoh ini, audit personalia akan membantu mengidentifikasi karyawan yang tidak bermoral dan menggantikannya tepat waktu, sebelum perusahaan perdagangan berada di ambang kebangkrutan.

Audit personel yang komprehensif

Audit personel yang komprehensif melibatkan penggunaan audit legal dan kualifikasi, serta semua metode yang tersedia untuk menilai dan menganalisis informasi. Pemeriksaan semacam itu memungkinkan untuk menilai keadaan personel dan mengidentifikasi potensi personel perusahaan, mengidentifikasi pelanggaran hukum yang ada di perusahaan dan menghapusnya sebelum menyebabkan kerugian finansial dan personel yang tidak diinginkan.

Metode melakukan audit personalia ini memiliki, selain keuntungan yang disebutkan, dua kelemahan - akan lebih mahal dan memakan waktu lebih lama, karena lebih banyak peserta akan terlibat untuk memeriksa sejumlah besar data. Itu sebabnyamasuk akal untuk dilakukan hanya dalam kasus darurat: dalam kasus kebangkrutan atau selama krisis keuangan, ketika pasar menyempit dan persaingan meningkat.

Siapa yang dapat memeriksa

Audit sistem personalia dapat dilakukan oleh karyawan perusahaan dan organisasi pihak ketiga. Pada saat yang sama, masalah muncul dengan menentukan tingkat kompetensi inspektur, karena konsep audit personalia tidak tetap dalam praktik hukum, dan instruksi, standar dan aturan yang ada dimaksudkan untuk audit dalam kegiatan akuntansi. Tetapi seberapa lengkap dan dapat diandalkan informasi yang akan diterima dan bagaimana akan dianalisis dan dievaluasi tergantung pada langkah-langkah apa yang akan diambil kepala perusahaan untuk memperbaiki situasi dengan personel.

Namun, jalan keluar ditemukan. Jadi, sebagai instruksi dan aturan dasar untuk menyelenggarakan audit personalia di suatu perusahaan, dasar-dasar audit keuangan dapat diambil, dan khususnya, persyaratan untuk informasi yang diterima dan disediakan sebagai:

• objektivitas;
• kredibilitas;
• ketepatan waktu;
• kejujuran;
• kepenuhan.

Dengan demikian, auditor harus mematuhi tidak hanya aturan etika profesional, jujur dan objektif, tetapi juga mematuhi aturan tertentu saat mengumpulkan dan memproses informasi, serta menyiapkan laporan audit. Pada saat yang sama, dia tidak perlu memiliki sertifikat khusus untuk terlibat dalam kegiatan seperti audit personalia. Tapi itu tidak berartiyang dapat dilakukan oleh setiap karyawan. Untuk menyelesaikan tugas audit personalia, inspektur harus memiliki tingkat pengetahuan dan kualifikasi tertentu.

Melakukan audit personel dapat berupa karyawan dari perusahaan khusus, atau seseorang dari personel perusahaan dengan tingkat pendidikan dan kompetensi yang memadai. Paling sering, ini adalah kepala departemen, akuntan, dan spesialis berkualifikasi tinggi lainnya. Dan di sini muncul dilema di hadapan kepala perusahaan: Apa yang lebih baik, menyewa organisasi khusus atau melakukan audit sendiri? Jawaban atas pertanyaan ini tergantung pada faktor-faktor seperti:

• Biaya personel berkualifikasi tinggi yang terlibat dalam audit personalia dan biaya layanan perusahaan audit;
• Jumlah informasi yang memerlukan pemrosesan dan persyaratan yang diizinkan untuk pemrosesannya.

Secara umum diyakini bahwa audit personalia yang dilakukan oleh karyawan suatu perusahaan lebih murah, yang tidak selalu benar. Keterlibatan spesialis eksternal seringkali jauh lebih menguntungkan jika perlu melakukan audit di perusahaan besar, di mana volume informasinya sangat besar. Perusahaan yang menyediakan jasa audit memiliki lebih banyak pengalaman, karyawannya lebih berkualitas, setidaknya di bidang audit personalia, maka audit akan lebih murah dan lebih baik, dan memakan waktu lebih sedikit.

Sumber daya manusia audit sendiri, bagaimana melakukan

Jika kepala perusahaan tetap memutuskan untuk melakukan audit dengan bantuan karyawannya,dia perlu mengetahui beberapa fitur. Biasanya, tujuan audit personalia dalam hal ini adalah untuk mempelajari pekerjaan bukan dari perusahaan secara keseluruhan, tetapi dari beberapa departemen yang terpisah, sementara itu perlu untuk memastikan tingkat kerahasiaan informasi yang maksimum.

Untuk memulainya, manajer harus membuat kelompok kerja, biasanya terdiri dari 4-5 orang, dan menentukan orang yang bertanggung jawab untuk melakukan audit dan menyusun laporan audit. Seluruh proses persiapan dan pelaksanaan dapat dibagi ke dalam tahapan audit personalia berikut:

1. Mengembangkan rencana aksi.
2. Penentuan ukuran sampel: jumlah karyawan yang diwawancarai, volume dan jenis dokumen yang diperiksa. Semakin besar sampelnya, semakin akurat hasilnya, tetapi semakin lama proses verifikasinya.
3. Pengembangan formulir kuesioner, penyusunan soal.
4. Memeriksa dokumentasi bagian personalia, serta dokumen di area yang diperiksa.
5. Survei dan tanya jawab terhadap karyawan perusahaan.
6. Analisis informasi yang dikumpulkan, termasuk menggunakan teknologi komputer dan program khusus.
7. Merancang, berdasarkan informasi yang diperoleh selama audit, laporan audit, di mana orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan audit personalia di perusahaan menyatakan pendapatnya tentang keadaan personel, kualifikasi dan kepuasan mereka dalam bekerja kondisi.

Laporan audit dibuat secara tertulis, bukti dilampirkan padanya dalam bentuk laporan tentang pekerjaan yang dilakukan. Semua halaman laporan harus diberi nomor dan diarsipkan dalam satu folder. Secara umum, setiapatau tidak ada aturan yang tegas untuk menarik kesimpulan, serta pelaksanaannya, karena tujuan audit personalia adalah untuk memperoleh informasi bagi pengguna internal, oleh karena itu, data yang diperoleh dari audit tersebut tidak dipublikasikan di mana pun, dan paling sering mereka sangat rahasia dan pengungkapannya tidak dapat diterima. Selain itu, kerahasiaan informasi harus dipastikan, baik pada tahap perencanaan maupun hasil verifikasi. Sangat diharapkan bahwa karyawan perusahaan tidak tahu tentang inspeksi yang akan datang. Ini akan membantu untuk menghindari kolusi di antara mereka, yang berarti akan memungkinkan untuk meningkatkan objektivitas dan keandalan informasi yang diterima.

Metode pengumpulan dan pemrosesan informasi

Metode audit SDM tidak berbeda dengan yang digunakan dalam audit akuntansi, hanya diperoleh informasi dengan sifat dan tujuan yang berbeda. Mereka terutama menggunakan bentuk kuesioner dan daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya. Informasi yang diperoleh selama audit tentang karyawan perusahaan dibandingkan dengan persyaratan dasar yang ditentukan dalam manual khusus, uraian tugas, dan standar kualitas kerja.

Informasi yang diperoleh selama audit dalam bentuk kuesioner dan catatan jawaban atas pertanyaan dan dokumen lain yang diterima selama audit dikumpulkan, disortir dan dibandingkan menurut waktu dan tempat ketika audit personalia dilakukan. Laporan yang disusun berdasarkan hasil audit harus berisi, jika tidak semua dokumen, maka dokumen yang paling penting.

Tugas apa yang bisa diselesaikanaudit personalia

Audit sistem personalia membantu menilai potensi perusahaan dan kualifikasi staf dengan lebih baik. Hal ini memungkinkan untuk mengidentifikasi karyawan yang paling berharga dalam angkatan kerja dan memberi mereka pekerjaan dan upah yang lebih sesuai dengan level mereka.

Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman, lebih menguntungkan bagi seorang manajer untuk menaikkan jenjang karier mereka yang sudah bekerja di perusahaan daripada mempekerjakan yang baru. Di satu sisi, ini akan meningkatkan pengembalian karyawan lain, karena mereka akan melihat prospek karir, di sisi lain, karyawan baru mungkin tidak berakar dalam tim, dan ini meningkatkan pergantian staf, yang dapat berdampak negatif pada kinerja karyawan. perusahaan. Pergantian staf juga bisa menjadi hasil dari kebijakan personalia yang salah. Misalnya, jika kompleksitas pekerjaan atau tingkat tanggung jawab dan tingkat pembayaran tidak sesuai. Ini hanya dapat mengungkapkan audit pekerjaan personalia.

Pemeriksaan semacam itu membantu tidak hanya untuk mengidentifikasi karyawan yang paling berharga atau menyingkirkan yang paling tidak berharga, tetapi juga untuk memecahkan masalah yang secara langsung berkaitan dengan fakta bahwa organisasi tenaga kerja dilakukan secara tidak benar di perusahaan. Sebagai contoh, selama inspeksi di salah satu bengkel, terungkap bahwa karena penempatan material yang tidak tepat, pekerja menghabiskan waktu hingga dua jam sehari hanya untuk mengantarkannya ke tempat pemrosesan, karena disimpan di gudang yang jauh. Akibatnya, waktu dan tenaga terbuang percuma. Pekerja lebih cepat lelah dan kehilangan konsentrasi. Hal ini mempengaruhi kualitas dan volume produk. Tanpa audit personel, kesalahan sistem iniproduksi tidak akan tetap, yang berarti sumber daya akan terbuang percuma.

Tanggung jawab auditor

Auditor hanya bertanggung jawab atas pendapatnya seperti yang diungkapkan dalam laporan auditor. Pada akhirnya, keputusan tentang perubahan personel dibuat oleh kepala perusahaan, dan tugas auditor hanya menyampaikan kepadanya tentang keadaan personel perusahaan, tingkat kualifikasi mereka, apakah ada pelanggaran. hukum, disiplin tenaga kerja, langkah-langkah keselamatan, apakah ada spesialis yang benar-benar berkualifikasi tinggi. Tunjukkan faktor-faktor yang secara negatif atau positif mempengaruhi pekerjaan staf dan penggunaan waktu kerja yang rasional.

Akibatnya, auditor menyusun laporan audit di mana ia menunjukkan:

• acara apa yang diadakan;
• berapa banyak pekerjaan yang dilakukan;
• masalah dan risiko apa yang dia hadapi selama bekerja;
• apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki situasi jika keadaan personel atau kebijakan personel negatif;
• kemungkinan konsekuensi jika pelanggaran tidak diperbaiki.

Dalam dirinya sendiri, inspeksi tidak menyelesaikan masalah personel yang dipilih secara tidak benar atau tindakan yang salah dari karyawan perusahaan, pelanggaran mereka terhadap aturan keselamatan atau ketidakpatuhan terhadap instruksi dan peraturan teknis. Tujuan dari audit personalia adalah untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan sistem personalia yang ada di perusahaan dan memberikan rekomendasi tentang cara menghilangkan kekurangan dan memperbaiki sistem ini. Auditor tidaktanggung jawab atas keadaan kebijakan dan keputusan personalia yang akan dibuat oleh manajer berdasarkan hasil audit.

Di mana dan bagaimana mempekerjakan auditor untuk memeriksa personel

Layanan semacam ini terutama disediakan oleh perusahaan konsultan dan agen perekrutan yang berspesialisasi dalam konsultasi dan perekrutan untuk perusahaan lain. Ada organisasi semacam itu di hampir setiap kota besar. Mereka paling sering mengiklankan layanan mereka di surat kabar dan majalah iklan lokal atau di dinding iklan khusus di Internet. Beberapa memiliki situs web resmi perusahaan.

Saat perekrutan, perjanjian dibuat antara perusahaan dan perusahaan yang menyediakan layanan audit personel, yang harus menentukan hak dan kewajiban para pihak dan membayar untuk layanan tersebut. Biasanya, para pihak yang membuat kontrak bertemu beberapa kali sebelum membuat kontrak, membahas nuansa dan kemungkinan risiko. Kegiatan apa yang akan dilakukan. Perkiraan rencana kerja dinegosiasikan (perusahaan konsultan bahkan dapat mengajukan prospektus untuk rencana audit SDM).

Keuntungan utama melibatkan organisasi khusus pihak ketiga untuk menyelenggarakan audit personalia adalah independensi audit. Jika seorang karyawan suatu perusahaan, dengan satu atau lain cara, bergantung pada manajer dan tenaga kerja, maka auditor eksternal memiliki independensi yang hampir penuh. Pendapatnya hanya berdasarkan fakta yang diamati.

Audit SDM adalah salah satu cara termudah dan paling terjangkau untuk memeriksa sistem personalia suatu organisasi danmenentukan potensi sumber daya manusia yang ada dari perusahaan. Metode verifikasi ini merupakan bagian integral dari akuntansi manajemen perusahaan dan harus dilakukan secara teratur, terlepas dari hasil keuangan kegiatannya.