Pengendalian di perusahaan: alat, sasaran, dan sasaran

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Mereka yang pertama kali mendengar kata "mengendalikan" biasanya membayangkan mengendalikan sesuatu, tetapi kenyataannya tidak demikian. Pengendalian dalam suatu perusahaan adalah sistem kompleks yang ditujukan untuk meningkatkan proses keuangan, personel, dan teknologi untuk mencapai fungsi efektif organisasi secara keseluruhan. Tidak seperti pengendalian, yang dirancang untuk mengidentifikasi masalah dan kesalahan yang dibuat di masa lalu, pengendalian berupaya membangun sistem manajemen proses di perusahaan yang berfokus pada urusan saat ini dan masa depan. Mengapa ini begitu penting?

Layanan pengendalian di perusahaan merupakan elemen penting, karena karyawannya dapat meminimalkan hilangnya sumber daya, menganalisis rencana saat ini dan masa depan, dan juga mengidentifikasi kemungkinan kesalahan, yaitu kesalahan yang mungkin dibuat selama kegiatan perusahaan. Namun, untuk memahami apa jenis kegiatan ini, penting untuk mempelajari fitur dan poin utamanya secara lebih rinci. Artikel ini akan membahas konsep dasar, tujuan dan sasaranpengendalian, serta konsep, alat, dan fungsinya.

Konsep dan definisi

Mengontrol adalah arah baru dalam sistem manajemen, jadi saat ini tidak ada definisi yang jelas dari konsep ini. Namun, ada beberapa definisi yang paling populer dan mencerminkan esensi dari istilah ini.

Asalnya terhubung dengan kata kerja bahasa Inggris untuk mengontrol. Dalam terjemahan, "pengendalian" adalah "pengelolaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, pengaturan." Namun, deskripsi seperti itu tidak cukup untuk memahami esensi dari fenomena ini, jadi ada baiknya mempertimbangkan dua definisi berikut yang lebih tepat.

Pengendalian adalah area terpisah dari aktivitas dalam organisasi, yang terkait dengan pelaksanaan fungsi ekonomi dan ditujukan untuk membuat keputusan strategis dan operasional yang tepat oleh manajemen.

Pengendalian adalah serangkaian tindakan yang ditujukan untuk mendukung semua proses dengan informasi yang diperlukan dan dukungan analitis untuk membuat keputusan manajemen yang tepat. Paling sering mereka ditujukan untuk meningkatkan keuntungan dalam organisasi.

Pengendalian modern dalam suatu perusahaan harus mencakup sistem manajemen mutu, manajemen risiko dan sistem indikator utama, serta manajemen proses dalam penerapan jenis perencanaan apa pun.

Tujuan dan sasaran

Berdasarkan konsep dasar, kita dapat menyimpulkan bahwa yang utamatujuan pengendalian dalam suatu perusahaan adalah orientasi dari semua proses manajemen menuju pencapaian tujuan tertentu, yang dapat dinyatakan dalam peningkatan produk, mencapai tingkat daya saing yang memadai, dan sebagainya. Dengan kata lain, tujuannya adalah untuk mempertahankan manajemen organisasi yang efektif. Apa tujuannya?

Berdasarkan tujuannya, tugas utama pengendalian dalam mengelola perusahaan berikut dibedakan:

• pengembangan metodologi perencanaan dan organisasinya;
• akuntansi, termasuk pengumpulan informasi dan pemrosesannya;
• kontrol;
• organisasi peristiwa sistem pengamatan khusus.

Tugas-tugas ini, diringkas, memiliki subtugas khusus yang harus dilakukan oleh layanan atau departemen yang dipercayakan dengan fungsi pengendalian. Pengembangan metodologi perencanaan dan organisasinya meliputi:

• memastikan pembuatan kerangka peraturan yang akan membantu mengimplementasikan prakiraan perkembangan perusahaan;
• memberikan saran kepada orang-orang yang mengembangkan rencana strategis;
• mengkoordinasikan pekerjaan dalam penyusunan berbagai rencana, dalam menentukan tujuan utama perusahaan dan penganggaran;
• partisipasi dalam diskusi dan definisi parameter (kualitatif dan kuantitatif) karya.

Tugas akuntansi meliputi:

• pengembangan struktur untuk mengirim dan menerima informasi;
• membuat sistem pendukung informasi untuk menyediakan referensi, informasi danmelapor kepada orang yang bertanggung jawab atas suatu proses tertentu dalam pengelolaan perusahaan;
• menentukan kebutuhan untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada manajer atau orang yang bertanggung jawab lainnya;
• membandingkan rencana dan laporan dan menyusun dokumentasi pelaporan sementara yang menunjukkan kemajuan rencana;
• analisis penyimpangan dari rencana, identifikasi kemungkinan penyebab dan pengembangan proposal untuk mencegah pengaruh faktor negatif yang menyebabkan gangguan dalam pekerjaan.

Tugas kontrol meliputi:

• memantau pelaksanaan rencana yang ditujukan untuk mencapai tujuan strategis;
• memantau keadaan kondisi lingkungan terkait penyusunan rencana strategis;
• memantau kelemahan yang diidentifikasi selama perencanaan atau peninjauan kemajuan program.

Tugas mengorganisir acara untuk sistem pengamatan khusus adalah sebagai berikut:

• pengembangan kerangka peraturan untuk memperoleh dan menyediakan informasi dalam organisasi;
• pengembangan kegiatan yang menyediakan informasi tambahan dan dukungan analitis.

Tempat khusus dalam sistem pengendalian keuangan, personalia, dan sumber daya adalah akuntansi. Sebagai aturan, pelaporan tradisional menyiratkan fokus pada masa lalu dan penyajian data faktual tentang proses dan fenomena masa lalu, sedangkan pelaporan dalam pengendalian difokuskan pada masa depan.

Dengan demikian, Anda dapat melihat bahwa organisasi pengendalian di perusahaan berkontribusi pada penciptaanpengendalian saat ini atas proses untuk menentukan konsekuensi dari keputusan manajemen tertentu. Dapat juga dikatakan bahwa pengenalan pengendalian memungkinkan Anda untuk menyelamatkan manajemen perusahaan dari pengambilan keputusan yang gegabah atau tidak menguntungkan yang mengakibatkan pemborosan sumber daya.

Metode

Untuk memenuhi semua tugas yang ditetapkan saat mengelola organisasi, pengendalian melibatkan penggunaan metode ilmiah umum berikut:

• analisis;
• pengurangan;
• induksi;
• spesifikasi;
• abstraksi;
• sintesis;
• analogi;
• simulasi.

Setelah tujuan, sasaran, dan metode area kegiatan ini dipertimbangkan, sangat penting untuk memikirkan fungsinya.

Fungsi

Sistem pengendalian di perusahaan mencakup fungsi dasar seperti:

• informasi;
• akuntansi dan kontrol;
• analitis;
• fungsi perencanaan.

Dan juga, secara kondisional, tiga fungsi dapat dibedakan, yang merupakan kombinasi dari yang di atas - layanan, komentar, dan manajemen.

Alasan Pengendalian

Pada pergantian abad kesembilan belas dan kedua puluh, banyak pemimpin Amerika dalam proses pengelolaan organisasi menghadapi kebutuhan mendesak untuk meningkatkan metode akuntansi ekonomi dan kontrol keuangan. Upaya pertama untuk meningkatkan sistem akuntansi terlihat seperti inicara - kepala perusahaan ditugaskan ke kepala keuangan dan sekretaris perusahaan tugas memberikan informasi analitis tentang masalah bagian ekonomi dan ekonomi. Dengan demikian, hubungan kerja yang erat terbentuk antara layanan keuangan dan orang yang membantu kepala eksekutif. Selanjutnya, ditemukan bahwa karena keragaman informasi dan kebutuhan akan detailnya, lebih bijaksana untuk mempercayakan tugas ini kepada pejabat individu. Dengan demikian, pengenalan pengendalian di perusahaan terjadi.

Persyaratan munculnya pengendalian berikut dapat dibedakan:

• krisis ekonomi global;
• rumit dan pengetatan sistem perpajakan bagi pengusaha;
• rumit bentuk pembiayaan.

Perkembangan pengendalian sebagai salah satu cabang ilmu ekonomi disebabkan oleh:

• internasionalisasi dan diferensiasi perusahaan;
• perubahan teknologi yang terlibat dalam area produksi;
• komplikasi sistem manajemen perusahaan;
• komplikasi lingkungan eksternal;
• rumitnya proses komunikasi untuk pengambilan keputusan manajemen, yang menyebabkan kebutuhan mendesak akan personel yang kompeten di bidang rekayasa sistem dan organisasi.

Saat ini, banyak kepala perusahaan asing mencatat bahwa setelah pembentukan departemen pengendalian di perusahaan, misalnya, pendapatan perusahaan meningkat, penggunaan sumber daya keuangan, manusia, dan jenis lainnya menjadi lebih tepat dan berhasil dalam cara yang signifikan.memotong biaya.

Layanan pengendalian dalam organisasi menghadapi tugas yang sangat serius - untuk memastikan pengumpulan yang cepat dan persiapan analisis rinci informasi tentang semua biaya yang tersedia untuk mengelola perusahaan. Direktur perusahaan, kepala layanan keuangan, dan kepala departemen produksi harus menerima informasi secara tepat waktu dan teratur sehingga jika ada kemungkinan penyimpangan, mereka dapat mengambil tindakan yang tepat dan memperbaiki pekerjaan seluruh perusahaan.

Konsep

Saat ini, konsep pengendalian Jerman dan Amerika dibedakan dalam literatur ekonomi. Secara umum, konsep-konsep ini sangat mirip satu sama lain, tetapi perbedaan utamanya adalah bahwa yang pertama lebih fokus pada mempertimbangkan masalah akuntansi internal dan analisis lingkungan internal organisasi, dan yang kedua lebih fokus pada masalah lingkungan eksternal di mana perusahaan saling berhubungan erat.

Perlu dicatat bahwa konsep Jerman telah diterima secara lebih luas. Menurut konsep ini, tugas utama adalah memecahkan masalah akuntansi internal dalam bentuk yang terencana, terkendali, dan terdokumentasi.

Konsep Amerika juga mengedepankan solusi masalah yang berkaitan dengan bentuk akuntansi internal yang terencana, terkontrol, dan terdokumentasi, tetapi di sini tempat sentral juga diberikan untuk memecahkan masalah penilaian lingkungan eksternal dan detailnya analisis.

Alat

Alat pengontrol adalah serangkaian tindakan yang memungkinkan Anda melakukan fungsi dan tugas tertentu. Alat-alat ini dapat diklasifikasikan sebagai:kriteria:

• masa berlaku (strategis atau operasional);
• lingkup (tergantung pada tugas).

Untuk memahami dengan jelas apa alat utama yang digunakan dalam pengendalian dan dalam keadaan apa alat tersebut paling baik digunakan, perhatikan tabel di bawah ini.

Cakupan aplikasi	Toolkit	Masa berlaku
Akuntansi	Laporan kegiatan usaha Formulir Catatan Angka Akuntansi Metode analisis pelaporan	Operasional
Organisasi arus informasi	Sistem manajemen dokumen	Strategi
Perencanaan	Bekerja dengan volume pesanan Analisis titik impas Analisis ABC Analisis kelemahan perusahaan Analisis proyek investasi Analisis Diskon Analisis pola penjualan dan konsumsi Evaluasi profitabilitas memulai produksi bahan baku untuk pembuatan produk kami sendiri Estimasi kurva belajar Metode logistik Pembandingan Menilai potensi perusahaan analisis SWOT Peta persepsi Pengukuran kualitas layanan Gantt chart Perhitungan tingkat persediaan Perencanaan kapasitas Harga Analisis hambatan masuk Perencanaan jaringan dan banyak lagi	Strategi
Pemantauan dan kontrol	Sistem peringatan dini Analisis biaya Analisis korespondensi indikator (direncanakan dan aktual) Analisis kesenjangan	Strategi

Pertanyaan tentang memilih alat dalam pengendalian harus didekati dengan sangat hati-hati. Misalnya, untuk organisasi yang beroperasi di pasar oligopoli atau monopoli, sama sekali tidak ada gunanya menggunakan analisis pesaing.

Alat pengendalian keuangan di atas dapat sangat menyederhanakan prosedur pembangunan ekonomi dan penyusunan dokumentasi perencanaan dan pelaporan.

Pengendalian strategis dan operasional

Ada dua jenis pengendalian, yang berbeda dalam periode tindakan mereka, serta tugas dan cara untuk menyelesaikannya.

Pengendalian strategis ditujukan pada pelaksanaan program, strategi jangka panjang. Tujuannya adalah untuk membentuk sistem perencanaan yang jelas yang memungkinkan Anda mengelola perusahaan dengan andal, yang akan menghasilkan peningkatan laba.

A. Galweiter (ilmuwan-ekonomi) dalam tulisannya mengidentifikasi delapan bidang yang harus dicakup oleh pengendalian strategis, yaitu:

1. Menentukan kelengkapan rencana perusahaan, serta konten formal dan finansialnya.
2. Kontrol tidak stabilkondisi di dalam organisasi dan di lingkungan eksternal, yang erat kaitannya dengan implementasi rencana strategis perusahaan.
3. Kontrol atas adopsi keputusan penting dan implementasinya, berdasarkan aspek waktu.
4. Melacak implementasi rencana, terutama pada tahap implementasi yang sulit atau penting.
5. Tanggapan tepat waktu terhadap kondisi eksternal dan internal yang merugikan yang dapat menyebabkan kerugian finansial bagi organisasi atau memberikan produk sampingan dari aktivitas.
6. Melacak situasi strategis perusahaan berdasarkan tinjauan reguler.
7. Memeriksa delimitasi unit strategis perusahaan.
8. Memantau kepatuhan terhadap prinsip-prinsip yang menentukan perusahaan, yang telah ditetapkan sebelumnya.

Tugas berikut dari jenis pengendalian ini dapat dibedakan:

• menentukan tujuan kuantitatif dan kualitatif;
• tanggung jawab untuk perencanaan;
• mengerjakan sistem strategi alternatif;
• penentuan titik kritis di lingkungan internal dan eksternal untuk sistem strategi alternatif;
• mengidentifikasi dan mengelola kelemahan organisasi;
• pembentukan kartu skor;
• manajemen penyimpangan dan indikatornya;
• manajemen motivasi dalam sebuah institusi;
• mengelola potensi ekonomi.

Pengendalian operasional dalam suatu perusahaan berbeda dari strategis karena ditujukan untuk membantu manajer mencapai hasil dalam tujuan jangka pendek. Perlu dicatat bahwa tugas utamanya adalah mencegah krisisstatus dalam organisasi dan melacak kemajuan saat ini dari kegiatan yang direncanakan.

Untuk memahami perbedaan antara kedua spesies ini, perhatikan tabel di bawah ini.

Tanda	Pengendalian strategis	Pengendalian operasional
Orientasi	Lingkungan internal Lingkungan eksternal	Profitabilitas Efisiensi biaya
Tingkat kontrol	Strategis (jangka panjang)	Taktis dan operasional
Gol	Menciptakan kondisi untuk bertahan hidup Melakukan tindakan anti-krisis Mempertahankan Potensi Sukses	Memastikan likuiditas dan profitabilitas
Tugas Utama	Tentukan tujuan kuantitatif dan kualitatif Tanggung Jawab Perencanaan Mengembangkan sistem strategi alternatif Penentuan titik kritis di lingkungan internal dan eksternal untuk sistem strategi alternatif Identifikasi dan pengelolaan kelemahan organisasi Analisis efektivitas biaya	Bantuan metodologis dalam pengembangan anggaran Cari kelemahan untuk kontrol taktis Penentuan kumpulan indikator yang dapat dikontrol sesuai dengan arustujuan Perbandingan indikator yang direncanakan dan aktual Penentuan dampak penyimpangan terhadap pelaksanaan rencana saat ini Motivasi

Hubungan antara pengendalian operasional dan strategis

Kedua jenis pengendalian ini merupakan bagian integral satu sama lain. Tugas paling penting dari pengendalian strategis adalah untuk memastikan keberadaan jangka panjang dari suatu perusahaan tertentu, dan operasional - perencanaan saat ini dan pelaksanaan rencana tertentu untuk keuntungan.

Hubungan kedua jenis ini dapat direpresentasikan sebagai ucapan berikut:

• "melakukan hal yang benar" adalah pengendalian strategis;
• "melakukan hal yang benar" berfungsi.

Dengan demikian, kita dapat menyimpulkan bahwa pengendalian operasional merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari implementasi yang strategis.

Pengenalan dan organisasi layanan

Jika kepala perusahaan telah memutuskan untuk menerapkan sistem pengendalian, maka ia harus terlebih dahulu membuat perubahan pada struktur organisasi dan membuat layanan (departemen), yang harus langsung berada di bawah direktur umum atau kepala eksekutif. Layanan pengendalian dapat mencakup spesialis berikut:

• kepala dinas;
• pengendali-kurator bengkel (divisi/divisi/departemen);
• akuntan manajemen;
• Spesialis sistem informasi.

Jika volume produksi atauukuran organisasi kecil, maka Anda dapat menggabungkan fungsi area ini dan mengecualikan satu posisi.

Untuk organisasi kerja yang tepat saat menerapkan sistem seperti itu, setiap spesialis harus diberikan deskripsi pekerjaan, yang fungsinya akan ditentukan berdasarkan kebutuhan perusahaan.

Setiap pemimpin, terutama perusahaan yang berlokasi di wilayah pasca-Soviet, harus ingat bahwa pengenalan metode manajemen yang inovatif dapat menimbulkan kritik dari staf, dan dalam beberapa kasus bahkan penolakan total. Oleh karena itu, sebelum memulai pekerjaan jasa pengendalian perlu adanya inovasi-inovasi dan menyampaikan kepada seluruh pegawai tugas pokok, tujuan dan fungsi utama yang akan diemban oleh unit struktural ini.

Perlu dicatat juga bahwa implementasi layanan semacam itu harus bertahap dan mencakup tahap persiapan di mana keadaan perusahaan dipelajari, kemudian implementasi itu sendiri, dan akhirnya tahap otomatisasi, jika perlu.

Kesimpulan

Secara umum, pengendalian mencerminkan sejumlah besar disiplin ilmu ekonomi dan manajerial - manajemen, perencanaan strategis, sibernetika, teori ekonomi, dan sebagainya. Berkat ini, manajer profesional atau tim yang terdiri dari beberapa spesialis yang dipercayakan dengan fungsi pengendalian dapat menyelesaikan masalah produksi, ekonomi, dan personel, dengan mempertimbangkan keragaman dan cakupan masalah yang luas dari kegiatan ini. Itulah sebabnya keberadaan sistem pengendalian yang mapan di perusahaan memungkinkan pemecahan, dan sering kali meramalkan masalah, yang, pada gilirannya, mengarah pada respons tepat waktu dan meminimalkan berbagai biaya dan kerugian finansial yang serius.