Otomasi sistem bisnis: alat dan teknologi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

CRM-systems, ERP-solutions, WEB-tools dan BPM-concepts - semua istilah ini digunakan oleh para pengusaha saat ini yang berusaha untuk memodernisasi bisnis mereka. Singkatan yang tidak dapat dipahami, istilah asing yang tidak jelas … Dan apakah itu benar, tentang apa - ERP-, BPM-, CRM-systems?

Barang baru untuk kepentingan massa

Baru-baru ini, teknologi informasi, daya komputasi telah menjadi elemen penting dalam kehidupan sehari-hari. Mereka tidak melewati bidang kewirausahaan. Otomatisasi sistem bisnis adalah proses yang agak rumit untuk menulis paket perangkat lunak yang memungkinkan Anda mengendalikan segala sesuatu yang terjadi di dalam perusahaan dan, jika mungkin, mengurangi kemungkinan kesalahan faktor manusia.

Model manajemen bisnis tradisional secara bertahap menjadi peninggalan masa lalu. Otomatisasi sistem bisnis akhir-akhir ini adalah acara wajib, yang lebih baik tidak ditunda, karena fleksibilitas perusahaan, kemampuannya untuk bertahan di pasar, beradaptasi dengan perubahan kondisi bahkan dalam situasi persaingan yang ketat sangat bergantung pada ini.

Terminologi umum

Bisnisproses - serangkaian tahapan yang memungkinkan Anda untuk merampingkan dan menerapkan strategi untuk mencapai tujuan yang dirumuskan oleh para pemimpin perusahaan. Dengan menggunakan alat otomatisasi bisnis yang efektif, Anda dapat menstandardisasi semua operasi untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan. Ini akan membuat interaksi dengan pelanggan lebih efisien, departemen organisasi akan terus berdialog, dan keuntungan akan meningkat. Pada saat yang sama, pelanggan akan puas, pelanggan lama akan tetap, karena kualitas layanan akan cukup tinggi, dan yang baru akan datang, termasuk atas rekomendasi dari yang sebelumnya dilayani.

Tujuan utama otomatisasi proses bisnis adalah mengubah alur kerja menjadi cara yang efektif, efisien, dan menguntungkan untuk bertahan di pasar barang dan jasa. Pengembangan sistem manajemen menggunakan solusi fungsional dan nyaman memungkinkan Anda untuk mengelola semua proses di perusahaan.

Bagaimana cara kerjanya?

Ketika seorang wirausahawan perlu membuat keputusan, orang harus memahami bahwa memilih sistem otomasi bisnis bukanlah tugas yang mudah dan sangat bertanggung jawab. Adalah perlu, bila memungkinkan, untuk memberikan preferensi pada produk yang efektif yang terspesialisasi dalam bidang di mana perusahaan beroperasi. Diyakini bahwa opsi mudah digunakan dan efisien dalam operasi, memungkinkan pemodelan semua proses yang terjadi dalam organisasi, terlepas dari kompleksitasnya. Jika diterapkan pada server cloud, yang memungkinkan akses online, otomatisasi proses bisnis seperti itu akan menjadi yang palingefisien.

Alat visual membuat bekerja dengan sistem lebih nyaman, lebih mudah untuk mengontrol kualitas informasi yang dimasukkan, kelengkapan pengisian, dan juga mengevaluasi efektivitas setiap karyawan perusahaan. Informasi yang benar yang diberikan kepada manajer melalui otomatisasi proses bisnis menjadi dasar pengambilan keputusan manajerial.

Baik untuk semua orang

Tidak kalah pentingnya adalah teknologi otomasi bisnis untuk manajer perusahaan, yang dengan demikian menerima alat yang melaluinya Anda dapat melacak orang yang bertanggung jawab atas tugas kapan saja, serta semua peserta dalam prosesnya. Pada saat yang sama, dimungkinkan untuk menghitung waktu yang dihabiskan untuk pelaksanaan pekerjaan. Informasi ini diperlukan untuk perencanaan kegiatan selanjutnya.

Saat mengembangkan sistem otomasi bisnis, produk harus menyertakan pengingat otomatis yang memungkinkan Anda mengontrol tugas-tugas mendesak. Pesan dihasilkan dalam mode yang ditentukan oleh program, Anda dapat mengonfigurasi penerbitan informasi tentang berbagai peristiwa yang penting bagi personel dan pelanggan organisasi. Saat mengembangkan sistem, perlu memberikan perhatian khusus pada desain - antarmuka harus dapat dimengerti pada tingkat intuitif sehingga karyawan dapat dengan cepat terlibat dalam bekerja dengannya dan tidak membuat kesalahan.

Semua untuk tenaga penjual

Salah satu bidang utama penerapan sistem otomasi adalah untuk meningkatkan pekerjaan perusahaan yang berspesialisasi dalam penjualan, dan pertama-tama, staf harus bekerja dalam produk baru,bertanggung jawab atas transaksi. Otomatisasi memungkinkan Anda mendistribusikan waktu kerja dan meningkatkan efektivitas setiap hari baru. Proses bisnis yang diprogram dalam sistem dibagi menjadi beberapa tahap terpisah, dan manajer yang menggunakan produk selalu dapat memperoleh informasi bantuan terkait dengan langkah saat ini.

Sistem modern berisi alat yang memungkinkan Anda melacak semua tahap interaksi dengan klien tertentu. Ini membantu menganalisis permintaan, atas dasar yang memungkinkan untuk menawarkan layanan, produk yang relevan untuk pelanggan khusus ini. Pendekatan individu dan pertimbangan kebutuhan sangat dihargai saat ini. Untuk menganalisis keefektifannya, Anda dapat mengotomatiskan perhitungan corong penjualan. Alat serupa akan berguna dalam mengidentifikasi hambatan dalam pekerjaan perusahaan. Alat lain dikenal untuk membantu membawa analitik ke proses bisnis. Pengusaha harus memilih yang paling nyaman, dengan mempertimbangkan spesifikasi perusahaannya, dan merumuskan tugas untuk pemrogram yang menerapkan sistem kontrol.

Mengelola dengan bijak

Adalah kebiasaan untuk berbicara tentang tiga kelas sistem otomasi proses bisnis: pengembangan, pendukung, utama. Gradasi ditentukan oleh tingkat pengaruh pada pekerjaan perusahaan, ketergantungan hasil pada kebenaran penerapan sistem tertentu.

Otomasi yang efektif juga merupakan perangkat di mana Anda dapat mengontrol prospek, menentukan kebutuhan klien potensial dan yang sudah mapan. Pemimpin baru harusterdaftar, ditampilkan dalam sistem, sehingga di kemudian hari manajer yang bertanggung jawab atas proses dapat memperhitungkannya dalam pekerjaan dan memperbaiki langkah-langkahnya.

Semua untuk pelanggan

Gagasan utama dari pekerjaan setiap perusahaan yang tertarik pada kesuksesan adalah untuk memenuhi kebutuhan klien, dengan mempertimbangkan kebutuhan dan seleranya. Kesempurnaan layanan menjadi kunci untuk mempertahankan audiens yang terakumulasi, dan dimungkinkan untuk memberikan tingkat layanan seperti itu jika Anda menerapkan sistem kontrol otomatis untuk semua transaksi bisnis. Ini akan membantu untuk menghindari kesalahan yang disebabkan oleh faktor manusia, dan akan menjaga semua masalah, tenggat waktu dan aspek penting dalam fokus. Layanan pelanggan multi-saluran adalah alat yang cukup penting untuk menerapkan sistem yang bijaksana dan efisien.

Pengembangan melibatkan pemrograman proses referensi, yang menurutnya semua permintaan dan banding akan dibangun. Saat menganalisis informasi yang diterima, Anda dapat menggunakan satu jendela untuk memproses jumlah data maksimum. Menggunakan sistem yang nyaman, operator akan dapat memanggil kontrak yang terkait dengan klien, melihat riwayatnya, melacak tenggat waktu, mengontrol ketersediaan umpan balik dan menghabiskan waktu dan upaya minimum untuk semua operasi ini.

Dukungan dokumentasi

Terkadang tampaknya mendokumentasikan setiap operasi itu membosankan, membosankan, memakan waktu, dan sama sekali tidak berguna. Pengembang alat modern untuk otomatisasi perusahaan telah mempertimbangkan pendapat umum seperti itu, jadi seorang pengusaha memilikipemilihan produk perangkat lunak yang membantu mengoptimalkan proses dokumentasi.

Semua surat resmi selalu tersedia dalam bentuk elektronik, terstruktur dan teratur, dan alat terprogram khusus mengontrol pemenuhan tenggat waktu. Anda dapat melacak korespondensi, dokumentasi akuntansi, kontrak yang dibuat dengan pelanggan dan pemasok. Banyak produk juga menyertakan templat bawaan yang memudahkan pembuatan dokumen baru. Saat memesan sistem otomatis untuk suatu perusahaan, seorang pengusaha menyediakan pemrogram dengan template dasar yang disimpan dalam memori.

Mengapa ini diperlukan?

Menggunakan sistem otomatis, Anda dapat dengan cepat dan efisien menemukan dokumen yang tepat di antara jumlah total informasi. Banyak program memungkinkan Anda untuk melampirkan salinan pindaian, yang juga nyaman dan memberi Anda akses ke formulir cetak, di mana pun orang yang membutuhkan dokumen itu berada.

Konsolidasi dokumen dalam penyimpanan elektronik membantu menjaga kontrol atas data dan memastikan tidak ada yang hilang. Kenyamanan dan kecepatan pencarian membuat alur kerja lebih efisien, dan karenanya lebih efisien. Dengan memperluas hak akses, Anda dapat bekerja dengan dokumen yang dipilih sebagai grup, yang membantu mengatasi tugas kompleks yang memerlukan solusi kolektif. Jika perusahaan sering mengerjakan dokumen komersial, maka perlu untuk memilih sistem seperti ituotomatisasi yang mencakup kemampuan melihat. Ini akan membuat proses persetujuan dokumentasi lebih cepat dan efisien.

Melihat masa depan

Masa krisis memaksa perusahaan untuk menggunakan alat yang paling efektif dan kuat, jika tidak, tidak mungkin untuk bertahan di pasar. Otomatisasi terintegrasi adalah pendekatan modern, berkat pengurangan biaya, hasil kerja menjadi lebih signifikan, komponen keuangan jauh lebih menguntungkan bagi perusahaan daripada sebelum penggunaan solusi otomatis.

Pengembangan sistem adalah tugas yang bertanggung jawab yang melibatkan pertama-tama mengidentifikasi semua proses bisnis organisasi, menentukan urutannya, menilai kepentingan dan kompleksitasnya. Penggunaan pendekatan ini memungkinkan Anda untuk menyatukan semua peserta dalam proses, untuk mencapai saling pengertian baik di dalam perusahaan maupun saat berkomunikasi dengan klien. Saat mengerjakan pembuatan sistem otomatis, perlu memperhatikan proses utama dalam pekerjaan organisasi dan proses tambahan yang mendukung infrastruktur. Harus diingat bahwa proses bisnislah yang menjadi dasar perencanaan aktivitas perusahaan, pengembangan personel, dan peningkatan kinerja.