Apa itu sistem ERP? Perencanaan sumber daya keuangan perusahaan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Semakin banyak perusahaan dari berbagai ukuran di seluruh dunia berusaha untuk memperkenalkan ke dalam pekerjaan mereka alat manajemen paling kuat yang dikenal sebagai sistem ERP. Penggunaannya dirancang untuk membangun kontrol dan perencanaan yang efektif dari semua proses bisnis yang penting secara strategis bagi organisasi, untuk mengoptimalkan fungsi produksi utama dan fasilitas tambahan.

Konsep sistem ERP dan ERP

Strategi bisnis ERP (EntERPrise Resource Planning) adalah integrasi dari semua departemen dan proses organisasi: fasilitas produksi, keuangan, departemen profil personalia dan klien, dan banyak lainnya. Kombinasi tersebut terutama ditujukan untuk mengoptimalkan distribusi berbagai sumber daya dalam perusahaan.

Jika sebelumnya itu adalah konsep pemasaran murni, hari ini sistem ERP paling sering dipahami sebagai kelas alat perangkat lunak khusus. Dalam arti luas, ini adalah metodologi untuk merencanakan dan mengelola semua sumber daya perusahaan. Secara historis, strategi ERP dibentuk berdasarkan pendahulunya:

• MRP - perencanaan kebutuhan material.
• MRP II - perencanaansumber daya produksi.

Sebaliknya, sistem ERP dapat digunakan untuk perusahaan yang sangat besar, seringkali terdistribusi secara geografis. Dalam hal ini, kita berbicara tentang perencanaan sumber daya perusahaan, karena tidak hanya memperhatikan produksi, tetapi juga perencanaan keuangan yang komprehensif. Fitur penting dari sistem ERP juga kemungkinan penggunaannya di perusahaan mana pun, terlepas dari spesifik pekerjaan, termasuk yang tidak terlibat dalam kegiatan produksi. Mempertimbangkannya sebagai produk perangkat lunak, perlu dicatat bahwa ia dilengkapi dengan seperangkat sarana teknis yang lebih kuat yang memfasilitasi atau menggantikan proses pengambilan keputusan.

Tujuan sistem ERP di perusahaan

Untuk memutuskan perubahan radikal dalam kegiatan perusahaan mereka, terkait dengan pengenalan sistem manajemen informasi dan penerapan strategi bisnis baru, manajemen harus menyadari kebutuhan langkah ini, yang harus diungkapkan dalam poin-poin penting berikut:

• keengganan untuk menerima keadaan saat ini;
• adanya kebutuhan untuk menggunakan teknologi modern untuk memperkuat posisi badan usaha di pasar dalam lingkungan yang kompetitif;
• mengharapkan manfaat yang signifikan dari implementasi.

Pertama-tama, penggunaan sistem ERP dirancang untuk berkontribusi pada keberhasilan penerapan strategi bisnis serupa, yang pelaksanaannya harus memastikan efektivitasperencanaan dan manajemen sumber daya perusahaan. Untuk melakukan ini, perlu untuk mengoptimalkan pekerjaan departemennya, yaitu mencapai konsistensi maksimum di antara mereka dan mengurangi biaya administrasi. Hal ini dapat dicapai melalui manfaat yang diberikan oleh sistem informasi. Ini adalah:

• Meningkatkan transparansi proses bisnis.
• Memecahkan masalah dalam mengatur dan menemukan informasi yang tepat.
• Meningkatkan keandalan dan relevansi data.
• Meningkatkan kecepatan alur kerja antar departemen.
• Pengorganisasian ruang informasi tunggal antara kantor pusat dan cabang-cabang yang jauh.
• Mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan dokumentasi dan menghilangkan kemungkinan kesalahan.
• Meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan di semua tingkatan.

ERP-system memberikan peningkatan daya saing objek, tidak hanya melalui pengenalan proses bisnis yang lebih efisien ke dalam pekerjaannya. Penggunaannya juga harus mengarah pada pengurangan biaya keseluruhan perusahaan. Alat perencanaan, pemodelan, dan analisis tingkat lanjut membantu mengoptimalkan sumber daya kegiatan produksi, sektor keuangan, serta pekerjaan gudang, transportasi, dan departemen lainnya.

Fitur utama pekerjaan

Di perusahaan yang berbeda, bahkan mereka yang terlibat dalam bisnis yang sama, semua proses bisnis dapat berjalan dengan cara yang sangat berbeda. Skema kerja standar yang ditawarkan sistem informasi manajemen perusahaan dapat berbeda secara signifikan dari yang digunakan di sini sebelumnya. Dengan iniAlasan untuk menganggapnya hanya sebagai produk perangkat lunak pada dasarnya salah, karena implementasinya memerlukan perubahan internal skala besar dari perusahaan dalam bentuk reorganisasi proses bisnis yang ada.

Fitur konseptual sistem ini berhubungan langsung dengan esensinya. Ingatlah bahwa metodologi ERP melibatkan konsolidasi semua departemen vital perusahaan untuk mengatur manajemen sumber dayanya yang efektif. Asosiasi tersebut diimplementasikan dalam sistem informasi melalui keberadaan database publik tunggal. Informasi memasuki repositori hanya sekali, dan selanjutnya dapat berulang kali diproses dan digunakan oleh berbagai konsumen internal dan eksternal. Dibandingkan dengan kehidupan nyata, dalam hal ini terjadi penurunan waktu dan tenaga karyawan perusahaan untuk pengambilan keputusan. Perlu juga dicatat bahwa sistem ERP bukanlah sistem kontrol proses otomatis, tetapi sistem informasi terintegrasi berdasarkan model abstraknya, informasi yang dimasukkan oleh orang yang hidup.

Struktur database, serta pengoperasian paket perangkat lunak secara keseluruhan, harus diatur sedemikian rupa untuk mencerminkan aktivitas semua departemen tanpa kecuali. Pendekatan ini memungkinkan untuk memantau kumpulan total sumber daya dan proses bisnis perusahaan hampir secara real time, dan oleh karena itu untuk melaksanakan manajemen operasional dan strategisnya.

Salah satu tugas utama sistem ERP adalahoptimalisasi proses perencanaan dan pengendalian pelaksanaan rencana. Algoritme cerdas bawaan sangat menyederhanakan solusinya bagi penggunanya. Misalnya, perencanaan dan manajemen perusahaan manufaktur memiliki banyak fitur khusus yang terkait dengan heterogenitas komponennya. Jadi, di satu pabrik bisa ada bengkel yang beroperasi baik secara kontinyu maupun diskrit. Dari sudut pandang ini, sistem kelas ERP yang diimplementasikan harus bersifat universal dan berisi berbagai modul khusus yang terluas.

Karena perusahaan modern saat ini sering terdistribusi secara geografis, sangat penting bahwa cabang-cabang yang jauh dari kantor utama diberikan akses penuh ke gudang data informasi umum. Ini diimplementasikan oleh teknologi jaringan paling canggih yang terlibat dalam pengembangan sistem ERP, yang juga memberikan diferensiasi hak akses pengguna ke informasi yang tersimpan di dalamnya.

Fungsi sistem kelas ERP

Berbicara tentang fungsi, kita tidak boleh lupa bahwa setiap produk kelas ERP adalah sistem manajemen perusahaan secara keseluruhan. Kisaran kemampuannya terutama akan tergantung pada skala dan fitur pengoperasian fasilitas untuk kebutuhan yang digunakannya. Pertimbangkan set fitur klasik:

Produksi

• Mempertahankan spesifikasi desain dan proses untuk barang yang diproduksi atau jasa yang dilakukan untuk menentukan jumlah bahan dan biaya tenaga kerja yang dibutuhkan.
• Menggambar rencana produksi.
• Merencanakan dan mengelola kapasitas teknis suatu perusahaan dalam berbagai perkiraan: dari unit individu hingga bengkel dan asosiasi produksi.

Keuangan

• Akuntansi operasional, keuangan, manajerial, akuntansi dan pengendalian pajak.
• Pengelolaan aset perusahaan, termasuk aset tetap, surat berharga, rekening bank, dll.
• Perencanaan komprehensif sumber daya keuangan perusahaan dan pengendalian hasilnya.

Logistik

• Pembentukan indikator yang direncanakan dari volume bahan, bahan baku, suku cadang, komponen yang dibutuhkan sesuai dengan rencana produksi.
• Manajemen pasokan dan penjualan: akuntansi untuk rekanan, menyimpan daftar kontrak, manajemen rantai pasokan, implementasi perencanaan dan akuntansi gudang.

Personil

• Mengelola proses rekrutmen.
• Personil operasional dan catatan personel, kepegawaian, penggajian.
• Perencanaan tenaga kerja.

Pemasaran dan periklanan

• Mempertahankan rencana penjualan.
• Manajemen harga di berbagai jenis pasar untuk membentuk strategi keseluruhan perusahaan yang memadai, kebijakan transparan untuk menghitung harga pokok barang: memperhitungkan diskon dan kondisi penjualan khusus.
• Merencanakan dan mengontrol kegiatan promosi dan pemasaran yang sedang berlangsung.

Proyek. Pelaporan

• Menyediakan berbagai macam standar akuntansi, formulir pelaporan keuangan dan manajemen, serta mekanisme yang fleksibelbuat custom.
• Merancang strategi keseluruhan: perencanaan langkah demi langkah yang diperlukan untuk keberhasilan pelaksanaan waktu, materi, keuangan dan sumber daya manusia.
• Memantau indikator kinerja proyek utama.

Bisnis mana saja yang dapat menggunakan sistem ERP

Pada pandangan pertama, tampaknya sistem kelas ini dirancang khusus untuk industri skala besar, karena mereka lebih dicirikan oleh kompleksitas tinggi struktur aliran sumber daya dan proses dari berbagai jenis. Namun, ada situasi di mana penggunaan kelas MRP atau MRP II mungkin tidak cukup untuk perusahaan kecil. Saat ini di pasaran Anda dapat membeli produk perangkat lunak dengan berbagai kemampuan. Tergantung pada skala perusahaan di mana mereka dapat digunakan secara efektif, ada solusi berat, sedang dan ringan.

Untuk organisasi non-manufaktur, sistem kelas ERP juga berlaku untuk mereka. Untuk perusahaan seperti itu, fungsionalitas yang tidak terlalu luas akan cukup. Saat ini, ada sistem kecil terintegrasi atau sistem lokal yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan perdagangan atau organisasi yang bekerja di sektor jasa. Perlu juga dicatat bahwa banyak pengembang menawarkan pelanggan dan produk industri mereka.

Tentang metode klasifikasi

Fitur paling jelas yang dengannya semua sistem manajemen perusahaan ERP dapat diklasifikasikan adalahskala organisasi, di mana mereka mungkin berlaku. Dari sudut pandang ini, tergantung pada jumlah pekerjaan, biasanya mengalokasikan solusi untuk:

• Perusahaan besar (lebih dari 10 ribu orang).
• Perusahaan menengah (dari 1.000 hingga 10.000 orang).
• Perusahaan menengah (dari 100 hingga 1.000 orang).
• Usaha Kecil (kurang dari 100 orang).

Tanda penting dari sistematisasi produk informasi tersebut adalah fungsionalitas. Bergantung pada volume tugas yang dilaksanakan, ada pembagian yang diterima secara umum berikut menjadi:

• Besar terintegrasi.
• Rata-rata terintegrasi.
• Manajemen keuangan.
• Lokal.

Versi lokal biasanya merupakan produk informasi kotak terpadu dengan fokus sempit, dengan total biaya yang relatif kecil. Paling sering, ini mencakup satu atau lebih blok di bidang keuangan organisasi atau kegiatan akuntansinya. Sistem seperti ini cocok untuk perusahaan manufaktur atau perdagangan kecil.

Sistem keuangan dan manajemen manajemen perusahaan dapat digunakan terutama di organisasi non-produksi, terutama perdagangan atau bekerja dalam penyediaan layanan. Selain keuangan dan akuntansi, modul manajemen logistik juga terlibat di sini.

Sistem informasi terintegrasi, tergantung pada skala objek target, dapat berukuran sedang atau besar. Mereka mencakup semua proses bisnis struktur perusahaan, yaitu, interaksi dengan pemasok dan konsumen,produksi produk akhir, aliran material dan keuangan, hubungan personalia, suplai, penyimpanan dan pemasaran, implementasi proyek dan banyak lainnya.

Pasar sistem ERP modern

Semua produk perangkat lunak yang disajikan hari ini di pasar domestik dapat dibagi menjadi dua kategori utama: Rusia dan impor. Perbedaan antara keduanya tidak hanya pada tempat pembuatannya, tetapi juga pada fungsinya.

Perkembangan Barat yang kuat berfungsi sebagai standar untuk apa yang biasa disebut sistem kelas ERP. Contoh paling jelas dari ini adalah produk SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Semuanya dapat digunakan pada target dari level mana pun, termasuk yang sangat besar. Namun, penggunaannya oleh perusahaan Rusia seringkali sulit karena kemungkinan terjadinya masalah berikut:

• Ketidaksiapan perusahaan untuk reorganisasi serius proses bisnis yang ada. Skala perubahan seperti itu sulit dibesar-besarkan. Proses bisnis sistem manajemen perusahaan asing pada dasarnya berbeda dari yang biasa digunakan di negara kita.
• Kurangnya jumlah spesialis yang mampu mengimplementasikan proyek implementasi sistem ERP impor di Rusia dengan tingkat kualitas yang tepat.
• Biaya tinggi menggunakan solusi seperti itu.

Meskipun secara umum tertinggal di belakang analog Barat, perkembangan Rusia modern secara bertahap meningkatkan fungsionalitasnya. Mereka sepenuhnya disesuaikan dengan pekerjaan perusahaan domestik. dan dapat berhasil diimplementasikanjika dalam kasus tertentu cakupan proses bisnis yang luas tidak diperlukan, tetapi cukup hanya mengatur akuntansi di beberapa area aktivitas menggunakan sistem ERP. Contoh pengembangan dalam negeri yang maju adalah produk 1C dan Galaktika.

Melihat masa depan - ERP II

Dimunculkan beberapa waktu lalu, konsep ERP II merupakan hasil penyempurnaan metodologi ERP. Perencanaan dan manajemen sumber daya perusahaan tetap menjadi salah satu tugas utama di sini. Namun, perkembangan pesat Internet, yang memprakarsai munculnya metodologi baru, meninggalkan jejaknya, membuat bisnis tradisional sebagian menjadi elektronik. ERP II adalah kombinasi dari sistem manajemen perusahaan klasik dengan solusi perdagangan online tertentu.

Sekarang menjadi sangat penting untuk berinteraksi dengan rekanan Anda melalui jaringan. Ada dua bidang penting untuk ini: manajemen rantai pasokan dan manajemen hubungan pelanggan. Informasi intra-perusahaan tidak lagi hanya seperti itu, memasuki lingkungan eksternal dan menjadi dasar untuk kerjasama dengan entitas bisnis lain. Konsep baru dalam hal ini dirumuskan sebagai pengelolaan sumber daya dan hubungan eksternal perusahaan. Selain reorientasi ideologi, sistem ERP II menerima fitur teknologinya sendiri.

Menyelesaikan masalah pemilihan sistem

Pemilihan perangkat lunak tingkat ini adalah proses yang sangat bertanggung jawab. Keputusan yang salah tentang masalah ini, terutama untuk proyek skala besar, dapatmemerlukan biaya waktu dan uang yang mengesankan tanpa adanya hasil yang diharapkan.

Implementasi yang efektif dari sistem skala besar, yang, misalnya, harus memastikan manajemen yang efektif dari perusahaan manufaktur, akan memerlukan rekayasa ulang proses bisnis darinya. Penting untuk mencegah situasi di mana, pada akhir prosedur implementasi, program akan mengumpulkan data yang tidak digunakan atau tidak menyelesaikan tugas yang diperlukan. Untuk itu, sebaiknya mengundang tim ahli yang telah membuktikan diri dalam hal ini untuk bekerja sama dalam pelaksanaan proyek.

Ada daftar kriteria tertentu yang menjadi dasar tim proyek, sesuai dengan administrasi perusahaan target, dapat membuat keputusan yang optimal dan hemat biaya tentang pilihan produk perangkat lunak:

• Kepatuhan kemampuan teknis dan fungsional sistem dengan tujuan utama perusahaan.
• Total biaya kepemilikan harus sesuai dengan anggaran yang dialokasikan untuk tujuan ini. Selain biaya pembelian sistem, ini termasuk biaya operasional dan jenis biaya tidak langsung lainnya.
• Sistem informasi kelas ERP yang diimplementasikan harus memenuhi semua persyaratan teknis yang berlaku umum, yang berarti harus terukur, andal, tahan terhadap kemungkinan kegagalan, memiliki perlindungan anti-virus dan anti-peretas.
• Pemasok harus memastikan pemeliharaan dan dukungan selanjutnya dari perangkat lunak yang diinstal.

Proses implementasi sistem kelas ERP

Pengenalan sistem ERP di perusahaan menyertai penerapan strategi dengan nama yang sama pada mereka. Prosedur ini, tergantung pada skala objek target, biasanya berlangsung dari beberapa minggu hingga beberapa tahun. Sebuah organisasi dapat terlibat dalam implementasi sendiri atau menggunakan bantuan perusahaan yang mengkhususkan diri dalam hal ini. Kita dapat membedakan tahapan utama dari proses ini:

1. Organisasi utama. Di sini perlu untuk menentukan tujuan strategis, sasaran dan menentukan efek yang diharapkan dari implementasi untuk organisasi tertentu. Berdasarkan data tersebut, akan dimungkinkan untuk menyusun rencana teknis untuk proyek tersebut.
2. Pengembangan proyek. Pada tahap ini, aktivitas organisasi saat ini dianalisis: strategi promosinya, proses bisnis. Berdasarkan hasil tersebut, model sistem dibangun, dan penyempurnaan yang sesuai dibuat untuk rencana kerja.
3. Eksekusi proyek. Karena aturan untuk melakukan proses bisnis ditentukan oleh sistem ERP yang diterapkan, di sini aturan tersebut diubah sesuai dengan persyaratan terpadu. Jika perlu, pengembangan formulir pelaporan dan algoritme untuk mentransfer data dari program akuntansi yang digunakan sebelumnya dilakukan. Jika pada tahap sebelumnya ketidakcukupan fungsi sistem untuk objek terungkap, maka diselesaikan. Ini diakhiri dengan pelatihan pengguna dan pra-pengujian.
4. Pengoperasian. Dalam proses penggunaan, kemungkinan kesalahan dan malfungsi diidentifikasi dan dihilangkan.

SistemManajemen kelas ERP saat ini bukan hanya salinan perangkat lunak mahal yang diinstal pada semua komputer dalam suatu organisasi, tetapi juga kekuatan pendorong utama di balik strategi bisnis yang menjanjikan. Pilihannya harus didasarkan pada kebutuhan dan kemampuan objek target yang ada. Keberhasilan lebih lanjut dari keseluruhan bisnis secara keseluruhan tergantung pada kebenaran keputusan yang dibuat dan implementasi langkah-langkah untuk implementasi selanjutnya.